电子商务环境下销售与收款控制.docx
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电子商务环境下销售与收款控制
销售作为企业利润和现金流量的直接源泉，其管理质量直接影响企业生存和发展。
销售管理模块是ERP系统集成的重要组成部分，是处理企业与客户之间业务的接口。
企业期望通过销售管理模块和功能贯彻以客户为中心的理念，优化企业销售管理流程，提高销售管理的水平。
研究ERP系统下销售与收款业务的内部控制，对于ERP应用企业、开发企业具有普遍意义。
本文以业务流程为线索，探讨ERP环境下销售与收款业务内部控制。
ERP环境下销售与收款业务是以业务员争取到客户为触发点，经过主管人员的赊销批准，按照ERP系统设定的销售价格录入订单，依据订单到配送站仓库请求供货，在合理安排货物供应后，配送站仓库主管开具出库单，发出货物给客户。
以出库单为触发点，系统自动发货过账，记录分期收款发出商品，生成虚拟销售发票，在财务核算模块中分类汇总，由总部财务部门申报税金，再由销货业务部门的会计人员对虚拟发票过账，并催收货款、进账，清理应收账款。
销售与收款业务流程中的主要凭证和会计记录包括客户订货单、销售单、发运凭证、销售发票、商品价目表、款项通知单、应收账款明细账、主营业务收入明细账、折扣与折让明细账、汇款通知书、现金日记账和银行存款日记账、坏账审批表、转账凭证、收款凭证等。
无论在手工业务系统中，还是在基于信息技术的管理信息系统中，上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的形式，或者根据需要进行合并、简化。
在ERP系统中，部分凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计，通过采用适合ERP系统特点的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录存在目的。
例如，在手工会计系统中，部分内部凭证的联次设计目的，在ERP系统中可以利用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成。
这样，既能避免凭证多联次造成的传递流程繁琐、冗长、效率低下，又能堵塞凭证多联次造成的舞弊漏洞。
再如，手工会计系统的凭证连续编号控制程序，在ERP系统中被相应设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。
一、接受客户订单
该业务活动流程首先由客户提出订货要求，然后根据客户订货要求编制销售单，最后，对销售单进行审批。
对销售单中各项销售要素的审核过程是对该笔销售交易的认可过程，也是对该笔销售交易的控制过程。
为了验证该业务中客户的真实性、商品价格、种类、规格的正确性以及销售商品数量的可接受性，ERP系统通常设有销售管理模块，进行销售管理和控制。
销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据，销售单审批内容包括对销售产品种类、规格、数量、单价、客户、赊销额度、信用政策等，是销售的关键内部控制环节。
对销售单实施有效内部控制，可以保证销售业务的真实性、估价的正确性，也有利于保证后续数据的正确性。
为确保内部控制程序的有效实施，在ERP系统环境下，应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工；价格的制定权限、客户名单的管理权限和销售单的编制权限必须分开，由具有相应授权的独立部门和人员分别执行，销售项目主管应有特别处理权；ERP系统内的价格制定和调整、客户名单的修改和增加必须附有相关批准文件；独立检查与评价中应有严格的流程管理制度和责任管理制度；应独立评价流程管理制度和责任管理制度在ERP系统环境下的执行效果。
在ERP环境下，系统应内置严格的销售业务批准程序，并且这种程序可以在ERP系统定制。
应内置的批准程序包括符合企业销售政策的业务批准程序和不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权。
符合企业销售政策的业务批准程序包括销售客户审批和销售价格政策审批。
在程序的内部审核机制上，应进行严格的单据完整性检查，审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤；在审核销售商品的品种、规格和数量时，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制，避免给企业造成信誉和经济上的损失。
二、批准赊销信用
赊销信用的管理包括两部分内容，一是制定赊销额度，指根据对客户的调查，针对每个客户制定赊销额度；二是日常赊销管理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的销售的特殊批准。
