企业行政后勤管理流程精细化设计全案.docx
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企业行政后勤管理流程精细化设计全案
企业行政后勤管理流程精细化设计全案
行政事务处理流程
部门（人员）相关部门/人员行政部主管副总行政部经理
步骤
开始制定行政事务协助审批处理制度行政事务
处理需求接收任务，明下达任务
制定行政事务处理制度编制行政事务资源调配方案
发布并执行行政事务处理制度
确定并分配行政事务处理任务审核权限内
确处理要求编制行政事务资源调配方案按计划办理事务分析过程中遇到的问题
权限外审批审批
进行行政事务处理事务处理
结果审查
指示、支持
处理结果的审查
完成事务处理编制事务
处理报告文件资料归档结束
1
行政费用控制工作流程
部门（人员）主管副总财务部行政部各职能部门总经理
步骤开始
分解年度行政费用控制费用预算计划目标分解费用分解费用控制目标控制目标预算外按阶段预算审核审批指标审核行政预算内费用按批示报销意见报销申请
行政费用报销申请
登记行政费用统计台账行政物品采购、发放、登记汇总、对账各部门目标完成情况汇总编制费用控制分析与报告费用控制工作改进结束
登记部门费用统计台账
行政物品的使用、登记
办公用品管理审批审核费用控制分析与报告
汇总、对账
部门考核
结果统计
2
收文管理工作流程
部门（人员）步骤公文接受整理公文审批进行公文处理资料归档
相关部门行政部经理行政部总经理
开始接收相关部门发来的公文进行相关公文检查、分类整理将文件登记在提出办理意见审批进行文件筛选
是
收文登记簿上传阅分送督促检查收回公文注明办理日期及办理结果直接办理或回复资料归档结束
否
将公文进行传阅各部门处理具体的公文事件
发文管理工作流程3
部门（人员）步骤进行文件初步编写进行文件审核与审批文件排版及正式确立文件分装投送
相关部门行政部总经理主管副总
开始文件的初步审核审批
进行初步文件的编写
相关部门提出意见
进行研究
修改文件形成草案
会签
审核
进行核稿后文件更正
进行文件排版
形成正式的签发文件
进行文件登记
加盖单位印章
文件分装
文件投送
文件接收
文件存档结束
档案管理工作流程4
部门（人员）步骤
各职能部门行政部经理行政部总经理
开始拟定档案管理制度审批执行文件分类部门日常文件存档卷内文件排列填写文件目录、说明、封面案卷装订与排列日常记录、维护审批审批
制定并执行档案管理制度档案分类立卷档案日常维护与借阅管理
权限外权限外
发布档案管理制度
权限外
指导、监督
档案借阅申请
审核
审核权限内权限内办理借阅手续审核权限内工作检查提出整改意见
档案销毁处理工作检查与改进
办理借阅手续档案整理销毁申请
档案销毁处理
改进工作结束
5
办公用品日常管理流程
部门（人员）相关部门行政部行政部经理总经理步骤
开始
.拟定办公用品审核审批日常管理制度办公用品执行办公用品管理制度建设办公用品需求领用申请
日常管理制度统计办公用品库存采购
否是
办公用品权限外采购审核审批权限内
办公用品申购办公用品采购
办公用品验收入库领用审查办公用品发放监督办公用品的使用报废审查.
