综合办公室各岗位职责.doc

综合办公室各岗位职责.doc

《综合办公室各岗位职责.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《综合办公室各岗位职责.doc（19页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

l综合办公室

综合办公室主任岗位说明书

一、基本信息

岗位名称

综合办公室主任

岗位编号

001

所属部门

综合办公室

岗位编制

直接上级

副总经理

直接下级

后勤主管、行政主管、库管、厨师长

编制者签字

审核者签字

二、岗位概述

通过日常行政管理，强化员工的纪律行为、建立良好的行政办公秩序和及时的后勤保障服务，树立公司的精神风貌，解除员工的工作之忧。

三、职责与任务

职

责

一

职责表述：

1、组织制定、完善本部门的行政规章制度、工作流程及岗位职责，并对执行情况进行监督，促进管理的规范化、科学化。

2、负责公司行政公文、行文的拟稿、报批、发文。

3、负责办公会议管理，选址并布置会议场地，会议纪要的上报及会议决议的督办工作。

4、负责公司合同的签转，申请单的整理及报批。

5、配合公司进行企业文化的建立，组织各类文娱、体育活动，活跃员工的业余生活。

6、负责公司通讯设备、区域网络、更衣室、库房、档案室、员工宿舍的管理。

7、负责公司行政办公费用、通讯费用的预算并控制费用在预算范围内执行。

8、负责公司物资的采购申请及领用登记，采购计划及汇总分析的上报。

9、负责公司的印章、合同、礼品的管理，做好营业执照等证件的年检工作。

10、负责管理员工工作装、名片、工牌等的制作、发放、更换等。

11、负责员工宿舍管理。

12、负责公司内部环境卫生和美化、绿化管理，保证提供干净、整洁、舒适的工作环境。

13、配合人力资源部定期组织员工培训工作，定期对本部门员工进行岗位培训。

14、协助财务部进行公司固定资产的清理、盘点统计，建立登记卡，定期提示维修保养。

对公司固定资产、办公设备、办公用品等进行实物管理，建立健全管理台帐，做到帐实相符。

15、与各部门负责人定期进行联合巡检，全面检查公司各部门日常运作情况，发现问题及时协调解决。

16、负责合理安排调度使用车辆，协助集团董事会秘书处对车辆出行、维修、加油等进行统计汇总。

17、协调、处理公司投诉事宜。

18、向政府主管部门提供相关资料和信息，并协调处理与政府部门关系。

19、代表公司接待公务来访人员，并根据来访人员业务范围联系有关部门，协助办理食宿等事项。

20、妥善处理并协调各部门之间的关系，完成上级领导交待的其他工作。

职责二

职责表述：

完成上级交办的其他任务

四、工作协调关系

内部关系

向上级领导每月汇报部门工作计划完成情况和日常行政费用支出等情况，与财务部沟

通行政费用预算等情况，与其他各部门配合处理相关业务。

外部关系

与相关政府职能部门以及各业务单位沟通办理外联等相关业务。

五、任职资格

教育水平

大专以上学历

专业及职称

企业管理、工商管理、行政管理等相关专业

培训

接受过领导能力开发、战略管理、组织变革管理、人力资源等方面的培训

工作经验

5年以上工作经验，3年以上企业全面管理工作经验

所需知识

掌握行政职能、行政组织等行政管理学的知识，掌握人力资源管理相关知识

能力素质

1、能够熟练运用操作各种办公设备，熟悉办公室相关流程，掌握各种公文处理流程以及各种常用公文的写作；

2、语言、文字表达能力强，思维敏捷，洞察能力强；

3、有企业活动的策划和组织能力，有对外联络交际和对内各部门工作的协调能力；

4、有带领、管理、组织、协调、激励团队的能力和较强的执行能力。

六、工作特征

工作环境

场地环境：

þ较好¨一般¨艰苦

噪音环境：

þ较好¨一般¨艰苦

高温环境：

þ较好¨一般¨艰苦

尘毒环境：

þ较好¨一般¨艰苦

工作时间特征

正常工作时间：

45小时/周

平均加班时间：

小时/周

平均出差时间：

小时/周

班制形式：

þ长白班¨长夜班¨两班倒¨其他

使用工具/设备

计算机、电话、办公桌、其他办公设备

备注

后勤主管岗位说明书

一、基本信息

岗位名称

后勤主管

岗位编号

002

所属部门

综合办公室

岗位编制

直接上级

办公室主任

直接下级

后勤助理

编制者签字

审核者签字

二、岗位概述

负责日常后勤保障管理工作。

通过日常行政管理，强化员工的纪律行为、建立良好的行政办公秩序和及时的后勤保障服务，树立公司的精神风貌，解除员工的工作之忧。

三、职责与任务

职

责

一

职责表述：

1、配合上级领导全面负责公司后勤日常工作，严格监督规章制度的执行情况。

2、负责公司所有物资的采购申请登记，采购计划及汇总分析的上报。

3、负责各项后勤费用的收支、统计，分析制定相关定额任务，采用预算管理的方式，记录建设台账，对后勤开支实施有效合理的监控，确保后勤费用支出控制在预算范围之内。

4、定期至指定地点办理缴纳电费、煤气费、水费、电话费、宽带费等事宜，认真做好统计核算工作。

5、负责公司办公耗材的申购、整理、维护、保管和清查工作，并制订耗材标准。

实施对所有物资的管理、调配、申购审核，并定期检查、清点造册，做到物尽其用、保障供给。

6、负责员工工服的登记、更换、发放，及时与上级领导汇报剩余服装数量情况，避免延误员工领用时间。

7、负责离职员工劳保用品的回收工作。

8、负责办公区域饮用水的管理，水票的申购与管理。

9、监督并登记各部门办公用车，严格控制各项成本的支出，为公司提供有力的安全保障。

10、负责公司办公计算机及网络维护，保证办公运作正常。