为了降低坏账风险，应明确各部门、人员的职责分工。
其一，销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。
其二，应分级设置批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的管理人员审批。
应在ERP系统中内置客户信用额度比较和报警机制，同时，内置完整的信用额度标准体系和信用额度审批程序。
赊销额度核查由系统强制进行，避免人工核对的随意性，减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超信用额度销售事项的发生。
对不符合信用条件和超信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批。
三、安排发货
为了防止仓库保管人员XX私自发货，企业应要求仓库保管人员只有在收到经批准的出库单时才能发货。
对于本环节的控制，理想的控制程序是：
全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成，并对出库单设置内部追踪能力，从根本上避免存货管理人员自行发货的可能性。
四、按出库单发货
为了避免装运人员装运XX的产品，应由存货管理部门将装运通知与系统内的销售单核对后，由存货管理部门人员监督装运人员装运，并在销售单上签署已装运指令，在ERP系统标注装运通知单，生成销售出库单。
五、向客户开具账单
开具账单即为客户填写、寄送销售发票，销售发票应连续编号。
ERP系统这项功能所针对的问题包括：
是否对所有装运的货物都已开具账单、是否只对实际装运开具账单、有无重复开具账单或虚构交易、是否按经批准的商品价目表所列价格开具账单等。
为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错风险，销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生成。
系统中的发票记录应记录所依据的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号，以便于体现销售发票与三者之间的关系。
开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单与装运凭证的完整性。
在职责划分上，开具发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务，不能由同一人负责。
六、发票过账
为了确认销售的真实性、确保销售记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性，ERP系统应具备单据追踪能力，在销售系统生成总账所须凭证时，应能联查销售发票、装运凭证等，保证记录销售程序的完整性。
七、收款
为正确办理和记录现金、银行存款收入，ERP系统在收款环节应检查收款业务是否按照流程设计的三种收款方式严格执行，有无未按规定程序执行及私设小金库现象发生。
在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。
八、应收账款清账
为确保应收账款账户数据的真实性、及时性，对于信用期内收回的款项应重点检查款项到账后是否立即对应收账款清账，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度；对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销；对于会计期末未收回的款项，企业应将对客户的风险评估纳入客户管理内容，在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期。
为应对坏账风险的冲击，在控制程序上应充分利用ERP系统的信息处理能力，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。
在ERP系统环境下，坏账政策的制定要经过适当的授权，符合企业会计制度，并与坏账提取进行职责分离。
九、办理销货退回、销货折让与折扣
退货业务涉及退货的批准，退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节。
为保证业务在授权范围内进行和实物与资金处理的一致性，ERP系统在职责划分上，要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计处理。
销货折让与折扣则涉及折让、折扣的审批与应收账款的冲销两个环节。
ERP系统将销货折让与折扣业务的审批权限与应收账款的冲减处理权限分别授予不同人员。
