办事处管理体系流程.docx

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办事处管理体系流程

营

销

中

心

驻

外

办

事

处

管

理

体

系

流

程

二零壹壹年八年十五月

十、经营管理权限

一、组织结构

具体安排可如下表：

办事处

负责区域

备注

上海办事处

上海及上海周边区域

杭州办事处

杭州、绍兴、宁波、嘉兴、衢州区域

广州办事处

广州、中山、珠海、东莞、深圳、香港区域

二、工作流程

1、销售目标计划管理流程

2、办事处发货流程图

三、岗位设计及人员编制

办事处人员编制表

岗位

编制人数

备注

办事处经理

1人

财务主管

1人

二者前期可由一人兼任

库管员

1人

储运员

1人

统计员

1人

前期可由财务主管兼任

业务员

1人

门市导购员

若干

按各办事处实际情况而定

司机

1人

注：

以上部分人员可兼任。

四、岗位职责：

1、办事处经理岗位职责：

1）传达、分解、落实销售部下达的公司政策与任务。

2）对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。

3）主持每月销售目标的制定，签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。

4）监督业务员填写公司要求的相关报表以及办事处的周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。

5）保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。

合理布局分销商，关注渠道价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。

6）组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。

7）策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。

8）制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制及监督。

9）组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。

10）组织制定并定期调整库存的安全定额标准。

11）负责办事处员工的月度绩效考评工作。

2、财务主管岗位职责：

1）在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。

2）坚持现金现货原则，加强现金管理，建立现金日记帐、销售收入账以及应收款账，每日下班后对帐、盘点，保证帐实相符。

3）遵守公司货款管理规定，及时回笼货款，并与公司财务核对有关财务帐目。

4）负责办事处日常费用现金支出管理工作，按公司财务相关规定支付收讫。

每月30日前向公司报送如下统计表：

A《办事处现金日记帐目》、B《人员考勤表》、C《费用统计表》；D《客户应收款月报表》。

5）负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作。

6）负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，及时登记清理客户档案。

3、统计员岗位职责：

1）每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存记录。

2）负责应收帐的记录，每日工作结束时，对销售明细账与应收款账进行记录，与财务主管进行核对。

3）负责办事处费用支出的记账工作，于办事处周会前与财务主管进行核对。

4）负责向营销中心报送如下报表：

A《月度销售统计表》、B《月、周订货规划表》、C日常要货订单、D安全库存定额。

5）协助办事处经理编制销售目标计划、订货计划，负责各项考核数据的统计，为工作总结与信息反馈提供数据。

6）负责管理与维护电脑、打印等设备。

4、库管员岗位职责：

1）负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作，凭办事处经理签字的发货单据为储运员备货。

2）做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。

3）做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货物的安全、完好负责。

4）建立库存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。

对库存差异进行分析，查明原因。

根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。

5）主要负责市内主要客户货品的日常配送工作，并负责组织向外地各区域市场按时发送。

6）协助财务主管进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。

7）协助业务员巡访和维护客户，及时反馈市场信息。

8）及时了解公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，并入库。

9）负责日常客户退回、更换和维修产品的修复工作，做好维修记录，及时反映产品质量问题。

10）办事处经理交办的其他工作。

5、储运员岗位职责：

1）主要负责市内主要客户货品的日常配送工作，并负责组织向外地各区域市场按时发送。

2）协助财务主管进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。

3）协助市内业务代表员和维护客户，及时反馈市场信息。

4）及时了解公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，协助入库。

5）负责日常客户退回、更换和维修产品的修复工作，做好维修记录，及时反映产品质量问题。

6）办事处经理交办的其他工作。

6、司机岗位职责：

1）负责货物的运输，包括提货、送货等业务。

2）协助仓管员理货与出、入库工作。

3）车辆的日常维护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定期填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故的发生。

4）遵守车辆管理规定，不得私自出车，服从办事处经理的统一调动。

5）办事处经理交办的其他工作。

7、业务员岗位职责：

1）协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。

2）积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护大型客户及大型终端卖场。

3）负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。

4）建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。

5）填写日工作计划与总结、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直属区域经理）。

6）对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议。

7）协助经销商做好售后服务工作，解决质量问题引起的纠纷。

8）执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置和产品的展示。

9）负责卖场促销员的管理，定期对促销员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。

五、工作操作规范

1、办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。

对违反各项制度者必给予相应的处分。

给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。

2、办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。

上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。

各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。

3、办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。

4、全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。

对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。

上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。

5、办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。

员工对所需的办公用品，须向财务提出申请。

6、办事处的全体员工须在周二和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。

计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。

7、员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准

8、员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。

对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事,不可自作主张。

9、办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。

六、票据流程（见财务管理体系）

七、日常管理文件

1、办事处考勤制度

1）工作时间：

上午8点30分上班，中午12点至13点休息，17点30分下班。

2）出差：

因工作需要出差，由办事处经理批准后到会计处领取出差申请单，办理预领等手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。

