银行印章管理操作流程图.docx
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银行印章管理操作流程图
印章管理操作流程
1目的
本文件规定了XX农村银行(以下简称“本行”)印章管理操作的流程及控制要点,旨在加强印章管理,确保用印的安全和规。
2适用围
本文件适用于本行党委印章、行政印章、法定代表人印章和电子印章的管理。
3定义、缩写与分类
3.1定义
印章:
是指法人单位(含其设机构、分设机构和派出机构等)及其工作人员持有、管理和使用的,载明本单位名称并且对外表示本单位身份及行为,以便公开区分于其他单位身份及其行为的各种印章及其印模、印鉴和电子签名印章。
本文件所指印章为本行除业务印章外的所有印章,具体包括党委印章、行政印章、法定代表人印章和电子印章等。
3.2缩写
无
3.3分类
1)党委印章:
是指用于本行党委事务的印章。
2)行政印章:
是指用于本行行政办公事务的印章。
包括法人印章,各部门、分支机构印章。
3)法定代表人印章:
是指以本行法定代表人或主要负责人为刻制容并办理备案登记手续,对外代表本行的签名章或印鉴章。
4)电子印章:
是指以数字技术模拟传统实物印章用于加盖电子文件,具有与本行实物印章相同外观、相同有效性的印章。
4职责与权限
部门/岗位
职责与权限
不相容职责
行长
1)审批印章刻制申请;
2)审批印章的销毁或停用。
主管领导
审批是否确需对外用印,确认事实是否清楚,理由是否充分。
综合办公部门/主任岗
1)对印章刻制和对外用印申请进行审核,并在权限围对用印申请进行审批;
2)审核印章的销毁、作废等处理申请;
3)监督印章的销毁、作废等处理工作。
综合办公部门/机要岗
1)登记印章使用情况;
2)按规定用印,分发印章;
3)按照审批意见刻制印章;
4)印章交接、保管变更管理;
5)收缴各机构作废的印章;
6)报请对印章进行销毁或作其他处理;
7)统一销毁或处理印章。
各部门、分支机构
1)提出印章刻制和用印申请;
2)领取、保管印章;启用印章;
3)按照规定提交印章停用、作废申请等。
5原则与基本规定
5.1原则
1)统一管理原则。
综合办公部门是本行印章管理的归口管理部门,负责指导各部门、分支机构的印章管理工作。
2)专人保管原则。
各部门、分支机构印章应指定专人负责保管,移交时应办理相应的交接手续。
3)先审核后用印原则。
使用印章应履行必要的审批手续,严禁私自用印。
4)记录备案原则。
印章使用应详细登记,明确使用人、审批人等容。
5.2基本规定
1)印章的使用围
a)本行党委印章使用围:
—以本行党委名义制发的公文;
—以本行党委名义审核的各类审核表;
—以本行党委名义颁发的各类奖状、证书;
—其他需以本行党委名义加盖印章的情形。
b)本行法人印章的使用围:
—以本行名义发送正式公文、电函、传真件,印发管理制度;
—报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表;
—人事任免;
—以本行名义出具的授权委托书、签订重要业务合同、协议、劳动合同;
—以本行名义授予上岗证、先进集体和个人荣誉证书;
—代表本行需要加盖法人印章的其他批件、文本、凭证、材料等。
c)各部门、分支机构印章主要在其授权围使用,不得对外代表本行使用。
d)法定代表人印章对外代表本行使用,一般与本行行政印章同时使用。
任何人不得以个人名义使用法定代表人印章。
2)印章的刻制
a)本行党委印章、行政印章及电子印章由上级主管部门统一按有关批准文件制发。
b)本行各部门、分支机构因工作需要刻制印章的,须向本行综合办公部门提出书面申请,经本行领导批准后方可刻制。
c)印章不能继续使用需要重新刻制的,各部门、分支机构应向本行综合办公部门提出书面申请,经本行领导批准后方可重新刻制。
d)本行印章(上级主管部门统一制发的除外)统一由综合办公部门到本行登记机关、公安机关办理有关手续(无须办理批准登记手续的除外)后,在公安机关指定的专营单位刻制。
e)综合办公部门应当登记新启用印章的名称、模印、枚数、印章保管员等信息,未办理启用手续的各类印章不得启用。
f)本行综合办公部门应将所有已启用的各类印章的印模、批准启用的有关文件立卷归档,永久保存。
