行政手册.docx

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行政手册

行政管理手册

1、行政管理……………………………………………......................................................................1

1.1行政办公管理规范制度...............................................................................................1

1.2企业文化管理制度.........................................................................................................6

1.3员工守则.........................................................................................................................10

1.4员工着装规范..................................................................................................................18

1.5员工出差规定.................................................................................................................20

1.6网络安全及电脑管理制度............................................................................................26

1.7公司印鉴管理制度........................................................................................................27

2、文档管理......................................................................................................................................36

2.1资质资料管理制度........................................................................................................36

2.2文书管理办法..................................................................................................................38

2.3档案管理制度.................................................................................................................43

3、后勤管理...................................................................................................................................46

3.1卫生管理制度.................................................................................................................46

3.2办公用品管理制度........................................................................................................48

3.3办公设备管理方法........................................................................................................50

.

3.4车辆管理制度.................................................................................................................52

.

3.5办公用品采购管理制度..............................................................................................55

4、公关事务管理...........................................................................................................................60

4.1前台接待管理制度.........................................................................................................60

4.2危机管理制度.................................................................................................................62

4.3对外接待管理办法.....................................................................................................67

5、安全管理制度..........................................................................................................................70

5.1安全管理办法............................................................................................................70

5.2值班管理制度............................................................................................................72

5.3办公室安全管理制度.............................................................................................74

5.5消防安全管理制度.................................................................................................76

5.6信息安全保密制度..............................................................................................80

