公司接待管理制度.docx
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接待管理制度
一、 目的
为提高公司接待管理水平，提升企业形象，使接待管理工作规范
有序，更好的为公司生产经营活动服务，本着“热情礼貌、服务周到、
厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则,让来访宾客满意。
二、 对外接待部门及接待范围
1、 公司综合管理部为公司负责接待的职能部门。
2、 遇到重大接待工作和活动，由综合管理部协调相关部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。
3、 本制度规定的接待范围主要是公司经营管理活动所必需的接送、
食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
三、 接待原则 遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，
使客人高兴而来、满意而去。
1、 平等原则：
对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不
卑不亢。
一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规
格接待。
2、 对口原则：
各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协
调配合。
3、 保密原则：
接待中涉及机要事务、秘密文电、要特别注意保密，
接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，
巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说
明。
4、 节约原则：
招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数
不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出。
5、 周到原则：
接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，
使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提
升公司知名度及美誉度。
四、接待标准
1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级
级别
来宾类别
陪同人员
接待准备
A级
省、市级以上领导、重要客户等
公司总经
理级以上
中层干部列队迎接，各部门整
理工作场所（车间、仓储和厂
区道路干净整洁），彩旗、条
幅欢迎，全程摄影，会议室备用
B级
政府部门主要负责人，重要参观团体、
客户等
副总经理、
对口部门
负责人
各部门整理工作场所（车间、
仓储和厂区道路干净整洁），
条幅欢迎，全程摄影，会议室
备用
C级
政府部门一般工作人员，一般参观团
体，一般客户，同行业一般来访人员
对口部门
负责人、行
政人员
各部门整理工作场所，跟踪引
导
2、宴请
（1） 宴会（午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
（2） 举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
（3） 注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。
（4） 接待用餐标准
① 招待重要官员、重要客户——150元/人·餐以上
② 较重要官员、客户——120—150元/人·餐
③ 地方一般干部——80—120元/人·餐
④ 常客（通常指工作进餐）——50—80元/人·餐
（5） 住宿安排与标准
序
招待级别
标准
审批权限
1
A级
四星级以上酒店
总经理
2
B级
三～四星级酒店
总经理
3
C级
三星级以下酒店
总经理
3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，
安排和选定节目。
4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针
对性的游览项目，公司对等安排陪同人员和解说员、导游。
五、接待内容和程序
1、接受任务——综合管理部弄清来宾的基本情况：
单位、人数、姓
名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2、布置接待——综合管理部提出接待意见：
接待部门、人员、规格、
方式、安排、费用预算，并报请总经理批准。
3、 迎接安排——综合管理部根据来宾身份、人数、性别，预订招待
所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
4、 看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示
欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
5、 安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所
看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6、 组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍
情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
7、 送别——根据客人意见，综合管理部预定车、船、机票，协助客
人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
8、 小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、
改进后续工作。
六、接待涉及部门相应职责及要求
1、 申请部门：
提前2天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交
由综合管理部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。
2、 接待流程（见附件二）
3、 综合管理部：
负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。
（具体