3）事假：

员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报销售部副总审批，由营销中心质量管理办备案。

4）病假：

员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明（病假条），否则按事假处理。

5）旷工：

员工不请假不上班者为旷工。

旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补贴。

6）迟到、早退：

员工如有迟到早退现象发生，一次扣10元工资。

外出业务人员需上午上班时间签到，下午业务总结会前回公司报道，如有要紧工作延迟返回的时间，须及时通知办事处经理，未及时通知者视同早退。

7）考勤记录：

考勤记录由办事处经理负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。

2、办事处保密制度

1）原则上所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。

2）必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。

3）不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。

4）不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。

5）不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。

6）违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司造成的经济损失。

10、办事处人事管理制度

1）基本原则

按需设岗，按岗定员，按岗定薪，实行工资与奖金激励制。

2）招聘程序

a）申请

办事处如因业务需要增加人员时，提前一周填写《增员申请表》报销售管理部审批后，由营销中心行政办安排人员招聘工作。

b）招聘

如营销中心质量管理办通知办事处在当地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过此类工作的人员。

人员招聘条件：

诚实、责任心强；

有良好的敬业精神及锲尔不舍的精神；

身体健康；

有良好的沟通、洞察及应变能力；

有担保人提供担保。

担保人条件为：

应聘人直系亲属,有固定住所,有固定职业及收入，能对应聘人的行为后果承担责任。

人员面试合格后填写聘用人员登记表和担保书，经省级经理签字后，报营销中心核定后上岗。

c）试用期情况

面试合格者，按规定的岗位试用。

试用期为1-3个月，试用期工资按该岗位初级工资标准。

试用合格后填写《试用期考核表》，经销售管理部核定合格后转为正式员工。

d）培训

新进员工上岗前，办事处经理应组织培训，内容包括：

公司发展史、企业文化简述。

办事处各项管理制度及工作程序。

销售政策

产品知识

销售技巧、人员沟通及礼仪培训

e）专题培训

定期或不定期对员工就某个专题进行集中培训，提高办事处人员的整体素质、工作水平。

3）离职

a）辞职

员工辞职需提前半个月提出书面申请，辞职核准后，辞职员工应同省级经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人员工作交接表》。

工作交接结束后，凭《离职人员工作交接表》结算工资。

b）辞退/开除

员工辞退，省级经理审核后销售管理部经理批准后生效。

辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人员工作交接表》。

工作交接结束后，凭《离职人员工作交接表》结算工资，被开除人员无工资。

c）自动离职

自动离职是指本人申请辞职而未获批准，自动离开的行为；自动离职的员工，扣发全部未发薪资，作为对因其离职而造成损失的赔偿金。

11、办事处例会制度

为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。

1）晨会

a）办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。

b）晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。

c）会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；其次组织大家齐诵***的“十二信条”，最后，由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能重复。

d）每次晨会时间控制在15分钟左右。

2）当日业务总结会

a）每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。

b）由业务经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清日结。

c）总结会时间控制在20分钟。

3）周会

a）每周二晚上利用2小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。

统计员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。

b）业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。

c）预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。

d）业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。

4）月会

a）每月26或27日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。

时间为晚上，4个小时左右。

b）会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。

c）会议主题为：

总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。

d）会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写《办事处人员月度考核表》，上报公司销售计划部。

12、仓库管理制度

1）基本规范

a）库管员以发至办事处货物的《随货同行联》、《产品进仓单》、《发货单》

b）作为储存与出货的依据，做到先进先出。

c）《产品进仓单》、《发货单》的数据及时登记入帐，定期或不定期盘点，做到单帐相符，帐实相符。

d）未经库管员核准的人员不得进入仓库，搬运完毕后，亦不得在仓库逗留。

e）每天核对库存，进行安全库存储备，根据安全库存提出订货计划。

f）做好库房门禁管理，妥善保管货物，经常维持清洁、通风，做到防鼠、防潮、防火、防爆，放置消防器材，每半年检查一次，如发现异常及时处理或更换。

仓库内及周围严禁吸烟，并有明显标识。

g）库管员下班离开前，应巡视仓库电源、水源是否关闭，确保仓库的安全。

2）库位规划与配置

依成品入出库情况、包装、方式等规划所需库位及其面积，以达库位空间的有效利用。

3）库位配置原则

a）配合仓库内设备（例如手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。

b）依销售类别（如成品储存区与退货区）、产品类别分区存放，收发频繁的成品配置于进出便捷的库位。

c）将各项成品依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。

相同规格品名的产品不能放在两个仓库内。

4）成品堆放

依成品包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，以避免成品受挤压而影响质量，产品存放高度不能超过2米。

