经费报销指引.docx
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经费报销指引
经费报销指南
一、原始票据的规范性要求
目前，报销可使用的原始票据有三种，分别为税务机关监制的发票、财政部门监制的收据以及校内结算单。
最常见的为税务机关监制的发票；财政部门监制的收据主要为行政事业单位开具的版面费、会务费、培训费等等；后勤集团结算的业务如在超市购买商品、水电费、场地使用费等使用的是校内结算单。
（一）票据的印章要求
1、发票：
必须印有税务机关统一发票监制章，并加盖开具发票单位的发票专用章或财务专用章。
2、收据：
必须印有财政部门监制章，并加盖收据使用单位的财务专用章。
3、校内结算单：
应由校计财处监制并盖有财务专用章。
☆发票专用章或财务专用章模糊不清，无法辨认开票单位名称的不予受理。
（二）票据的内容要求
1、无论何种渠道的经费报销，均应提供税务、财政监制或有关行业（如邮政、电信、铁路等）的规范票据方可报销，白条及不规范的票据，审核岗人员可拒绝受理。
☆目前除了铁路部门的票据、公交车车票以及飞机的退票费不属于税务、财政监制的规范票据，其余全部使用规范票据。
2、必须注明填制日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制票据单位公章，票据内容必须完整。
☆经济业务内容若为购买办公用品、文体用品、福利商品等较抽象的内容，应附上购买商品的清单。
3、原始票据应保持完整，不得涂改、挖补、刮擦，金额的大小写必须相符，否则无效。
4、原始票据如有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处应当加盖开出单位公章。
5、原始票据复印件原则上不得作为报销凭证。
二、报销流程
步骤一：
整理各种原始凭证，对票据进行分类。
差旅费报销的票据以及市内交通费需按鱼鳞状整齐排列粘贴。
步骤二：
填写各类报销单，所有报销单均可在计财处下载专区下载，下载后请不要改变报销单格式，自制的报销单计财处不予受理。
☆借款单原为一式三联，通过下载专区下载的为一式两联，均需用复写纸套写；请按内容要求填写好借款用途、借款金额（大小写）、转账单位账号以及借款人联系电话。
差旅费报销单上补贴以及合计数一栏留会计人员填写。
步骤三：
审批签字。
发票后请经办人与证明人签字，经费负责人对报销汇总单上发票张数、报销总金额进行核实后在报销汇总单上签字确认。
☆差旅费报销只需经费负责人与出差本人签字。
步骤四：
单价在200元以上或一次性购买批量超过1000元的材料或固定资产在资产与设备管理处办理进出仓手续。
步骤五：
持经费卡及原始凭证到计财处审核岗进行审核，经复核岗确认无误后在出纳岗办理现金或转账业务。
三、经费审批权限
1、科研经费支出由课题负责人审批，课题负责人本人发生的费用由分管科研的院长审批。
科研经费的具体管理办法，应严格按照《福州大学科研经费管理规定》执行。
2、设备、仪器购置应遵守国有资产采购和管理的有关审批规定。
3、各单位零星基建或修缮工程项目，无论何种资金来源，单项支出5万元（含5万元）以上都必须进行招投标、编制工程预决算及合同书，各项目单位负责工程的管理和质量的监督验收。
50万元以下的基建修缮工程项目需经校监审处审计，其中单项工程结算金额在500元以上（含500元）的基建修缮工程为必审项目；50万元以上的基建修缮工程项目需委托有资质的社会中介机构进行审计。
工程决算需审计后方能办理报销手续。
实验室改造项目在实施零星基建或修缮之前，须报校实验室与设备管理处审批。
（此款按《福州大学基建修缮工程项目审计实施办法》执行）
4、差旅费的开支应严格遵守有关差旅费的报销规定，并按规定在相关经费报销。
（1）各学院正职领导（含主持工作）出差，可由该学院党务和行政“一把手”相互审批。
（2）各单位副职领导出差，由单位正职领导审批。
