久其财务管理软件培训手册VA.docx

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久其财务管理软件培训手册VA

—

第一部分软件的安装

一、久其财务软件的环境需求

为保证久其财务软件在计算机上正常运行，在将其安装到计算机或网络服务器上之前应检查计算机软硬件环境是否符合软件的要求。

⑴运行所需的硬件环境：

IBM/PC兼容机，586以上CPU，16M以上内存（建议32M以上），200M硬盘空间，VGA彩色显示器，Microsoft或PS/2兼容鼠标一个。

⑵运行所需的软件环境：

中文Windows98/2000/NT/XP。

⑶打印机：

中文Win98/2000/NT能适配的喷墨打印机、激光打印机、针式打印机等各种主流打印机。

二、数据库安装

SQLSERVER2000数据库安装的方法：

（网络版安装）

首先把SQLSERVER2000的安装盘放入光驱，点击我的电脑，选择光驱，双击打开，在光盘上找到“”可执行文件，双击系统会弹出安装界面，他的安装是采用向导形式的安装方法，在第一个安装界面选择“安装SQLSERVER2000组件”，如下图

进入到下一个安装界面选择“安装数据库服务器”，这时系统需要运行一段时间，

再进入下一个安装界面，点击“下一步”，选择“本地计算机”

再点击“下一步”，选择“创建新的SQLSERVER实例”

再点击“下一步”，在用户信息界面系统自动提取了本机的用户名和单位名，一般就按系统默认的

点击“下一步”，再点击“是”

}

进入安装定义的界面，这时要根据本机器的作用而选择，如果该机器是用作服务器，就选择“服务器和客户端”如果该机器不用作服务器，就选择“仅客户端工具”，

如果是选择客户端，安装按默认的就可以了，如下图

如果是选择数据库和客户端，按默认选择后点击“下一步”，再点击“下一步”，进入安装类型界面，一般就按系统默认的选择“典型安装“，如下图

点击“下一步”，进入服务账户的界面，系统默认的是“使用域用户账户”，这时一定要修改为“使用本地系统账户”，

点击“下一步”进入“身份验证界面”，系统默认的是“WINDOWS身份验证模式”，一定要修改为“混合模式”即“WINDOWS和SQLSERVER身份验证模式”，并输入SQLSERVER数据库系统管理员SA（SQLSERVER数据库自带的管理员）的密码和确认密码，也可以选择“空密码”但建议要设置一个密码，防止黑客进入数据库，

然后点击“下一步”，“下一步”系统就开始安装SQLSERVER数据库了，安装完毕，点击“完成”就可以了。

SQLSERVER2000数据库安装的方法：

（单机版安装）

第一步首先将系统安装光盘放入光驱，安装向导被启动,点击浏览光盘

第二步进入光盘,点击MSDE文件夹，再点击setup

第三步安装完后重启计算机就行了.

三、久其财务软件安装

安装步骤:

久其VA财务管理系统是标准的Windows应用程序，用户只需把久其VA系统光盘放入光驱，在“我的电脑”中双击光驱图标，如图找到“VASetup_Chinese（PRC）.exe”文件。

￥

双击“VASetup_Chinese（PRC）.exe”文件，启动安装程序，系统显示画面如图：

（

点击“下一步”按钮，在出现的许可证协议中点击“我接受该许可证协议”选项，进行下一步安装，系统显示如下画面。

如果不再安装，则点击“我不接受该许可证协议”，点“取消”按钮退出安装界面。

点击“下一步”按钮，系统会出现如图所示：

这时要求用户确定久其VA管理系统软件安装路径，默认情况，安装路径为：

“C:

\ProgramFiles\JoinCheer\VA”。

如果用户不想使用默认路径可以选择“浏览（R）”按钮，在弹出的对话框选择新的安装路径。

点击“下一步”按钮，系统会出现如下画面：

由于久其VA管理系统为典型的三层应用软件，包括：

客户端程序、中间层应用程序、服务器端程序，因此，在安装久其VA管理系统分为客户端安装和服务器端安装。

如果用户为单机版用户，则客户端和服务器均要安装。

如果用户为网络版，则客户端（工作站）则可进行客户端程序安装，服务器端安装服务器安装程序。

系统默认服务器端程序“功能在需要时安装”选项，因此在安装服务器端程序时应点击服务器安装，选择“将安装在本地硬盘驱动器上”选项，进行安装。

点击下一步，根据向导继续进行程序安装，大约需要几分钟的时间，如果取消安装，可点击“取消“按钮，结束安装。

安装拷贝结束后，重新启动电脑后，久其VA管理系统配置修改生效。

第二部分初始前准备资料

需要准备的初始资料

科目准备

1、每个科目的明细科目

2、哪些科目需要往来核算（常用的有：

应收账款、应付账款）

3、…

4、哪些科目需要编制账龄分析表（常用的有：

应收账款）

5、哪些科目需要分部门核算（常用的有：

营业费用各明细科目）

6、有没有外币业务，

7、企业内部需要查询的报表，报表的取数来源（常用的表有：

客房经营情况明细表、餐饮经营情况明细表、前厅部经营情况明细表等）

金额准备

1、最明细科目的年初余额，建账月份前的科目借贷方累计发生额，总账科目年初余额、借贷方累计发生额，并且借贷相等。

2、建账月份前往来单位的余额及业务发生的日期

3、建账月份前的账龄分析表

4、分部门核算的部门余额

5、分部门核算的部门余额

6、建账月份的银行对账余额调节表

7、企业当年的预算报表，（按明细科目、部门）

第三部分建账及权限设置

使用的模块：

“管理平台”

建账——管理平台

一、模块介绍：

]

提供登录服务器、新建账套、数据备份与恢复、删除、人员设置并授权等功能。

启用管理平台,系统默认的用户名是Admin,密码是:

system,确定就可以了,如下图

服务器设置说明:

如果是网络版,就需要输入服务器数据库的名称,如果是单机版,就需要输入本机数据库的名称,端口号系统默认为9750.

二、业务练习：

首先要新建一套适合本单位的账套：

三、操作内容：

登录管理平台：

输入密码system,确定

下一步，点击账套-新建账套，输入下面的信息。

如下图

账套名称：

北京红旗饭店有限公司

—

账套标识：

BJHQFD

单位名称：

北京红旗饭店有限公司

会计主管：

王江龙

帐套类型：

普通帐套

下一步

科目模板：

旅游饮食行业

科目级数：

5（4-2-2-2-2）

下一步

本位币代码：

RMB（名称：

人民币）

启用会计期间：

2007年1月

会计期数：

12期

结账日期：

每个月月底

操作员设置并授权——管理平台

一、业务练习：

增加操作员李在兴,并给李再兴授权

二、操作内容：

增加用户：

进入管理平台----工具-----用户管理-----点击新增用户,输入用户标识LZX，用户名称:

李在兴（密码为空，自已修改密码）

定义权限：

先点击”实例设置”把李再兴授予可以操作这一套账,然后再点击”权限设置”,选择各种权限给操作员李再兴

、

第四部分初始化设置

使用模块------久其VA

模块功能介绍

集初始化设置与日常业务处理与一体,方便用户操作.