在控制过程上，ERP系统内办理和记录销货退回和折扣、折让的关键在于严格贷项通知单的审批和使用程序。
浅谈电子商务环境下的企业财务管理2011年04月18日09:
53中国电子商务研究中心发表评论电商服务
（中国电子商务研究中心讯）[摘要]：
在现今国内外科学信息技术的发展浪潮涌动下，企业的具体财务管理工作受到电子商务环境的重大影响。
通过全面分析财务管理受到影响的具体表现，构建适应电子商务环境下的合理财务管理体系，做好国内外信息科技改革发展的应对措施，以便更为有效的管理企业的财务工作。
一、企业财务管理受到电子商务环境的具体影响
企业财务管理模式是指企业为实现财务管理目标，而建立的财务组织结构，财务处理流程、财务处理方法，财务制度和财务信息系统的总称。
由于企业具有一定的个异性，内部环境也不同，从而造成一定的财务组织构建、财务管理条例、财务规则、财务信息系统各个方面的不同，引起不同财务管理手段。
企业财务管理模式一经形成，在一定时期表现出稳定性和协调性，但随着企业外部环境的不断变化，其表现出动态发展的特性。
当前信息科学技术的进步特别是网络管理技术的广泛应用，正在逐步形成一定电子商务环境，造成企业生产、管理等多方面的深刻转变。
基于电子商务、企业生产、管理、营销等各种活动更加融合，企业内部之间、企业与外部之间通过网络传递信息，处理业务，使财务管理活动处于电子商务环境中。
财务管理模式正受到电子商务环境不可忽视的影响。
其表现在：
1.影响财务的组织结构
财务部门与其他部门相融合，出现模糊分工状态，以往由财务部门处理的一些核算业务将按其业务发生地点归到制造、营销、供应等部门来完成。
财务内部实体综合职员管理部门逐步转变为虚拟职员管理部门。
财务部门职员实行内部分工制，岗位设也将发生较大变化。
以往的财务部门管理较萎缩，职能分散，其中管理决策与职员业务包括在内的虚拟网络的财务管理已被以往的财务管理模式取代。
2.影响财务的处理流程
在电子商务环境下，计算机网络代替了纸笔、算盘、计算器，电子单据在线录入，电子货币自动划转，财务业务协同，所有信息全面融合。
财务管理无需再建事先固定地划分成一个个各自独立的环节，所有信息融合为一条连续的信息流，所需的任何财务信息都可直接从网上获得。
再一次全面重组是以往的财务管理条例所即将面对的。
3.影响财务的实施方式
电子商务环境下，企业业务活动，如网上交易，网上结算，网上营销、网上采购、网上报税、网上报关等，都将在网上进行处理。
以往的财务计量策略、财务预算方式、投资管理策略以及分析财务策略等均将面临根本性的革新。
4.影响财务的内部制度
电子商务环境下，全新的经济形态改变传统工业社会的经济规则。
国家有效规范企业内部管理活动的各种策略需面对新需求。
新的环境需求指标革新需会计策略、会计指标等多方面与之相适应。
就企业本身而言，财务组织，财务流程，财务处理方法的变革必然要求建立新的财务制度。
5.影响财务的办公软件
电子商务环境下，会计信息系统正从被动地汇总业务职能部门的财务数据，转向与业务协同，主动地在业务发生时获取详细信息：
财务软件正从部门级、企业级向供应链接发展，并与其他子系统相互渗透，彼此的界限日益模糊。
在信息技术的潮流下，财务信息系统的转变，不将再是简简单单的修补，而是一次更加深刻的革命。
未来的财务系统将不仅仅是面向财务问题的处理，它的触角将延伸到企业内外活动的各个终端，系统功能的变更性，扩充性，系统内外部数据的共享和一致将成为必然的发展趋势。
财务软件本身就是电子商务的一部分，在一定程度上，它将对企业财务管理的革新起到巨大的推动作用。
二、针对性的构建合理的财务管理模式
通过全面的分析电子商务环境对现今的企业财务管理的具体影响，急需相关企业针对内部的财务管理方式做出合理性的改革，积极应对信息技术的发展潮流，合理的构建有效的财务管理模式。
l.选择合适的管理目标
企业财务管理的目标，是指企业财务管理在一定环境和条件下所应达到的预期结果，它是企业整个财务管理工作的定向机制、出发点和归宿。
企业财务管理的目标应兼顾相关利益人各方的利益，同时还应追求企业持久的竞争优势，即以建立企业可持续竞争优势为前提、以股东利益最大化为主导的利益相关者财富最大化为目标。
2.组织设计有效管理
结合企业财务管理的目标和特点的同时，基于电子商务交易模式的要求指标，确定组织设计的方法、原则和主要参数确定企业财务管理关键功能及其结构，层层分解到各项业务和工作中，进行业务的总体设计。
层层分解，实行分级归口管理，明确各部门和岗位在财务管理过程中的责任、权利，以及应提供的信息、完成的工作、评价的依据等，并对实际的财务管理活动进行严格审核，保证有效地控制经济活动，实现财务控制，完成财务管理目标和计划。
3.改造业务流程
业务流程再造是指基于信息技术。
对企业业务流程作根本性的再思考和彻底的重设计，以达到成本、质量、服务和速度等现代关键业绩指标的巨大提高。
在电子商务环境下，企业内外部的相互协作关系，财务管理不能忽视，包括其具有的开放性。
