费用控制与报销管理制度.docx
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费用控制与报销管理制度
×××××××公司
管理制度
×××××××有限公司
费用控制及报销管理具体实施细则
二零一八年七月一日发布二零一八年七月一日实施
××××××有限公司财务部发
前言
为贯切实施《×××××有限公司管理制度》现发布此实施细则，请各部门遵照执行。
本规定是由财务部提出；1版1次修订。
本规定是财务部门归口管理。
批准：
审核：
编制：
二0一八年七月一日
第一章总则..................................................4
第二章费用管理的范围、内容和职责划分.....................4-5
第三章费用开支标准和管理权限.........................5-9
第四章报账审批程序和方法................................9-10
第五章附则..................................................10
附件一..................................................11-12
附件二...................................................13
费用控制及报销管理办法实施草案
第一章总则
第一条为加强财务管理、严控费用支出、提高资金使用效益、确保各项业务工作正常有序运转，特制订本办法，各部门职员必须严格遵照执行。
第二条本办法所指费用是指与经营有关，但不直接进入产品成本的业务管理费用，具体内容以第五条为准。
第三条费用管理原则：
1、分块控制。
对各类费用按其性质和用途分别归口相关部门控制和管理，财务部门除归口管理的部分外，对整个公司的费用实行管理、控制和监督。
2、量入为出。
各部门的费用使用必须坚持量入为出原则，做到有计划地安排和节约使用，不得预支费用。
3、真实有效。
费用开支必须真实，严禁弄虚作假、虚报冒领。
4、有序运转。
费用开支要优先保证各项业务工作的正常有序运转，不能因控制费用而影响经营和工作的展开。
第2章费用管理的范围、内容和职责划分
第四条适用范围本办法适用于本公司所有职员。
第五条费用管理内容
1、办公费。
指与办公有关的各种办公用品和办公设备费用。
2、车辆费。
包括车辆购置、维修、保险、油料费、年检费、过桥、过路费、驾驶员补助等。
3、修理费。
指各种固定资产、低值易耗品修理所发生的费用。
4、业务招待费。
包括为开展业务活动所需的各种餐费、住宿费、交通费、娱乐费、烟酒费、物资馈赠、各种协调费等。
5、业务宣传费。
包括各种广告支出、媒体宣传、宣传手册等。
6、会议费。
包括各种会议所发生的住宿费、餐费、水果费、房租费等。
7、差旅费。
包括交通费、食宿费和伙食补助。
8、通讯费。
包括固定电话、移动电话和网络使用费。
9、水电费。
经营用水、用电所发生的支出。
10、固定资产。
11、个人借支。
12、职工培训、招聘、教育费。
13、年终奖金。
14、福利费。
包括集体福利设施和用于职工个人的福利费、医疗费。
15、工会经费。
16、其它：
如赞助费、支助费等。
第六条对以上费用实行财务部门集中管理和归口部门管理相结合的原则。
各归口部门负责本部门管理的费用控制，财务部除负责归口管理的部份外，还要对全公司的费用实行集中统一管理。
第三章费用开支标准和管理权限
第七条开支标准：
1、办公费。
指与办公有关的各种物资消耗，办公用品和办公设备所开支的费用。
各部门日常办公用品由行政部统一购置，由需要人员到行政部领取。
行政部应建立领用登记制度。
2、车辆费：
（1）公车购置由各用车部门申报，购车与否及购置标准总经理批准。
（2）实行车辆包干制。
总经理每月3000元；副总经理每月2500元。
被包干车辆其它一切费用公司不再予以报销。
包干范围：
省内油费、过桥、过路费、年检费、保险、维修、违章费等。
严格控制省外出差开车，特殊情况需开车的，需报总经理批准。
（3）租车管理：
员工因公外出办事，原则上使用公共交通工具。