5）库位标示

产品应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。

每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。

依配置情况绘置“库位标示图”悬挂于仓库明显处。

6）库位管理

库管员应掌握各库位、各产品规格的进出动态，依先进先出原则发货。

每种规格原则上应配置两个以上小库位，以备轮流交替使用，以达先进先出的要求。

7）不良品管理

对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，予以封存，待销售部或客户服务部批准后进行处置。

13、订货与库存控制管理制度

1）总则

a）省级经理应组织库管员与统计员有效地进行库存管理工作。

其中省级经理是第一责任人。

b）库存管理工作的总体目标是：

在保证不断货的前提下，最大限度地降低库存，同时保持品种结构的合理，防止滞销品的积压。

2）订货业务

a）各省要在经理的直接负责下，每月确定一次各品种的订货点，当库存量达到或低于订货点时，及时向公司发出要货订单。

b）订货点的确定，应参照办事处上月平均日销量、去年同月平均日销量，以及货物从公司到本办事处的在途时间。

c）每周（每月）省级经理应会同库管员和统计员提出下周（下月）的要货意向清单，由统计员于每周五（每月27日）下班前传至公司销售管理部。

d）各办事处的下周（月）要货意向清单与实际订货的符合情况，做为对省级经理考核的参考依据。

e）为控制库存、加速回款，公司对各办事处定期核定出一个资金占用限额指标，各办事处在此限额指标内的订货，营销中心将予以保证。

超出该限额指标的订货，应经过营销副总的审批后才予以供货。

f）各办事处应保持库存结构的合理性；为及时调整库存结构，各办事处可参照公司关于调换货的有关规定进行处理。

3）收货管理

a）仓管员应依据“发货单随货同行联”清点数量，检验合格后，仓管员开立《产品入库单》一式二联，在《产品入库单》上签字，自留〈进仓单〉存根联，财务联交统计员。

b）省级经理应每月25日组织库存盘点工作，填写《盘点表》，做到帐实相符。

对盘库过程中出现的差异，进行分析，寻找原因。

由统计员于26日前将盘库结果上报销售管理部。

4）退换货管理

a）各办事处在开发市场和网络时，可承诺对新经销商的第一批货保留在三个月内换货的权利，但运费须对方承担。

换货的最终决定权在办事处经理。

b）客户因质量原因退货，由办事处经理参照公司有关规定作出处理。

库管员应将实退数量填注于《入库单》上办理入库，并由库管员、统计员入帐。

c）办事处如因产品质量问题需向公司退货，须填写《不良品退货申请表》，报客户服务部审批后方可办理退货。

凡无审批而擅自退货者，运费由办事处经理自行承担。

d）退货申请表要写清名称、数量、退货原因，随货物一同返回公司，销售管理部及办事处凭公司物流部的实收数量冲减办事处库存。

e）因滞销而积压的库存，需要向销售管理部申请，批准后，可在规定时间内退回公司物流部，具体可参照不良品的相关规定进行处理。

5）发货管理

a）接到客户订单后，库管员应填制一式四联的发货单，由内务主管（收款或入应收款账）签字后交储运员备货。

b）仓管员接储运员的发货单后，根据发货单上的品名、规格、数量准确备货，将备好的货物放置于备货区，由储运员清点，确认“单、实”相符。

仓管员与储运员分别在发货单上签字，仓管员留存仓库联。

c）储运员持客户联、回单联送（发）货，经客户（托运部）确认后收取货款，回单联经收货单位经手人签名。

（托运部代付款，需签合作协议）

d）储运员返回后将货款、回单联交内务主管，必须做到一单一清。

如送货过程中发生变化，需如实将情况反馈内务主管和库管员。

e）内务主管每日工作结束前，应将回单与业务联进行对账，做到单单相符；将货款收入账、应收款账与统计员的销售总帐与应收款账进行对账，做到账账相符。

6）承运

a）所有物品在包装、搬运、出货过程中都要避免撞击和跌破。

b）用货车运货时，须视货物的轻重进行叠放，应避免货物被压损或变形。

c）搬运货物时，需注意人身安全。