与此同时，各个业务部门也能够随时获取财务部门的信息，从而更好的开展业务活动，真正的实现事前预测、事中控制和事后反馈，企业成为一个有机整体。
4.信息系统构建
企业财务管理信息系统应在流程再造的基础上设计，关注其与电子商务交易系统的融合，将信息需求模式分为核算导向、控制导向和决策导向，并寻找三种导向与企业现代信息技术的电算化、信息化和智能化三类支持环境的关系。
对外安全、高效、便捷地实现电子货币支付、电子转账结算和与之相关的财务业务电子化，实现资源共享和信息及时互动；对内有效地实施网络财务监控和管理。
而对于电子商务的财务管理而言，信息系统的安全性至关重要，由于财务问题涉及资金问题和公司机密等，任何一点漏洞都可能导致大量资金或商业秘密的流失，甚至给企业带来灭顶之灾，因此，对其传递手段和储存工具要求严格。
为此.许多学者提出各种安全控制的方法与措施，如形成网上公证牵制，分离监控与操作、在线测试应用软件、设置灾难风险控制，以及在企业内部设立与当前企业中的审计委员会相类似的内控机构.网监会等。
三、创新电子商务环境中的企业财务管理
1.合理构建财务组织结构
面对电子商务环境，企业组织的实践和理论均表明，传统的企业组织结构正在呈现出扁平化的变化趋势。
有些专家学者针对财务组织提出了一系列概念，为财务组织结构的转变提供了新的视角范围。
2.整合财务处理流程
20世纪90年代，美国相关管理学家针对信息技术对管理的影响提出了“企业流程再造”思想，并在欧美等国企业掀起了“以流程再造”为核心的企业管理革命浪潮。
企业充分利用信息技术的发展以及管理方式的组合，对组织架构和流程进行重新组合以及合并循环的环节。
尽可能减少无效或不增值的活动，从整体流程全局最优的目标，设计和优化流程中的各项活动。
3.改进财务处理控制方法
长期以来，很多财务处理控制方法在财务管理中得到应用，如授权批准、财产保全及复式记账等。
但是，还有许多先进的方法，如全面预算、标准成本控制及无形资产计量评价等方法.在我国应用程度非常低。
究其原因，除了经济环境、思想观念、财务人员素质外，更主要的原因是没有把这些方法与信息技术结合。
4.创新财务制度
财务组织、财务流程、财务处理方法、财务信息系统的创新都受到财务制度的制约.尤其是宏观财务制度。
随着社会经济的增长和技术的快速发展，宏观的财务制度或对创新企业财务管理造成一定的约束。
探索电子商务环境下，企业会计制度、会计准则、财务管理制度威为理论研究的重要任务。
5.开发合适的财务软件
目前，国内财务软件大多数都没有从根本上改变对传统业务的模拟，只是对传统会计处理改进基础上。
增加了对其他业务的模拟。
以往的自动化流程思路仍然存在一定的原因，注意表现在两方面：
一方面是宏观财务制度的限制因素。
另一方面是软件开发商在商品化市场环境中的限制因素。
财务软件模块越来越多，价格越来越高，使用难度越来越大，不同软件的模块难以兼容，很多企业陷于两难的困境，事项会计、事项法会计信息系统为电子商务环境下财务信息系统的设计展现了全新的视角。
结束语：
通过全面分析财务管理受到影响的具体表现，构建了适应电子商务环境下的合理财务管理体系，并做好了国内外信息科技改革发展的应对措施，使企业的财务管理得到明显的改善与进步。
（来源：
现代营销编选：
中国电子商务研究中心）
参考文献：
本文转载自中国电子商务研究中心:
[摘要]本文从财务管理模式的内涵及变化因素出发，分析电子商务环境下财务管理模式的基本特征，提出了企业财务管理模式创新的着力点。
[关键词]电子商务环境企业财务管理模式
在网络信息技术推动下，企业经营活动的电子商务环境正在逐渐形成，企业经营活动的方式、管理模式正在发生根本的变革。
主动迎接管理模式的变革，积极推动财务管理模式的创新，成为企业发展的迫切要求。
一、电子商务环境对财务管理模式的影响
企业财务管理模式是指企业为实现财务管理目标，而建立的财务组织结构、财务处理流程、财务处理方法、财务制度和财务信息系统的总称。
在不同的企业中，由于企业内外部环境不同，从而形成财务组织结构、财务处理流程、财务处理方法、财务制度、财务信息系统方面的差异，导致财务管理模式的不同。
企业财务管理模式一经形成，在一定时期表现出稳定性和协调性，但随着企业内外部环境的不断变化，其表现出动态发展的特性。
现代信息技术尤其是网络技术的广泛应用，电子商务环境正在逐渐形成，使企业生产、经营、管理发生了深刻的变化。
基于电子商务，企业生产、管理、营销等各种活动更加融合，企业内部之间、企业与外部之间通过网络传递信息、处理业务，使财务管理活动处于电子商务环境中。
电子商务环境正在对财务管理模式产生重要的影响。
其表现在：
1.财务组织结构的影响
财务部门与其他部门相融合，出现模糊分工状态，以往由财务部门处理的一些核算业务将按其业务发生地点归到制造、营销、供应等部门来完成。
财务部门从人员集中实体部门机构向人员分散的虚拟部门机构转变。