办公用品
领用与使用审批办公用品审批报废
办公用品使用办公用品
报废申请
报废处理结束
6
会议管理工作流程
部门（人员）步骤拟订年度会议计划编制月度会议计划会议准备与开展会后管理
相关部门行政部经理行政部主管副总
开始
拟订年度审核审批会议计划会议计划调整及临时会议申请审批接收通知并确认审批
发布、执行
年度会议计划
权限内权限外审核权限内
汇总月度会议计划
审查、确认当月会议计划
草拟会议开展方案审核审核
会议准备
会议通知
会议签到
会中服务
会议善后
会议文件编制
文件发布、归档总结评估与改进
文件传阅
结束
7
公关事务工作流程
部门（人员）步骤公关管理制度建设
总经理行政部经理公关主管公关专员
开始
编制公关管理确定公关目标下达经营目标配合执行制度审核审批权限外审批审批权限外审批
权限内
确定公关活动目的
策划公关活动
执行公关管理制度
公关调查
活动策划
编制费用预算提交公关方案
具体实施
开展公关活动日常公关处理
组织实施方案
公关过程控制
指导监督
审批权限内
公关活动报告
日常公关维护
危机公关处理
工作总结与改进
结束
8
员工保密管理流程
部门（人员）步骤保密工作制度建设进行日常保密
总经理主管副总行政部相关部门/人员
开始授权权限设定审批制定保密制度
审批审批审批
审核审核审核
无
执行保密制度，确定密级
签订保密协议
签订保密协议
保密工作监督
权限内了解、使用保密协议
进行泄密处理解密降密
处理
泄密
有补救工作及保密工作改进方案
接受奖惩
方案执行
奖惩处理
解密、降密处理
工作总结与归档
结束
9
票务服务管理流程
部门（人员）步骤确定票务
需求
总经理行政部申请部门经理申请员工
开始汇总票务需求审查、签字审核
提出票务需求
收到通知
订票操作
票务购买票务
发放
登记票务机构
关系维护
信息确认
购票
领取通知
领取、登记发放、登记提出意见、建议
.财务结算
票务相关机构
关系日常维护
工作总结与改进结束
员工违纪处理流程10
部门（人员）步骤违纪处理申请违纪调查取证
员工行政部相关部门经理总经理
开始审核调查取证审批
提出违纪违纪处理申请接受处理违纪处理
确认违纪情况处理办法
违纪处理
下达违纪处理结果
备案存档
结束
11
临时接待管理流程
部门（人员）高层领导行政部受访部门/人员临时访客
步骤
开始
临时到访问候来客访客
来访询问来访事由、问询来访对象证件查证是下达指示异常并处理联系受访接收拜访信息部门否
受访婉言谢绝访客
指引访客登记引导进入接待室茶水服务访客离开指引访客离开登记
说明到访目的
来访申请处理
出示证件
否沟通、洽谈访客离开
人员/
是
准备受访
访客接待送别访客
沟通、洽谈
受访记录
与访客道别结束
12
车辆使用管理流程
部门（人员）行政部经理车辆管理员用车部门/人员
步骤
开始
申请
使用
审核车辆审批查询车辆车辆调度车辆
使用审批汇报
车辆使用情况
填写车辆请用单
使用车辆
使用信息调配车辆安排司机登记出车信息检查车辆提供车辆验车登记用车信息月末汇报车辆
归还车辆
的使用情况资料存档
结束
环境卫生管理流程13
部门（人员）步骤
保洁人员后勤主管行政部经理
开始制定清洁卫生标准审批学习并执行作业标准
制定并执行卫生标准
发布清洁卫生标准是
检查清洁卫生情况填写卫生检查表
日常清洁卫生维护
日常卫生维护与检查
参与、协助
否
达标提出处罚与改善建议审批
卫生检查奖惩记录与归档
罚处公布与建议卫生检查结果公布
督促相关部门落实
记录与归档结束
14
安全检查工作流程
部门（人员）行政部经理保安人员各职能部门主管副总
步骤
开始审批审核安全检查制度建设定期自我检查
制定安全检查管理制度
明确统一
检查标准
制定安全检查审批审核方案安全自检审核安全检查与评定
规定安全检查
形式和频率
确定安全检查方案
规定各部门进行
自我安全检查
填写记录、提交安全检查
提供资料
各部门安全检查
安全检查考评，确定奖惩办法
结果公布
工作改进
记录归档
结束
日常消防管理流程15
部门（人员）消防队后勤主管消防管理人员行政部经理总经理
步骤
开始消防制度制定消防审核审批控制管理制度落实分工与职责资料保管值班与检查消防事件收到通单处理审批消防审批后续处理
明确消防管理专区
定期检查
落实值班
安装消防电话
人员
收到消防警报
通知消防队协助配合收回通知单
警报记录
确认事项立即行动消防结束后
签字确认
签字确认
的注意事项
统计所用费用
报送财务部
消防事项存档备案
结束
16
员工出差管理办法
号编
制度名称员工出差管理办法受控状态编修部门监督部门执行部门
总则第1章
第1条目的为规范员工出差管理的各项工作，加强出差预算、结算的管理，提高出差效率，特制定本办法。
第2条适用范围本办法适用于规范员工出差各相关工作事项，包括出差申请、出差费用报销、出差报告等工作。
管理职责第3条1.公司行政部是员工出差管理的归口管理部门。
公司财务部负责报销各部门的差旅费。
2.
