第四章第一节电子表格软件概述33.docx

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第四章第一节电子表格软件概述33

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第四章电子表格软件在会计中的应用

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第1节电子表格软件概述

1、常用的电子表格软件

电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。

Windows操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Excel、金山WPS电子表格等；Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于iPad等手持设备。

此外，还有专业电子表格软件如LotusNotes、第三方电子表格软件如FormulaOne等。

微软的Excel软件（以下简称“Excel”）是美国微软公司研制的办公自动化软件Office的重要组成部分，目前已经广泛应用于会计、统计、金融、财经、管理等众多领域。

考虑到其操作简单直观、应用范围广泛、用户众多且与其他电子表格软件具有很好的兼容性，本教材默认情况下以Excel软件为主。

Excel2003、Excel2013默认的用户界面如图4-1、图4-2所示。

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此外，单击快捷菜单中的“删除”菜单，工作表即被删除；单击快捷菜单中的“移动或复制工作表”菜单，打开“移动或复制工作表”对话框，可将活动工作表移动到指定位置，如果选中“建立副本”前面的方框，工作表则被复制到指定位置。

2.工作表标签和标签滚动按钮工作表标签是指位于工作表下方左端的标签显示区（又称标签栏或标签框），用来标示每张工作表名称和对活动工作表进行切换的按钮。

Excel2003默认在标签显示区显示前3个工作表的名称，从左向右依次为Sheet1、Sheet2、Sheet3。

其中当前正在操作的工作表为活动工作表，其标签默认为白底黑字，而其他工作表的标签默认为灰底黑字。

Excel启动后，新建工作簿默认的活动工作表为Sheet1；打开现有工作簿后，默认的活动工作表为该工作簿最近一次存储时光标所在的工作表。

单击某个工作表标签后，该工作表即被切换为活动工作表。

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2、电子表格软件的主要功能

电子表格软件的主要功能有：

（1）建立工作簿；

（2）管理数据；（3）实现数据网上共享；（4）制作图表；（5）开发应用系统。

（1）建立工作簿

Excel软件启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。

这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。

工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立。

工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，也称电子表格。

每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。

单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳32767个字符。

在Excel2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成；在Excel2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由1048576行和16384列组成。

默认的工作表不够用时，可以根据需要予以适当添加。

每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。

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（2）管理数据

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

（三）实现数据网上共享

通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

（四）制作图表

Excel提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

Excel不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系；不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。

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（五）开发应用系统

Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

3、Excel软件的启动与退出

（1）Excel软件的启动

通常可以采用下列方法启动Excel软件：

1.点击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令

单击桌面左下角的“开始”菜单（或敲击键盘上的微软徽标键），进入“所有程序”，打开“MicrosoftOffice”菜单（菜单名称因安装的版本可能不尽相同，此处以Excel2003为例，下同），从中选定菜单命令“MicrosoftOfficeExcel2003”，即可启动Excel软件（见图4-3），同时建立一个新的文档，该文档在Excel软件中被默认为工作簿。

启动Excel后建立的第一个空白工作簿的缺省名和扩展名，在Excel2003中分别默认为“Book1”和“.xls”（在Excel2013中则分别为“工作簿1”和“.xlsx”），但也可以另存为其他名字和类型的文件

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2.点击桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标

直接点击（单击或双击）位于桌面的Excel快捷方式图标，可以快速启动Excel，同时建立一个新的空白工作簿。

这种方法的前提是桌面或任务栏中已经创建Excel快捷方式图标。

在桌面上创建Excel快捷方式图标的方法通常有两种：

（1）鼠标右键单击桌面，选择“新建”菜单中的“MicrosoftOfficeExcel”；

（2）在安装Excel软件的文件夹中右键单击“Excel.exe”图标，选定菜单中的“创建快捷方式”（或敲击“S”键）后，点击“确定”按钮（或敲击“Enter”键）。

在任务栏中创建Excel快捷方式图标的方法通常有两种：

（1）单击桌面上的“开始”菜单（或敲击键盘上的微软徽标键），进入“所有程序”，打开“MicrosoftOffice”菜单，单击鼠标右键“MicrosoftOfficeExcel2003”的快捷命令，选择菜单中的“锁定到任务栏”（或）敲击“K”键，“MicrosoftOfficeExcel”图标自动显示在任务栏上。

