卷宗制作讲解.docx
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卷宗制作讲解
合格卷宗制作方法
•案卷首页
xxx（行政机关）卷宗
案件性质
案由
当事人
案件编号
案件结果
承办人
归档日期
保管期限
本卷共页
归档号
.卷内目录
案卷目录
顺序
名称
页码
•案卷封底
卷内备考表
本卷情况说明:
立卷人：
检查人：
立卷时间:
制作一本好的卷宗，首先由封面开始，封面信息一定要填写完整，案
由、卷宗号、日期、归档日期等一定要填写完整。
立案审批表是必须有的，不立案，就谈不上是执法卷宗了。
立案审批表的填写应注意以下问题；1当事人基本情况漏泄、书写错误2未注明案卷来源3无案情简介4为引用适用法律、法规、规章全称，未注明具体条、款、项5无办案人员签字6无行政机关负责人审批意见及签字7无立案时间。
行政处罚案件立案审批表
当事人
单位法定
代表人
电话
地址
案件来源
案情简介：
承办人意见：
承办人：
执法证号：
执法证号：
年月日
承办科（股、室）意见：
负责人：
年月
日
承办单位领导审批意见：
审批人：
年月
日
二询问笔录应注意以下问题;1无调查询问和现场检查的时间、具体地点、当事人的基本情况。
2无调查询问和检查笔录的完整内容。
包括表明身份，说明执法依据，注明或询问违法事实与情节。
3无检察
人员，调查人员、记录人员签名。
4无被检查人员或被调查人员签名
（如当事人拒绝签名应有两名执法人员在笔录上签名并加以说明情
况）5笔录中涂改处、无被调查人员或检察人员按捺手印、盖章或签名。
6调查询问时间在立案审批之前。
询问笔录
询问时间年月一
询问地点
—日—时—分至—月—
一日—时—分
第次询问
被询问人姓名
性别年龄
身份证号
工作单位
职务
住址
电话
询问人
单位及职务
记录人
单位及职务
在场人
我们是（机关）的执法人员、，证件号码
为、，这是我们的证件（出示证件）。
我们依法就
的有关问题向您了解情况，您有如实回答问题的义务，也有陈述、申辩和申请回避的权利。
您听清楚了吗？
询问记录：
共页第页
三.勘验笔录应做到①文书使用正确②记录内容全面③文字描述清晰
④签名合法有效
勘验笔录
XX勘字〔〕第（）号
勘验时间年—月—日—时—分至—月—日—时分勘验场所天气情况
勘验人单位及职务
勘验人单位及职务
当事人单位及职务
当事人单位及职务
被邀请人单位及职务
记录人单位及职务
我们是（机关）的执法人员、，证件号码
为、，这是我们的证件（出示证件）。
现依法进行勘验
检查，请予以配合。
勘验情况：
勘验人（签名）：
当事人（签名）：
当事人（签名）：
被邀请人（签名）：
勘验人（签名）：
联系方式：
联系方式：
记录人（签名）：
本页填写不下的内容或需绘制勘验图的，可另附页
共页第页
四.现场检查记录
现场检查记录
被检查人（单位）：
检查时间：
年_月_日时分至_月_日时分
单位地址：
检查地点：
法定代表人：
职务：
联系电话：
检查人员：
、记录人：
见证人：
我们是（机关）的执法人员，证件号码为、，
这是我们的执法证件（出示证件）。
我们依法就
有关问题，进行现场检查，请予配合。
现场检查过程及情况：
检查人员签名、记录人：
被检查人（单位负责人）签名见证人：
年月日
注：
被检查人（单位负责人）在检查笔录上逐页签字，在修改处签字或者押印,并在笔录末尾部分注明对笔录真实性的意见。
共页第页
五•抽样取证证据清单应注意以下问题1注明被取证的当事人2无取证事由和依据3无取证的具体时间、地点4无物品的名称、数量、规格等描述5无物品清单6无执法人员签名、行政机关印章及日期7无当事人签名或盖章（当事人拒绝签字的，应在清单上注明）
