行政管理制度中小企业行政部岗位职责及操作规范.docx

行政管理制度中小企业行政部岗位职责及操作规范.docx

《行政管理制度中小企业行政部岗位职责及操作规范.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政管理制度中小企业行政部岗位职责及操作规范.docx（51页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

行政管理制度中小企业行政部岗位职责及操作规范

{行政管理制度}中小企业行政部岗位职责及操作规范

第一部分办公室组织机构

办公室组织机构图

第二部分岗位职责、职权、工作基本要求

办公室主任的工作描述

工作名称：

办公室主任

直接上级：

行政总监

直接下级：

行政管理员、行政秘书、前台接待、库管员、驾驶员、保安员

工作概述：

负责办公室的组织建设、制度建設与日常管理；

负责公司的日常行政事务管理；

协助公司领导制定公司行政制度；

协助公司领导组织申报资料

负责协助实施公司股东会、董事会决议；

协助公司大型工程改造的实施与管理工作

负责公司固定资产实物的管理

主要职责

（一）部门组织工作管理

1.本部门组织体系的建设与维护

2.本部门制度的制定、执行与监控

3.本部门梯队建设管理

4.本部门员工成长体系的管理（建立、维护）

（二）部门日常工作管理

1.本部门员工的工作分配

2.本部员工工作计划及实施

3.本部门团队绩效管理及员工的个人绩效管理（考评、培训、引导、帮助）

（三）公司组织工作管理

1、协助建设公司的组织

2、制定、完善公司的组织制度

3、公司组织制度的执行与监控

（四）公司日常工作管理

1、公司办公环境的维护与管理（保持公司整体办公环境良好，设备设施正常运作、布置整洁、有序）

2、公司员工日常工作行为管理（员工的着装、言谈举止、劳动纪律）

3、公司安全的维护

4、公司前台管理

5、公司资源管理制度指定的文件管理

6、公司办公用品的管理（领用管理、成本控制管理）

7、公司固定资产实物管理

8、公司文印管理

9、负责组织或起草公司级文稿

10、公司报刊管理

11、负责公司各种证照的年检

12、负责公司重大会议的会务组织及服务工作

13、处理公司日常行政事务

14、公司各部门间的工作协调

（五）其它

1、推广企业文化

2、协助公司大型工程改造

3、总经理的事务处理

4、执行董事长、总经理、副总经理安排的临时任务

主要管理权利

1、本部门员工的人事权

2、本部员工工作分配权

3、本部门员工的工资、奖金、特别嘉奖、福利的制定权利

4、本部门员工的奖惩权、考评权、培训权

5、据本部门需要，招聘合适员工的权利

6、本部门试用期员工的考核及决定其去留的权利

7、审核本部门员工离职权利

8、要求公司员工遵守公司制度的权利

9、向公司上级领导汇报、建议权利

工作基本环境描述

1、上班地点：

日常在公司上班

2、加班要求：

属于高阶主管，任务型管理人才，没有加班概念

工作基本要求

（一）生理天赋要求

1、必备资格条件：

（1）男：

1.7M以上，女：

1.60M以上

（2）容貌端庄；举止、谈吐得体

2、理想资格条件：

对宏观事物先天敏感、天生具有抽象思维能力

（二）品质要求

1、必备资格条件：

（1）成熟、大方、亲和力较强

（2）有理想、踏实、肯付出、有牺牲精神

（3）具备自学、再生能力，在知识技能方面有可成长性

（4）保密意识

2、理想资格条件:

解决了基本生存问题，处在“寻求个人实现阶段”

