深圳市局档案分类方案模板.docx

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深圳市局档案分类方案模板

附件2：

深圳市机关、事业单位档案分类方案（示范本）

深圳市××局档案分类方案

为加强本单位档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和深圳市档案局《深圳市档案分类方案编制规则》的规定，结合本单位职能，特制定本方案。

第一条本方案规定了本单位档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

第二条档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于本单位档案实体的分类、整理和排架管理。

第三条本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代码。

1、党群工作（代码：

01）

2、行政管理（代码：

02）

3、业务管理（代码：

03）

4、基本建设（代码：

04）

5、设备仪器（代码：

05）

6、会计档案（代码：

06）

7、人事档案（代码：

07）

8、声像档案（代码：

08）

9、实物档案（代码：

09）

第四条二级类目的设置方法如下：

1、党群工作、行政管理、业务管理类的二级类目，按工作职能设置；

2、基本建设类的二级类目，按基建项目设置；

3、设备仪器类的二级类目，按设备种类或型号设置；

4、会计档案类的二级类目，按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他设置；

5、人事档案类的二级类目，按人名设置；

6、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；

7、实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；

8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。

附件：

１、深圳市××局档案分类体系表；

２、深圳市××局档案排列编号方法和档号结构说明；

３、深圳市××局档案分类、归档范围和保管期限表。

附件1：

深圳市××局档案分类体系表

附件2：

深圳××局档案排列编号方法和档号、目录号结构

说明

一、党群工作、行政管理和业务管理档案

1、排列编号方法：

三类档案合并整理，分年度、按保管期限（永久、30年、10年）分别排列编件号，不编目录号。

2、档号由全宗号、年度、保管期限件号组成，用“-”连接。

其中，保管期限为永久、30年、10年。

例如：

C1-1999-30年-18

件号（第18件）

保管期限（30年）

年度（1999）

全宗号（市政府办公厅）

二、基本建设和设备仪器档案

1、排列编号方法：

按基建项目或设备种类（型号）分别排列编案卷号，不编目录号。

2、档号由全宗号、类别号、案卷号组成，用“-”连接。

其中，类别号由一级类目号和二级类目号（基建项目代号或设备代号）组成，中间用“·”隔开。

例如：

C1-04.01-01

案卷号（第1卷）

类别号（基建档案类第1个工程项目）

全宗号（市政府办公厅）

三、会计档案

1、排列编号方法：

按二级类目分年度排列编案卷号和目录号。

2、档号由全宗号、目录号、案卷号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成。

其中目录代码为D，类别代号分别为：

会计凭证为1、会计账簿为2、财务报告为3、其他为4。

例如：

档号：

C1-D1.1-1

案卷号（第1卷）

全宗号（市政府办公厅）

目录号：

D1.1

类别代号（会计凭证类）

目录代码（会计档案类）

四、人事档案

本单位人事档案由人事档案室统一管理，其编号方法按照人事档案管理有关规定执行。

五、声像档案

（一）照片

1、排列编号方法：

按照三级类目结合形成时间分别排列装册，分册编照片号。

2、档号由全宗号、目录号、册号、照片号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、二级类目代号、三级类目代号、目录顺序号组成，其中目录代码为F，二级类目代号为1（照片），三级类目代号为：

领导类为1、荣誉类为2、业务活动类为3、文体活动类为4。

例如:

档号：

C1-F1.1.1-1-1

照片号（第1张）

册号（第1册）

全宗号（市政府办公厅）

目录号：

F1.1.1

三级类目代号（领导类）

二级类目代号（照片档案类）

目录代码（声像档案类）

（二）底片

1、排列编号方法：

不分类，按形成时间顺序大流水排列装册，分册编底片号。

2、档号由全宗号、目录号、册号、底片号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为F，类别代号为2（底片）。

例如:

档号：

C1-F2.1-1-1

底片号（第1张）

册号（第一册）

全宗号（市政府办公厅）

目录号：

F2．1

一级类目代号（底片类）

目录代码（声像档案类）

（二）录音带／录像带

1、排列编号方法：

录音带和录像带合并整理，按形成时间顺序大流水排列编盘号。

2、档号由全宗号、目录号、盘号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为F，类别代号为3（录音带/录像带）。

例如：

档号：

C1-F3.1-1

盘号（第1盘录音带／录像带）

全宗号（市政府办公厅）

目录号：

F3.1

类别代号（录音带／录像带类）

目录代码（声像档案类）

（三）光盘／磁盘

1、排列编号方法：

光盘和磁盘合并整理，按形成时间顺序大流水排列编张号。

2、档号由全宗号、目录号、张号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为F，类别代号为4（光盘/磁盘）。