3)印章的使用
a)申请使用本行党委印章、行政印章、电子印章,应当填制《印章使用审批表》,写明申请事项,经本行综合办公部门审核,主管领导批准同意后方可用印。
b)申请使用各部门、分支机构印章,应当填制《印章使用审批表》,经部门、分支机构负责人签字同意后方可用印。
c)本行印章原则上不准带出本机构使用,如确因工作需要,需履行审批手续,由印章保管员携带印章陪同用印申请人员外出办理。
任何单位和个人不得借用印章。
d)印章保管员有责任对用印进行审查及监督。
对于不合法、不合手续的用印申请有权拒绝;同意用印时,应做好登记,写明用印单位、具体经办人、用印事由及用印数量等。
e)印章的使用必须使用红色印泥,要做到上不压正文,下压成文日期或单位名称等文字,不能歪斜或倒印。
f)严禁在空白纸、空白介绍信、空白信笺、空白奖状和证书等上面盖章,严禁印章保管员越权用印或私自将印章转交他人使用,严禁利用印章谋取私利或实施其他损害本行利益的行为。
4)印章的保管
a)本行印章实行专人保管制度。
本行党委印章、行政印章、电子印章由综合办公部门负责保管,并指定印章保管员。
各部门、分支机构印章由各机构负责保管。
各部门、分支机构应指定本机构的印章保管员,并将印章保管员报综合办公部门备案。
b)各类印章在使用过程中,印章保管员如有变动,应在变动当日通知本行综合办公部门。
c)印章保管员因故请假,各机构应指定临时保管员,并办理交接手续。
e)各类印章应存放在专用保险柜,钥匙由印章保管员持有;未经批准,印章保管员不得擅自将印章转交给他人保管。
f)持有印章的各机构应当对本机构印章的使用及保管承担全部责任。
g)印章如丢失,应立即向本行综合办公部门报告,由其迅速向公安部门报案,请求立案侦察,在公安部门的指导下,刻制与原印章有所区别的新印章,并在一定围声明遗失的印章作废。
5)印章的缴销
a)印章容需要变更或设机构撤并时,应停止使用有关印章。
持有印章的机构应在印章停用五日,由印章保管员写明印章停用说明,经机构负责人签字后报综合办公部门,并将印章交综合办公部门予以封存或销毁。
b)若出现印章丢失、毁损或被盗,持有印章的机构应及时向本行综合办公部门报告。
c)印章丢失、被盗时,若法律法规要求办理相关公告注销手续的,由本行综合办公部门负责办理公告手续,并到公安机关及登记机关办理注销手续。
6流程描述与控制要求
阶段
环节
风险点
6.1申请
环节名称:
用印申请
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
提出用印申请
操作规:
各部门、分支机构向上级机关和有关部门报送各类报表、专题报告函件,以本行名义对外签订的各类协议合同,外出参加各类活动或联系工作需以本行名义出具的介绍信,及其他需要使用本行印章(含党委印章、行政印章)的证明、函件等,都应填写《印章使用审批表》(附件二),由各部门、分支机构负责人签字、交综合办公部门主任岗审核、再报本行领导审批,方可用印。
需要使用其他印章的,也应填写印章使用审批单,逐级审批。
6.2审核、审批
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
审核用印申请
操作规:
1)审核各部门、分支机构的用印申请,判断是否确需对外用印,事实是否清楚,理由是否充分,并在《印章使用审批表》(附件二)上签署审核意见。
2)属一般事务往来,不涉及经费、财务、合同等重大事项的用印,可由综合办公室主任直接审批。
风险描述:
审核不严,用印不严谨,或遇重大事项用印未经主管领导审批直接用印,造成财务损失或影响本行声誉。
风险等级:
中等风险
控制措施:
加强岗责控制和监督检查,涉及经费、财务、合同等重大事项用印的,应严格审核把关,动用本行总部印章需经主管领导审批,对违反规定用印的责任人进行处分。
控制部门:
行长;
控制岗位:
主管领导;
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
主管领导;
职责要求:
对用印申请进行审批
操作规:
审核使用印章申请,并在《印章使用审批表》(附件二)上签署审批意见。
6.3登记
环节名称:
登记