（三）学历及工作经历要求

1、大专或本科学历

2、有二年以上大型企业中层上以行政管理工作经验

（四）能力要求

1、具有较强的领导意识和综合管理能力

2、具有较强的语言表达能力

3、具有一定的与人沟通能力

4、具有一定的领悟力

5、具有一定的组织及协调能力

6、具有较强的原则性、灵活性把握能力

7、具有一定的文字组织能力

8、具有计算机应用操作能力

（五）技能要求

1、必须技能要求：

熟练运用OFFICE系列软件

2、理想技能要求：

熟悉网络的管理、维护和网页制作软件、powerpoint软件

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

行政管理员工作描述

工作名称：

行政管理员

直接上级：

办公室主任

工作概述：

负责公司各种证照的年检

负责对外事务的联络

负责公司非生产用物资的采购

协助公司行政事务的管理

主要职责

1.协助办公室主任采购非生产用物资

2.负责公司办公用品的采购

3.负责公司各种证照的年检

4.负责公司对外事务的联络

5.协助公司车船机票及商务用房的预订及付款工作

6.负责公司员工宿舍管理

7.负责公司报刊订阅管理

8.协助公司会务组织及服务工作

9.负责各种行政费用报表的制表与管理

10.负责公司动态整洁的检查管理工作

11.负责新员工员工证照片的拍摄工作

12.负责公司绿色植物的管理工作

13.负责公司环境日常维护工作

14.完成临时行政事务工作

主要权利

1.有向办公室主任提供建议的权利

2.有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利

3.有接受培训的权利

4.有协助办公室主任维护公司制度的权利

工作基本环境描述

1.上班地点：

日常在公司上班

2.出差要求：

原则上不出差，有特殊任务时，可出差

3.加班要求：

有加班概念，加班记入考评内容中

工作基本要求

（一）生理天赋要求：

1、容貌端庄

2、男女不限

3、男身高1.65M以上；女身高1.58M以上。

4、灵巧、反应快

4、谈吐得体

（二）品质要求：

1、热爱行政工作

2、热情、大方、具亲和力

3、敬业、认真、勤奋、仔细、负责、工作主动

4、有团队合作意识

5、有强烈的学习欲望，追求上进

6、坚持原则、待人公平

7、保密意识

（三）学历及工作经历要求

1、大专以上学历

2、有二年的行政管理工作经验

（四）能力要求

1、具有较好的与人沟通的能力

2、具有较强的组织协调能力

3、具有较强的语言表达及公关能力

4、具有一定的文字功底

5、具有较强的领悟和执行能力

6、可临时接替本部前台接待、行政秘书、保安、保洁等岗位工作

（五）技能要求

1、必备技能要求：

（1）熟练运用office系列软件，熟悉公司排版规则

（2）较熟练运用公司OA办公管理软件

（3）普通话流畅

（4）文字录入速度在60字/分钟

（5）基本能运用powerpoint软件

2、理想技能要求：

（1）熟练掌握powerpoint软件

（2）掌握网页设计软件

（3）掌握绘图软件

（4）较深的文字功底，能独立起草常用公文

（5）文字录入速度在80字/分钟以上

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

行政秘书工作描述

工作名称：

行政秘书

直接上级：

办公室主任

工作概述：

负责文档的录入、复印

负责图书及业务常用资料的管理

负责传真件转发

负责文印室办公设备的管理和维护

负责总经理室文件传递、归档及其他服务工作

主要职责

1、负责公司文档的录入、排版、装订

2、负责公司资料的复印

3、负责传真件的收发

4、负责图书及业务常用资料的管理

5、负责文印室设备的管理和维护、保养工作

6、负责公司各部门的文印费用的核算工作

7、确保秘书室随时处于可工作状态（各种耗材准备充分，设备完好，可及时设法排除故障）

8、负责公司副总经理以上领导办公室的整理、服务、文件处理等事务工作

9、负责CEO室花草、鱼的护养

10、负责公司通讯录的定期更新及发布

11、负责员工证的制作、发放、回收

12、协助完成公司会务工作并负责会议室的善后处理工作