如货物不慎碰撞或掉落，可能会导致质量损伤时，储运员需及时检验，以确保其质量状况。

d）货物在托运前要核对品名、规格、数量是否正确。

e）客户到办事处提货，储运员需负责将客户的产品送上货车，并由客户在《发货单》上签字。

f）根据客户要求送交货地，储运员需将产品送到交货地，协助客户完成装运工作，最后由客户或客户指定的人在〈发货单〉上签字。

14、办事处调货管理制度

1）调货种类

a）办事处不合理库存较大而造成资金沉淀，影响正常周转时，办事处可向销售管理部申请或由销售管理部根据库存情况将该批货物调往其他办事处。

b）因市场需要，公司须将办事处货物调往其他区域时，办事处应无条件服从并按规定期限将货物发出。

2）调货程序

a）不合理库存需调出时，应由办事处以书面形式向销售管理部提出申请，待批准后方可安排调货。

b）须将办事处货物调往其他区域时，销售管理部将以书面形式通知办事处，办事处应立即按公司调货单所填品种、数量安排发货。

3）帐务处理

a）办事处接公司通知或审批后，应按实际发货品种和数量开具提货单，提货单客户名称栏填写接收区域名称。

办事处根据提货单数量冲减自己的库存。

b）货到接收区域后，应对照提货单验收货物并按实际收货数量开具入库单，并按入库单记帐联增加接收方库存。

c）收货时如出现货物短缺，如外箱破损由运输方承担责任；未出现破损则由发货方承担。

d）因积压而产生的调货，调货运费由出货方承担；因市场需要而产生的调货，调货费用由接收方承担。

15、办事处财务管理制度

1）帐号设置

办事处实行收支两条线，设立两个帐号，分别为费用帐号与收入帐号，上报公司财务部。

收入帐号只能存入，不能支出。

2）资金管理

a）办事处对客户信用额度外的销售一律实行现款现货，严禁赊销，业务经理不准担保或垫付。

b）所有销售收入最迟至第二天9时必须存入银行。

c）员工借支现金，一律按公司财务相关规定办理，由办事处经理审批，最迟不得超过一个月清偿。

d）现金做到日清日结，应定期或不定期清查，不允许白条冲抵现金，内务主管无权私自借支现金。

e）收款时应认真辨别真伪，凡假币由责任人负责赔偿。

f）严格遵守财务部其他相关规定。

3）应收款管理

a）应收帐款：

应收款的发生由办事处经理和内务主管共同批准，由区域经理进行跟踪管理。

如出现呆坏帐，由办事处经理承担50％，该区域业务经理与内务主管共同承担50％；

b）统计员与内务主管要做好应收款的帐务登记，按发货单同时记录，按收款收据或银行到款通知单同时核销。

内务主管、储运员与业务经理应做好催收工作。

c）个人应收款：

在2000元（含2000元）以内，必须经办事处经理批准，并在一个月内报帐归还，超期自动从工资中扣除。

d）业务经理、内务主管应及时发现坏帐倾向，并向办事处经理报告，由办事处经理牵头，协同采取措施追收。

不能确认的坏帐要继续追收，直至用法律手段。

e）一旦确认出现坏帐时，填写财务部的“坏帐审批表”报公司调查、复核。

坏帐的最后确认权在总经理。

4）小额办公用品及低值易耗品管理

a）办事处根据需要，由经理审批，由内务主管购置小额办公用品及低值易耗品。

b）内务主管应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用品及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。

领用情况由内务主管登记在册。

16、办事处费用管理制度

1）办事处经理是控制办事处费用支出的责任人。

所有费用支出均须办事处经理签字同意，由会计报销。

2）如果已支出费用不能通过公司财务部门的终审，则由办事处经理与会计共同承担责任。

10、办事处费用支出标准

1）费用额度与控制

a）公司根据各地区市场发育程度，确定各办事处费用总额与种类比例。

b）费用总额中不包括对办事处的奖励部分。

c）节支费用使用方法：

办事处当月节支费用的40%，可记入下月使用；

设办事处地区可提取月节支费用的30%，做为办事处员工奖励；

未设办事处地区可提取季度节支费用的50%，做为该区域工作人员的激励，其余部分不再记入次月的开支中。

2）费用支出具体标准