抽样取证证据清单
XX抽字〔〕第（）号
被抽样取证单位现场负责人
单位地址联系电话邮编
抽样取证时间年—月—日—时—分至—月—日—时—分
抽样地点
依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款规定，决定对被抽
样取证单位的下列物品进行抽样取证，请予配合。
序号
证据物品名称
规格及批号
数量
被抽样取证单位现场负责人（签名）：
行政执法人员（签名）：
证号：
证号：
xxxx行政机关（公章）
年月日
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交被抽样取证单位。
6.先行登记保存证据通知书注意一下问题；1未注明取证当事人2无登记保存物品的事由和依据3无取证的具体时间、地点4无物品性状的描述5无物品保存的方式、期限、条件和地点6无当事人签名或盖章7无领导签字及行政机关印章和日期8对先行登记保存或查封扣押的物品未在法律法规规定的时间内作出处理决定9无记载物品处理
决定和处理结果文书
先行登记保存证据通知书
XXX先保通字〔〕第（）号
你（单位）涉嫌行为。
为确保调查取证工作，依据《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款的规定，本行政机关决定对你（单位）的有关证据（证据名称、数量等详见附后清单）采取先行登记保存措施。
注意事项：
1•对先行登记保存的证据，本行政机关将在七日内依法作出处理决定。
请你（单位）于年月日到
接受对先行登记保存证据的处理决定。
2•对就地先行登记保存的证据，在本行政机关作出处理决定前，
你（单位）负有妥善保管的义务，不得有短缺、灭失、损毁或擅自移动等改变证据物品的任何行为。
3•请核对证据清单后，签字确认。
XXX行政机关（公章）年月日
被通知人或被通知单位负责人（签名）
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交被取证人（单位）
先行登记保存证据清单
序号
证据名称
规格型号
产地
成色（品级）
单位
价格
数量
备注
上述物品经核实无误
物品所有人（保管人）签名:
承办人签名：
承办人签名：
年月日
7•先行登记保存证据处理决定书
先行登记保存证据处理决定书
XXX先保处字〔〕第（）号
本机关于年_月_日对你（单位）的
等物品进行了先行登记保存［文号：
XXX先保通字〔〕第（）号］。
现依法对上述物品作出如下处理：
XXXX行政机关（公章）
年月日
8•扣押财物决定书
扣押财物决定书
XXX扣字〔丨第号
本机关办理的一案，下列财物因涉嫌违法（与案件处
理有关），根据规定，决定予以扣
押。
XXX行政机关（印章）
年月日
附：
扣押财物清单
编号
名称
规格型号
数量（单位）
备注
上述财物品种、数量经核对无误
被扣押财物持有人或者见证人签字：
执法人员签字：
、
9•扣押财物处理凭证
扣押财物处理凭证
XXX扣处字〔丨第号
本机关于年月日以XXX扣字〔丨第号《扣押财物
决定书》扣押的下列财物，因原因），根据
规定，决定予以拍卖（没收、发还）。
特此通知。
附:
XXX行政机关（印章）
年月日
扣押财物处理（拍卖、没收、发还）清单
编号
名称
规格型号
数量（单位）
备注
上述财物品种、数量经核对无误。
被扣押财物原持有人或者见证人签字：
领取人签字：
年月日
执法人员签字：
、年月日
注：
本文书一式二份，一份存档，一份交被扣押财物原持有人或领取人。
10.强制措施决定书
强制措施决定书
XXX强措字〔〕第（）号
本机关在现场检查时，发现你单位（现场）存在下列问题：
以上存在的问题依据
?