13、临时交办的行政事务工作

主要的权利

1、有向办公室主任提供建议的权利

2、有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利

3、有接受培训的权利

4、有协助办公室主任维护公司制度的权利

工作基本环境描述

1、上班地点：

日常在公司上班

2、出差要求：

原则上不出差，有特殊任务时，可出差

3、加班要求：

有加班概念，加班记入考评内容中

工作基本要求

（一）生理天赋要求：

1、容貌端庄

2、限女性

3、身高1.58M以上

4、灵巧、反应快

（二）品质要求：

1、热爱行政工作

2、热情、大方、具亲和力

3、敬业、认真、勤务、仔细、负责、工作主动

4、有团队合作意识

4、有保密意识

5、有强烈的学习欲望，追求上进

6、坚持原则、待人公平

（三）学历及工作经历

1、大专以上学历

2、有一般行政工作经验

（四）能力要求

1、具有与人沟通的能力

2、具有协调的能力

3、具有一定的语言表达能力

4、具有一定的文字表达能力

5、具有基本的档案（图书）管理能力

6、可临时接替前台、保洁及行政管理员的部份工作

（五）技能要求

1、必备技能要求：

（1）熟练运用office系列软件及powerpoint软件，

（2）较熟练运用公司OA办公软件

（3）普通话甜美、流畅

（4）文字录入速度在100字/分钟以上

2、理想技能要求：

（1）掌握网页设计软件

（2）掌握绘图软件

（3）熟练运用公司OA办公软件

（4）较厚的文字功底、能独立起草各类公文、新闻稿、记叙文

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

前台接待员的工作职责

工作名称：

前台接待

直接上级：

办公室主任

工作概述：

负责公司外来人员的接待

负责各种来电的处理

负责名片的制作、管理

负责员工饮用水的供应工作

负责公司绿色植物维护的联系工作

负责公司前厅环境管理

负责上班时间内公司安全监督工作

负责公司考勤监督管理工作

负责公司日常会务的实施、协调工作

主要工作职责

1.负责接待来访人员

2.负责定制名片

3.负责接转电话

4.负责接收报刊、信件

5.负责员工饮水的预订工作

6.负责公司员工考勤监督管理工作

7.负责公司绿色植物维护的联系工作

8.负责员工工作餐的预订工作

9.协助公司的打字排版工作

10.负责公司前台环境的维护维修协调管理工作及大厅资料架的资料补充工作

11.负责公司日常会务工作的组织、协调与实施

12.负责上班时间内公司安全监督工作

13.执行公司领导临时交办的工作

主要权利

1.有向办公室主任提供建议的权利

2.有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利

3.有接受培训的权利

4.有协助办公室主任维护公司制度的权利

5.有对来访人员进行分类处理的权力

工作基本环境描述

1.上班地点：

日常在公司前台上班

2.出差要求：

原则上不出差，有特殊任务时，可出差

3.加班要求：

有加班概念，加班记入考评内容中

工作基本要求

（一）生理天赋要求：

1、容貌端庄

2、限女性

3、身高1.60M以上

4、灵巧、反应快

（二）品质要求：

1、热爱行政工作

2、敬业、认真、勤务、工作主动

3、有团队合作意识

4、热情、大方、具亲和力

5、有强烈的学习欲望，追求上进

6、坚持原则、待人公平

7、有保密意识

（三）学历及工作经历要求

1、大专学历

2、有一年以上相关工作经历

（四）能力要求

1、具有与人沟通的能力

2、具有一定的协调能力

3、具有较好的语言表达能力

4、具有一定的文字表达能力

5、具有一定的应变能力

6、可临时接替行政秘书及行政管理员的部份工作

（五）技能要求

1、必备技能要求：

（1）熟记公司现有员工（含新员工）姓名、所在部门、分机号码，能对所有来访作出快速反应。

（2）熟练运用office系列软件

（3）较熟练运用公司OA办公软件

（3）普通话甜美、流畅

（4）文字录入速度在50字/分钟以上

2、理想技能要求：

（1）掌握powerpoint软件