（3）各单位工作人员出差，由本单位经费负责人审批。
四、具体业务的报销指南
具体业务可细分为以下20个：
借款业务、领款业务、购福利商品以及开展集体活动、办公费、专用材料费、图书购置费、印刷费、邮电通讯费、物业管理费、市内交通费、差旅费、维修费、会议费、培训费、业务接待费、委托业务费、论文版面费、宣传广告费、设备费、学生活动费。
（一）借款业务
开支范围：
个人因公出差预支的差旅费，各种设备、零星基建、大修项目的预付款，购买各种材料、资料、设备等因发票未到无法及时报销而形成的款项等。
报销相关规定：
1、领款业务、差旅费以及结算起点在1000元以下的零星支出可使用现金结算，其余须通过银行转账结算。
2、临时工、本科生、研究生原则上不得办理借款。
研究生因特殊情况经导师批准后可办理借款；研究生毕业前，导师必须督促他们办理还款及报账手续，待款项结清后方可办理离校手续；研究生离校后，若出现研究生欠款或继续借款问题，由导师承担责任。
3、差旅费借款原则上应遵循前账不清、后账不借的原则；借款人应在出差结束后的一个月内及时办理报账手续，对于超过半年未办理相关手续的个人，除从工资中予以扣款外，情节严重的同时提交有关部门处理。
签批手续及提供的材料：
1、单价200元以上的材料以及设备采购借款，借款单须设备处领导签批。
2、外出参加会议、培训须提供会议或培训的相关通知。
出国人员办理借款须提供出国任务批件或校外事办审批表、外汇开支预算表。
☆不再需要出国任务邀请函
3、论文版面费借款须提供版面费通知。
4、大型修缮、基建项目金额在5万元以上须提供工程招投标书以及合同原件。
5、大型活动、会议借款须先填写《福州大学承办各类会议及大型活动经费预决算表》，经计财处处长审批后办理借款。
☆活动开支在2000以下的不需要填写预决算表，但开支范围中涉及到餐费以及劳务费等预算内经费不允许开支的内容须计财处领导审批。
（二）领款业务
开支范围：
1、校内津贴、科研奖励津贴、年终一次性奖金以及其他补贴等。
2、校内人员加班劳酬、监考劳酬、论文指导劳酬等。
3、退休人员慰问费、过节费。
4、校外人员劳酬，如专家咨询费、专家评审费、讲座劳酬等。
5、临时工工资以及学生助研助教酬金。
报销相关规定：
1、领款表均需领款本人签字、领导审批、学院盖公章后方能办理。
2、科研经费领款须由经费负责人和学院分管领导审批签字后，再由科研管理部门的相关管理人员及处长审批备案后方可领款。
☆科研项目有控制人员额度的，不需科研处领导审批，学院分管领导审批签字后可直接报销；没有控制人员额度的科研项目须科研管理部门的相关管理人员及处长审批备案后方可领款。
3、教改项目允许提取一定比例的劳酬，但须由教务处钟春玲老师签字备案再由万晓兰处长签字后方能办理。
4、学生助研助教酬金须打入学生本人帐号，不能由导师或经办人代领。
（三）购福利商品以及开展集体活动
开支范围：
过年过节购买的福利商品以及用党团工青妇活动费开支的各项活动。
☆党团工青妇活动经费原则上不能用于领款，须凭票报销。
报销相关规定：
1、在大型超市如永辉、沃尔玛等购买的福利商品须附购物电脑小票，单次购买金额在1000元以上的须转账支付。
2、由旅行社代办的集体活动，报销时须附上与旅行社签订的合同、费用明细分割单以及参加人员名单。
☆用党团工青妇活动费以及学院人员经费开支的由旅行社代办的集体活动，费用明细分割单不需要经计财处处长审批，经费负责人签批后直接报销。
3、开展的大型的集体活动（预算开支2000元以上的）须事先填写《福州大学承办各类会议及大型活动经费预决算表》，写明参加人数、参加时间、活动所需开支内容及金额，经计财处处长审批后，附上参加人员名单方能办理。
（四）办公费
开支范围：
包括单位购置的一般性办公用品支出以及书报资料费，如笔、公文夹、订书机、电话机、档案袋、信封、纸张、计算器、书报杂志等支出。
报销相关规定：
1、购买的各种办公用品，取得的发票必须写明购买物品名称、单价、数量。
