会议指南模版.docx
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会议指南模版
镇雄县兴远煤业有限公司“三会”
会
议
指
南
草案
设计者：
邓帅
二○一二年三月·镇雄
会议日程安排
目录
一、会议须知及接待安排…………………………………………1
二、会议议程表……………………………………………………4
三、参会人员名单…………………………………………………5
四、会议座次表……………………………………………………8
五、会议流程………………………………………………………9
六、会议项目时间安排……………………………………………11
镇雄县兴远煤业有限公司“三会”
会议须知
一、会议时间：
2010年月日至日
二、会议地点：
楼会议室、楼会议室、楼会议室。
三、领取会议资料（房卡）：
联系人：
XXX，电话：
XXXXXXXXXXX；
时间：
1月15日15:
30-17:
30，地点：
xxxx会议室
四、作息安排以及接待安排
会议日常安排：
日程
具体时间安排
事项
备注
3月15日
15:
30—17:
30
报到
17:
30—18:
30
晚餐
XXX酒店
19:
00—20:
30
开会
见议程表
3月16日
7:
30—8:
00
早餐
XXX酒店
8:
30—12:
00
开会
见议程表
12:
00—12:
40
午餐
XXX酒店
13:
30—18:
00
开会
见议程表
18:
00—18:
40
晚餐
XXX酒店
3月17日
7:
30—8:
00
早餐
XXX酒店
8:
30—12:
00
分组讨论
见议程表
12:
00—12:
40
午餐
XXX酒店
14:
00—18:
00
开会
见议程表
18:
00—18:
40
晚餐
XXX酒店
附：
用餐地点：
早餐XXX酒店地址：
电话：
午餐XXX酒店地址：
电话：
晚餐XXX酒店地址：
电话：
住宿地点：
XXX酒店地址：
电话：
XXX酒店地址：
电话：
镇雄县兴远煤业有限公司“三会”车辆保障安排计划
序号
保障车辆车牌
乘坐人员
驾驶员
行程安排及路线
1
云CXXXXX
3月15日19:
00XXX酒店至会议室（20:
30会议结束原路返回）
2
云CXXXXX
3月16日8:
30XXX酒店至会议室（12:
00会议结束原路返回）
3
云CXXXXX
3月16日13:
30XXX酒店至会议室（18:
00会议结束原路返回）
4
云CXXXXX
3月17日08:
30XXX酒店至会议室（12:
00会议结束原路返回
5
云CXXXXX
3月17日13:
30XXX酒店至会议室（18:
00会议结束原路返回）
6
云CXXXXX
应急调配
7
云CXXXXX
应急调配
备注
一.请各位参会人员在指定时间集合，统一上车。
二.如有特殊情况自行前往会议地点请告知会务组调
度员：
XXX联系电话：
XXXXXXXXXXX
三.车辆发生应急事件使用应急调配车辆请联系调度员。
五、注意事项
（一）自觉遵守会议作息时间，因事、因病不能参加会议，应事先向主持会议的领导请假；集中精力开好会议，作好会议记录，以备讨论。
（二）妥善保管好会议资料和个人物品，防止丢失。
（三）与会人员要遵守公共卫生、安全保卫等各项制度，爱护公物，严禁赌博等“六害”行为发生，共同维护好会议秩序，树立良好的会风。
（四）开会期间请自觉关闭小灵通和手机，或将其设为振动、静音模式，请勿在会场中接听电话。
（五）请按座次表安排对号入座。
（六）与会人员均在指定住宿酒店就餐。
（七）与会人员凭相关手续在XX大酒店住宿领取房卡。
（八）会议时间如果有所变动，会务组另行通知。
（九）会议期间食宿费由XXX承担，会议结束后，房卡在退房时自行交到酒店总台。
六、会务组联系方式
会务组房间：
XXXX房间电话：
XXXXXXX；
联系人：
XXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXX。
保卫部办公室：
XXXXXXX，联系人：
XXXXXXXXXXXXXX。
镇雄县兴远煤业有限公司“三会”
会议时间
会议名称及主要内容
主持人
参会人员
会议地点
1月15日晚上
1月16日上午
1月16日下午
1月17日上午
1月17日中午
1月17日下午
会议程表
镇雄县兴远煤业有限公司“三会”
参会人员名单
单位或住址
姓名
职务
住宿
单位或住址
姓名
职务
住宿
镇雄县兴远煤业有限公司股东大会
镇雄县兴远煤业有限公司一届二次会议
单位或住址
姓名
职务
住宿
单位或住址
姓名
职务
住宿
参会人员名单
单位或住址
姓名
职务
住宿
单位或住址
姓名
职务
住宿
镇雄县兴远煤业有限公司XX大会
镇雄县兴远煤业有限公司三会座次表
主席台
嘉宾席
会议流程
常见的会议台型：
剧院型董事型回字型鱼骨型U型课桌型等也可以根据客人的要求摆台。
常见的会议类型：
高级会议（如政府接待公司内部董事会国际会议等）贸易洽谈会茶话会公司培训会新闻发布会知识讲座等
会前。
1、领受任务熟知以下内容:
（1）会议名称
（2）会议性质（3）与会人数（4）会议期限（5）会议休息时间表（6）会议活动范围（7）准备内容（8）注意事项
2、会前准备
（1）根据会议的要求，摆好会议的台型，工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风，冬季要保暖。
（2）会场指示牌：
在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌，在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。