（2）掌握网页设计软件

（3）掌握绘图软件

（4）文字录入速度在80字/分钟以上

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

保安员（保洁员）的工作描述

工作名称：

保安员

直接上级：

办公室主任

工作概述：

保卫公司人、财、物的安全

负责公司的清洁卫生工作

负责公司日常维修工作

协助公司动态整洁的检查工作

收发公司信函

主要工作职责

（一）保卫公司人、财、物的安全

1、夜间、节假日值班，确保公司的财物安全

2、当值时间内，及时发现并清除外来可疑人员

3、负责做好出门条的管理工作，做好对进出人员随身携带物品的监督管理工作，防止公司财物被盗

4、负责检查、购买、更新公司的消防设备

5、负责检查公司的消防隐患

6、负责公司各门钥匙的管理

7、负责及时制止公司办公区域内暴力行为，确保员工的人生安全

（二）其它事务

1、负责公司清洁卫生工作

2、负责公司灯具的更换

3、负责公司公共区域的电器的开、关及状态检查

4、负责公司设备设施的维护和监控

5、负责公司动态整洁的巡视工作

6、负责公司饮用水的及时更换工作

7、协助行政管理员临时购买办公用品、清洁用品及维修用品

8、负责公司报刊函件的收、发

9、办公室杂务处理

10、执行临时事务

主要的权利

1、有提出更换消防设备的权利

2、有要求员工消除消防隐患的权利

3、有向办公室主任提供安全防范建议的权利

4、有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利

5、有接受培训的权利

工作基本环境描述

1、上班地点：

日常在公司上班

2、出差要求：

原则上不出差，有特殊任务时，可出差

3、加班要求：

无加班概念

工作基本要求

（一）生理天赋要求：

1、身体健康、键壮

2、限男性

3、身高1.70M以上

4、机智、勇敢

（二）品质要求：

1、热爱本职工作

2、忠诚、敬业、认真、负责、勇敢

3、有很强的警惕性

4、有保密意识

5、坚持原则，

（三）学历及工作经历要求

1、高中以上文化

2、有一年以上相关工作经历

（四）能力要求

1、有基本的消防知识

2、有处理消防事故的应变能力

3、有保卫公司财产及防盗处理能力

4、有与人沟通的能力

5、具有一定的语言表达能力

6、可临时接替前台工作

（五）技能要求

1、必备技能要求：

（1）熟悉消防灭火知识

（2）熟悉防盗相关知识

（3）了解日常纠纷处理规则、办法

（4）熟悉保洁基本知识

（5）具有一定的电工操作常识，了解本公司使用的灯具种类、性能、采购地方、市场情况

（6）熟悉复印技能

2、理想技能要求：

（1）具备较专业的保洁管理知识

（2）熟悉传真机使用技能

（3）会office办公软件

（4）会标准普通话

（5）懂得接待礼仪

（6）掌握更深的电工知识和维修技能

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

驾驶员工作描述

工作名称：

驾驶员

直接上级：

办公室主任

工作概述：

负责为公司领导安全驾车

负责公司车辆的相关管理

主要工作职责

1、为公司领导安全驾车

2、为公司因工作需要外出办事的人员安全驾车

3、负责公司车辆的年检等相关手续的办理

4、负责公司车辆的维护、保养、维修管理

5、负责公司车辆的清洁卫生

6、负责公司车辆因公产生的各种费用的报销

7、参与本部门内部事务工作（如协助复印资料、传递信息、接听办公室的电话等）

8、协助公司领导处理临时事务

主要的权利

1、有提出维护、维修公司车辆的权利

2、有要求安全驾驶的权利

3、有向办公室主任提出车辆管理建议的权利

4、有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利

5、有接受培训的权利

工作基本环境描述

1、上班地点：

日常在公司上班

2、出差要求：

根据工作需要出差

3、加班要求：

无加班概念。

工作基本要求

（一）生理天赋要求：

1、身体健康、精神状态佳，可随时出车

2、反应敏捷

3、有强烈的安全意识

4、男性：

身高1.65M以上

（二）品质要求：