1、行政管理

1.1行政办公管理规范制度

第一条为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。

第二条办公室规范：

（一）办公桌：

桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。

（二）辅桌：

桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。

（三）电脑：

保持电脑显示器干净，不在显示器上乱贴纸条、保持主机无灰尘覆盖。

（四）拖柜：

置办公桌下左角或辅桌后面、面朝办公椅。

（五）垃圾篓：

置辅桌后。

（六）饮水机：

放指定地点，不得随意移动。

（七）宣传册、报刊：

必须上报架，或阅完后放入办公桌内。

（一）外衣手袋：

请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。

第三条办公区规范

（一）办公桌：

桌面除电脑、水杯、电话、文具外，不允许放其他物品，保持桌面物品摆放整齐，桌面干净。

（二）辅桌：

放文件盒、少量工具书。

（三）提包／手袋：

置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置。

（四）电脑：

电脑置办公前桌。

（五）座椅：

靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正贴桌放好。

（六）办公区：

内外侧不允许有任何张贴。

（七）垃圾篓：

罩垃圾袋，置写字台下右前角。

第四条仪表规范

（一）头发：

员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长。

（二）指甲：

指甲不能太长，应经常注意修剪。

女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假指甲。

（三）胡子：

不留胡须，应经常修剪。

（四）口腔：

保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

（五）面部：

女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁。

（六）男性职员：

在会见客户时，着正装。

1.衬衫：

偏色白、灰、淡蓝为主，衬衫的倾子与袖口不得污移；

2.领带：

注意与西装、衬衫颜色相配。

（七）女性员工：

在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽。

第五条姿势和动作规范

（一）站姿：

腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。

在会见客户或出席仪式时的站立场合或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。

（二）坐姿：

坐下后应尽量坐端正把双腿平行放好不得傲慢地把腿向前伸或伸或俯视前方，要移动椅子的位置时应先把椅子放在应放的地方然后再坐。

（三）走姿：

挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动，不跨步、不跑步。

第六条语言规范

（一）交往语言：

1.致敬打招呼：

您好！

XX您好！

您早！

早上好！

早！

晚上好！

再见！

2.请求协助或询问：

请、请问、请您、劳驾您。

3.表示感谢：

关照！

谢谢！

多谢！

4.打扰别人：

对不起！

很抱歉！

（二）电话语言：

1.您好，这里是万益能源，请问，您找哪位？

2.好的，您稍等。

3.谢谢。

4.再见。

（三）接待语言：

1.您好！

2.能为您做点什么吗？

有什么可以帮您的吗？

3.请登记！

4.请稍候！

5.我先通报一下。

6.请坐！

7.对不起。

8.我立即去联系。

9.不好意思，打扰您一下！

10.好的或行。

11.我帮您打听一下，待会儿给您回复。

第七条行为规范

（一）严格遵守考勤制度，不迟到、不早退。

（二）不论任何原因，不得代人打卡。

（三）请病假如无假条，一律认同为事假。

（四）坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑。

（五）上班时间不要看报纸、玩游戏、玩手机或做与工作无关的事情。

（六）严禁上班时间吃零食。

（七）严禁在整个工作区域吸烟，吸烟请到安全通道处。

（八）上班时间，不要在办公室化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及拖鞋上班。

（九）讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物。

（十）办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。

（十一）工作时间不得因私事打公司长途电话。

（十二）不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑。

（十三）谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处，不要将公司的茶杯、文具等一切公物，带回家私用。

（十四）接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在接待区停留。

（十五）使用接待室和会议室，要事先到人事行政部登记。

（十六）接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩。

（十七）爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。

未经领导批准和部门主管同意，不得索取、打印、复印其他部门的

资料。

（十八）因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须通知人事行政部。

（十九）下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外。

（二十）严格遵守公司各项规章管理制度。

第八条本规范从_________年__________月________之日开始执行，望全体员工自觉遵守。

人事行政部即日起将实施监督与检查。

1.2企业文化管理制度

第一条为加强公司文化管理，塑造推动公司发展的企业文化，规范企业文化建设管理工作，培育良好的企业文化氛围，促进企业文化建设工作健康有序发展，鼓舞和激励公司员工，特制定本制度。

第二条本制度适用于对公司企业文化的执行管理。

本制度对公司企业文化管理的内容与实施做出规定，是公司开展企业文化工

作的依据。

第三条企业文化主要分为三个层面上的文化：

（一）精神文化层面。

其是企业的思想，是员工心的认识，是企业的信仰、追求，对内起到聚合员工之心，对外起到聚合客户之心的作用。

（二）制度文化层面。

其是企业员工在具体工作中应用的文化，使员工心智的思考模式，使企业制度内涵真正被员工心理接受，并自觉遵守的结果，它对企业员工主到规范的作用。

它表现在公司员工在做事中的文化设计：

管理理念、营销理念、服务理念、品牌理念、投资理念、质量理念、成本理念、人才理念和培训理念；顾客行为的文化；领导行为规范和员工行为规范。

（三）物质文化层面。

其是企业工作环境中融入的文化，是文化由外而内的促促进方式，同时也是企业精神文化、制度文化，以及自己独特个性的体现。

它主要表现在：

便签、表格、纸张、制服、广告设计、赠品等方面。

第四条公司所有员工负责本公司企业文化的维护和贯彻执行。

第五条各部门主管负责本制度的确认执行，总经理负责本制度的编制、审核、

监督执行。

第六条公司各种规章制度是企业文化执行的基础，是企业文化得以严彻实施的基本保例，公司员工应该严格遵照执行，若有违反，按相关规定予以处罚。

第七条要树立人力资源理念。

人力资源管理的基本准则是公平、公正和公开。

人力资源是公司成长的最基本的要素，公司要发展的首要目标是提高员工素质，开拓员工职业发展空间，提高员工工作积极性。

第八条规范员工文明礼仪规范管理。

具体地：

（一）员工之间每天早上应相互问好，且应面带微笑。

我们的微笑并不只是做给客户看的，它应该是发自内心的。

（二）办公室电话接听应面带微笑，并使用礼貌用语如:

您好！

这里是万益能源;

（外部电话），”您好！

XX部门“”您好！

XX”。

电话另一端的人是可以从你的语气或语速中感受到你心情的。

（三）电话接听人不在时，应问明对方的姓名、单位、电话号码或事由，然后转告相关人员，或通知相关人员给对方回电话。

（四）平时工作当中，需要同事帮助时，应当用:

“请”、“谢谢”、“辛苦了”等礼貌用语以示对同事提供帮助的感谢，这样可以为我们的工作营造一个宽松而又温暖的环境。

（五）有外来人员来访时，接待人员应主动问好，并上前询问客人的身份、意图等，并请客人在接待室等待，倒上茶水，再通知相关人员，并做好引见工作。

第九条建立营销管理理念。

质量就是信誉，服务就是生命，品牌就是价值，市场就是先机，环环相扣，相互关联。

这是我们公司企业文化当中非常重要的一环，

是我们企业得以持续发展的基本保障。

第十条完善生产理念。

在有效的成本控制下，在提高员工工作效率，加强生产技术和生产效率的同时，实施对生产过程中安全的全面监控和安全关键设施的建设和维护。

在保障员工合理待遇的基础上降低成本，加强岗位技能培训，坚持安全生产。

第十一条完善企业文化宣传工作。

企业文化宣传栏是公司对内对外的窗口，也是公司员工了解公司动态、决策的窗口。

文化宣传栏可以设置但不限于以下项目：

（一）公司简介。

其是对公司发展情况的基本介绍，是让新进员工以及外来人员了解公司的一个窗口，由行政人事部门负责，并每半年调整一次。

（二）总经理致词。

其体现了总经理对公司未来的规划以及对公司员工的期盼。

由公司总经理负责提供，并每半年调整一次。

（三）公司大事记及参誉。

其是公司发展历史的记录，是员工荣誉感的源泉。

由公司行政人事部负责记录并提供，并每半年更新一次。

（四）公司组织架构及人力资源。

其是公司的基本架构及公司的基本人员情况，也是新进员工了解公司、熟悉公司的一种渠道，由公司行政人事部负责提供，并根据公司人员变动情况，每半年更新一次。

（五）公司动态栏。

其是关于公司近期发展目标及规划，以及公司高层决策基本情况的体现，是公司所有员工了解公司决策，制定自我工作方向的一个基准。

由公司人事行政部负责提供并及时更新。

（六）通告、通知栏。

其是公司最新的决议事倒，是员工及时了解公司相关政策、决定的通道。

（七）其它专栏。

第十二条把企业文化的核心观念写成标语，张贴于企业显要位置。

张贴企业文化宣传标语应注意以下几点：

（一）标语应贴于人流较多的地方

（二）标语制作应美观大方。

美观的标语易形成愉悦的心情，易使人接受。

（三）标语内容要重复。

应在不同的地方出现同一内容的标语，但其颜色、字体符合公司要求。

（四）标语内容应突出重点，标语内容不能太多。

（五）标语应定期更新。

标语应定期更新，否则标语一旦陈旧，易给人形成一种败落感，反而起不到振奋人心的作用。

第十三条加强网络宣传，定期更新网站版面内容。

第十四条广泛开展各种文体活动。

第十五条其它未尽事宜参照公司其他制度执行。

第十六条本制度由总经理批准后颁布实施。

1.3员工守则

第一章员工工作规范规定

第一条员工守则作为本公司员工的行为准则，员工应严格遵守。

第二条本公司员工均应遵守下列规定：

（一）接规定时间上、下班，不得无故迟到、早退，对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。

（二）尽制职守，服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，不得有阳奉阴违或敷衍塞责的行为，一经上级主管决定，应立即遵照执行。

