物资采购流程讲解.docx

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物资采购流程讲解

咸阳水电家园物资采购流程

一、目的

详细讲解物资采购的流程，规范物资采购的管理，确保项目物资的合理性、及时性。

二、适用范围

本流程适用于公司承建工程项目的物资采购。

三、物资采购流程图

四、流程图对应表格

流程

名称

责任者

流程输入

（工作依据）

工作内容

流程输出

产品/活动

需要的记录

采购

策划

工程管理部

业主要求

工程特点

确定由业主提供，公司、项目和分包商采购的物资清单

物资采购方案

物资申请计划

设备物资部

图纸

设计说明

采购方案

提出所需物资的名称、规格型号、单位数量、技术要求、进场时间等

物资申请计划

物资采购计划

设备物资部

物资申请计划

合格供应商名单

确定采购方式、采购员、候选供应商名单、采购时间等

物资采购计划

新供应商资格预审

设备物资部

供应商资质文件

企业简介

产品介绍等

对供应商的资质进行审核评价，挑选符合条件者参加投标报价

资审合格的供应商

供应商资格预审表、供应商资质文件

供应商投标报价

设备物资部

采购信息（含规格型号、供货期、质量、环境、安全等方面的要求）

与候选供应商沟通采购信息，邀请他们投标报价

采购招标文件

询价记录

供应商投标报价文件

供应商评价与选择

设备物资部

采购要求

供应商投标报价文件

对产品的性能、价格和供应商能力进行评价，根据评价结果确定最终供应商人选

供应商人选被确定

样品报批记录、供应商选择、评价记录

签订采购合同

经营核算部

业主合同；

物资申请计划；

采购要求；

供应商投标报价文件

与供应商洽谈并签订采购合同、订单，或发出供货通知

采购合同、采购合同审批汇签单、订单、零星采购的结算票据

进货

验证

设备物资部

物资申请计划；

采购合同、订单；

材料标准、规范

对物资进行数量核对、合格证查验、外观检查、复试等

合格物资留用，不符合要求物资退货/让步

进货验证

记录

贮存/发放/使用

设备物资部

合格物资；领料单；有关物资贮存、领用方面的规定

将合格物资入库保管，根据领料单发放使用

物资出入库台帐、领料单

供应商年度评价

设备物资部

供应商提供产品的性能、价格、供货期、供应商的工作表现

对供应商进行评价，将合格供应商纳入合格供应商名单，不合格的淘汰

供应商年度评价表、合格供应商名单

五、物资采购流程步骤详解。

（一）采购策划

在项目开工准备阶段，工程管理部负责组织物资部、项目相关部门对物资采购进行策划，并在《项目策划》中确定采购方案（详见《项目策划程序》），明确各类物资的采购组织单位、采购方式做出明确规定。