若购买品种较多金额较大，须附购买清单，在清单中体现购买商品的名称、单价以及数量。
2、一次性购买的办公用品金额在1000元以上的，须先到资产设备管理处办理进出仓手续后来计财处办理转账业务。
3、书报资料发票后须加盖学院资料室公章。
（五）专用材料费
开支范围：
1、实验实习材料费。
指日常研究过程中消耗的各种原材料、实验动物、实验药品、试剂等费用。
2、软件购置及维护费。
指单价在500元以下的计算机软件购置费和软件使用过程中支付的软件升级维护费。
3、低值易耗品。
指日常研究过程中消耗的价值较低，且易于损坏，需经常进行更换的工具、玻璃器具、包装材料等。
4、其他材料支出。
上述项目未包括的材料支出以及材料搬运费。
报销相关规定：
1、购买的材料单价在200元以上500元以下（500元以上的属于固定资产）或一次性购买批量1000元以上的须先到资产设备管理处办理进出仓手续。
2、一次性购买金额超过1000元的，应采用转账方式结算。
（六）图书购置费
开支范围：
因教学科研所需，购买的与专业相关的书籍。
报销相关规定：
1、图书报销时须在发票背面加盖学院资料室的公章（科研经费报销的图书除外）。
2、图书单张发票金额300元（科研经费报销500元）以上的须附图书清单。
3、一次性购买金额超过1000元的，应采用转账方式结算。
（七）印刷费
开支范围：
复印打印费等。
报销相关规定：
1、复印打印费单张发票200元（科研经费报销300元）以上的须附清单。
2、一次性复印打印金额超过1000元的，应采用转账方式结算。
（八）邮电通讯费
开支范围：
包含邮费、电话费、电报传真以及宽带使用费。
报销相关规定：
1、一次性办理邮寄业务金额在1000元以上的，须转账给邮局，不能以现金结算。
报销时须附邮局开出的明细清单。
2、电话费
（1）办公电话费凭票据实报实销。
（2）院领导手机话费允许在学院公用经费或业务维持费中开支。
（3）科研经费经校科研处审批后可允许报销课题组成员的手机话费，但固定电话不允许在科研经费中开支。
3、宽带使用费
（1）科研经费可报销每月的宽带使用费，但以824、826、6、0222开头的科研经费报销宽带使用费以一年720元为限。
（2）电信推出的e家套餐中包含固定电话话费、天翼手机话费以及宽带使用费，若发票中无法明确宽带使用费的金额，按68元/月的标准报销宽带使用费。
（九）物业管理费
开支范围：
各单位综合治理、绿化、卫生等方面的支出。
报销相关规定：
属于每月固定的物业管理费报销时须附与对方签订的合同并转账支付。
（十）市内交通费
开支范围：
1、市内交通费。
包括市内公交车票及出租车车票。
2、燃料费。
包括柴油费、汽油费。
3、机动车船维修费。
4、各类车辆保险费。
5、行车安全奖励费。
6、其他。
包括过桥过路费、车辆年检费、运费等。
报销相关规定：
1、市内公交车票、出租车车票、过桥过路费等票据请按规范粘贴，票据宜贴成鱼鳞状，且应粘贴牢固，不宜使用双面胶，并请注意纸张大小不要超过报销单的宽度，若票据较多可分页粘贴。
2、出租车车票报销须填写《福州大学交通费报销汇总单》，报销单上请注明乘车起止地点。
3、机动车辆维修应提供修理厂家的正式发票及维修项目明细清单，更换配件单价超过200元的须先到资产与设备管理处办理进出仓手续，金额在1000元以上的应转账支付。
4、机动车辆保险费应提供保险公司开具的保险单，金额在1000元以上的应转账支付。
（十一）差旅费
开支范围：
各单位工作人员出差参加会议、培训或调研等情况的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费，其中城市间交通费、住宿费在规定标准内凭据报销，伙食补助费、公杂费实行统一标准，定额包干。
报销相关规定：
1、参加会议、培训以及调研的国内差旅费报销规定
（1）乘坐交通工具的等级标准
①出差人员乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购卧铺票。