（3）有主席台的话：
布置鲜花或其他装饰物，各个位置根据要求可以摆放人名卡。
（4）主席台上方或根据客人要求，在合适的位置，由工程部协助挂好横幅。
（5）登记台:
会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌，签到薄，方便参会客人签到。
（6）休息安排：
熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与销售或客人沟通，安排合适的休息区域，并准备茶水。
（7）有茶歇的时候提前根据会议人数，搭设好茶歇台，准备好充足的餐具，饮品，食品根据主办方的要求按时提供。
（8）服务员配备：
人员安排到位，告知其负责的区域和服务内容，让其准备好所需的东西，适时提供服务。
（9）会场清洁：
会场布置结束后清理好会场卫生等待会议开始。
（10）接手纪念品、礼品（发放），如遇到一些公司的年会等，需要帮助客人保管，发放礼品的，在收货时要做好登记。
（11）礼仪演习彩排：
如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与客人沟通好服务内容对专人进行培训，保证服务质量。
3、会前检查
会议开始前：
根据会议内容列项检查：
如设备设施、会议物品，人员准备情况等
会中引领：
准备大厅指示牌、引领员，引导客人到指定会议区域由主办方登记
专人引领重要嘉宾到位
2．会中服务：
（1）主席台上湿巾、倒茶水服务，其他会议区域根据情况而定，客人就位后斟倒茶水或矿泉水。
（2）会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场，保持会场周围的安静，不要有噪音或异味影响会议进行。
（3）加水，清洁服务，会议进行当中适时的为客人添加饮品，清理桌面垃圾。
（4）委托代办服务，可以为了方便客人，帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件，递送物品等。
（5）出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：
“先生，请问需要帮助吗？
”引领客人去洗手间等地方。
（6）应急情况处理：
对会议服务员工进行培训，如遇到紧急情况，如火灾疏散，禁坐电梯，指引客人迅速从安全通道撤离；失窃做当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电，溢水，安抚客人，迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发，迅速拨打急救中心电话，并可以找相关人员，在现场展开急症救护等。
3.会中茶歇休息：
会议进行中可能会有短暂的休息时间，要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始，提前十分钟准备好茶歇的食品，饮品，待茶歇开始后为客人提供咖啡，茶，食品服务及时清理台面卫生保证会场清洁。
4.会议结束时，如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助客人完成合影。
5.结账：
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，由领班及以上人员与客户进行核对并结帐。
6.道别：
与参会人员，主办方，热情道别，并提醒客人带好随身物品。
三.会后
1．宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。
如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主并登记
2．撤会议物品，桌椅、餐具
3．清洁会场
4．关闭电器设备
5．检查清理情况
6．服务人员撤出，锁闭会议厅
7.根据本次会议的服务情况进行总结。
会议接待服务标准：
1．服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认真整理工装、工牌，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满；提前到达会场。
2．会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观。
3．迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑来宾到达时要热情迎候，依次接待。
4．给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确。
5．给来宾引位要及时，客人入座后1分钟内需倒上茶水，递上香巾。
6．会议进行中，每隔10——15分钟，及时增添茶水。
7．会议进行中，服务员应站在合适的位置，悉心观察会场状况。
8．送客人时，要及时提醒客人拿好物品，并道“请走好”。
9．会后清理工作要及时、仔细。
`
会议期间会议项目时间安排
1.大会第一项：
全体起立，奏国歌xx:
xx----xx:
xx
2.大会第二项：
领导致辞讲话xx:
xx----xx:
xx
3.大会第三项：
会议的召开xx:
xx
4.大会第四项：
宣读会议决策xx:
xx
5.………
6.………
7.大会最后一项：
会议结束，安排有序退场xx:
xx
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