因特殊情况，确需租车的，经有权审批人审批后由公司办公室统计计划、统一调车。
私车公用。
在公用期间的行驶安全由私车车主负责，在公用期间发生的交通事故赔款等，公司概不负责。
私车公用按以下标准予以补助：
序号
项目
金额
备注
1
汽油费
0.8元/公里
2
车损补助
0.5元/公里
3
路桥费
据实报销
3、修理费。
办公设备或低值易耗品修理费用单次50000元以下的由总经理审批，50000元以上由股东会讨论通过决定。
4、业务招待费（烟、酒除外）。
接待客人就餐时，由对口部门接待，招待客人尽量减少陪同人员。
原则上陪餐人数为1-2人：
具体接待地点和接待规格由办公室统筹安排
（1）接待省、部级、地市级机关领导，餐费、住宿费等由总经理特批后开支。
（2）接待银行、税务等相关部门领导，餐费每人次控制在200元以内：
住宿费每个房间控制在300元/天内。
（3）接待其他单位客人，含业务往来单位客户，餐费控制在每人60元标准以内，需入住应事先向总经理申报，住宿标准视被接待人身份与重要性由审批人事先确定，住宿接待由公司办统一管理，其他业务部门如有需要应向公司申请，不得擅自完成接待，否则不予报销。
5、广告宣传费。
单项费用10000元以下由总经理审批，10000元以上股东会议通过后决定。
6、差旅费。
报销标准详见附件一。
（1）外派员工参加培训、学习交流的有市内公共交通车票的凭票报销；非集中就餐的按15元/餐，每日最多35元标准报销。
（2）一般工作人员在公司所在市区城市及周边出差，当日能赶回，每餐报销伙食费20元；不能赶回，需报主管领导指示，伙食费、住宿费合计每天报销100元。
由接待单位或其他单位提供交通工具和住宿的，原则上不予报销。
8、通讯费：
（1）互联网网络使用费。
由公司统一安排使用，严禁用公司网络玩网络游戏，上网看视频。
（2）手机费。
总经理实报实销。
副总经理每人每月200元。
其他部门领导每月200元，业务人员每月200元。
（3）经理审批，交由财务核实报销。
9、水电费。
按征收部门抄表数和统一的价格如数计付，但对费用超标的要追查原因，防止浪费现象。
10、固定资产。
固定资产单件金额在10000元以下的由各使用部门提出申请，报总经理审批。
10000元以上由股东会议讨论通过报总经理审批。
11、借支。
严格控制个人借支，有特殊需要的个人非公务借款原则上不得超过本人1个月工资。
公务借支规定：
（1）零星采购的备用金预借，单笔金额上限为2000元。
超过2000元的物资采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到财务部直接办理款项支付手续。
（2）员工因公出差借支，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度，但不得超过经办人单月工资总额。
特殊情况需报总经理批准。
（3）其他的零星开支，一般情况单笔金额上限为2000元，如遇特殊情况，适当调增额度，但不得超过经办人单月工资总额。
12、福利费。
（1）在公司工作一年以上的职工，配偶在外地者，每年可申请15天探亲假，四年可探望一次父母，其交通工具和住宿标准（只报销一晚上）执行出差标准，但不给住宿补助。
中层以上管理干部因奔丧（父母亡故）无论当年是否探亲，均可享受往返路费补贴。
（3）节日费：
春节开门200元、端午节100元、中伙节100元，以现金形式或物品形式发放，发放对象为节日期间在职在岗员工，因公出差的在外的可补发，其他不补发。
（4）高温费（防暑降温费）：
每年7、8、9三个月，各公司根据不同岗位分别制定发放标准，安装空调的办公室行政后勤人员一律不享受高温费（防暑降温费），其他人员最高不超过100元/月。
（5）误餐费：
餐费是公司因对生产的转产、抢修、特殊工程、重大活动特殊事件中或承担临时任务而耽误用餐的，由公司按不超过15元/人/餐标准统一组织开餐,禁止用现金形式发放。
15、工会经费
（1）职工红白喜事开支范围及标准
适用范围：
员工本人新婚、员工本人六十岁生日、员工父母和配偶父母八十岁以上“满十”、员工父母和配偶父母、员工丧偶。
礼金标准：
200元。
（2）职工及直系亲属探病标准