财务部门内部的人员分工、岗位设置也将发生较大变化。
传统财务部门萎缩‚职能分解‚包括决策和业务在内的网络虚拟的财务机构代替传统的财务管理机构。
2.财务处理流程的影响
在电子商务环境下，计算机网络代替了纸笔、算盘、计算器，电子单据在线录入，电子货币自动划转，财务业务协同，所有信息，即时产生，资金流、物流、信息流“三流合一”。
财务管理无需再建事先固定地划分成一个个各自独立的环节，所有信息汇成了一条连续的信息流，所需的任何财务信息都可直接从网上获得。
传统的财务处理流程将面临着一次全面的重组。
3.财务处理方法的影响
电子商务环境下，企业业务活动，如网上交易、网上结算、网上营销、网上采购、网上报税、网上报关等，都将在网上进行处理。
传统的会计计量方法、财务预算方法、资本管理方法、财务分析方法等都将发生根本性的变革。
4.财务制度的影响
电子商务环境下，全新的经济形态改变传统工业社会的经济规则。
国家规范企业活动的各种制度面临新的要求。
会计制度、会计准则等必将适应新的环境要求而发生变革。
就企业本身而言，财务组织、财务流程、财务处理方法的变革必然要求建立新的财务制度。
5.财务软件的影响
电子商务环境下，会计信息系统正从被动地汇总业务职能部门的财务数据，转向与业务协同，主动地在业务发生时获取详细信息；财务软件正从部门级、企业级向供应链级发展，并与其他子系统相互渗透，彼此的界限日益模糊。
在信息技术的冲击下，财务信息系统的改变，不再是简单的修补，而是一次深刻的革命。
未来财务系统不仅仅是面向财务处理，其触角延伸到企业内外活动的各个末端，系统功能的可变更性、可扩充性，系统内部外部数据的共享和一致成为必然发展趋势。
未来的财务软件本身就是电子商务的一部分，它将对企业财务管理模式变革起到巨大的拉动作用。
二、电子商务环境企业财务管理模式的基本特征
电子环境下，企业财务管理模式表现出以下基本特征：
1.财务与业务协同
在电子商务环境下，企业内部网络使采购、入库、付款、出库、销售等业务与财务协同运作。
外部的网络使企业与客户、供应商、政府管理部门乃至整个联盟企业之间协同运作。
2.实时财务控制
电子商务环境下，可以在最短的时间内获取经营活动的数据，最短的时间内采用多种方法生成财务信息‚最短的时间内反馈到信息使用者，最短的时间内将控制指令发布到业务活动中，实时校正经营活动。
3.远程财务处理控制
在电子商务环境下，通过互联网络，财务处理控制跨越物理空间，延伸到企业内的每一个部门，延伸到企业外部的所有可利用资源，延伸到不同的城市、不同的国家、甚至全球。
4.集中管理
电子商务环境下，企业数据集中、信息集中、管理权集中。
财务系统实时、直接采集业务活动的源头数据，对数据集中管理，达到信息共享，实现整体集中管理，实现信息流、物流、资金流的统一。
三、电子商务环境下企业财务管理模式的创新着力点
1.从财务组织结构设计
面对电子商务环境，企业组织的实践和理论均表明，传统的企业组织结构正在呈现出扁平化的变化趋势。
有些学者针对财务组织提出了“水平总线型组织结构”、“星型组织结构[4]”、“网络型组织结构”、“虚拟组织”等概念，为财务组织结构的创新提供新的视野。
2.从财务处理流程重组
20世纪90年代，美国管理学家哈默针对信息技术对管理的影响提出了“企业流程再造”思想，并在欧美等国企业掀起了“以流程再造”为核心的企业管理革命浪潮。
企业充分利用信息技术和管理方式对组织结构和流程重新设计，合并重复的环节，尽可能减少无效或不增值的活动，从整体流程全局最优的目标，设计和优化流程中的各项活动。
3.从财务处理控制方法改进
长期以来，很多财务处理控制方法在财务管理中得到应用，如授权批准、财产保全及复式记账等。
但是，还有许多先进的方法，如全面预算、标准成本控制及无形资产计量评价（EVA、FIMIAM）等方法，在我国应用程度非常低。
究其原因，除了经济环境、思想观念、财务人员素质外，更主要的原因是没有把这些方法与信息技术结合。
4.从财务制度的创新
财务组织、财务流程、财务处理方法、财务信息系统的创新都受到财务制度的制约，尤其是宏观财务制度。
随着社会经济和技术的发展，宏观财务制度将成为企业财务管理模式创新的瓶颈。
探索电子商务环境下，企业会计制度、会计准则、财务管理制度成为理论研究的重要任务。
5.从财务软件的开发
目前，国内财务软件大多数都没有从根本上改变对传统业务的模拟，只是对传统会计处理改进基础上，增加了对其他业务的模拟，传统流程自动化的思想仍然存在。
原因一方面宏观财务制度因素。
另一方面、商品化软件开发商的因素。
财务软件模块越来越多，价格越来越高，使用难度越来越大，不同软件的模块难以兼容，很多企业陷于两难的困境。
事项会计、事项法会计信息系统为电子商务环境下财务信息系统的设计展现了全新的视角。
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