决定采取以下强制措施：
如对以上强制措施不服，可以自收到本决定书之日起日内向
申请行政复议，或者在日（月）内向人民法院提起行政诉讼。
XXX行政机关（公章）
年月日
11•鉴定委托书
鉴定委托书
因调查案件的需要，本行政机关现委托你单位对下
列物品进行鉴定
物品名称
规格型号
数量
备注
鉴定要求:
请于年月日前向本行政机关提交鉴定结果。
鉴定
结果请提出具体鉴定报告书，并由鉴定人员签名或盖章，加盖公章
XXX行政机关（公章）
12.行政处罚事先告知书要求内容全面、具体包括无当事人的基本情况；未告知当事人违法事实、理由和依据；未告知当事人拟给与行政处罚的种类和金额；当事人进行陈述、申辩或放弃的，无陈述、申辩或放弃权力的记载；无行政执法主体的名称及印章。
行政处罚事先告知书
经查，你（单位）有
的行为。
以上行为违反了
的规定，依据,
拟对你（单位）作出
的行政处罚。
如对上述处罚意见有异议，根据《中华人民共和国行政处罚法》第三十一条
和第三十二条的规定，你（单位）有权向行政执法部门进行陈述和
申辩。
行政执法部门地址：
联系人：
联系电话：
邮政编码：
XXX行政机关（公章）
年月日
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交被告知当事人。
13.听证告知书。
当事人要求听证必须组织听证1当事人放弃听证权
利而未举行听证的，没有书面记载2听证通知书内容不规范（包括听证时间、地点、主持人、告知当事人申请回避权、行政机关名称及印章和通知时间等）3听证笔录制作不规范（包括听证时间、地点、内容、主持人签名、听证员签名、记录人签名、当事人或代理人签名等）4听证报告内容不规范（包括举行听证的时间、地点、参加人、记录人、主持人、当事人与调查人员对违法事实、情节、适用法律等所提出的理由和证据、主持人的意见和签名、报告形成的时间等）5听证
通知和举行听证会的时间不符合法律规定的。
听证告知书
XXX听告字〔〕第（）号
经查，你（单位）有
以上行为违反了的规定，依
据,
拟对你（单位）作出
的行政处罚。
根据《中华人民共和国行政处罚法》第四十二条的规定，你（单位）有要求
举行听证的权利。
如你（单位）要求举行听证，请在接到本告知书之日起3日内
向（行政执法部门）提出书面听证申请。
逾期不提出申请的，
视为放弃听证权利。
特此告知。
（行政执法部门）地址：
联系人：
联系电话：
邮政编码：
XXX行政机关（公章）
年月日
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交当事人。
14.听证会通知书
根据你（单位）申请，关于一案，
现定于年月日时分在
（公开、不公开）举行听证会议，请准时出席。
听证主持人姓名职务
听证员姓名职务
听证员姓名职务
书记员姓名职务
根据《中华人民共和国行政处罚法》第四十二条规定，你（单位）可以申请听证主持人回避。
注意事项如下：
1•请事先准备相关证据，通知证人和委托代理人准时参加。
2•委托代理人参加听证的，应当在听证会前向本行政机关提交授权委托书等有关证明。
3.申请延期举行的，应当在举行听证会前向本行政机关提出，由本行政机关决定是否延期。
4.不按时参加听证会且未事先说明理由的，视为放弃听证权利。
特此通知。
XXX行政机关（公章）
年月日
行政机关地址：
邮政编码：
联系人：
联系电话：
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交听证申请人。
15.听证笔录