乘坐动车的，厅级以上人员可乘坐一等坐，其他人员乘坐二等坐。
②出差人员乘坐飞机要从严控制。
除了副教授、副处长以上人员确因工作需要乘坐飞机的，其他人员一般不得乘坐飞机。
因出差路途较远或出差任务紧急的，须由经费审批人批准后，方可乘坐飞机，凭据报销。
③学生出差乘坐火车的（动车除外）原则上按火车硬座报销，若是参加竞赛的可报销单程卧铺；研究生用导师科研经费报销，经导师签署“同意按助教待遇报销”的意见，可参照一般工作人员的标准执行。
④乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次一份），凭据报销。
（2）出差人员住宿标准
①出差人员的住宿费，按出差实际住宿天数计算报销。
②实际住宿费超过规定限额标准部分由个人自理，或经批准由单位人员经费列支。
③出差人员按性别划分逢奇数的，允许其中一人按单间最高限额标准报销。
④出差人员无住宿费发票的，由接待单位免费接待或住亲友家里，一律不予报销住宿费。
单位：
元/人·天
级别
住宿费开支标准上限
省外
省内
副省级职务人员
600
据实报销
厅级职务人员（教授）
300
300
处级职务人员（副教授）
200
200
其余人员
150
100
（3）补贴标准
①一般工作人员出差伙食补贴为50元/天，公杂费30元/天；学生出差补贴标准为伙食补贴30元/天，交通费凭票按实报销。
用导师科研经费报销经导师签署“同意按助教待遇报销”的意见，补贴可参照一般工作人员的标准执行。
②按时间单位：
元/人·天
出差自然天数实行分段定额包干
伙食补助费
公杂费
10天以内（包含10天）
50
30
超过10天以上的天数（减半）
25
15
③按类型单位：
元/人·天
类型
内容
伙食补助标准
公杂费标准
参加会议
会议统一安排食宿无食宿自理证明
与会期间无补助
与会期间无补助
有食宿自理证明，但有报销会议费培训费资料费等费用
与会期间无补助
与会期间公杂费减半15元
有食宿自理证明，并无报销会议费培训费资料费等费用
50元
调研
无住宿发票
出差期间无补助
出差期间无补助
有住宿发票
50元
30元
④因特殊原因经经费审批人批准报销市内交通费的，不发放公杂费。
☆市内交通费报销金额大于可领取的公杂费（30元/天），可按市内交通费票据按实报销，不发放公杂费；若交通费报销金额小于可领取的公杂费，建议不报销交通费，按30元/天的标准领取公杂费补贴。
（4）出差人员私车公用的报销规定
工作人员出差原则上不得私车公用。
特殊情况由经费审批人批准，按照差旅费核定的费用限额凭票报销车辆出行所耗费的油费、过路桥费、停车费。
私家车的保险、维修等费用一律不得报销，出现交通事故等意外的责任及费用全部自理。
（5）属于参加会议或培训的差旅费报销时应附会议或培训通知。
☆无通知原件可用复印件或网站上下载的通知代替。
2、到基层单位实习、工作锻炼的人员差旅费报销规定
到基层单位实（见）习、工作锻炼等支援工作的人员，在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费按照差旅费开支规定执行；在基层单位工作期间，每人每天发放伙食补助费15元，不报销住宿费和公杂费。
抽调到北京中央部门工作期间半年以上的，每人每天发放伙食补助费15元，公杂费10元，不报销住宿费。
3、引进人员调动的差旅费报销规定
引进人员调动的交通费、运杂费等，由人事处特批后据实报销。
引进人员来校报到差旅费报销时可以按80元/天的标准发放路途补贴。
4、学生实习差旅费的报销规定
根据教字【2000】5号文件规定，我校对学生实习经费实行学生个人包干使用的管理办法。
各学院根据教务处审定的学生实习计划，结合本部门的具体情况，自行核定学生实习经费，以领款表的形式造册，经学院和教务处分管领导的审批、学生本人签名并附带学生花名册到计财处会计核算中心办理领款手续。
