企业电子档案管理平台建设方案.docx

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企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案

大连恒智科技发展有限公司

一、建设背景

什么是档案？

档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。

随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。

随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。

我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：

“大力加强档案信息化建设”。

并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。

2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。

企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。

越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。

二、建设目标及内容

（一）建设目标

通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。

（二）建设内容

1、建设企业电子档案管理平台系统

企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

2、建设企业档案数据资源库

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。

3、建设应用及存储体系

企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。

因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。

三、建设方案

（一）企业电子档案管理系统建设方案

第一节系统管理

一）系统登录

1.用户名和密码登录

为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。

如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。

系统针对用户的密码实行加密。

2.角色界面划分

登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。

3.登录痕迹

系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。

二）用户管理

用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规范。

用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。

系统提供了角色/用户的管理方式。

系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。

1.角色

拥有一定数量的权限，可以包含用户（以实现权限的继承），角色内用户继承角色的权限。

即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。

其权限级别低于用户具体权限。

2.用户

权限的拥有者或主体

系统提供一个默认角色：

超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。

通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。

三）角色功能管理

因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。

权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。

权限根据用户与角色来分配。

分为四个权限体系：

1.功能权限

功能权限完成档案员档案业务权限设置。

例如录入、删除、统计等功能权限。

2.档案权限

档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。

条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。

受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。

开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。

记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。

3.文件权限

文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。

4.网站权限

网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。

四）部门管理

提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。

五）岗位管理

可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。

六）个人桌面

包含：

公告通知板块

代办事项板块

系统消息提醒板块

系统设置板块

七）公告管理

1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。

2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。

第二节档案收集

一）档案目录

用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。

1.档案库管理体系

提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。

（1）多级档案管理方式

可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际情况而定。

（2）多级多层次的档案类别管理

可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。

完全根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。

2.可维护的档案库管理方式

（1）多种模版供选择

系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。

这种在模版基础上做简单修改的管理方式，将大大缩短了用户时间与缩小了难度。

（2）著录项可灵活定制

对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库著录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。

用户所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，方便用户操作。

（3）多种数据展现方式可供选择

用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。

对于条目列表有4种模式供用户选择，他们是全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式。

这样用户就能很好的对档案条目进行快速定位和处理。

（4）灵活定义关联档案库

档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷内文件，这对管理档案起到直接有效的管理。

系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的档案库之间关联。

实现档案之间关系的灵活性。

二）目录权限控制

可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：

公开、秘密、机密以及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：

可以编辑所有，只能编辑属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门的。

三）档案数据建立

录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与方便性能提高档案管理人员工作效率。

为此提供了灵活的数据录入方式：

列表式多行录入，卡片式录入及录入控制功能。

录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。

系统提供用户保管期限与实体分类的维护功能。

在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统又提供了录入携带功能，方便用户在录入下一个条目时候，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间（上一条、下一条功能）。

由于档案的有些字段为必录的项目，如果忘记录入，会造成数据的不完整。

为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，这样用户就不会遗漏所录入的项目了。

系统通过格式化录入编码的功能保证用户输入内容规范化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新输入正确的。

为了更好的方便用户录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长方式以方便用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规范。

对于档案条目列表系统提供EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其内容到其他单元格中。

并且可以将选中的单元格内容另存为其他格式的外部文件。

个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看方式。

系统提供七种批量处理功能：

按字符位置替换、按字符内容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。

四）档案电子化

可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。

五）电子文件档案收集

1、支持电子文件上传到档案系统。

2、支持OA、NC系统内word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。

六）音视频文件档案收集

1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频内容进行关键词著录。

2、支持导入音频MP3、MP4主流格式文件。

3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。

4、支持对导入文件进行关键词设置。

七）档案收集进度监控

1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。

2、支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。

第三节档案整理

一）档案整理

1.对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。

档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。

档案整理分两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。

（1）归档文件整理

对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。

归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。

支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（2）一文一件文件整理

对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。

（3）传统立卷

按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。

支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（4）传统立卷档案调整

对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。

2.支持单文件操作，支持多文件批量操作。

二）档案保管

1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。

2、支持档案类型设定

3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系

4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系

三）档案统计

通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。

图形化统计，支持EXCEL表导出及打印。

可以按规定要求制作并打印出各种的档案统计报表，档案利用情况统计。

1、档案分类别统计

按照单位名称、年度、档案类别、目录、统计出一个保存档案单位、一个类别一个目录一年年度的档案统计项目、单位、年度、档案全宗号、类别号、目录号、案卷号、年度累计，也可以一个类别累计。

2、一个单位档案统计

按照单位名称、档案类别、统计出一个保存档案单位的全部档案统计项目单位、档案类别。

本年增加、本年减少、实有数、逐年累计数。

3、全档案统计

统计出计算存储的全档案数，按照档案保存单位类别年度统计出每个年度的档案数，及逐年累计的档案数，形成年度档案统计报表。

第四节档案管理

一）档案利用统计

对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行利用统计，利用人、利用时间、利用次数、利用目的等等。

档案利用情况统计。

按照年度查阅档案保存单位，统计出年度档案利用情况统计，统计项目：

查档次数（查档单位数）、查阅档案数、利用效果（利用目的、工作调研等），数字统计。

以上各项目由