（2）在安装Excel软件的文件夹中选中“Excel.exe”图标，将其拖拽到任务栏上（或敲击“Enter”键）。

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3.通过“运行”对话框启动Excel软件

同时敲击键盘上的微软徽标键和“R”键（或单击“开始”菜单，进入“所有程序”，打开“附件”后点击其中的菜单命令“运行”），打开“运行”对话框，点击“浏览”按钮，进入安装Excel软件的文件夹，选中“Excel.exe”文件，点击“打开”按钮后点击“确定”按钮（或敲击“Enter”键）。

操作完成后，Excel启动，同时建立一个新的空白工作簿。

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4.打开现成的Excel文件

直接点击（单击或双击）现成的Excel文件（或选定Excel文件，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”选项），通过打开该文件来启动Excel软件。

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（2）Excel软件的退出

通常可以采用下列方法退出Excel软件：

1.点击标题栏最右边的关闭按钮

如果当前只有一个工作簿在运行，无论光标位于工作簿何处，点击标题栏最右边的关闭按钮“×”后，Excel软件将被退出。

如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。

如果当前有多个工作簿文件在运行，点击标题栏最右边的关闭按钮“×”后，光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Excel文件仍在运行，Excel软件并未退出。

只有重复点击该按钮，直至这些文件均被关闭后，Excel软件才能退出。

2.点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令

右键单击任务栏中的Excel图标，打开菜单选项，点击“关闭窗口”（当前处于打开状态的文件只有1个）或“关闭所有窗口”（当前处于打开状态的文件为多个）命令即可退出Excel文件。

如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。

文件被关闭后，Excel软件也随之退出。

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3.按击快捷键“Alt＋F4”

如果当前只有一个工作簿在运行，无论光标位于工作簿何处，按击“Alt＋F4”键后，Excel软件将被退出。

如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。

如果当前有多个工作簿文件在运行，按击“Alt＋F4”键后，光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Excel文件仍在运行，Excel软件并未退出。

4、Excel软件的用户界面

Excel软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口（简称“窗口”）。

这一窗口是用户操作Excel软件的重要平台，被称为默认的用户界面。

Excel软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。

其中，Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成；Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成（见图4-9）。

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（一）标题栏标题栏位于窗口的最上方，依次列示Excel软件的图标、文档的标题和控制Excel窗口的按钮（见图4-10）。

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标题栏的最左端列示标志Excel软件的图标，该图标又是Excel窗口的控制菜单图标（也称“控制框”），提供还原、移动、大小、最小化、最大化和关闭窗口等功能。

弹出控制菜单命令的方法主要有三种：

（1）单击标题栏最左端的控制菜单图标：

（2）右击标题栏的任意位置：

（3）同时按住Alt和Space（空格）键。

双击控制菜单图标可以关闭窗口。

标题栏的右端列示控制Excel窗口的按钮，从左向右依次为最小化按钮、向下还原或最大化按钮、关闭按钮。

这些按钮统称为控制按钮，用来控制工作簿窗口的状态。

在Excel2013标题栏中，还有控制功能区显示的选项按钮（即“功能区显示按钮”）和快速访问工具栏，分别位于最小化按钮的左边和Excel软件图标的右边。

标题栏的中间列示当前正在使用的工作簿名称，由该软件的名字“MicrosoftExcel”和当前所使用工作簿的名字两部分构成。

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（2）菜单栏

Excel2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个默认的菜单项，包括Excel的全部操作命令，每一菜单项分别含有对工作表进行操作的一组功能相关的命令选项（见图4-11）。

命令后面带有“…”的，表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框；命令后面带有“►”的，表示该选项后面带有一个子菜单。