各部门出差人员按照公司相关规定，办理出差申请手续和差旅费报销申请手续。
3.
章出差申请与审批第2出差员工填写“出差申请单”，提出出差申请，注明出差的时间、地点和事由，派遣部门经理按实际需4条第要确定出差期限，行政部据此安排差旅、住宿等事宜。
出差人员应将“出差申请表”送行政部留存，以记录考勤。
第5条出差审批第6条
1.当日出差，即当日即可往返的出差，由部门经理核准。
2.远途国内出差，4天内返回的由部门经理核准，4天以上的由总经理核准。
3.部门经理以上人员的出差，一律由总经理核准。
国外出差，一律由总经理核准。
4.
条员工不得因私事延长出差时间，否则其差旅费不予报销。
第7出差途中生病、遇意外或因工作情况需要延长差旅时间时，员工应向公司请示。
8第条
第3章出差待遇与补助条交通工具的选择应依据业务的重要程度、紧急情况、出差地点、员工职级来定，具体内容详见下表。
9第差旅交通工具标准表
出差类型
出差情况
出差工具
17
短途出差
公里以内单程距离在300
公务车、自用车前往
长途出差
同行超过两人
公务车
需要速去速达
300单程距离公里以上
公司没有为其配公务车的员工长途出差
长途客车、火车客船、飞机
已经配有公务车、自用车的员工长途出差
公务车、自用车
6运行时间在小时以上
8时火车出差在当日晚6时至次日早
硬卧
经理级及公司聘任的高级专业人员
副总经理级及资深级专业（含）以上人员
软卧
8时）因故未能乘坐卧铺的夜间（当日晚6时至次日早
备注
．员工应通过公司指定的代理商购买机票1．机场巴士应该作为标准的往来机场的交通工具23．员工在申请出租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息4．一般员工因情况特殊需乘飞机出差的，需经总经理同意后公司给予报销
第0公司员工因出差情况不同和出差人员不同，其住宿级别也有差异，具体详见下表。
条差旅住宿标准一览表
出差情况
住宿级别
一般员工出差
标准间
员工所去城市有公司定点酒店
入住公司定点酒店
需要超标准住宿
事先需由总裁及财务总监批准
员工出差人数为两人，且为同性别员工
合住标准间
出差是为了参加会议
员工入住会议组织者指定的宾馆
出差城市在员工家庭所在地时
不报住宿费，特殊情况需请示上级主管批准方可报销
不同级别员工出差
住宿费按高岗位员工所住宿酒店的标准间标准核付
员工出差遇正常工作日（周一至周五）
只领取差旅补助，不计加班或倒休
员工出差遇休息日（周六、周日）
除领取差旅补助外，可计加班或倒休
员工出差遇法定节假日
3可领取倍差旅补助，同时给予相应时间的倒休
公司员工去不同城市出差其补助会有差异，具体内容详见下表。
11第条补助标准一览表
18
行政级别
总经理（天/元）
副总经理（天/元）
部门经理一级（天/元）
部门主管一级（天/元）
公司员工/元）（天
A类
800
650
500
350
250
B类
700
500
400
300
200
类C
600
450
300
200
150
备注
类：
北京、上海、天津、重庆、南京、大连、青岛、杭州、宁波、温州、福州、．A1厦门、广州、深圳、珠海、海口、三亚类以外的我国其他省会及地市级城市A．B类：
除2类以外的我国其他各地A类、B3．C类：
除
公司员工出差的其他费用报销标准详见下表。
条第12其他出差费用的报销标准
费用明细
报销条件
新员工路费、行李托运费
人力资源主管签字办理
出差期间因业务发生的传真费、邮寄费
票据背面填写清楚事由据实报销
项目组前期未设食堂享受餐费补助
项目所在地和回总部后的考勤记录
出国考察期间产生的费用
行政部签字提交的考察报告记录
员工发生的误机、误车费用
的费用个人承担60%
出差发生的订票费、往返机场、火车站的交通费用
人力资源主管签字办理
未经许可逾期返回产生的费用
扣减其逾期天数的住宿费及出差补助
未按照“出差登记表”中拟定路线所产生的费用
相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助
出差借款与报销第4章出差费用预算第13条公司坚持“先预算后开支”的费用控制原则。
各部门对本部门的出差费用进行预算，做出年度计划、月度计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，公司原则上不支出计划外费用。