11、处理设备设施损坏维修工作，及时联系相关厂家进行修理，保证公司财产安全。

12、定期对公司公共区域卫生及绿化工作进行检查，发现问题及时处理，保证良好的办公环境。

13、管理更衣室、档案室、会议室、宿舍，并定期进行整理检查。

14、每月对公司固定资产进行清理、盘点统计，建立登记卡，定期提示维修保养。

对公司固定资产、办公设备、办公用品等进行实物管理，建立健全管理台帐，做到帐实相符。

15、督促办公区域节水、节电措施的贯彻执行，发挥设备最大效率，降低成本，完成费用指标。

16、对食堂就餐员工投诉做好准确记录，办理更换饭卡，及时与食堂厨师长沟通处理员工提出的合理要求。

17、定期向上级领导汇报工作，收集各部门工作动态，协调与各部门之间的工作，确保问题迅速有效的解决，处理各种突出事件。

职责二

职责表述：

完成上级交办的其他任务

四、工作协调关系

内部关系

向上级领导每周汇报工作计划完成情况和日常检查及突发情况，与各部门沟通规章制度执行情况。

外部关系

与其他业务单位办理相关业务。

五、任职资格

教育水平

大专以上学历

专业及职称

管理类或相关专业

培训

3年以上管理类相关培训

工作经验

具有3年以上行业管理和服务工作经验，含1年以上企业基层管理经验。

所需知识

具备相当的管理知识及后勤部基层管理和设施维修保养的专业知识。

能力素质

1、具有丰富的经验，熟悉本部门各组成部门的运作情况，能够督导下属班组完成各项工作，统筹安排员工工作内容和班次；

2、有一定的财务管理知识，熟悉事务部的成本控制知识；

3、掌握管理方法，具有考核、激励员工工作的能力，善于协调班组之间的矛盾和问题，沟通上下级关系，能与他人合作，人际关系良好；

4、心理素质良好，能够承受工作压力，坚持长期巡视检查与现场管理工作。

六、工作特征

工作环境

场地环境：

þ较好¨一般¨艰苦

噪音环境：

þ较好¨一般¨艰苦

高温环境：

þ较好¨一般¨艰苦

尘毒环境：

þ较好¨一般¨艰苦

工作时间特征

正常工作时间：

45小时/周

平均加班时间：

小时/周

平均出差时间：

小时/周

班制形式：

þ长白班¨长夜班¨两班倒¨其他

使用工具/设备

计算机、电话、办公桌、其他办公设备

备注

行政主管岗位说明书

一、基本信息

岗位名称

行政主管

岗位编号

003

所属部门

综合办公室

岗位编制

直接上级

办公室主任

直接下级

行政助理

编制者签字

审核者签字

二、岗位概述

负责日常行政管理工作。

通过日常行政管理，强化员工的纪律行为、建立良好的行政办公秩序和及时的后勤保障服务，树立公司的精神风貌，解除员工的工作之忧。

三、职责与任务

职

责

一

职责表述：

1、配合上级领导全面负责公司行政日常工作，严格监督规章制度的执行情况。

2、领导行政工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。

3、负责办公室日常接待事务工作，

4、负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。

5、负责行政文件的行文及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。

6、负责与各部门沟通印制名片、手册资料等事宜。

7、根据领导指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。

8、根据档案管理制度，及时整理档案资料，严格登记借阅信息，及时销毁到期档案。

9、认真履行打印登记制度，严格掌据纸张和油墨消耗。

10、负责办理公司证件变更或年检事宜。

11、负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向领导报告。

12、定期组织公司员工意见征询，提升公司综合管理水平。

13、负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。

14、组织与安排公司各种会务及文娱活动，安排外来宾客的住宿。

15、负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据领导的要求参与有关的社会活动。

职责二

职责表述：

完成上级交办的其他任务

四、工作协调关系

内部关系

向上级领导每月汇报工作计划完成情况和日常行政费用支出等情况，与各部门进行文件的通知、传递、签收工作。

外部关系

与其他业务单位办理相关业务。

五、任职资格

教育水平

本科以上学历

专业及职称

秘书、中文、公关、行政管理等相关专业

培训

受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务会计知识等方面的培训。

工作经验

三年以上行政管理工作经验

所需知识

具有相当的行政管理学知识

能力素质

1、熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

2、优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

3、较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

4、熟练使用办公软件、办公自动化设备。

六、工作特征

工作环境

场地环境：

þ较好¨一般¨艰苦

噪音环境：

þ较好¨一般¨艰苦

高温环境：

þ较好¨一般¨艰苦

尘毒环境：

þ较好¨一般¨艰苦

工作时间特征

正常工作时间：

45小时/周

平均加班时间：

小时/周

平均出差时间：

小时/周

班制形式：

þ长白班