登录久其VA,点击桌面上的久其VA,输入用户名,密码，点击确定进入系统.如下图

点击“功能面版”弹出功能按钮,如下图

（1）设置级次管理,

点击基础数据-----基础资料设置-----级次管理

[

（2）设置科目\往来单位\部门

点击基础数据---基础数据维护-客户

001常住户

00101中青旅

00102康辉旅行社

002散客

00201美容美发

00202建国科技

点击基础数据---基础数据维护-供应商

001食品供应

00101北京水产

00102北京西餐食品有限公司

002烟酒供应

00201海淀烟草专卖

00202五粮液集团

点击基础数据---基础数据维护-货币：

货币代码：

USD

货币名称：

美元

小数位数：

汇率：

折算方式：

本位币=原币*汇率

点击基础数据---基础数据维护-科目

在“科目定义”中增加：

工行科目属性：

银行

建行核算外币：

美元；科目属性：

银行

在科目定义修改

1131应收账款往来核算：

客户

2121应付账款往来核算：

供应商

（3）单击“总账”，选择“初始”；再选择”科目初始”科目

年初金额

期末余额

外币

100101现金-人民币

1,000

？

银行存款-人民币--工行

8，000，000

8,000,000

银行存款-美元-建行

85,000

10000$

1131应收账款

150,000

113305其他应收款-备用金

12,000

：

140101长期股权投资-股票投资

213,300

213300

150101固定资产-房屋建筑物

6,000，000

6,000,000

）

150102-机器设备

5,500,000

150201累计折旧-房屋建筑物

360,000

150202-机器设备

140,000

190101长期待摊费用-开办费

6,800

}

210101短期借款—短期抵押贷款

556,000

2121应付账款

420,000

218106其他应付款-工会经费

15,000

长期借款-面值—长期抵押贷款

6,240,100

;

实收资本-法人资本-国有法人股

12,000,000

312101盈余公积-法定盈余公积

237,000

】

单击“总账”，选择“初始”；再选择”辅助核算初始”,录入往来金额初始

往来科目

年初金额

往来单位

金额

业务编号及业务日期

应收账款

《

150,000

常住户-中青旅

80,000

00101,06-8-18

散客-美容美发

70,000

00102,06-12-20

应付账款

420,000

食品—北京水产

230,000

00201,06-11-11

烟酒供应—五粮液集团

190,000

00202,06-12-30

您可以在此记录笔记

录入往来数据初始界面。

;

（4）启用帐套：

四、数据备份与恢复：

在久其VA模块中，基础服务----实例备份操作内容：

将账套备份在‘d:

\账套备份文件\’目录下，备份文件名为：

初始化练习，请重新建账，账套标识为BJHQFD1

第五部分日常业务处理

日常业务处理——久其VA

一、模块介绍：

主要包括基础信息维护、凭证处理、账簿查询打印、预算管理、往来管理、内部报表、银行对账、期末处理等内容。

.录入凭证

业务练习：

定义一些凭证处理部分专用的基础信息：

1、进入凭证录入,单击“显示”，选择“常用摘要维护”；增加常用摘要：

助记码

摘要

关联科目

TQXJ

提取现金

100101

CRXJ

存入现金

FFGZ

发放工资

215102

2、单击“操作”，选择“选取常用凭证”；增加常用凭证（介绍常用凭证的作用与增加方法）

（1）公司于1月1日提取现金20,000；

￥

借：

现金-人民币20,000

贷：

银行存款-人民币-工行20,000

（2）公司于1月5日用银行存款支付北京水产应付账款30,000元（转账支票号码4406）；

借：

应付账款30,000往来核算：

食品供应-北京水产

贷：

银行存款_人民币—工行30,000

（3）公司于1月6日用现金支付五粮液集团应付账款3,000元；

借：

应付账款往来核算：

烟酒供应—五粮液集团3,000

￥

贷：

现金3,000

（4）公司于1月8日购买原材料，价款80000元，

借：

原材料-维修材料80,000

贷：

银行存款－人民币—工行80,000

结算方式：

（转帐支票，4407）

（5）1月12日，取得客房收入280,000元，

借：

应收账款往来核算：

常住户-中青旅180,000

应收账款往来核算：

散客-美容美发100,000

}

贷：

主营业务收入-客房收入—房费收入280,000部门核算：

客务部

（6）1月13日，用银行存款支出工作服费：

借：

营业费用-工作服85,000核算部门：

餐饮部

营业费用-工作服95,000核算部门：

客务部

贷：

银行存款-人民币存款-工行180,000结算方式：

（转帐支票，4408）

（7）1月16日，结转成本

借：

主营业务成本-餐饮成本—食品成本35,000核算部门：

餐饮部

主营业务成本-餐饮成本—饮品成本40,000核算部门：

客务部

贷：

应付账款35,000往来核算：

北京水产

应付账款40000往来核算：

海淀烟草

（8）1月20日，收到中青旅汇入欠款80,000

}

借：

银行存款-人民币-活期存款-工行80,000

贷：

应收账款80,000

（往来核算：

中青旅）

（9）1月21日将工资12,000、长期待摊费用1,000元分摊到管理费用；

借：

管理费用-长期待摊费用摊销1,000核算部门：

人事部

营业费用_工资_中方工资5,000核算部门：

餐饮部

营业费用_工资_中方工资6,000核算部门：

客务部

管理费用-工资-中方工资1,000核算部门：

财务部

贷:

长期待摊费用-其他1,000

应付工资-中方人员计提工资12,000

（10）公司于1月22日发放职工（中方）工资12,000；

借：

应付工资-中方人员工资12,000

贷：

现金12,000

（11）1月23日收到大股东投资款500,000；

借：

银行存款－人民币-工行500,000

《

贷：

实收资本-法人资本-国有法人股500,000

结算方式：

转帐支票4409

1、更换操作员，以操作员王江龙的身份登录；对已录入的凭证进行审核。

2、查询功能

（1）在“凭证查询”中，查询1月份的凭证。

（2）虚拟查询1月的现金和银行存款日记账（包括未记账）；

（3）虚拟查询1月的的明细账\部门明细账\客户明细账\供应商明细账（包括未记账凭证，）；

（4）虚拟查询1月的的科目余额表\部门余额表\（包括未记账凭证，）

￥

（5）凭证汇总，汇记字1——11号凭证

3、将账套备份，备份文件名，HQFD-1月记账前.JBK

4、将凭证记账；（如果不记帐，下一步的自动转帐就不能进行）

5、账簿查询

（1）日记账查询

（2）查询1月的所有科目的总账（只显示有发生额的科目，不包括数量金额账，连续显示所有科目）；

（3）查询1月的部门总账（选择全部项目和全部科目）；

（4）在多栏账中新建帐簿“管理费用多栏账”，选择所有明细项，单独分析借方发生额。

第六部分期末账务处理

期末处理——久其VA

完成的工作：

结转收入、费用，银行对账、期末调汇、往来账款核销、查询账龄分析表、结账

1、

（1）定义自动转账凭证:

、

A、

自动转账凭证

摘要

会计科目

核算部门

借方金额

贷方金额

、

结转收入

5101

ZW（DF,5101）

3131

PHS

B、

自动转账凭证

摘要

会计科目

￥

核算部门

借方金额

贷方金额

结转成本

5401

）

ZW（JF,5401）

结转营业费用

5501

ZW（JF,5501）

结转管理费用

5502

ZW（JF,5502）

结转财务费用

5503

、

ZW（JF,5503）

结转损益

3131

PHS

C、

自动转账凭证

摘要

会计科目

核算部门

借方金额

贷方金额

将本年利润结转至利润分配

3131

ZW（YE,3131）

（

314112

PHS

第一步：

将A、B生成凭证后，审核记账；

第二步：

将C生成凭证后，审核记账；

2、银行对账

（1）增加银行对账：

！

操作方法:

在基础数据------基础数据维护------银行,点击增加,输入如图信息

在基础数据------基础数据维护------账户,点击增加,输入如图信息

点击保存后,退出

在总账------出纳-------银行初始,

科目代码

！

银行未达

银末收（借）

号码

企业未达

企末付（借）

号码

银行账号

】

103021

2006-12-29

400,000

001

2006-12-18

300,000

001

科目余额

￥

8,000,000

2006-12-30

60,000

002

2006-12-20

100,000

002

科目名称

）

工行

2006-12-28

150,000

003

2006-12-22

400,000

003

银行名称工商银行

银行未达

银末付（贷）

号码

企业未达

企末收（贷）

号码

…

2006-12-25

1,160,000

004

2006-12-24

100,000

004

银行余额

8,150,000

：

2006-12-26

100,000

005

2006-12-25

200,000

005

（2）导入日记账

（3）录入银行对帐单：

日期

借方金额

贷方金额

号码

2007-1-8

400,000

001

2007-1-10

800,000

002

2007-1-14

175,500

003

【

2007-1-23

18,000

004

（4）银行对账

您可以在此记录笔记

（5）查询银行余额调节表。

3、往来业务：

客户明细账、总账查询、往来核销（核消中青旅的往来业务）、账龄分析表（应收账款）

点击此按钮选择

4、报表生成：

（1）报表的公式解释

（2）自定义一张报表

主标题

客房部经营情况表

副标题

编制单位

北京红旗饭店有限公司

报表编号

计量单位

元

表样：

（

本期实际

本期预算

上年同期

本年累计

本年预算累计

上年同期累计

主营业务收入

；

房费收入

;