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启用菜单命令或对话框的常用方法有两种，具体为：

（1）单击含有能够完成某项任务的命令的菜单项标题，以下拉菜单的形式弹出一个由若干项功能相关的命令选项所组成的命令列表，根据需要从中选择恰当的命令。

当菜单项是灰色时，表示不能执行该命令。

（2）单击“Alt”键后，点击该菜单标题右旁括号内带下划线的字母键，命令列表随之打开，接着点击命令名右旁括号内带下划线的字母键。

菜单栏在窗口中移动到适当位置的方法通常是将鼠标指向菜单栏的标题栏，然后按下鼠标左键，将菜单栏拖动到目标位置，松开鼠标左键即可。

菜单栏的标题栏如果被遮挡，可将鼠标指向菜单栏最左端的虚竖线，待鼠标出现四向箭头时，按下鼠标左键进行拖动。

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从菜单栏中删除、移动、复制、增加菜单项的方法通常包括：

（1）按住Alt键，选中需要删除、移动或复制的菜单项，将该菜单项拖离菜单栏，并在指针显示为一个带有“ד的工具图标时释放鼠标和Alt键，则在菜单栏中删除这一菜单项；如果将该菜单项拖动到菜单栏或工具栏中的适当位置后，再释放鼠标和Alt键，则完成该菜单项的移动任务；如果在拖动的同时按住Ctrl键，并在指针显示为一个带有”+“的工具图标时释放鼠标、Ctrl键和Alt键，则为该菜单项在菜单栏或工具栏中的适当位置创建一个副本。

（2）单击“工具”菜单项，选定“自定义”命令打开“自定义”对话框后，选中需要删除、移动或复制的菜单项，将该菜单项拖离菜单栏，并在指针显示为一个带有“×”的工具图标时释放鼠标，则在菜单栏中删除这一菜单项；如果拖动到菜单栏或工具栏中的适当位置后，释放鼠标左键，则完成该菜单项的移动任务；如果在拖动的同时按住Ctrl键，并在指针显示为一个带有“+”的工具图标时释放鼠标，则为该菜单项在菜单栏或菜单栏中的适当位置创建一个副本。

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在菜单栏中增加菜单项的具体步骤为：

单击“工具”菜单项，选定“自定义”命令打开“自定义”对话框后，切换到“命令”选项卡，在左边“类别”框中选定“新菜单”（如图4-12），用鼠标将右边“命令”框中的“新菜单”拖放到菜单栏，此时菜单栏中生成“新菜单”项，右击可重新命名“新菜单”项；在“命令”选项卡左边“类别”框中选定“宏”，然后把右边“命令”框中的“自定义菜单项”拖放到新增加的菜单项的下拉菜单位置上，此时在新菜单项下生成下拉菜单“自定义菜单项”，右击可重新命名下拉“自定义菜单项”，若选择“图符与文字”，还可以添加按钮图符；在新建菜单项的下拉菜单中右击鼠标，在下拉菜单中左击“指定宏”，然后在对话框中单击相应的宏名，再选择“确定”，则设计完成。

以后只要单击所建新菜单下的下拉菜单名，就可调用相应的宏。

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（3）工具栏

工具栏默认位于菜单栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，它由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。

每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作。

用户不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的位置，而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置。

Excel2003默认显示“常用工具栏”和“格式工具栏”两个工具栏，但用户还可以根据实际需要，显示或隐藏适应于特定功能的其他工具栏。

隐藏或显示工具栏的两种常用方法是：

（1）在工具栏或菜单栏任意位置单击鼠标右键，打开工具栏列表，从中选定或取消相应的工具栏。

（2）在菜单栏单击“视图”菜单，在打开的命令列表中指向“工具栏”选项，打开的“工具栏”列表（如图4-13所示），从中选定或取消相应的工具栏名称，即可显示或隐藏相应的工具栏。

将工具栏在窗口中移动到适当位置的方法通常是将鼠标指向工具栏的标题栏，然后按下鼠标左键，将工具栏拖动到目标位置，松开鼠标左键即可。

工具栏的标题栏如果被遮挡，可将鼠标指向工具栏最左端的虚竖线，待鼠标出现四向箭头时，按下鼠标左键进行拖动

在工具栏中删除、移动、复制、增加按钮的方法包括：

（1）按住Alt键，选中需要删除、移动或复制的按钮，将该按钮拖离工具栏，并在指针显示为一个带有“×”的工具图标时释放鼠标和Alt键，则在工具栏中删除这一按钮；如果将该按钮拖动到工具栏或菜单栏中的适当位置后，再释放鼠标和Alt键，则完成该按钮的移动任务；如果在拖动的同时按住Ctrl键，并在指针显示为一个带有“+”的工具栏图标时释放鼠标、Ctrl键和Alt键，则为该按钮在工具栏或菜单栏中的适当位置创建一个副本。