委托代理人
性别
年龄
工作单位（职务）
委托代理人
性别
年龄
工作单位（职务）
第三人
其他参与人员
听证记录：
听证笔录
案由
主持听证机关听证会地点
听证时间年月日时分至时分
主持人听证人书记员
调查人员证号调查人员证号
申请听证人（单位法定代表人）姓名性别年龄
工作单位（职务）
申请听证人（单位法定代表人）或其委托代理人（签名）：
主持人（签名）：
书记员（签名）：
听证人（签名）：
年月日
本页不够，可另附页。
共页第页
16.案件处理呈批表
案件处理呈批表
案由：
当事人基本情况
被处罚单位
地址
法定代表人
职务
邮编
被处罚人
年龄
性别
家庭住址
所在单位
电话
邮编
违法事实及处罚依据
当事人的申辩意见
承办意见
承办人（机构负责人）（签名）：
年月日
审核意见
审核人（签名）：
年月日
审
批
意
见
审批人（签名）：
年月日
决定1重大行政处罚必须经过集体讨论，（记录内容应包括时间、地点、主持人、记录人、讨论内容、讨论结果、参加人签名）
17.行政处罚集体讨论记录
行政处罚集体讨论记录
案由
讨论时间年_月日时分至_月_日_时_分
地点
主持人汇报人记录人
出席人员姓名及职务：
讨论内容：
讨论记录：
出席人员签名：
本页不够，可另附页。
共页第页
18.行政（当场）处罚决定书1处罚决定书内容不全面、不具体（包括当事人的基本情况，违反法律、法规或规章制度的事实和证据；行政处罚的种类和依据；行政处罚旅行的履行方式和期限；告知当事人申诉权；作出行政处罚决定的机关和机关印章、日期；从轻减轻或从重处罚的，必须要有法定情节、法定依据）
行政（当场）处罚决定书
XXX罚当字〔〕第（）号
被处罚人：
性别：
_年龄：
家庭住址：
所在单位：
联系电话：
被处罚单位：
地址：
邮政编码：
单位法定代表人（负责人）：
职务：
联系电话：
违法事实及证据：
（此栏不够，可另附页）
以上事实违反了
的规定，依据的规定，决定给予
的行政处罚。
罚款的履行方式和期限（见打"处）：
□当场缴纳
□自收到本决定书之日起15日内缴至,
账号，到期不缴每日按罚款数额的3%加处罚款。
如果不服本处罚决定，可以依法在收到本决定书之日起60日内向
人民政府或者申请行政复议，或者在三个月内依法向
人民法院提起行政诉讼。
复议、诉讼期间本决定不停止执行，法律另有规定的除外。
逾期不申请行政复议、不提起行政诉讼又不履行的，本机关将依法申请人民法院强制执行或者依照有关规定强制执行。
行政执法人员（签名）：
、
当事人或委托代理人（签名）：
XXX行政机关（公章）
年月曰
19.行政处罚决定书
行政处罚决定书
被处罚人：
性别：
_年龄：
联系电话：
家庭住址：
所在单位：
被处罚单位：
地址：
邮政编码：
法定代表人（负责人）：
职务：
联系电话
违法事实及证据：
（此栏不够，可另附页）以上事实违反了
的规定，依据的规定，决定给予
的行政处罚。
处以罚款的，罚款自收到本决定书之日起15日内缴至，
账号，到期不缴每日按罚款数额的3%加处罚款。
如不服本处罚决定，可以依法在收到决定书之日起60日内向人
民政府或者申请行政复议，或者在三个月内依法向
人民法院提起行政诉讼。
复议、诉讼期间本决定不停止执行，法律另有规定的除
外。
逾期不申请行政复议、不提起行政诉讼又不履行的，本机关将依法申请人民
法院强制执行或者依照有关规定强制执行。
XXX行政机关（公章）
31
20.责令改正通知书
责令改正（停止违法行为）通知书
XXX责字〔〕第（）号
经查，你（单位）存在下列行为:
1.
2.
3.