例如：

档号：

C1-F4.1-1

张号（第1张光盘／磁盘）

全宗号（市政府办公厅）

目录号：

F4.1

类别代号（光盘／磁盘类）

目录代码（声像档案类）

五、实物档案

１、排列编号方法：

本单位实物档案按照二级类目结合形成时间分别排列编件号。

2、档号由全宗号、目录号、件号组成，用“-”连接。

目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为G，类别代号为：

荣誉品为1、纪念品为2、其他为3。

例如：

档号：

C1-G1.1-1

件号（第１件）

全宗号（市政府办公厅）

目录号：

G1.1

类别代号（荣誉品类）

目录代码（实物档案类）

附件３：

深圳市××局档案分类、归档范围和保管期限表

一级类目

二级类目

序号

归档范围

保管

期限

党群

工作

（01）

党务综合

（0101）

本局党组会议记录、纪要、决议

永久

本局党委工作计划、总结

（1）年度以上

永久

（2）半年、季度

１０年

……

组织宣传

（0102）

……

纪检监察

（0103）

……

工青妇

（0104）

……

行政

管理

（02）

行政综合

（0201）

本局局长办公会议、局务会议记录、纪要

永久

本局大事记、年鉴、志书

永久

……

人事管理

（0202）

……

文秘档案

（0203）

……

财务审计

（0204）

……

后勤管理

（（0205）

……

业务

管理

（03）

业务综合

（0301）

本局召开全市性重要业务会议的文件材料

（1）通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要

永久

（2）典型材料、代表发言、简报

３０

（3）小组会议材料、参考材料

１０年

……

….

……

基本

建设

（04）

按基建

项目设置

可行性研究、任务书

长期

……

设备

仪器（05）

按设备型号

或种类设置

设备仪器购置前期材料

……

一级类目

二级类目

序号

归档范围

保管

期限

会计

档案

（06）

会计凭证（0601）

原始凭证

15年

……

会计账簿（0602）

……

财务报告

（0603）

……

其他

（0604）

……

人事

档案（07）

按人名设置

（0701）

履历材料

……

声像

档案

（08）

照片

（0801）

底片

（0802）

本单位历届领导的照片、底片

永久

……

…...

录音带

／录像带

（0802）

……

光盘／磁盘（0803）

……

实物

档案

（09）

荣誉品

（0901）

市级以上党委、政府颁发给本单位的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书

永久

……

纪念品

（0902）

……

其他（0903）

……

深圳市机关、事业单位档案分类方案（示范本）

使用说明

1、各单位的档案分类方案至少应设置9个一级类目。

部分单位没有基本建设、设备仪器、会计档案类档案，也应设置空类。

部分单位在履行具体业务职能时形成的专业档案，可视情况在第9类之后增加相应类别，如市劳动局在办理招调工中形成的审批表及有关材料可单独设类，作为第10类“招调工档案”；在职业技能培训方面形成的文件材料，可作为第11类“职业技能培训档案”，以此类推。

2、党群工作、行政管理、业务管理类档案是指各单位在工作活动中形成的管理性文件材料，其二级类目的划分可根据本单位的实际情况而定；录音带、录像带、光盘和磁盘数量大的单位，也可以不将录音带/录像带、光盘/磁盘合并设为两类，而分开设为4个二级类目，整理时分别按形成时间顺序排列编盘号或张号，目录号中的类别代号则作相应变动；其他类别档案的二级类目应按照“示范本”划分。

3、业务管理类档案是指各单位在履行专业职能活动中形成的综合性、管理性文件材料。

如：

市劳动局形成的关于招调工、职业技能培训等方面的政策法规、规章制度、计划、总结、报告、调研材料、会议材料，可分别设置招调工、职业技能培训等二级类目。

业务管理类档案与专业档案的区别，类似于：

关于人事工作方面的规章制度、计划总结等归入行政管理类，而关于干部职工个人的履历材料、自传材料、入党入团、奖励处分材料等归入人事档案；会计工作中形成的规章制度、计划总结等归入行政管理类，而会计凭证、会计账簿、财务报告等归入会计档案。

4、各单位可根据本单位的实际情况来划分照片类档案的三级类目，其中“示范本”中荣誉类照片是指:

为了便于利用实物档案,将本单位获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书等拍摄并整理而成的照片。

照片数量少的单位也可不分类，只按形成时间顺序大流水排列装册，分册编照片号，目录号中则相应去掉三级类目代号。

5、基本建设档案和会计档案、人事档案、照片档案的归档范围和保管期限，分别按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《会计档案管理办法》（财会字[1988]32号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字[1996]14号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的规定执行。

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