出差借款条14第1.借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。
公司人员出差需借大笔现金时，应提前向财务预约，若为大额开支，应按银行的有关规定用支票支付。
2.
出差人员在出差返回后三天内，到财务部结算还清出差借款，无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，3.
直至扣清为止。
出差借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月基本工资。
4.
19
员工出差后，必须于三日内向总经理汇报工作，并写出详细的书面报告报总经理审阅。
条第15
未按行政部规定手续办理出差手续或未经审批发生的费用，公司将不予报销，并按旷工处理。
16条第附则章第5本办法由行政部制定，其解释权亦归行政部所有。
第17条本办法经总经理审批后自发布之日起执行。
条第18
编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期
20
会议管理工作细则
号编
会议管理工作细则制度名称受控状态编修部门监督部门执行部门
第1章总则
第1条为规范公司的会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本细则。
第2条本细则适用于公司召开的各类一般日常会议。
第3条公司会议的准备安排与召开由公司行政部负责。
第4条公司经营管理会议分类及说明详见下表。
会议分类及说明
序号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
总经理办公会
固定时间、程序，解决即席提出的问题
每周一公司例会
总经理
各部门经理
2
动员会
发言固定、没有讨论程序
行政会议
主办部门负责人
会议提拟人提拟
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果
行政会议公司临时
研讨会召集人
会议提拟人提拟
4
鉴定/评审会
对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论
行政会议公司临时
总经理或由其指定
相关部门经理
5
专题会
为某一专题而开，必须有结论
行政会议公司临时
提拟人指定
相关部门负责人
6
评比会
一般在年底或某一重大活动结束后召开
行政人事公司例会
人力资源经理
相关个人/部门
7
总结会
总结前一段工作研究、部署下阶段工作
每月1次公司例会
总经理或其由指定
各部门经理
8
汇报会
下级向上级或有关人员汇报工作情况
行政会议公司临时
会议提拟人指定
会议提拟人提拟
21
9
生产调度会
任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动
行政会议公司临时
会议提拟人提拟
会议提拟人提拟
10
部门例会（含早会）
各部门固定汇报程序
部门会议
部门负责人
自定
会议准备2章第会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。
条第5对于定期召开常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。
条第6召开不定期会议时，组织人需推出会议申请报告，报告一般包括以下内容。
第7条．会议名称、主旨、目标。
1．会议议题。
2．会议时间、地点。
34．会议议程。
5．会议主持人、列席人员名单。
6．会议财务预算。
7．接待工作说明。
8．当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。
．制定会议时间进度表。
9根据会议要求，行政部拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、第8条邮件等方式确认，并做出相应的安排。
编写会议通知时需注意以下内容。
通知内容需包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。
1.
书写通知时文字表述要清晰，力求不发生误解，且要做到
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