物美集团大宗采购工作指南.docx

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物美集团大宗采购工作指南

物美集团大宗采购工作指南_

说明：

大宗采购是指超过各业态公司总销售额1％或全年采购金额超过2000万人民币的品项。

一、目的

建立和执行那个制度是为了建设物美集团高水平的采购环境，提高供应商的素养和供货质量，保证商品供货的稳固，防止发生质量意外事故，同时能够降低采购成本，防止采购中的徇私舞弊。

但对象可口可乐、宝洁、联合利华、花王、达能、帕尔玛特如此物美没有议价能力的供应商，可能也不能采取这套工作指南。

这套工作指南的特点是在制度治理部设置第三方询价〔至少需两人〕和大宗采购监督员〔至少需三人，其中一人负责监督打算制定、监督流程操纵、监督要点设定；一人负责监督过程复核、资料审查；一人负责资料收集、检验、鉴别。

〕

二、工作流程图

采购流程图

三、相关各方职责

1．集团总裁

〔1〕。

主持供应商资格认证和大宗采购合同评审，操纵会议进程，和谐各种矛盾和冲突。

保证工作按既定程序和标准完成。

〔2〕。

聘请供应商资格认证和大宗采购合同评审的咨询专家。

〔3〕。

参考各种信息，形成决议，确定合格供应商，批准大宗采购合同的签约和执行。

2．认证委员和评审委员：

要紧由四个业态公司总经理，四个业态公司采购总监、集团财务部总监、集团制度治理部总监、集团法律事务部总监以及其他聘请人员组成。

依照咨询专家调查报告，评判意见，供应商自报材料，第三方询价报告，其他调查报告和信息，具体工作人员的现场说明，投票决策。

3．大宗采购监督人员：

〔1〕。

执行和监控的关键点：

供应商认证；合同议价；合同执行监控。

〔2〕。

执行和监控的内容：

a.检查是否按程序完成工作

*.供应商认证程序：

核实文件、实地调查、资质评估、会审、储备、签约、汰换等等。

*.合同议价程序：

预算、调查、预备、询价、谈判、审查、第三方询价操纵、核准、签约、记帐等等。

*.合同执行监控程序：

时刻、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程操纵、专门预警、汰换、合同修改、追索等等。

b.检查工作标准是否达到

*.供应商认证工作标准：

规模、治理、质量、装备、合作度、价格、能力、竞争力评判等等。

*.合同议价工作标准：

双赢，长期合作，附加条件优待，价格理想〔市场平均价〕，其他代价低，风险可控等等

*.合同执行监控工作标准:

完成率，可靠性，专门率等等。

c.检查预定工作方法是否执行，应用的工具是否完整和合格

d.检查工作是否按时完成

*.供应商认证工作时刻表

*.合同议价工作时刻表

*.合同执行工作监控时刻表

e.检查所附图、表、单是否规范、完整

*.供应商认证所附图、表、单：

*.合同议价所附图、表、单：

*.合同执行监控所附图、表、单：

f.现场调查供应商

g.现场巡查配送、验收、质检、收货、运输、库存等等、

4．第三方询价人员：

〔1〕。

定期对样本商品进行市场调查和网络查询；

〔2〕。

和谐各下属单位采购与销售在进货价格高低上的扯皮，以便分清责任，精确考核；

〔3〕。

为监督操纵采购合同议价提供依据；

〔4〕。

实时把握竞争对手的经营妄图等等。

〕

5．大宗采购绩效考核人员

按物美集团绩效考核方法进行考核。

6．大宗采购咨询专家

要紧由物美内部有体会的采购人员、财务人员和店铺销售人员组成，由集团总裁聘请，给一定酬劳，定期轮换。

要紧负责现场调查供应商的资质、规模、质量治理水平、卫生治理水平、生产治理水平、运营治理水平、配送能力、财务状况等等，并作出个人评判，以供集团决策。

四、程序和方法

1．供应商资格认证

〔1〕。

供应商资格认证预备

〔2〕。

投寄招标文件

〔3〕。

检核投标文件

〔4〕。

样品检验和评估

〔5〕。

供应商现场调查

〔6〕。

供应商资格评估

〔7〕。

会审

〔8〕。

投寄供应商入围通知

2．大宗采购合同评审

〔1〕。

大宗采购合同评审预备

〔2〕。

供应商报价

〔3〕。

议价和第三方询价

〔4〕。

其他附加条款

〔5〕。

专家审核

〔6〕。

会审

〔7〕。

核实

a.预算

b.价格

c.法律

〔8〕。

签约

3．大宗采购合同执行

〔1〕。

供货时刻和数量操纵

〔2〕。

商品质量和卫生操纵

〔3〕。

商品价格、包装、规格、品种搭配和品项操纵

〔4〕。

运输、配送、保险、返佣和赞助操纵

〔5〕。

商品促销打算操纵

〔6〕。

商品生产流程操纵

〔7〕。

专门预警、汰换

〔8〕。

合同修改

〔9〕。

退货和索赔

4．大宗采购合同支付

〔1〕。

单据核实

〔2〕。

对帐

〔3〕。

审核

a.预算

b.第三方询价

c.质检

〔4〕。

传票

〔5〕。

划款

五、要紧表单

1．供应商资格认证

〔1〕。

供应商资格认证预备工作清单格式

〔2〕。

大宗采购招标邀请格式

〔3〕。

供应商投标文件格式

〔4〕。

样品检验和评估表格式

〔5〕。

对供应商现场调查清单格式

〔6〕。

供应商资格认证评估表格式

2．大宗采购合同评审

〔1〕。

大宗采购合同评审预备工作清单格式

〔2〕。

大宗采购合同专家审核表格式

〔3〕。

签约程序传票格式

〔4〕。

大宗采购合同要点

为降低工作成本和磨合成本，尽量使用物美原先的工作程序和表单，如此能够尽快的取得成效。

附录：

要紧表单格式

1．供应商资格认证

〔1〕。

供应商资格认证预备工作清单格式

供应商资格认证预备工作清单

〔2〕。

大宗采购招标邀请格式

物美集团大宗采购招标邀请书

编号;

〔3〕。

供应商投标文件格式

物美集团大宗采购供应商投标书

编号：

〔4〕。

样品检验和评估表格式

物美集团大宗采购样品检验和评估表

编号：

〔5〕。

对供应商现场调查清单格式

物美集团大宗采购对供应商现场调查清单

编号：

〔6〕。

供应商资格认证评估表格式

物美集团供应商资格认证评估表

编号：

2．大宗采购合同评审

〔1〕。

大宗采购合同评审预备工作清单格式

大宗采购合同评审预备工作清单

〔2〕。

大宗采购合同专家审核表格式

物美集团大宗采购合同专家审核表

编号：

〔3〕。

签约程序传票格式

物美集团大宗采购合同签约程序

编号

〔4〕。

大宗采购合同要点

物美集团依照自己具体情形，对不同的种类的商品，应分别制定制式合同。

但大宗采购合同有一些要点要注意：

a.商品的品种、规格和数量:

商品的品种应具体，幸免使用综合品名；商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。

必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

b.商品的质量和包装:

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订〔交〕货，并要封样待查并要封样待查。

；关于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退方法的商品，应写明具体条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。

c.商品的价格和结算方式:

合同中对商品和价格的规定要具体，规定作价的方法和变价处理等，以及规定对副品、次品的折扣方法；规定结算方式和结算程序。

d.交货期限、地点和发送方式:

交〔提〕货期限〔日期〕要按照有关规定，并考虑双方的实际情形、商品特点和交通运输条件等确定。

同时，应明确商品的发送方式〔送货、代运、自提〕。

e.商品验收方法:

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的方法、期限和地点。

f.违约责任：

签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的缺失。

在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情形时应对违约金或赔偿金：

*未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

*未按合同规定的商品质量标准交货；

*逾期发送商品，临时更换到货地点等，应对违约金或赔偿金。

g．合同的变更和解除条件:

在什么情形下可变更或解除合同，什么情形下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情形，都应在合同中予以规定。

　　除此之外，采购合同应视实际情形，增加假设干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。

在我们的实际工作中，发觉大宗采购合同有以下风险：

a.主体没有订立合同的资格，没有实际履行能力,要紧表现形式为：

订立合同的一方全然没有提供法人资格证明；合同一方虽提供了«企业法人营业执照»，但为副本或复印件，事实上为伪造的证明；合同一方提供了正式的«企业法人营业执照»但事实上际虚报注册资本，无实有资金，并没有实际履行能力;合同一方在订立合同时虽提供了正式的«企业法人营业执照»，但因未参加工商局年检已被吊销营业执照;代理人超越代理权限，以被代理人名义签订买卖合同。

b.    合同中由于用词不准确，导致双方经常有争议，常见的有：

质量约定不明确；履行地点不明确；付款期限不明确；违约责任不明确；付款方式不明确；履行方式不明确；计量方法不明确；检验标准不明确等等。