学生包干经费中不含教师及工作人员的费用，带队的教师及工作人员出差的费用参照差旅费的有关规定执行。
☆学生实习经费全部打入学生本人工行银行账户。
5、出国人员差旅费的报销规定
（1）出国人员报销机票的规定
出国机票实行定点购票，报销机票须凭规定购票点开具的专用发票（含代购外航机票按实收价款开具的票据）及机票作为报销凭证，且机票款必须转账支付。
☆省直因公出国人员定点购票单位：
①福建外企航空服务公司、②福建省康辉国际旅行社股份有限公司、③民航福建省局售票处、④中国东方航空公司福州营业部、⑤中国国际航空公司福州营业部、⑥厦门航空公司福州营业部、⑦福建省中国旅行社、⑧、福建省旅游公司等。
（2）出国人员换汇的规定
因公护照因公出国的人员（持福建省人民政府外办任务批件）应持省财政厅出具的外汇预算表在计财处办理借款业务，转账至省中行930B账户进行换汇。
因私护照因公出国的人员（持校外事办出具的《福州大学教学科研人员因公短期出国（境）申请表》）只能到银行自行换汇，借款时须计财处处长签批才能提现。
（3）报销时所需材料
①福建省人民政府外办任务批件或福州大学教学科研人员因公短期出国（境）申请表。
②使用福州大学国际学术交流基金资助的还须附申请人在校科研经费情况表。
③学校厅级干部须附福州大学[福大外]红头文件。
④临时出国代表团外汇开支预算表。
因公护照因公出国：
须经省财政厅、校外办、计财处盖章及审批；因私护照因公出国：
须经校外办、计财处盖章及审批。
⑤福州大学因公出国（境）用汇核销表。
因公护照因公出国：
须经省财政厅、校外办、计财处盖章及审批；因私护照因公出国：
须经校外办、计财处盖章及审批。
⑥用汇核销表中用汇“实际开支数”未超过预算表的申请预算金额时，计财处可不再审批。
⑦外汇汇兑水单（银行盖章确认）
⑧原始票据。
国外原始票据须经校外办进行中文翻译签字后加盖公章，由经费项目负责人审批，经办人签字。
（4）随有关部门组团出访的，须提供组团单位正式票据（财政监制或税务监制的票据）及经费使用分割单（须加盖财务专用章），经计财处处长签批后办理借款或报销业务。
6、探亲旅费报销规定
（1）符合探亲旅费报销的情况
未婚在职人员可享受一年一次的探望父母的旅费报销；已婚在职人员父母家在外地的可享受四年一次的探亲旅费报销；已婚在职人员与配偶分居两地的可享受一年一次的探亲旅费报销（须提供配偶单位本年没有探亲旅费报销的证明）。
（2）探亲旅费报销的范围
探亲旅费报销一律按本人往返火车硬席和轮船通舱票价报销；软席、卧铺、途中伙食补助费、市内的士费、以及其他运费等，均由职工个人自理，不得报销。
50周岁以上连续乘车48小时以上的，可以购硬卧卧铺票。
（3）已婚在职人员四年一次的探亲旅费报销规定
已婚职工探望父母的往返路费，在本人标准工资的３０％以内的，由职工个人自理，超过部分由所在单位负担。
（十二）维修费
开支范围：
1、教学设备维修费。
包括教学仪器设备的经常维护修理费。
2、行政设备维修费。
包括各种家具和其他行政设备的经常维护修理费。
3、房屋维修费。
包括原有各种房屋的维修费和平房不改变结构，不增加建筑面积的落地翻修费。
4、水电维修费。
涉及到水和电的维修费。
5、室外工程维修费。
包括校园内原有场地、道路、管道、池塘、沟渠、桥梁、堤坡、围墙架线、地缆的维修费。
6、实验室改建维修费。
包括不增加建筑面积的实验室改建和大修理。
7、网络信息系统运行与维护维修费。
8、其他维修费。
主要指零星维修费。
报销相关规定：
1、基建、修缮工程项目决算均须经校监审处审计后方可报销付款。
☆工程决算书封面应监审处的要求必须加盖建设单位与施工单位的公章。
2、工程款在五万元以上，无论何种经费列支，均应附有工程招投标书、工程合同书、工程验收书（计财处网页“下载专区”下载）。
3、若工程完工后审后造价大于合同价20%的，需补签补充合同，并附报告说明，经主管领导及计财处处长审批。
4、办理工程款预付款时需要提供发票的情况：