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在工具栏中删除、移动、复制、增加按钮的方法包括：

（1）按住Alt键，选中需要删除、移动或复制的按钮，将该按钮拖离工具栏，并在指针显示为一个带有“×”的工具图标时释放鼠标和Alt键，则在工具栏中删除这一按钮；如果将该按钮拖动到工具栏或菜单栏中的适当位置后，再释放鼠标和Alt键，则完成该按钮的移动任务；如果在拖动的同时按住Ctrl键，并在指针显示为一个带有“+”的工具栏图标时释放鼠标、Ctrl键和Alt键，则为该按钮在工具栏或菜单栏中的适当位置创建一个副本。

（2）

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单击“工具”菜单项，选定“自定义”命令打开“自定义”对话框后，选中需要删除、移动或复制的按钮，将该按钮拖离工具栏，并在指针显示为一个带有“×”的工具图标时释放鼠标，则在工具栏中删除这一按钮；如果拖动到工具栏或菜单栏中的适当位置后，释放鼠标左键，则完成该按钮的移动任务；如果在拖动的同时按住Ctrl键，并在指针显示为一个带有“+”的工具栏图标时释放鼠标，则为该按钮在工具栏或菜单栏中的适当位置创建一个副本。

（3）鼠标单击工具栏右下角向下展开的按钮“▼”，弹开下拉菜单，单击“添加或删除按钮”右下角向下展开的按钮“▼”，打开“自定义”对话框后（如图4-14所示），选中需要删除、移动、或复制的按钮，再按上述方法

（2）中的步骤进行相应处理。

（4）为了能快速打开常用的命令，除采用上述三种从其他工具栏移动或复制按钮的方法在工具栏中增加按钮外，还可以将“自定义”对话框“命令”选项卡中的相关命令拖放到工具栏上，生成快捷按钮。

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（4）编辑区

编辑区默认位于工具栏的下方，由名称框、取消输入按钮、确认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式，如图4-15所示。

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位于编辑栏最左边的条形区域是名称框，用于显示、定义或更改活动单元格或单元格区域的名称，以及快速定位到所指定名称的单元格或单元格区域。

位于编辑栏最右边的条形区域是编辑栏，也称编辑框或公示栏，用于显示、输入或编辑活动单元格或图表中的数据和公式。

单击单元格进行输入时，其内容在编辑栏中被同步显示，相反，也可以单击编辑栏进行输入，对应单元格中的显示也是同步的。

默认情况下，编辑框中显示活动单元格的数据和公式，单元格中显示计算结果和格式化之后的内容。

当然，可以根据实际需要选择直接在单元格里或者编辑栏中查看单元格中的所有内容。

位于名称框和编辑栏中间的“×”、“√”和“fx”三个按钮，分别用于取消输入、确认输入和插入函数。

编辑区不能在窗口中直接进行移动，但其相对位置会随着菜单栏、工具栏的移动而自动上下调整，并且可以通过以下两种方式在显示和隐藏之间进行切换：

（1）选中或取消“视图”菜单（或选项卡）的“编辑栏”选项；

（2）进入“Excel选项”对话框，在“显示”区域选中或取消“编辑栏”选项。

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（5）工作表区

工作表区默认位于编辑区的下方，是Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成。

1.工作表

工作表，也称“电子表格”，是窗口中默认以灰色横竖线条交叉组成的表格。

一个新工作簿默认由一张或多张工作表构成（如Excel2013默认为1张，Excel2003默认为3张），新工作簿内默认工作表的张数可以自定义。

在Excel2003中，通过选择“工具”菜单的“选项”命令，在“选项”对话框中选取“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表张数”右边的选择框中输入目标张数（如图4-17所示）；Excel2013中，可以通过选择“文件”菜单的“选项”命令等方式进入“Excel选项”对话框，选定“常规”选项卡，在“新建工作簿”区域的“包含的工作表数”右边的选择框中输入目标张数，如图4-18所示。

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在Excel2003中，在活动工作簿中添加一张新空白工作表的常用方法有：