（三）保持公司信誉，不做任何有损公司信誉的行为，不得假借职权，贪污舞利，接受招待或以公司名义在外招摇撞骗。

（四）严谨操守，不得收受与公司业务有关人士或行号的馈赠、贿赂或向其挪用款项。

（五）提名工作效率，员工在工作时不得怠慢拖延，工作时间内严禁看杂志、视频、报纸。

（六）在工作时间中，除主管及事务人员外，员工不得随意打接非工作内容电话。

（七）不私自经营与公司业务及职务上有关的商业或兼任公司以外的职业。

（八）遵守公司一切规章及工作守则，爱护本公司财物，不浪费，不化公为私。

（九）对所保管的文书财物及一切公物应善尽保管之责，不得私自携出或出借。

（十）全体员工必须时常锻炼自己的工作技能，注意本身品德修养，切戒不良嗜好。

（十一）员工每日应注意保持个人及办公场合的环境清洁。

（十二）应通力合作，同舟共济，待人接物要态度谦和，以争取同事及顾客的合作。

（十三）不得携带违禁品、危险品或与生产无关物品进入工作场所。

第三条本公司员工因过失或故意使公司遭受损失时应负赔偿责任。

第四条本公司员工每日工作时间以8小时为原则，但因特殊情况或工作未完成者应自动延长工作时间参照《考勤制度》执行。

第五条项目的工作时间，应视工作及业务需要据实体情况另行制定实施。

第六条经理级（含）以下员工上、下班应亲自签到或打卡，不得委托他人代签或代打，如有代签或代打情况发生，双方均以旷工论处。

第七条员工应严格按要求出勤。

第八条员工如有迟到、早退或旷工等事情，参见向《员工手册》进行处理。

（一）迟到、早退

1.在公司规定的上班时间、到了工作地点的为迟到；在公司规定的下班时间前离开工作地点的为早退；一个月迟到或早退3次以内（含三次）每次不超过30分钟，不做处理，一个月迟到或早退3次以上或累计迟到超过1.5小时不足4小时者视做事假半天，累计时间超过4小时不足8小时者视做事假一天；一次性迟到、早退2小时以上接事假半天处理。

。

2.上下班期间若因公外出或请假，应提前告知主管，以便做好考勤。

（二）旷工

1.未经请假或假满未经续假而擅自不到职以旷工论。

2.委托或代人打卡或伪造出勤记录者，已经查明属实，双方均以旷工论处。

3.员工无故旷工，旷工工资接事假工资的两倍扣除，年度累计旷工5天（包

括5天）以上者，公司给予劝退处理。

第九条员工请假，应照下列规定办理：

（一）法定节假日

全体员工享受的节假日：

1、元旦（公历1月1日），放假一天，

2、春节（农历除夕、正月初一、初二），放假3天

3、清明节（农历清明当日），放假1天

4、劳动节（公立5月1日）,放假1天

5、端午节（农历端午当日），放假1天

6、中秋节（农历中秋当日），放假1天

7、国庆节（10月1日-3日），放假3天

部分员工享受的节假日：

妇女节（公历3月8日），女性放假半天，

青年节（公历5月4日）,14-28周岁员工放假半天。

（二）年假

1.公司累计工作满一年及以上的员工可以享受年假；

2.公司正式员工部门经理级别及以上级别，每年带薪年假为15天，平均每月1.25天。

3.部门经理级别以下员工，每年带薪年假为15天，平均每月1.25天。

4.部门经理级别以下员工，在本公司连续服务两年后（不含两年），每增加

三年年假总数为11天，第四年年假总数为12天，依此类推，直到第七

年以后年假总数均为15天。

5.年假周期为每年的1月1日至次年的3月31日，年假必候在周期内休完。

除非得到公司主管领导的批准，当年未休的年假将自动失效。

6.未用完的年假不可折现。

7.员工不得预休下一年假周期的年假。

（三）病假

1.员工转正后，每年可享有10天带薪病假，其中每月最多2天带薪病假。

2.员工休病假，1天以上病假要出具市1级医院以上开具的有效病假单、病历及缴费单据原件，否则按旷工处理。

3.员工休病假的时限，应以假条上的时间为准，今节假日不顺延

4.带薪病假休满以后应扣年假，年假休满以后应按照以下劳动法计算：

在本公司连续工龄不满2年的，按本人基本工资的60%计发；

在本公司连续工龄满2年不满4年的，按本人的基本工资70%计发；

在本公司连续工龄满4年不满6年的，按本人基本工资的80%计发；

在本公司连续工龄满6年不满8年的，按本人的基本工资90%计发；

在本公司连续工龄满8年及以上的，按本人的基本工资100%计发。

（四）婚假

1.员工合法结婚可请婚假3天，

2.在探亲假期间结婚的，不另给婚假。

3.婚假包括公休假和法定假。

4.自婚姻登记日开始，员工必须在一年内连续使用完其带薪婚假。

在规定期

限内未使用的婚假将自动失效，且不享受任何形式的补偿。

（五）产检假

只要是符合生育政策的孕妇职工都应享受到以下几个方面假期：

怀孕第1-6个月，可享受1天假期，用于妊娠确认，申请生育指标，以及生产培训等；怀孕第6和7个月，每个月可享受1天假期；怀孕第8个月，可享受2天假期，怀孕9个月以上，可享受4天假期，但其中2天已包括在预