（此栏不够，可另附页）。
上述问题涉嫌违反规定，现责令你（单位）
对上述第项问题立即整改；对第项问题于年—月
日前整改完毕。
逾期不整改的，依法给予行政处罚。
【或者现责令你（单位）
停止上述行为，听候处理。
】
行政执法人员（签名）：
证号：
证号：
被检查单位负责人（签名）：
XXX行政机关（印章）
年月日
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交被检查人（单位）。
共页第页21•罚款催缴通知书
罚款催缴通知书
本机关于年月日发出
号行政处罚决定书，要求你（单位）于年_月—日前将
罚款（数额）缴至。
因你（单位）至今
未履行该处罚决定，现要求你（单位）立即缴纳罚款，并根据《中华人民共和国行政处罚法》第五十一条第
（一）项的规定，每日按罚款数额的3%加处罚款。
加处的罚款由代收机构直接收缴。
XXX行政机关（公章）
年月日本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交被通知当事人。
22延期（分期）缴纳罚款批准书
延期（分期）缴纳罚款批准书
XXX延缴批字〔〕第（）号
年月日，本机关向你（单位）发出号《行政处罚决定书》，对你（单位）作出罚款（大写）
的决定，现根据你（单位）的申请，本机关依据《中华人民共和国行政处罚法》第五十二条的规定，同意你（单位）：
□延期缴纳罚款。
延长至年月日（大写）止。
□分期缴纳罚款。
第期至年月日（大写）前,
缴纳罚款元（大写）（每期均应当单独开具本文
书）。
此外，尚有未缴纳的罚款元（大写）。
代收机构以本批准书为据，办理收款手续。
逾期缴纳罚款的，依据《中华人民共和国行政处罚法》第五^一条第
（一）项的规定，每日按罚款数额的3%加处罚款。
加处的罚款由代收机构直接收缴。
XXX行政机关（公章）
年月日
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交申请人。
23.文书送达回执
文书送达回执（之一）
案由:
受送达单位（个人）
送达文书名称、文号
收件人签名或者盖章
送达地点
送达日期
送达方式
送达人
XXX行政机关（公章）
备注：
注：
1、一个案件各类文书的送达，统一使用一份送达回执。
2、各类文书送达参照民事诉讼法有关送达的规定执行。
3、他人代收的，由代收人在收件人栏内签名或者盖章，并在备注栏内注明与被送达人的关系；留置送达的，在备注栏说明情况，并由证明人签字。
文书送达回执（之二）
XXX回字〔〕第（）号
案由：
送达文书名称、文号
受送达单位（个人）
送达人
送达日期
年月日
送达地点
送达方式
收件人签名或者盖章
年月日
代收人签名
或者盖章
年月日
见证人签名
年月日
备注：
注：
1、一件文书的送达使用一份送达回执。
2、文书送达参照民事诉讼法有关送达的规定执行。
3、他人代收的，由代收人在收件人栏内签名或者盖章，并在备注栏内注明与被送达人
的关系；留置送达的，在备注栏说明情况，并由证明人签字。
24.结案审批表
结案审批表
XXX罚结字〔〕第（）号
案由：
当事人基本情况
被处罚单位
地址
法定代表人
职务
邮编
被处罚人
年龄
性别
所在单位
单位地址
家庭住址
联系电话
邮编
处
理结果
送达
情况
送达人（签名）、年月日
执行
情况
承办人（签名）：
、年月日
审核意见
审核人（签名）：
年月日
审批意见
审批人（签名）：
年月日
25•案件移送书
本机关于_年_月_日对
一案立案调查，因在调查中发现
故此案已超出本行政机关管辖范围，根据
的规定，应属你单位处理。
现将本案移送你单位，请对该案件进一步审理，依法
处理。
审理结案后，请将处理结果函告我单位。
附该案件有关材料：
共份页。
XXX行政机关（公章）
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交被移送单位。
26.驳回回避申请决定书
驳回回避申请决定书
（申请回避的当事人）：
在本机关立案处理一案中，你（单
位）以为理由，申请本机关回
避。
经审查，你所提申请回避理由不成立。
根据《行政处罚法》第三十七条第三款（第四十二条）的规定，决定驳回你（单位）回避申请。
如不服本决定，可以自收到本决定书之日起3日内向本机关申请复议一次。
复议期间，被申请回避人不停止参加本案调查处理工作。
XXX行政机关（公章）
本文书一式两份：
一份由行政执法部门备案，一份交回避申请人。
43
27.行政处罚撤销决定书
行政处罚撤销决定书
XXX罚字〔〕第（）号
当事人:
（姓名、性别、年龄、住址或单位名称、法定代表人姓名、职务）
本机关于年月日依法向你（单位）送达了《行政处罚决定书》罚字〔〕第（）号，对你（单位）作
出了的行政处罚。
年—月—日你（或）认为该处罚决定有误，向本机关提出申诉（或检举），经本机关对上述行政处罚决定进行审查，认为（原因、理由）
，根据《行政处罚法》第五十四条第二款的规定，作出如下决定：
撤销—年—月—日本机关作出的罚字〔〕第
（）号《行政处罚决定书》。
XXX行政机关（印章）
年月曰
45
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