细则参见附件三）
（1） 综合管理部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：
来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
（2） 综合管理部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
（3） 综合管理部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。
如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并安排摄影摄像等。
（4） 如需宴请，综合管理部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到财务部办理手续领取。
（5） 如需留宿，综合管理部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。
（6） 如需接送，综合管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。
（7） 综合管理部根据情况提前购买车票及机票。
4、接待人员素质要求。
（具体细则参见附件四）。
七、 信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交由部门领导。
八、 附则
1. 涉及重大接待活动，需综合管理部会同相关部门协调执行。
2. 本办法由综合管理部解释执行，由公司总经理批准后颁布生效。
附件一 客户来访申请表
编号：
项目名称：
项目负责人：
陪同：
姓名
工作单位
性
别
年龄
职务
影响力
爱好
其他
到达航班号/车次：
时间：
月日时分待定□
接机（车）：
是□否□ 费用支付：
公司□客户□待定□
返程航班号/车次：
时间：
月日时分待定□
送机（车）：
是□否□ 费用支付：
公司□客户□待定□
返程目的地：
返程票务：
共张代购□自理□飞机□火车□其他□
接待级别：
A□ B□C□
下塌酒店：
---□ ---□ □ □ 其他：
订房天数：
共天（ 月 日至 月 日）
订房标准：
单间：
间/双人间：
间/三人间：
间/豪华间：
间
费用支付：
公司□客户□待定□
资料
企业宣传册（光盘）份（套）其他：
娱乐
游览
黄山□九华山□合肥相关景点□ 其他：
部门主管
审核
总经理
批准
备注：
1.所有客户来访必须提前2天填写此表，抄报综合管理部。
2. 若来访日程更改必须提前一天通知综合管理部。
3. 若此表不能详细说明来访日程安排，则以附页的形式说明。
序号
流程
说明
责任部门
1
接待申请
申请接待部门需提前填写《客户来访接
待通知单》根据接待申请要求，在客户
到达前应作好相关的接待安排，及时与
客户联系了解具体的到访人数、是否需
责任部门
用车、订房或其它要求，并及时落实。
2
确定接待级
别
安排接待人
员
确定来访接待级别，公司根据工作的需
要安排接待人员，肩负接待任务的人员
必须严格按照标准落实整个接待过程。
一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。
责任部门
3
确定行程安
排
申请接待部门根据工作内容制定行程
安排
责任部门
4
接车（接机）
接待人员在接到接待任务后，必须确认
来访人员的班机（班车）何时到达，到
达地点，航班号（车次），来访人员的
姓名、特征。
用车，先落实公司有无车
辆之后进行，如无法安排车辆的应通知
客户并告之坐车方式，特别是飞机的，
可通知其坐机场高速专线或打出租车。
责任部门
5
安排住宿，餐
饮
根据班次的时间或者来访人员的需要
安排住宿、餐饮的先后次序。
责任部门
6
会谈工作安
排
申请接待部门制定会谈工作
责任部门
7
送行，电话回
访
来访人员离开，由接待人员陪同送车，
如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或
者直接递交到来访人员手上。
送车时，
须等到来访人员离开自己的视线范围
以后，才能离开,估计他们到达的时间，
适时去电进行咨询接待工作的情况，了
解客户对公司的产品和企业形象等等
方面的意见。
及时做好报告上报公司，以便改进。
责任部门
附件二 客户接待流程
附件三 综合管理部接待细则
一、环境管理
1、 时刻保持地面光洁，做到在光的反射下看不到一丝污垢；保持光
洁，每天的早、晚进行一次全面清扫，做到一尘不染。
2、 时刻保持其它设施的整洁，如门窗玻璃、桌椅等。
3、 时刻保持环境清洁、空气清晰自然。
4、 环境维护：
保持会客室内环境优雅，随时将移动的桌椅归位。
5、 茶水：
随时准备好当日茶水及一次性饮水杯。
6、 茶具清洗：
茶具用后及时清洗。
消毒每次不少于10分钟。
7、 饮料、食品管理：
Ⅰ、准备充足茶叶、饮料、食品等，需添补时及时领料。
Ⅱ、客户消费的饮料、食品应准确无误登记在《客户消费登记表》，每月25日报财务。
Ⅲ、管理：
饮料及时冷藏、摆放整齐。
及时检查饮料、食品等有无变质、过期现象。
8、 接待来访客人：
礼貌请客人入坐，并送上茶水；及时通知主管，客人已到。
9、 茶水服务
（1） 标准：
标准茶水位为茶杯深度2/3处。
标准咖啡水位为咖啡杯深度1/2处。
（2） 咖啡器具的摆放：
咖啡杯嵌入咖啡碟的正中央，不能摆出移位的声响；咖啡匙放在咖啡杯柄的右边，杯柄向右。
（3） 上茶（咖啡）：
按来宾级别顺序上茶（咖啡），级别相当时，按女士优先和年龄次序的原则上茶（咖啡）；站于来宾身后右侧，侧身保持托盘平衡，身体略倾斜，从客人右侧上茶（咖啡），绝对不允许碰着客人身体。
（4） 茶（咖啡）位于来宾右前方，有柄茶具柄向右。
（5） 撤茶（咖啡）：
先主后宾，依次按级别顺序予以撤掉。
（6） 添茶（咖啡）尽量不发出声音，溅于桌面的水滴及时用白方巾拭净。
二、用车管理：
1、满足申请部门用车需求；
2、必须让车右侧面向大门，以方便客人下车及公司领导及时会晤，
送别亦是。
三、 接待前注意
1、 客人来访前30分钟检查各处环境；
2、 根据需求派人于来访客人到达前10分钟分别于大门处两边等候迎宾；
3、 来访客人到公司一楼时，接待台人员必须起立迎候，等客人不见时方可落座；
四、 摄影
1、 综合管理部根据来宾身份核定是否摄影人员随行；
2、 仪容仪表参照接待人员标准执行；
3、 摄影人员注意多角度拍摄，并于事后第二天将所录影像选送呈交
综合管理部存档；
五、 其它事项：
确保来访客人饮用相关饮料生产日期不超过两个月；保证水果新鲜等高品质要求，
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