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
登记印章使用情况
操作规:
根据用印审批意见,规填写《印章使用登记簿》(附件三),详细登记备查。
6.4使用
环节名称:
用印
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
根据审批意见用印
操作规:
在各类报表、函件、合同、介绍信、证明上盖章。
盖印应在落款日期的中间偏上位置,骑年盖月,压住年、月、日中间四至七个字,且要盖得端正、清晰、美观,严禁错盖、漏盖。
印章的使用必须使用红色印泥,要做到上不压正文,下压成文日期或单位名称等文字,不能歪斜或倒印。
严禁在空白纸、空白介绍信、空白信笺、空白奖状和证书等上面盖章。
严禁印章保管人员越权用印或私自将印章转交他人使用。
风险描述:
用印不严谨,未经审批直接用印,或在空白纸、空白奖状、空白证书、空白证明、空白介绍信等空白凭证上用印,可能给本行造成损失,声誉受到影响。
风险等级:
高风险
控制措施:
加强岗责控制和监督检查,杜绝擅自用印可能造成的风险和损失。
对违反规定用印的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
阶段
环节
风险点
6.1申请
环节名称:
申请刻制
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
提出刻制印章申请
操作规:
各部门、分支机构需要刻制印章的,依据相关文件提出书面申请,并填写《印章刻制审批表》(附件一)报综合办公部门及相关领导审批。
6.2审核、审批
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
对刻制印章申请进行审核
操作规:
审核印章刻制申请是否合法合规、是否有相关的证明文件,在《印章刻制审批表》(附件一)上签署明确意见,并提交行长审批。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
行长;
职责要求:
对刻制印章申请进行审批
操作规:
对印章刻制申请作出批示,并在《印章刻制审批表》(附件一)上签署审批意见。
6.3刻制
环节名称:
刻制印章
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
根据审批意见刻制印章
操作规:
经审批同意,及时与印章制作定点机构联系刻制新印章。
印章刻制名称必须与营业执照和金融营业许可证上记载的名称一致,不得刻制简称或自创名称。
印章刻制的规格、式样、字体必须统一按相关规定执行。
风险描述:
越权行使岗位职责,XX擅自刻制印章,可能发生部偷盗、欺诈案件,给本行造成财务损失和声誉影响。
风险等级:
高风险
控制措施:
加强监督检查,对违反规定擅自刻制印章的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
6.4启用
环节名称:
分发、登记
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
分发新印章并进行登记
操作规:
印章刻制完毕,应及时通知申请机构派人领取;分发印章时,应核实领取人身份,与领取人共同验证印章,填写《印章刻制、启用、销毁登记簿》(附件四)并留存印模。
环节名称:
领取印章
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
双人领取新印章
操作规:
申请机构必须派两名工作人员领取新印章。
因机构更名、合并和印章磨损更换印章的,应凭旧章和单位证明领取新章;因工作需要不能以旧换新的,应在领取并启用新章的同时封存旧章,并逐级上缴到本行综合办公部门。
凡新刻制的印章均需备案后方可领用。
本行公章、部门印章及支行公章领用时应分别先由行长、部门负责人及支行行长签名领用,再移交专管人员保管。
风险描述:
未按规定领取新印章,未按规定验证领取人身份;领取新印章时旧印章未上缴,导致印章被盗领、旧印章继续被使用,可能给本行造成不必要的损失和声誉影响。
风险等级:
高风险
