OA系统使用管理规定1.docx

OA系统使用管理规定1.docx

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0A系统使用管理规定

公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微协同办公系统7.0版为管理平台，采用服务器/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障业务流程、表单和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本规定。

一、组织与职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。

职责如下：

1、公司信息中心是OA系统的管理部门。

主要职责为：

（1）负责制定OA系统规章制度及执行情况；

（2）负责确定、监管OA系统管理员的权限；

（3）负责OA系统工作流程的设计工作；

（4）负责监控、检查工作流程的工作流转；

（5）负责对系统内的信息保密情况进行定期检查、监督；

（6）负责公司领导和相关人员的培训和技术指导工作；.

（7）负责功能模块各部门操作权限的设置。

2、其他部门主要职责为：

（1）负责制定本部门OA系统相应管理制度；

（2）负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

二、OA系统的使用

1、员工上班后应第一时间登陆OA系统，查阅待办事宜、邮件等信息。

2、工作流程发送后，发送流程的人员要对发送的流程流转情况进行检查、催办,确认发出的流程已落实到位。

3、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用OA系统发送。

4、电子公文与纸质公文具有同等效力，如需要对外提供纸质文件，各部门可向公司办公室申请正式文件。

5、办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。

6、严禁利用0A系统的邮件、流程等功能做与工作无关的事情。

三、OA系统用户的开通和注销

1、新增或变更用户由各部门领导负责审核，并把需要开通或变更人员名单和使用权限提交给信息中心办理。

2、员工离职时，在未办离职手续的情况下，其部门负责人必须第一时间通知0A系统管理员；如已办离职手续的，人力资源部必须第一时间通知0A系

统管理员办理注销，注销前应备份用户0A系统文件。

四、登陆规范

1、系统所有用户必须在每个工作日上午、下午的上班后一个小时内，上午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证系统的工作流程正常流转和信息的及时传送。

或超过1个月未登录系统的，将通过系统短信通知用户，或超过3个月未登录的将在公司公告中予于通报。

2、多人共用一台计算机，如暂停0A办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆0A系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意登陆系统获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰业务流程运转。

4、涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在0A办公系统上进行工作流转。

五、OA系统安全

1、所有用户应严格遵守公司《计算机信息系统安全管理规定》。

2、按照公司《计算机信息系统安全管理规定》，严禁对网络、软件和硬件进行非法操作。

终端用户必须安装杀毒软件。

3、0A系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、公司和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。

不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；

6、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

7、为保证OA系统数据安全，只授权OA系统管理人员的账号相对应的权限，包括：

用户的注册、人员变更、用户注销、工作流设计等；OA系统超级管理员账号不作日常管理维护使用，只有特殊需要并经IT部门负责人批准后才可使用，OA系统超级管理员账号的密码分为两部份，由OA系统管理员和IT部门负责人分别保管并保持独立性，密码需经常修改，以防被盗；

六、奖惩与考核

实现信息的畅通，实现“知情”管理：

1、相关人员按职责对工作流程，必须及时办理回复；如若未能及时回复，则信息中心第一次通过邮件、电话或其他方式告之用户，第二次则通知其直接上级，第三次则报企业管理部给予100元的罚款并通报全公司。

2、对由于人为因素（如：

上传病毒文件，发布危害国家、公司信息，泄露公司机密等信息）影响OA系统管理、工作流的视情节报企业管理部给予50-100元的考核，若造成的后果特别严重的将报公司领导裁定，并保留追究其行为的法律责任。

3、鼓励全体员工对OA系统的维护管理提出建议，根据实际情况给予50-100元的奖励。

七、附则

1、本规定未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

2、本规定由公司信息中心负责解释。

信息中心

2014年1月2日