xx传媒项目推介会流程.doc
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xx传媒广告项目推介会流程（方案）
1、活动时间
视客户邀约情况确定具体日期
2、活动地点
四星级以上酒店会议室【暂定】
3、活动对象
1）广告公司、文化传媒公司、信息咨询公司等【人】
2）诚邀嘉宾——铁路文广传媒、及相关方面领导
3）业内及资源对象、媒体、合作商家
4、活动流程
第一步：
来宾签到，请赐名片（以名片抽奖）
第二步：
重复播放项目宣传视频（20分钟）
第三步：
主持人宣讲活动宗旨，宣布活动开始（10分钟）
流程说明：
主持人在发言过程中需强调活动主题。
第四步：
文广传媒等领导致辞（5分钟）
第五步：
项目推介正式开始（50分钟）
第六步：
抽奖活动（分钟）
一等奖：
一名，元大礼包
二等奖：
三名，元等值奖品
三等奖：
五名，元等值奖品
5、活动场地规划
布置由租赁方负责，但提出规划要求如下：
1）签到处：
鲜花簇拥，签到台布置典雅大方；
2）大厅内：
氛围要求高雅、精致、大气；厅内展示项目介绍等，突出商机价值；
3）放映区：
利用大型液晶屏或投影，用于播放项目宣传片；
6、活动流程安排
时间
流程安排
负责人
备注
活动准备期
活动前7天
确定推介会酒店/活动公关公司
场地确定后，需要到现场查看
活动前期宣传（文广客户资源、纸媒、网络、推介等）；活动现场筹备。
宣传片、宣传资料，易拉宝等相关物品的准备
活动前6天
落实推介会工作人员，物料及客户邀约名单，确认时间、地点。
同步备好邀约说辞和回访说辞，
活动前5天
电话邀约信函邀约。
文广分公司邀约相关客户；销售人员邀约客户
活动前1天
推介会场地包装，所有相关物料准备到位。
1、音响设备调试；2、桌椅及演讲台、投影仪、签到台等到位。
电话回访最后确定到访人数。
活动当日安排
9:
00-9:
30
活动现场展台布置、播放设备调试。
具体负责人，全程把控
9:
30
活动相关工作人员到位。
包括礼仪、主持人等
9:
30-10:
00
接待来宾登记入场。
10:
00
主持人宣讲活动开始。
1、项目推介宣讲人和活动主持人由两人担任，需要对宣讲人进行包装。
2、项目宣讲和答客问环节时间可由主持人根据现场情况掌控安排。
10:
10-10:
15
与会嘉宾代表致辞。
10:
15-10:
45
项目推介宣讲PPT。
10:
45-11:
05
答客问。
11:
05-11:
30
抽奖环节。
11:
30-13:
00
餐会。
00-00
活动完善
活动后1天
公司进行活动总结。
为之后的推介会造势宣传做准备，最后达到大量蓄客的效果。
活动后1周内
客户跟踪、拜访，洽谈合作事宜。
活动新闻报道发布。
7、物料筹备
落实时间
物料
用途说明
数量
备注
活动前5天
宣传资料
用于对本项目进行宣传介绍。
推介PPT、视频
用于现场宣传播放
1份
要求内容吸引，图像清晰，观赏性极强
活动前2天
小礼品
用于活动中派发
奖品
用于抽奖
建议用等值奖品或礼包
活动前1天
易拉宝
用于活动现场布置
内容展示项目介绍、区域商机等信息
大型液晶屏或投影
用于项目解说及宣传
1套
酒店提供，配有较好音响设备，声音传递清晰
抽奖箱
1
用于抽奖
8、活动人员组织
类别
细项
工作职责
人数
负责人
备注
礼仪
签到处/大厅内部
迎送来宾入场/派送小礼物和迎送来宾上台领奖，传递话筒等
2
-
形象、气质佳，用语动作规范，保持微笑
工作人员
服务员
引导来宾入场就座，负责现场来宾茶水供应、咨询等
2
-
酒店
要求服务亲切热情，使用规范语言
设备调试员
负责现场电路、播放设备、调试维护等后勤保障工作
1
酒店
专业素质较高，能够处理突发情况
保洁
负责现场卫生的维护
2
酒店
整理清洁时应选合适时机，避免影响活动进行
主持人
负责活动主持，负责活跃现场气氛，把握活动节奏
1
要求能够应对活动临时发生情况
协调人员
展场内
负责各方联系沟通，资源协调，处理突发情况
-
-
9、活动财务预算
分类
费用预算
包含费用项
备注
公关活动费用
万
支付活动公司费用，包括公关结算、场地租用或包装、设备租赁等
礼品费用
万
来宾礼品及活动奖品
-
其他费用
万
不可预见费用
-
合计
万
具体执行费用由蓝光自行把控
-
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