采购组织单位一般为：

业主、物资部、项目组及分包商；采购方式一般分为：

招标采购、邀请报价采购和零星采购等三类。

（二）物资计划

1.物资申请计划

项目工程管理部负责编制物资申请计划，由项目经理进行审批。

对于由项目统一采购的物资，计划提交给设备物资部，计划提交项目采购人员。

《物资申请计划表》作为制定采购计划和向供应商订货的依据，应注明产品的名称、规格型号、单位、数量、主要技术要求（含质量）、进场日期、提交样品时间等。

对物资的包装、运输等方面有特殊要求时，应一并在物资申请计划中注明。

2.物资采购计划

设备物资部或项目的采购人员应根据物资申请计划和采购方案，编制《物资采购计划表》报设备物资部/项目总工程师审批。

物资采购计划中应确定采购方式、采购员、候选供应商名单和采购时间等。

候选供应商的来源如下：

（1）从公司“合格供应商名录”中选择，并优先考虑能提供安全、环保产品的供应商；

（2）其他供应商（只有当“合格供应商名录”中的供应商不能满足工程要求时，才能从名录之外挑选其他候选者）；

（3）业主指定的供应商。

当对候选供应商名录进行调整时，应得到原批准人员的批准。

（三）招标采购程序

1.供应商资格预审

所有新供应商（“合格供应商名单”之外的或以前没有合作过的）在参加选择前必须首先通过资格预审。

采购人员负责向供应商发放《供应商资格预审表》，并核查供应商填写的供应商资格预审表及提供的相关资料，确认供应商是否具备符合要求的资质能力。

对经销商进行资格预审时，经销商除按照资格预审表要求提供自身有关资料外，还应提供生产厂商的相关资料。

合格供应商名单内的或本年度已进行过一次采购的供应商，可不必再进行资格预审，但当供应商提供物资的种类发生变化时，则应要求供应商补充相关的资料。

进入供应商选择表的供应商均应资审合格。

2.供应商投标报价

在邀请供应商投标时，采购人员应与供应商就下列采购信息进行沟通：

（1）产品的名称、规格、型号、数量；

（2）对产品的质量、环境、安全等方面的要求；

（3）样品/样本报批的要求；

（4）检验和交付（供货期、运输、交付方式、进货地点等）的要求；

（5）人员资格的要求；

（6）产品的标识和包装等方面的要求。

3.供应商评价与选择

项目必须根据供应商提供的产品及供应商能力的综合评价结果选择供应商。

综合评价的内容根据供应商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别，

4.考察

项目应在评价前对供应商进行考察。

考察的内容应包括：

生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力以及对供应商提供保险、保函能力进行必要的调查等。

考察由采购单位组织、项目有关人员参加，必要时可邀请工程部、技术部、财务部参加。

考察后，组织者应将考察内容和结论写入《供应商考察报告》作为供应商进行能力评价的依据。

5.样品/样本报批

根据合同约定、业主要求以及工程实际情况，对于需要进行样品/样本审批的物资，项目技术人员应根据需要提前确定，并向设备物资部及项目采购人员提交样品/样本报批计划，明确需要报批物资的名称、规格、数量、报批时间等要求。

采购人员负责落实《样品/样本搜集与询价表》。

收到样品/样本后，采购负责人应填写《样本/样品送审表》并随样品/样本一起交与项目技术人员。

项目技术人员负责向业主、监理和设计办理报批手续，并将样品/样本报批的结果通知采购人员。

6.综合评价

通过将资格预审情况、考察结果、样品/样本报批结果、价格与工程要求的比较，应对供应商做出以下方面的评价：

（1）供应商和厂家的资质是否符合规定要求；

（2）产品的质量、安全、环保等方面是否符合要求；

（3）价格是否合理（必要时应附成本分析）；

（4）生产能力能否保证工期要求；

（5）供应商提供担保的能力是否满足需要。

根据上述评价结果选出“质优价廉”者向其采购。

对供应商评价的结果和入选供应商名称应记录于《供应商评价表》中。

7.签订采购合同

采购负责人在与供应商商谈采购合同（订单）时，应与供应商就采购信息（详见本程序第五条中第（三）条之2条款规定）充分沟通，并在采购合同（订单）中注明采购物资的名称、规格型号、单位和数量、进场日期、技术标准、交付方式以及质量、安全和环保等方面的内容，规定验收方式以及发生问题时双方所承担的责任、仲裁方式等。

采购负责人负责将合同（订单）文本及采购合同审批汇签单交有关部门和项目汇签后，报授权签署人签署。

采购合同签订后，应将采购合同正本、采购合同审批汇签单交经营核算部保存，并进行采购合同交底。

此外，物资部应保存一份采购合同副本。

（四）邀请报价采购程序

对于邀请报价采购的物资，由采购负责人按照本程序第五条中第（三）条之1、2、5、6条款（可删除担保手续）执行。

当确定选用的供应商后，按照第第五条中第（三）条之7款规定签订采购合同。

（五）零星采购程序

对于采购物资估算价在50万元以下的零星采购，采购方法可简化为：

采购人员在市场询价的基础上，将候选供应商及其价格填写在《零星物资采购记录表》中，报设备物资部或项目经理与合约商务部联签批准。

采购人员按批准的供应商和价格进行采购。

零星物资采购时，采购人员应将物资的规格型号、数量、送货要求等采购信息清楚地告之供应商并达成共识。

并要求在一个工作日内补定采购内部合同。

（六）供应商年度评价

供应商的评价每年年底评价一次，由设备物资部组织采购人员及项目有关人员对本年度合作过的供应商进行评价，填报《供应商年度评价表》，并作为修订“合格供应商名单”的依据。