1、热爱本职工作

2、忠诚、敬业、认真、负责、有奉献精神

3、有保密意识

4、坚持原则，

（三）学历及工作经历要求

1、初中以上文化

2、有五年以上连续驾车的经历

（四）能力要求

1、持有国家交通部门颁发的驾驶执照

2、有基本的车辆保养、维护能力

3、熟悉车辆年检程序

4、与交通管理部门建有一定的社会关系

5、有与人沟通的能力

6、具有一定的语言表达能力

7、能正确处理领导及时交办的任务

（五）技能要求

1、必备技能要求：

（1）熟悉常用小车的驾驶

（2）熟悉常用车辆的保养方法

2、理想技能要求：

（1）熟悉多种车辆的驾驶

（2）熟悉车辆维修

（3）熟悉传真、复印操作

（4）基本掌握公司OA应用及office操作

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

库房管理员工作描述

工作名称：

库房管理员

直接上级：

办公室主任

工作概述：

负责公司生产用物资的、出、入货及库房管理

负责公司固定资产及办公用品的管理

负责公司部份对外报送的统计表

其他事务工作

主要职责

1、负责公司生产用物资的出、入库及库存物资管理，完成物料组岗位职责

2、按财务部要求定时完成公司部份对外报送的统计表

3、负责公司固定资产实物的管理

4、负责公司办公用品的管理（含保洁用品及维修用品）

5、负责公司宣传资料、手提袋、信封等资料管理

6、负责公司设备设施的维护维修

7、协助公司动态整洁的检查管理工作

8、完成临时交办的工作。

主要权利

5.有向办公室主任提供建议的权利

6.有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利

7.有接受培训的权利

8.有协助办公室主任维护公司制度的权利

工作基本环境描述

4.上班地点：

日常在公司上班

5.出差要求：

原则上不出差，有特殊任务时，可出差

6.加班要求：

有加班概念，加班记入考评内容中

工作基本要求

（一）生理天赋要求：

1、容貌端庄

2、女身高1.58M以上；男身高1.7M以上

3、灵巧、反应快

4、谈吐得体

7、细心、耐心

（二）品质要求：

1、热爱本职工作

2、认真、负责、坚持原则、待人公平

3、有团队合作意识

4、好学、上进

（三）学历及工作经历要求

1、大专以上相关学历

2、有一年以上制造业库房管理工作经验

（四）能力要求

1、具有较好的与人沟通的能力

2、具有较强的统筹管理能力

3、条理清晰，有较强的逻辑思维能力

4、具有较强的领悟和执行能力

5、可临时接替本部前台接待、行政秘书、保安、保洁等岗位工作

6、

（五）技能要求

1、必备技能要求：

（1）熟练运用office系列软件,较熟练运用公司OA办公管理软件

（2）普通话较流畅

（3）文字录入速度在60字/分钟

2、理想技能要求：

（1）掌握powerpoint软件

（2）掌握绘图软件

（3）文字录入速度在80字/分钟

工资、奖金、福利等：

按公司《薪金管理制度》执行。

第三部分办公室工作规范

办公室主任工作规范

一、目的

1、工作行为有章可循

2、工作考评有据可依

3、提高工作品质

4、提高工作效率

二、工作规范

（一）管理规范

1、对于由本部门牵头或负责的、阶段性工作，应事先做出内容全面、进程详细、分工明确的工作计划；

2、每季度末拟定下季度工作计划，总结上季度工作情况，以列表方式完成（BSC平衡记分法）；

3、原则上按既定的组织机构设置及岗位责任对本部门各岗位进行全面管理、培训、考核、考评；

4、按季度计划对本部门各岗位进行素质、意识、制度掌握、相关理论知识、通用技能及其他相关知识的培训与考核，并将考核结果作为孝评、晋职、晋升的依据；

5、适时完善部门的制度、流程、操作规范，并监督执行；

6、根据公司的经营目标，及时调整本部门的工作目标及岗位设置，以确保适应公司的发展；

（二）资料管理规范

1、对公司档案资源管理制度指定的资料（含公司制定正在使用或作废版本的规章制度、管理办法；公司资质、员工个人资质、公司商务资质、荣誉证书等）、合同及商务协议（不含销售与生产物资采购合同及协议）、外来文件、企业文化建设相关资料等应分类管理，制定各级索引目录，以便快速查找。