控制措施:
做好领取人身份验证登记,确保旧印章上缴或作其他处理;加强审核检查。
对违反规章管理制度的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
环节名称:
启用印章
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
启用新印章
操作规:
以综合办公部门名义正式向有关单位、部门发文通知启用印章。
启用新印章前必须在《印章交接登记簿》(附件五)上预留印模、登记启用时间和保管人等信息。
6.5保管使用
环节名称:
保管使用
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
相关岗;相关岗;
职责要求:
保管使用印章
操作规:
行政公章等印章必须由印章保管员保管,用印必须经过审批,并在《印章使用登记簿》(附件三)上详细登记。
用印机构印章保管员办理印章交接手续的,移交人、接交人、监交人应在《印章交接登记簿》(附件五)上签字确认。
风险描述:
未认真履行岗位职责,未妥善保管印章,使用时未经审批或越权审批,导致印章遗失,或用印不当,造成本行财务损失,影响本行声誉。
风险等级:
极大风险
控制措施:
加强岗责控制和监督检查,杜绝违规使用和管理。
控制部门:
部审计部门;
控制岗位:
现场审计岗;
6.6停用销毁
环节名称:
申请停用销毁
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
申请停用销毁印章
操作规:
印章需作废、停用的,须提出书面申请,并在《印章交接登记簿》(附件五)、《印章使用登记簿》(附件三)上详细记载。
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
审核印章停用销毁申请
操作规:
审查印章作废、停用的合规性,申请资料的完整性。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
行长;
职责要求:
审批印章的停用和销毁
操作规:
对印章的停用和销毁申请进行审批。
环节名称:
统一收回销毁
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
收缴需要销毁或处理的公章并统一销毁
操作规:
统一销毁作废、停用的印章或作其他相应的管理,并在《印章刻制、启用、销毁登记簿》(附件四)上详细记载。
风险描述:
销毁无人监管或无销毁登记,未按规定处理应停用、销毁的印章,造成印章仍然留存使用,或被不法分子盗用,给本行造成不必要的风险和损失。
风险等级:
中等风险
控制措施:
按规定处理停用作废公章,并登记相关登记薄;加强部监督审核。
对未按规定处理停用、销毁的印章的责任人进行处分。
控制部门:
综合办公部门;
控制岗位:
主任岗;
7检查监督
牵头检查部门
检查容
检查频次
报告路线
检查结果利用
综合办公部门
对印章管理的各个环节进行检查。
每年一次
主管领导
考核、问责、持续改进
部审计部门
对印章管理的规性进行检查。
按审工作频率
监事会、审计委员会
持续改进
8附录
附件一:
《印章刻制审批表》
附件二:
《印章使用审批表》
附件三:
《印章使用登记簿》
附件四:
《印章刻制、启用、销毁登记簿》
附件五:
《印章交接登记簿》
附件一:
印章刻制审批表
申请单位
申请日期
申请刻制印章名称、规格、式样:
部门负责人审核意见
审核人:
年月日
综合办公室主任审核意见
审核人:
年月日
领导
审批
意见
审批人:
年月日
附件二:
印章使用审批表
申请部门
申请人
印章类别
事由
申请部门意见
年月日
综合办公室主任
意见
年月日
主管领导意见
年月日
附件三:
印章使用登记簿
日期
印章类别
用印事由
用印单位
经手人
附件四:
印章刻制、启用、销毁登记簿
印章名称
保管单位
保管人
领用日期
分发人
领取人
收缴日期
收缴人
缴章人
切口日期
销毁人
监督人
启用印模
收回印模
切口后印模
启用日期
备注
收回原因
销毁日期
销毁地点
销毁人
监督人
附件五:
印章交接登记簿
交接时间
事由
印章类别
交章人
接章人
监交人