金智教育 学工管理与服务应用 解决方案 V121.docx

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金智教育学工管理与服务应用解决方案V121

学工管理与服务应用

解决方案

 

金智教育

1精细化管理,人性化服务

国内高校信息化建设已经历了近二十年的时间,大部分学校的学工处、人事处、教务处、财务处等核心部门都建设了与其管理要求匹配的业务系统,已经完成了以“人、事、物”为管理核心的各种业务系统建设。

这些业务管理系统在学校的日常运营和校务管理中发挥了重要作用,在提高了学校校务处理的规范性与效率的同时,积累了大量的业务过程数据和结果数据。

随着现代高校教育行业的发展和大量互联网服务类应用的普及,信息化校园建设的内涵从最初的管理信息化逐步向服务信息化转型,在转型的过程中,对高校学生工作面提出了的新挑战,教育改革进程加快提出的新目标和当代大学生发展的新要求。

高校学生工作,越来越需要本着服务学生的理念,强化学生工作的服务职能,创新工作模式、丰富工作内容,更好地为高校人才培养服务,推进高校学生工作全面、协调和可持续发展。

学生工作管理是高校日常管理中非常重要的环节,学工部门作为学校的核心部门,在管理模式和管理要求上,和校内其它职能部门有着明显的区别。

其他业务部门管理的对象主要是校内的教职工或其他社会人员,而学工部门主要面对的管理对象和服务对象是在校的大学生。

对于学生的管理明显的特征是松散、弱约束与变化快,并不能像管理教职工一样进行严格规范化与体系化的管理。

同时,考虑到学生自身自由度高、被管理性低的特点,在做好管理的同时,也需要为学生在校的日常学习、生活中提供服务,带来便利。

基于学生工作的业务特点,高校学工部门必须清楚的认识到,学校的学生工作信息化建设,不能只围绕学工部门内部管理需要开展,同时需要兼顾到学生自身的特性和需要,充分考虑如何通过信息化手段为学生提供相关服务。

因此,现在开展学工业务信息化建设,同时考虑到管理需要与服务需要两部分内容。

管理层面:

鉴于学生工作业务分散、弱约束、变化快的特性,必须做到精细化管理。

首先明确的是需要打破原有基于业务部门建设的思路,将面向学生工作的各类管理业务打散重构,做精做细做小,让学生工作的信息化建设内容具备更高的灵活度、更好的适应性、更快的响应速度。

只有这样,才能在让信息化建设内容与分散的管理模式更匹配、与弱约束的管理要求更贴合、与变化快的管理现状更贴近。

服务层面:

考虑到学生自身自由度高、被管理性低的特点,在面向学生的信息化建设内容层面,必须强调服务的提供,而且当代大学生在大量互联网应用普及的环境下,对软件应用的用户体验、操作便捷性和功能性要求非常高,学校为学生提供的信息化服务必须具备高可用度、高用户价值的特点。

因此必须摈弃原先基于管理需要的软件设计方式,做到人性化服务。

只有这样,才能让学校的信息化建设在满足管理需要的同时,真正的为学生所接受,达到从“不适应”到“离不开”、从“要我用”到“我要用”,从原先“被动接受”转变成现在“主观想要”的效果,让信息化建设真正发挥使用价值。

 

2总体设计思路

面对高校学工业务的上述现状和发展趋势,金智教育在10余年业务系统建设经验积累的基础上,自行研制的新一代高校学工管理与服务应用产品,为国内高校学工业务开展提供了全新的解决方案。

在业内首次打破传统按职能部门独立建设管理系统的模式,按照管理者和学生用户为视角按供需分配。

基于多年业务理解与沉淀,在满足学工部门常规管理需要的同时,真正采用基于SOA架构的方式,通过组件化与碎片化的方式,重构原有学工管理信息系统,实现管理应用优化、用户服务提升。

为学生工作业务提供更便捷、更智能、更灵活的信息化管理工具和服务产品。

金智教育学工管理与服务应用解决方案采用全新的设计架构,摒弃原有传统业务系统围绕业务部门内部业务管理需要的设计方式,打破业务边界,采用大平台,小应用的设计思路,向高校学工业务提供以下6部分核心内容:

1、学生综合应用平台:

通过全新设计的功能,面向管理者和学生提供统一的、便捷的学工应用平台,让管理人员和学生的日常事务办理通过应用平台实现管理信息化向服务信息化的转变。

2、迎新服务:

提供面向学校迎新期间业务开展与新生报到服务。

包括迎新网站、新生报到、迎新管理、财务缴费、商品预订、到校登记、绿色通道等。

3、学生工作服务:

覆盖学工处内部常规的日常业务管理,包括基础信息管理、班级管理、奖学金、荣誉称号、违纪处分、困难生补助、助学金、政工队伍、心理健康、学生出国、学生活动等。

4、宿舍服务:

包含学生住宿相关的管理与学生服务,包括房源管理、批量住宿、学生选房、宿舍卫生、宿舍违纪等。

5、就业服务:

在学生就业期间,面向校内管理人员、用人企业、求职学生的信息化管理与服务应用,包括就业网站、就业单位、就业职位、宣讲会、大型招聘会、学生求职、人才搜索、就业咨询等。

5、离校服务:

毕业生离校期间,为管理员和离校生提供一系列信息化应用,包括毕业生离校、财务清算、图书归还、批次设置等。

3学生管理与服务应用解决方案

3.1方案概述

金智教育学工管理与服务应用解决方案不同于以往的学工管理系统,不仅保留了原有学工管理系统面向学生工作业务全生命周期的业务覆盖,同时在技术架构和功能设计上上进行了全新的升级:

1、采用全新的SOA技术体系,具备灵活的配置能力,用户可根据实际需要选择所需应用,并与数字化校园现有建设成果实现对接。

2、更细致的管理与更友好的用户界面,基于多年业务经验的沉淀,优化后的管理端效率更高,重新设计的用户端完全摆脱了原有操作模式,用户使用更便捷。

3.2产品架构

金智教育学工管理与服务应用采用金智教育最新的Campusphere技术架构,基于全新的应用管理平台,在管理端,为各类学工应用提供完善的应用管理功能,便于信息化管理部门和业务部门对业务进行便捷的管理;在用户端,为学生群体提供服务化的学工综合应用平台。

同时完全整合桌面端应用与移动端应用,使之形成统一的应用载体,做到一个应用,统一后台管理,多终端同步办理。

金智教育学工管理与服务应用不但可以单独部署与运行,同时可以和Campusphere的底层应用服务基础支撑环境进行无缝整合,不但能够实现学工应用碎片化之后的业务融合,更能完成学工应用与其他应用服务的业务融合,例如自助打印服务。

通过自助服务终端与学工域服务的融合,为学生提供各类事项的便捷办理和各类证明材料的打印,极大提高学生对于信息化服务的自主性,并大大降低管理的人力和精力成本,从而为管理者和学生建设成真正满足其对信息化诉求的综合服务。

金智教育学工管理与服务应用覆盖了校内、校外各类人员入校前、入校期间、在校期间、离校期间的全生命周期管理。

为学校对于学工业务提供全维度的管理与服务功能。

 

3.3学工综合应用平台建设方案

要做到精细化管理,人性化服务,首先必须通过“碎片化应用”的方式破除校内学工业务管理的部门边界,向管理者和广大学生群体提供高质量的信息化服务,学工综合应用平台是同时落地学生工作“精细化管理”和“人性化服务”的最佳方案。

首先,作为学工类应用的统一入口与展现界面,摒弃了原先基于业务部门切分业务系统的模式,消除了明显的部门边界,为所有的学工域的应用提供统一的展现入口与使用通道;其次,学工综合应用平台为大量应用碎片化之后提供完善的管理功能,能够根据用户需要配置多级管理权限、设置应用属性、设定开放策略等。

3.3.1办事大厅

提供推荐&最新服务、热门服务排行等功能,将常用应用以最直观的方式展现在相关人员眼前,同时采用GoogleMD设计风格,界面更美观、交互更方便、终端适应性更强。

办事大厅提供多样的应用展现方式:

包括:

可以根据不同的角色以Tab页形式展现;可以根据推荐、最新、热门不同维度展现;服务类别聚合应用可展现每一个webwidget。

3.3.2服务中心

服务中心提供了所有学工类应用的集中展现与获取的通道,同时服务中心提供更精细的查询维度设置,为用户提供更精准、更清晰的搜索服务。

3.3.3个人中心

方便用户及时并且最直观的关注和“我”有关的数据及流程。

用户的【个人桌面】以瀑布流的形式展现和“我”有关的数据。

【服务收藏】展现用户的个人收藏应用,点击管理收藏即可对已收藏应用进行取消。

【服务推荐】为用户展现被广大师生用户使用较多的应用,并且可根据权限设置过滤用户能看到的应用。

3.3.4应用评价

服务应用过程中,用户可以对服务进行评价打分和留言,应用管理员可以查看评价内容,为应用管理提供参考依据,进一步提高应用管理效率。

3.3.5应用管理

完善的应用后台管理与配置功能,包括应用授权、应用属性配置、开放策略设置、应用上下线控制等,便于管理人员针对不同的应用进行设置与管理。

在应用碎片化之后最大程度的解决了大量应用管理的问题。

 

3.4迎新服务应用建设方案(PC)

迎新服务应用是为学校解决每年的新生报到入校问题,通过围绕学生从进校前信息登记采集到预订商品查看等咨询相关迎新事宜,实现预报到提前在网上完成,解决之前迎新现场学生排队办理手续拥挤的问题,从而大大提高了迎新工作的效率。

3.4.1迎新网站

迎新网站作为学校迎新工作的信息发布平台,为新生提供与学校交流的平台,管理员可使用站群管理系统自行搭建迎新网站,在迎新网站上可采用图文并茂的方式,动态地发布各类校园信息。

例如入学须知、学校历史、校园风光、校园生活、校园快讯、校园地图等模块。

新生可在线浏览发布的内容,以提前了解报到流程和未来的校园生活。

3.4.2迎新展示及办理终端

新生入校的时候,可通过自助打印终端实现内容展现及入校事项自助办理的功能。

学校可在固定地点放置终端为新生展示校园地图,并标志出与迎新相关的地点位置,便于新生找到地点进行事项的办理。

同时也可以在上面展示迎新报到流程、学校周边食宿行、学校资助政策、校内停车安排、户口迁移政策说明、选课说明等与新生密切相关的内容。

新生可在此类终端上进行自助报到和自助注册,节省现场办理人员的工作量。

3.4.3新生报到

通过为学生提供一个个人信息的采集平台,从而帮助学校完成新生信息的采集工作,新生在此可了解入学时应缴的相关费用(如学费、住宿费等)。

同时,学生可以在线预订生活用品、军训服装等用品,查看到校信息数据。

当完成一系列的新生报到后,可在线打印报到单。

●新生信息采集:

新生在迎新新生报到APP中可行个人信息的填报,包括住本人基本信息、通讯信息、家庭信息和家庭成员情况、家庭经济情况等信息。

通过这种方式方便学校对于新生信息的全方位采集,为学生的基本信息提供一个准确的来源。

●到校信息:

新生在迎新新生报到APP中可对到校情况进行信息填报,包括出发城市、手机号、社交软件信息等,提交后系统会根据所提交的新生信息进行匹配和推荐同行的同学,同学之间可相互联系,结伴到校。

●生活服务:

新生在到校前可在APP中预定住宿所用的生活用品及军训服装尺码,提交后学生可查询自己的预定记录。

系统会进行收集,便于学校提前预定相关生活用品及准备军训服装。

在学生到校的时候大大提高相关事项的效率。

●迎新报到单:

系统提供新生报到流程单的查询及打印功能,报到流程单将详细列出新生的个人基本信息、辅导员信息、环节办理情况、缴费情况、详细报到项目和当前的办理情况。

如办理项目存在前置项目,报到流程单中也会一并说明。

应用价值与特点:

Ø帮助学生掌握报到环节及必须了解的事项。

分班情况、辅导员及联系方式、宿舍分配安排、现场需办理的手续等事宜让新生在家即可获知。

Ø将部分需现场办理的事情让新生在家完成。

新生信息采集、财务费用缴纳、绿色通道申请、住宿用品预定等部分在现场办理的事宜提到到学生在家完成,规避了这部分事情的现场排队拥挤。

Ø帮助学校进一步掌握学生信息。

到校登记等功能让学校提前掌握学生的准确到校时间编于接站车安排。

3.4.4迎新管理

主要解决学校对新生的报到批次的安排、学生基础数据、宿舍信息、财务数据进行统一管理,并且可设置各个院系在迎新整个过程中,对各自负责办理环节的使用权限控制等工作。

学校管理老师设置迎新的批次、现场报到流程及查询统计类别;设置采集信息字段;给院系负责人授权等工作。

院系负责人参与现场迎新工作,可及时查询负责院系的学生报道情况。

迎新办理人员参与现场迎新工作,可及时查询负责范围内的学生报道情况。

包括迎新批次管理、院系授权、现场报到、未报到登记、离线办理、迎新查询统计。

●迎新批次管理

提供对迎新办理的各个项目、子项目进行设定,如设置各个项目是否必办及相应的前置条件等。

系统提供界面化的迎新批次配置功能,并支持流程复制,便于快速进行流程配置以轻松响应流程变化。

●院系授权

系统可对各个院系(专业)参与迎新工作的管理人员进行权限配置,各个工作人员只能接受自己管辖范围内的学生手续办理。

●现场报到-院系报到

为迎新办理人员提供迎新办理服务。

主要提供各院系新生院系报到的现场办理功能。

●现场报到-宿舍入住

为迎新办理人员提供迎新办理服务。

主要提供各院系新生宿舍入住的现场办理功能。

●现场报到-体检

为迎新办理人员提供迎新办理服务。

主要提供各院系新生体检事项的现场办理功能。

●离线办理

针对迎新现场出现网络中断导致系统暂时无法访问的情况,系统提供离线办理的服务,现场办理人员可将学生办理信息记录到文件中。

系统预留数据接口,待系统可正常访问时,将办理内容记录文件更新至系统中,完成离线的报到办理。

●未报到登记

系统可对新生无法按时到校报到的原因进行记录和维护。

●迎新查询统计

针对迎新过程中的各个环节,以图形化的展现方式显示相关情况的统计,供管理人员便捷查询和掌握迎新工作状况,包括报到统计、接站统计、环节时段统计、登陆统计等,系统支持按照院系、专业、生源地、民族等维度进行统计,可对结果导出保存打印。

图办理结果统计

图办理结果查询

应用价值与特点:

Ø流程设置灵活。

现场迎新的流程定义方便简单,并可以随着学校管理模式的变化进行灵活调整。

Ø现场办理效率更加高效。

摆脱传统的迎新模式,提供便捷的网络报到模式。

大大降低现场迎新的时间及成本。

3.4.5财务缴费

主要解决对新生应缴费用明细以及已缴结果的实时查询等工作。

学校管理老师将新生需要缴付的费用明细通过财务接口或者手工导入系统。

新生可查询需缴费用的具体金额,并查询到具体缴费情况,在学校财务部门支持的情况下,可支持在线缴费。

●财务缴费设置

学校管理人员可对缴费进行详细的设置,包括缴费项目、缴费时间、缴费通道等。

●财务缴费查询

为学校管理老师提供财务缴费数据管理功能,可按照条件进行查询。

●财务缴费

学生可查询需缴费用具体明细及金额,可实时查询自己的缴费情况。

应用价值与特点:

Ø新生缴费数据统一管理。

为学校管理老师提供新生所有应缴费用数据统一管理的平台,并可及时查询新生的缴费情况。

Ø快速反馈新生缴费结果。

便于学生能够实时掌握自己已缴费的情况。

Ø学生在线支付。

3.4.6军训服装

主要解决新生在军训前,从军训服装预定、领取等一系列的繁琐的操作,为学校管理老师对军训服装的预订、分发结果及领装情况提供统一管理。

学校管理老师设置军训服装相关尺寸说明,并对学生提交的订单进行处理。

新生可查询军训服装的尺码,并提交军训服装的订单,学生可查询订单处理进度。

学校管理老师军训服装预订情况进行查询。

包含军训服装设置、军训服装预订、军训服装预定查询。

●军训服装设置

学校管理老师可设置军训服装的尺寸及详细说明。

●军训服装预订

为新生提供在线军训服装预订功能,可提前预定服装、鞋、军帽等军训着装。

并提供预订处理情况查询。

●军训服装预定查询

为学校管理老师提供军训服装管理功能。

对新生提交的预订进行处理。

可根据不同条件对预订情况进行查询。

应用价值与特点:

Ø军训服装采购更有针对性。

学校部门可提前获知各种尺码的需求数量,可以更有针对性的进行采购。

Ø军训服装发放可以更从容。

学校可以组织志愿者提前把新生的军训服装送入宿舍,现场只处理尺码调换,省却新生现场排队试尺码及领取的工作。

3.4.7商品预订

主要解决对新生生活所需商品管理提供平台;同时将原线下预订的传统模式,换成线上预订的模式,降低的人工成本,便利了新生,提供新生对学校服务的满意度等;帮助学校了解新生在刚刚入校时,对哪些商品关注度高,为第二年入校的新生提供参考依据等工作。

学校管理老师设置商品相关说明,并对学生提交的订单进行处理。

新生可查询相关的商品,并提交商品的订单,学生可查询订单处理进度。

学校管理老师商品预订情况进行查询。

包含商品维护、商品预订、商品预定查询。

●商品维护

学校管理老师可以对商品的种类和价格进行维护管理。

●商品预订

为新生提供在线商品预订功能。

并提供预订处理情况查询。

●商品预订查询

学校管理老师可对新生提交的预订进行处理。

可根据不同条件对预订情况进行查询。

应用价值与特点:

Ø商品管理工作变得更高效、更规范。

所有新生日常生活用品,统一由学校管理及选定。

解决校外不良商品进入校内。

Ø提供学生的满意度。

新生可在线了解哪些商品是生活必须品,并帮助新生规避不必要的浪费情况。

3.4.8到校登记

主要收集学生到校的时间和站点安排。

学校管理老师设置站点的信息,新生在线登记,学校管理老师可查看登记结果。

包含站点设置、到校登记查询、到校登记。

●站点设置

学校管理老师设置到校方式的信息(到校方式、建议路线以及交通引导图)。

●到校登记

学生查看到校各种方式的情况(是否有接站车辆、建议路线等),并登记个人的到校方式。

●到校登记查询

学校管理老师可查看学生登记的到校情况。

应用价值与特点:

Ø学生可清晰了解如何到校。

新生可在系统中通过路线和地图清晰了解如何到达学校,可了解哪些站点学校已经安排接送车辆。

Ø接站车辆安排更科学。

学校管理老师可了解迎新期间每个时段每个接站点有多少人需要接送,可以更有针对性的进行车辆安排。

Ø校内停车安排更科学。

学校管理老师可了解迎新期间每个时段有多少车辆进入校园,可更有针对性的进行车辆停放安排。

3.4.9绿色通道

主要解决新生对绿色通道申请流程复杂,一改传统的线下审核环节,提供学校管理老师的办事效率,使各个部门工作顺利衔接,从而提供办事效率等。

学校管理老师设置绿色通道的填写资料范围、补助物资清单、审核流程。

新生填写绿色通道的申请。

学校管理师对新生绿色通道申请进行审核。

包含绿色通道设置、绿色通道申请、绿色通道审核、物资发放。

●绿色通道设置

为学校管理老师提供对于绿色通道的详细设置,包括时间、流程、资助物资等。

●绿色通道申请

为新生提供在线提交绿色通道申请功能。

学生可以在线填写申请或撤销申请以修改申请陈述。

●绿色通道学院审核

为学院管理人员提供对新生提交的绿色通道申请进行审核以及确定资助方式,支持批量导入、导出绿色通道学生名单或单个进行登记。

●绿色通道学校审核

为学校管理人员提供对新生提交的绿色通道申请进行审核以及确定资助方式,支持批量导入、导出绿色通道学生名单或单个进行登记。

●物资发放

学校管理人员可在此登记对学生的帮困物资发放情况,系统会对整体的发放情况进行实时统计与结果展现,方便管理人员对整体情况进行把控。

应用价值与特点:

Ø新生困难情况早了解。

学校管理老师可提前了解到困难新生的人数规模,可提前准备预案。

Ø申请流程简便。

学生在线快速填写所需绿色通道申请信息,提供相关证明材料附件。

3.5移动迎新建设方案

在移动互联网大潮不断侵袭变革社会各行各业的当下,智慧城市、物联网、大数据等新理念也不断侵袭我们的理念。

微信、微博、淘宝、新闻客户端等移动互联网应用服务极大的丰富着我们日常的生活娱乐,培养着我们在移动设备终端上的操作使用习惯。

据中国互联网发展研究中心研究报告的数据,截至2014年6月,我国手机网民规模达到5.27亿,手机上网比例为83.4%,首次超越PC端上网比例,成为第一大上网终端。