餐费收入

【

营业费用

中方工资

工作服

}

客房经营毛利

（3）操作方法

【

进入会计报表-----报表管理

分组——新建分组，输入报表分组的信息等

报表-----新建报表,输入报表主标题等信息,

在相应的单元格输入文字信息

设置公式，双击单元格进入公式生成器,选择相应的科目和取数据类型

保存，并在查询下面重新计算得到报表的数据

5、结帐，并备份账套，账套名“HQFD05-1月结账前.jbk”

第七部分现金流量

现金流量表是反映企业在一定的会计期间由经营活动、投资活动和筹资活动产生的现金流入与流出情况的报表。

它以收付实现制为基础，真实地反映企业当期实际收入的现金、实际支出的现金、现金流入和流出相抵后的净额，从而分析利润表中本期净利润与现金流量之间的差异，正确地评价企业的经营成果。

为了正确的计算企业当期的净收益，合理负担费用支出，企业的会计核算是以权责发生制为基础的。

凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都要作为当期的收入和费用，在本期入账。

以此为基础，利润表中的销售收入，有一部分属于企业的应收账款，当期并未实际收到；有一部分费用支出，当期并未实际支付，期末计算出的净利润并不是企业当期实际流入的现金。

因此，有些年份会出现净利润较大，企业却现金短缺；而有些年份净利润较小甚至无净利润，现金却不短缺。

企业能够用于生产经营周转的是实际拥有的现金，只有正确地反映企业现金的净流量，才能为企业的经营决策提供正确的信息。

现金流量表编制的基础

是以现金为基础编制的。

这里的“现金”是广义的概念，包括现金、银行存款、其他货币资金。

具体地讲，现金是指企业的库存现金、可以随时用于支付的存款和其他货币资金。

现金等价物是指企业持有的期限短（一般指从购买日起，3个月内到期），流动性强，易于转换为已知金额现金，价值变动风险较小的投资。

现金流量表主附表的试算平衡关系

主表的经营活动产生现金流量表净额＝附表经营活动产生现金流量净额

主表的现金及现金等价物净增加额＝附表的现金及现金等价物净增加额

现金流量表的编制

主表编制：

主要是依据总账的凭证，而且这些凭证必须带有现金、银行存款、其他货币资金的分录。

分析时根据非现金科目的实际业务把数据归集到现金流量表相应的项目中。

附表编制：

主要是根据总账科目数据，设置取数公式，形成经营活动的现金流量。

主表编制时将科目分为两大类，一类是资产负债表中的科目，是指科目代码以“1”，“2”，“3”打头的科目，如应收账款（1131），应付账款（2121），实收资本（3101）等都是资产负债表的科目；另一类科目是利润表科目，是指科目代码以“5”打头的科目，如“主营业务收入5101”和“主营业务成本5401”，“管理费用5502”都是利润表的科目。

主表项目与科目的对应关系：

现金流量表项目

对应的科目

经营活动产生的现金净流量

主要对应资产负债表中科目中的流动资产和流动负债中除投、筹资类的科目。

主要对应利润表中主营业务收入，主营业务成本，其他业务收入，其他业务支出，经营费用，管理费用中除折旧，长期待摊费用摊销，无形资产摊销部分。

投资活动产生的现金净流量

主要对应资产负债表中投资类（长期投资，短期投资），固定资产，无形资产，在建工程，其他资产，应收股利，应收利息。

主要对应资产负债表投资类科目的折旧，摊销和减值类的科目，和处置净收益和净损失，如营业外支出中的减值准备，费用中的折旧等。

筹资活动产生的现金净流量

资产负债表中借款（长期借款，短期借款）；所有者权益中的实收资本，资本公积等科目；借款利息，应付股利等科目。

主要对应利润表中财务费用中利息支出。

附表的计算过程：

净利润的计算过程：

净利润=主营业务收入-主营业务成本-主营业务税金及附加+其他业务收入-其他业务支出+营业外收入–营业外支出-管理费用-财务费用-经营费用+投资收益+补收入-所得税

第一步：

将净利润调整为经营活动的净利润；

第二步：

将净利润调整为经营活动产生的现金流量。

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