员工病重住院或工伤住院，公司专人看望，购水果等限额200元。
并报销公司领导用车费用。
员工分娩给付探望贺礼200元和一个水果篮，员工配偶分娩由公司购买一个水果篮探望。
（3）特困职工困难补助对象及标准
自然灾害或不可抗拒因素导致房屋倒塌、重大火灾导致家庭一贫如洗；配偶丧劳动能力，小孩2人以上读书中断，由本人提出申请，经调查审定后，报公司审批后，根据实际情况补助1000元-5000元。
16、其他费用：
如赞助，支助费等由办公室提出申请，按业务宣传费流程控制标准和审批。
第四章报账审批程序和方法
第八条实行费用事先申报制。
开支使用费用必须实行事前申报。
先由用款部门填写申报单（见附件一），用款部门负责人签署意见，最后报总经理审批。
对于临时性急需的开支，按程序申报审批来不及的，应口头或电话向公司总经理申报，回公司后补办申报手续。
第九条费用审批时，用款部门必须凭事先申报单（除借款时已提供）与拟报销的单据一同报审。
第十条费用审批流程。
用款部门经手人填写报销单，并签字-----用款部门负责人签署意见-----财务审核-----公司总经理审批。
以上审批流程，上一流程未签字的，不得进入下一流程。
第十一条费用报账时，应先清后付，即先归还借款，如有余额，再支付现金或转账。
第十二条所有费用必须在用款人回到单位后十天内报账，超过十天的原则上不予报销，因工作需要来不及报账的必须由所在部门分管领导签字同意。
第五章附则
第十三条本办法自2018年7月1日起执行用。
第十四条本办法的最终解释权归公司财务部，如本制度没有规定及与公司制度相抵制以公司制度为准。
附件一
差旅费报销标准
单位：
元
报销人员级别
项目
地域
地级城市及以下地区
省级城市
直辖市特区
住宿
伙食
合计
住宿
伙食
合计
住宿
伙食
合计
总经理
198
72
270
234
90
324
288
90
378
副总经理
178
54
232
196
72
268
252
90
342
部门领导
108
54
162
153
63
216
180
72
252
一般人员
72
36
108
90
45
135
135
72
207
说明：
1、旅途需派车的由公司行政部安排车辆，不能派车辆的汽车票全额报销。
火车票硬座全额报销，每天乘车12小时或夜间行车（19小时至次日凌晨7时）连续6小时以上的，可乘坐硬卧，全额报销，符合硬卧条件只坐硬座的，节余部分50%归个人。
不符合乘坐硬卧而实际乘坐硬卧的，原则上只报销硬坐票价金额，特殊情况经批准可以报销。
2、公司员工跨省出差、时间紧，任务重的总经理同意，可坐飞机。
3、出差城市市内交通费标准：
总经理凭有效票据实报实销；副总经理每天不超过50元；其他部门领导每天不得超过30元；其它人员原则上不得报销的士费用，如有特殊需要须报销，经由总经理特批。
公共汽车凭有效票据全额报销。
不能取得票据的，详细注明乘坐路线及费用开支清单，可酌情报销，原则上不报销“的士”车票，特殊情况须详细说明，注明路线和事由，经批准后方可报销。
凡超过5元的交通票须注明起始地点。
4、公司出差人员的住宿费凭有效住宿费发票在不超过限额以内的部份据实报销。
如无发票只能报销一半，特殊情况需经有权审批人批准。
两人以上出差不许住单间，住宿标准按就高不就低的原则报销；三人以上出差，报销标准不得高于两房价格之和，特殊情况需经有权审批人批准。
5、需租车的，应由用车部门提出申请、主管领导同意，报行政部安排租车。
6、差旅费超支的原则上不予报销，特殊情况需事先报经有权审批人同意方可报销。
7、出差有相关单位招待的，不能再报相关费用
8、押运人员，乘坐公司小车的出差人员或因业务需要批准已实际租车的人员不得报销车费和市内交通费。
采购人员随车押送货物回公司的车船费不予补助。
9、订票费用：
单人单次限额20元，超过由个人承担。
10、所有费用报销必须提供单据。
伙食报销须提供实际点菜清单。
费用报销时有收据也有发票，须分开填写报销单。
.
附件二
费用开支申报单
年月日单位：
元
用款部门及经办人
用款金额
用款事由
用款部门负责人意见
总经理或授权的副总经理意见
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