高校作为走在时代科技前沿的特殊团体,师生用户作为移动互联网的主流人群对于移动互联网服务的诉求更加强烈。

基于这样的使用背景,金智教育推出移动端学工域APP,提供一个集中式的校园移动服务分发通道来满足师生的移动管理及服务需求。

移动端迎新APP与PC网页端迎新APP都由统一的应用管理平台进行能力支撑及后台配置。

管理人员只需一次配置,师生用户就可在PC端及移动端享受无缝的应用服务体验。

在整个迎新业务过程中,PC端及移动端的数据统一且产生的业务数据都可以被后台采集,为之后的业务开展提供准确且全面的数据支撑。

3.5.1新生信息采集

新生在移动迎新APP中可进行个人信息的填报,包括住本人基本信息、通讯信息、家庭信息和家庭成员情况、家庭经济情况等信息。

通过这种方式方便学校对于新生信息的全方位采集,为学生的基本信息提供一个准确的来源。

3.5.2财务缴费

新生可查询需缴费用具体明细及金额,可实时查询自己的缴费情况。

3.5.3绿色通道

新生如果家庭经济条件困难,为保证新生可以正常入学,应用提供手续简便、快捷的通道供学生在线申请绿色通道。

新生填写提交后,按照之前设定的流程传送到相关管理部门进行审核。

学生可随时查看审核状态。

3.5.4商品预定

为了解决学生到校后购买生活学习用品拥挤的问题,迎新APP提供商品预定的功能,新生在家即可以预定自己所需的商品和军训服装尺码,提交后可在APP中查询自己的预订情况。

通过对于学生提交信息的统计也可以为后勤人员提前进行物品的采购或招标工作提供便利。

3.5.5结伴同行

新生在移动迎新APP中可对到校情况进行信息填报,包括出发城市、出行工具、手机号、社交软件信息等,提交后系统会根据所提交的新生信息进行匹配和推荐同行的同学,同学之间可相互联系,结伴到校。

3.5.6迎新报到单

新生在完成基本信息填写、财务缴费、商品预定及其它事项后,可在迎新报道单中查看每项的具体情况,包括辅导员信息及联系方式、缴费情况、宿舍分配情况等。

方便学生随时对自己的办理流程有直观的了解。

3.5.7到校登记

学校管理老师可在APP中设置到校站点的信息(到校方式、建议路线以及交通引导图)。

学生可在APP中查看到校各种方式的情况(是否有接站车辆、建议路线等),并登记个人的到校信息。

若由于各种原因不能按时到校,可在APP中填写自己无法按时到校的原因,便于管理老师查询与管理。

3.5.8现场办理

对于有些需要学生入校后才能办理的事项,迎新APP中提供迎新现场办理的功能,可以通过输入学生姓名、身份证号等方式快速定位到当前学生,应用提供简单的操作(通过、撤销)来提高现场办理的效率,避免出现现场排队拥挤的情况。

3.5.9迎新统计

针对迎新过程中的各个环节,以图形化的展现方式显示相关情况的统计,供管理人员便捷查询和掌握整体迎新工作状况,应用支持按照院系、专业、生源地、民族等维度进行统计。

同时管理老师也可以进入统计明细界面进行具体办理情况的查询。

3.6学工服务应用建设方案(PC)

学工服务应用涵盖了对于学生的基本信息管理、奖学金管理、荣誉称号管理、违纪处分管理、困难生管理、助学贷款管理、勤工助学管理、助学金管理、困难补助管理、政工队伍管理等功能,并为学生提供相关业务的在线申请与信息提交的功能,管理人员只需要做简单的审核操作,大大提高了工作效率、简化了管理流程。

学工服务应用覆盖了学生从入校到离校整个过程业务的管理和为学生提供的完整业务周期服务,通过对各类业务流程的整合,大大提高了学生工作的效率。

学工服务应用可与自助打印服务进行深度的融合,共同为学生提供高效信息化的服务。

网上的学生服务大厅可与现实中的学生服务大厅相结合,共同为学生提供各类事项办理的指南。

同时,也可作为学校的政策宣传平台,在不同的业务周期内为学生宣传相关的政策,例如日常事务办理指南及政策

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