（七）合格供应商名单

为使供应商评价与选择过程更加快捷，设备物资部每年更新“合格供应商名单”。

凡在名单中的供应商参加评价与选择时，可不必进行资格预审。

每年年底，物资部应复查所有供应商的资质文件，汇总各项目对供应商评价的结果，修订“合格供应商名单”。

修订原则如下：

1.对已在“合格供应商名单”中的供应商，经评价合格的继续保留，经评价不合格的予以删除；

2.对不在“合格供应商名单”中的新的供应商，经评价合格的纳入“合格供应商名单”，经评价不合格的则直接淘汰；

3.对已在“合格供应商名单”中的，但本年度没有合作的供应商，资审资料未过期的继续保留，资审资料过期且未予更新的予以删除。

对在采购合同的执行过程中，未能按时、按质、按量供货的供应商，材料员/总工要及时通知采购单位。

采购单位汇同相关部门意见决定是否将该类供应商从“合格供应商名单”中删除，且被删除的供应商二年内不能合作。

“合格供应商名单”由设备物资部人员编制汇总，供应商评价表和供应商档案由物资部信息管理人员保存。

六、物资验证

采购人员负责按照物资采购合同和工程进度要求，按时组织物资进场。

（八）项目在供应商处对采购物资的验证

当需要在供应商处对所采购物资进行验证时，设备物资部应在采购合同（订单）中明确规定验证的安排和物资的放行方法。

设备物资部采购人员组织技术、经营、质量等方面人员到供应商处对所采购物资的验证，并做好验证记录。

（九）业主对供应商提供物资的验证

当业主提出在收货地点或供货地点验证供应商供应的物资时，物资部采购人员负责配合业主的验证，并做好验证记录。

业主的验证不能免除项目提供合格产品的责任，也不能排除其后业主对不合格品的拒收。

（一十）进场物资的验证

物资进场后，由项目采购员/技术人员组织对进场物资进行验证，并填写《出入库记录》。

（一十一）不符合要求物资的处置

对不符合要求的物资分为可让步接收的和不可让步的两类。

可接收的、可降级使用的、可改作它用的不符合要求物资称为可让步接收的物资，其余的统称为不可让步物资。

评价物资是否合格时，既要考虑质量标准，也要考虑环境、职业健康安全标准。

发现不符合要求物资，收料员应将不合格情况记录在进场物资验证记录中；将不符合要求物资单独堆放或采取可靠措施使其与合格品隔离；在其堆放处或其包装上（没有包装时，在物资上）设置明显的不合格标识，以防处置前误用。

收料员应组织有关人员对不符合要求物资进行评审，以判定该不符合要求物资是可让步接收的还是不可让步接收的。

1.对于判定为可让步接收的不符合要求物资，项目可向业主提出让步申请，只有在得到业主的同意后，才能将让步接收物资发放使用。

项目应保存让步申请及业主批复的记录。

2.对于判定为不可让步接收的不符合要求物资，收料员应通知采购人员进行退换或作报废处理。

对于返修后或已退换的物资，检验人员应重新进行验证，如仍不合格则应重新进行处置并制定解决方案。

七、贮存发放、使用

（一十二）贮存

项目仓库由设备物资部负责管理，现场内的库房及材料堆放由库管负责管理。

物资的接收与领取应办理出入库手续，并保存记录。

物资的贮存应符合以下要求：

1.贮存物资应有明显标识，做到帐、卡、物应相符。

对有追溯要求的物资（如钢材、水泥），应做到批号、试验单号、使用部位等清晰可查。

2.对有环境（如温度、湿度、通风、清洁、采光、避光、防鼠、防虫等）要求的物资，仓库条件必须符合要求。

3.对有毒、有害的物资应与其它物资分开存放，并有防泄漏和应急措施。

4.对易燃、易爆的物资与助燃物资（如乙炔和氧气）应分开存放，保持规定的距离，并有消防设施。

5.对有保质期要求的物资（如水泥），应有明显的保质期标识，做到先进先出。

项目要定期检查质量情况，发现有质量变化时，应记录下来，报物资部评价和处置。

6.必要时（如安全、承压、搬运方便等）应规定堆放高度等。

对入库物资的验收，贮存品的堆放要求，贮存品的标识，贮存品的帐、物、卡管理和出库控制工作。

（一十三）发放、使用

为实现环境方针中“节能降耗”的要求，物资的发放和使用必须实行“限额领料”，施工过程中项目应注意将材料损耗控制在最小范围内。

八、业主提供的物资

对业主提供的物资，合约商务部应在同业主签订合同时明确其提供物资的清单。

清单中应包括业主提供物资的种类、数量、规格和相关的管理条件等。

当在合同签订时尚不能准确标明其规格、数量的物资时，合约商务部经理应在合同中明确业主提供物资的种类和估算数量，具体的清单可由项目按合同规定同业主办理。

项目对业主提供的物资进行验收，做好记录并保存物资的全部质量文件和资料。

经验证不符合规定要求的或保存资料不全的物资，项目应做好记录并及时报告业主。

项目应对业主提供的物资进行标识，单独存放和妥善防护（详见本程序第七条中第

（二）条款），防止任何由于贮存保管不当而造成的变质、损坏、丢失和混用。

项目应随时检查物资状况，发现问题应做好记录并及时报告业主。

四、分包商采购的物资

（一）在项目策划时，应明确分包商采购物资的范围。

（二）对分包商采购物资执行样品/样本报批制度，无论是土建、装饰及机电类物资都应填写样品/样本报批单。

（三）分包商采购的物资由项目采购员/技术人员负责抽查。

九、采购过程的监测

设备物资部、项目经理在检查工作时应对本单位的采购过程进行监测，监测内容包括：

（一）采购过程是否按公司有关规定执行；

（二）业主和项目对采购产品的性能、价格以及供货期和服务是否满意；

（三）公司有关采购方面的文件规定是否完善、合理并简洁有效；

（四）对监测时发现的问题及时采取纠正和预防措施。