（1）工程合同款在10万元以下，累计支付85%以上的
（2）工程合同款10万元以上、20万元以下，累计支付50%以上的
（3）工程合同款20万元以上，累计支付超过10万元的
5、质保期到期时付尾款须提供由使用单位领导及使用人签字盖章的尾款申请表。
（十三）会议费
开支范围：
举办会议过程中发生的会议场地租用费、住宿费、交通费、资料印刷费、伙食补助费等等。
报销相关规定：
1、各单位承办各类会议或活动业务，应在业务发生之前，在计财处下载专区下载《福州大学承办各类会议及大型活动经费预（决）算表》，编制好经费使用的预算表。
由经费负责人以及计财处处长审批后方可办理借款业务。
☆会议总开支金额在2000元以下的，不需要填写预决算表，可直接报销。
2、会议或活动结束后，应编制经费使用的决算表。
会议或活动原则上不得超预算，若超出预算10%以上的，由计财处处长在会议决算单上重新审批后，方可办理报销事宜。
☆超出预算10%以内的，做好决算表后可直接报销。
3、科研经费报销会议费，还须科技处领导审批后，方可办理借款、报销业务。
4、会议过程中一次性超过1000元的业务应转账支付。
5、会议报销时应附参会人员签到表（人员名单）以及会议通知。
（十四）培训费
开支范围：
各类培训支出
报销相关规定：
1、报销时须附培训通知。
2、金额1000元以上的培训费应转账支付。
（十五）业务接待费
开支范围：
接待外单位人员的住宿费、餐费等。
报销相关规定：
1、学院接待费以及学生活动费、毕业生就业指导专项等经费开支的接待费，应先在计财处下载专区下载《福州大学公务接待审批单》，经计财处审核科科长（金额超过2000元须计财处处长审批）审批后办理。
☆接待餐费标准：
省部级80元/餐.人、厅司级70元/餐.人、县处级以下60元/餐.人。
陪餐人员标准：
30元/餐.人。
以上标准不含酒水。
一次接待填一张审批单。
2、科研经费报销接待费须科研处处长审批。
（十六）委托业务费
开支范围：
1、科技协作费。
指将协作研究开发工作委托给承担单位以外的其他单位所发生的支出。
2、测试加工外协费。
指在教学实验过程中支付给外单位的测试、化验及加工等费用。
3、检索查新费。
指在教学实验过程中支付的资料检索以及查新费用。
4、其他。
委托外单位办理业务而支付的其他费用。
报销相关规定：
1、科研经费报销科研协作费须附预算批文以及与外单位签订的合同或任务书。
单笔转出的科研协作费在2万元以下的，由经费负责人签字；2万元至10万元（含2万元）之内的，由负责人签字后再经科研处审批签字；10万元以上的（含10万元），由负责人签字后报分管科研校领导审批签字。
2、金额在1000元以上的委托业务费应转账支付。
（十七）论文版面费
开支范围：
发表论文所支付的审稿费以及论文版面费
报销相关规定：
1、论文版面费报销时须附版面费通知。
☆无通知原件的可以用复印件或打印出的邮箱邮件代替。
2、金额在1000元以上的应转账支付。
☆金额在1500元（包含1500元）以下的，通过邮局汇款并附邮局汇款回单可直接报销并提现。
3、发票内容应为版面费、录用费等，若发票开为资料费等或与版面费不相符的内容须计财处领导审批后方能办理。
（十八）宣传广告费
报销相关规定：
1、金额1000元以上的须转账支付。
2、金额1000元以上的宣传广告费报销时须附合同。
（十九）设备费
开支范围：
专指购置专用仪器设备及办公设备的支出。
报销相关规定：
1、政府采购的标准
①购办公自动化设备1万元以上。
②购置仪器设备单台金额在5万元以上（含5万元）或批量金额在20万元以上（含20万元）的教学、科研实验仪器设备。
③预算金额达到30万元及以上的“系统集成、网络工程”。
④购置家具，批量金额达5万元以上（含5万元），必须实行校内政府采购。
⑤复印纸、传真纸等纸张须定点采购。
☆500元以下的复印纸可
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