2、对上述资料应妥善保管，确保其全面、完整，不被破坏，以备较长时期内查用。

3、借阅或借用公司资料应先登记，然后当面点清，再借出。

还回时应检查资料是否完好、齐全，损坏应按公司规定进行相应的赔偿，然后做好还回记录。

离职员工应还清所有公司资料后方可办理离职手续。

4、密级为保密级以上的资料，须分别经部门主管、分管副总、总经理（董事长）批准，方可借阅。

公司资料借阅（借用）登记表

借阅（借用）日期

资料名称（数量）

备注

借方经办人签字

借方主管签字

实际归还日期

5、员工个人资质存放公司的时间期限为：

有合同约定的按合同约定的时间期限为准；无合同约定的按获得员工个人资质公司所产生的费用计算，费用为500元，存放期为1年，费用为1000元，存放期为2年，以次类推；员工在公司工作期间，员工个人资质一律存放在公司；员工离职时按上述规定可带走个人资质的，应与公司签定备忘记录，明确当公司需要使用员工个人资质时，该员工有责任将本人资质提供给公司使用。

备忘录

（以下简称前者）本着自愿的原则与重庆市博恩科技有限公司（以下简称后者）达成如下约定：

当后者需要使用前者的个人资质时，前者应尽可能在后者要求的时间内无条件的将该资质提供给后者使用，后者使用完后应及时归还前者。

备忘双方签字（日期）：

6、原则上，资料管理应专人专管，以免资料遗失。

7、每年末应对前一年的资料进行全面清理，并分类装订存档或销毁处理。

8、严格遵守公司相关管理规定。

（三）公章管理规范

1、对用印资料应严格把关，凡不符合用印规定的，应拒绝加盖公司印章。

2、用印者应按要求先登记，再用印。

3、对于特殊资料的用印要求，应视情况经主管领导批准。

4、原则上不允许在空白资料上加盖公司印章，除非公司副总经理以上领导批准。

5、因工作需要将公司印章带离公司时，须经行政总监或公司副总以上领导批准，并写明借用理由及归还时间的借条方可。

6、每日下班后应将公章保管在指定地方。

8、原则上，公司印章应专人专管，特殊情况可由他人代管。

7、严格遵守公司相关管理规定

（四）车辆管理规范

1、公司车辆用于公司公务，由办公室统一管理。

2、用车前应先填写请车单，经公司分管领导批准方可派车。

3、用车原则：

先急后缓，先重后轻。

4、用完车后应填写车程，然后随车钥匙一并及时交回办公室。

5、严格遵守公司相关管理规定。

（五）外事管理规范

1、礼貌接待公司来访客人，使用礼貌、文明用语。

2、接待客人的态度不卑不亢，不损害公司形象和利益。

3、来客就坐后应及时安排上茶上水。

4、公司贵宾来访时，应到前台迎接，客人离开公司时，应送至电梯口。

5、到其他机构办事或电话交流，同样应遵守上述礼仪。

6、外出办事，应快去快回。

7、遵守公司相关管理规定

（六）会务管理（大型会议）

1、按《会务申请表》要求做好组织准备工作。

2、拟定会议议程，并组织本部门员工实施各项服务，确保会议顺利进行。

3、会后及时做好善后工作。

（七）其他日常事务管理规范

1、对于临时发生或交办的事务，应按轻重缓急，先外后内的原则进行及时办理。

2、临时发生的事务工作原则上不影响正常工作计划的开展。

3、未明确界定的工作内容，应按最有利公司利益的原则，尽量办理。

4、认真配合完成公司的KPI绩效评估。

行政管理员工作规范

一、目的

1、工作行为有章可循

2、工作考评有据可依

3、提高工作品质

4、提高工作效率

二、仪表规范

1、着装：

整洁、非奇装异服

2、举止：

大方、得体

3、态度：

主动、热情、认真、谦和、礼貌、恳切

4、语言：

语速适中，语音适中，不得大声喧哗。

三、基本行为规范

1、遵守公司及本部门的一切规章制度。

2、各种请假应严格按