（1）鼠标左键单击窗口底部处于该位置右边的工作表标签，单击“插入”菜单，从中选定“工作表”命令，即可新建工作表。

（2）单击鼠标右键窗口底部处于目标位置右边的工作表标签，弹出快捷菜单，单击“插入”菜单命令打开“插入”对话框，单击“工作表”图标，单击“确定”按钮后，即可在目标位置新建一张工作表。

这两种方法同样适用于Excel2013，但Excel2013中还可以通过单击“新工作表”按钮（如图4-20所示），在活动工作表的右边快速插入一张新的空白工作表。

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此外，单击快捷菜单中的“删除”菜单，工作表即被删除；单击快捷菜单中的“移动或复制工作表”菜单，打开“移动或复制工作表”对话框，可将活动工作表移动到指定位置，如果选中“建立副本”前面的方框，工作表则被复制到指定位置。

2.工作表标签和标签滚动按钮

工作表标签是指位于工作表下方左端的标签显示区（又称标签栏或标签框），用来标示每张工作表名称和对活动工作表进行切换的按钮。

Excel2003默认在标签显示区显示前3个工作表的名称，从左向右依次为Sheet1、Sheet2、Sheet3。

其中当前正在操作的工作表为活动工作表，其标签默认为白底黑字，而其他工作表的标签默认为灰底黑字。

Excel启动后，新建工作簿默认的活动工作表为Sheet1；打开现有工作簿后，默认的活动工作表为该工作簿最近一次存储时光标所在的工作表。

单击某个工作表标签后，该工作表即被切换为活动工作表。

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拖拽工作表标签将选定的工作表移动或复制到指定的位置的方法是左键单击目标工作表标签不放，将其拖拽到目标位置后释放左键即可，相关工作表标签的相对位置随之发生改变。

如果拖动工作表标签的同时按住Ctrl键不放，选定的工作表则被复制到指定位置，新表默认采用原表名称在其后面依次加上左小圆括号、自然数和右小圆括号的方式命名，其中自然数代表被复制的次数。

对工作表进行重命名的方法包括：

（1）双击需要重命名的工作表标签，该标签的颜色默认反向显示为蓝底白字，表示该标签已经处于编辑状态，输入新的名称，按击“Enter”键或者单击该标签以外的适当区域，即可实现重命名。

（2）右键点击目标工作表标签，从弹出的快捷菜单中选定“重命名”命令，输入新的名称进行重命名。

设置工作表标签颜色的常用方法包括：

（1）右键点击需要设置颜色的工作表标签，弹出快捷菜单，选择“工作表标签颜色”子菜单，打开“设置工作表标签颜色”对话框，选择工作表标签的颜色，然后单击“确定”按钮即可。

（2）单击“格式”菜单，选定“工作表”子菜单，选择“工作表标签颜色”子菜单（如图4-21所示），后续步骤与方法

（1）相同。

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如果一个工作簿所包含工作表的张数较多，当前标签显示区中不能显示全部工作表标签时，可以通过以下三种方法将被标签显示区遮挡的工作表标签在当前标签显示区中显现出来：

（1）适当向右移动标签拆分框来增加当前标签显示区的长度。

（2）单击标签滚动按钮。

这种方法适用于不调整标签显示区的长度或者当前标签显示区已处于最长状态的情形。

（3）右键单击任一标签滚动按钮，从工作表标签列表中选定目标工作表标签。

标签显示区默认处于显示状态，在窗口中的相对位置固定不变，但可以通过以下方式在显示和隐藏之间进行切换：

选择“工具”菜单的“选项”命令，弹出“选项”对话框，选中“视图”选项卡，在“窗口选项”区域选中或取消“工作表标签”。

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3.滚动条和滚动条按钮

工作表内容在一个屏幕中无法全部显示时，当前屏幕未能显示出来的部分，可通过鼠标拖动滚动条或点击滚动条按钮来显示。

位于工作表下方右端的滚动条（或滚动条按钮，下同）被称为水平滚动条或横向滚动条；位于窗口右边的滚动条被称为垂直滚动条或纵向滚动条。

向左拖动水平滚动条或点击、按住水平滚动条左边的按钮，工作表将整体向右水平移动；向右拖动水平滚动条或点击、按