行政管理手册.docx
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行政管理手册
团结求实开拓进取
文件发行日期：
××××年××月××日
文件生效日期：
××××年××月××日
版 次：
1/A
本公司对此手册保留最终解释权
制订：
行政部审核：
日期：
××××年××月××日
×××××有限公司公约
我们承诺：
公司的利益高于一切；
成功就是每天不断地重复且每天进步一点点；
不崇尚权利、不自我迷恋、沟通及有效沟通是达到目标很重要的方法及手段；
注重细节，因为细节决定成败；
很强的执行力是达成绩效必要的条件；
“从难、从严、从实践”要求自与团队；不断地去努力，努力到做得好！
×××××有限公司
《行政管理手册》发布令
×××××有限公司《行政管理手册》于×××年××月××日进行修订，于×××年××月××日经公司最高领导层、总经办会议通过，现予以公布，从×××年××月××日起开始执行，原所有的相关制度同时废止。
××××××有限公司
总经理：
×××年××月××日
关于文书工作及文书档案管理的若干规定
文书是传达公司方针、政策、指导工作、解决问题、交流总结的重要工具，也反映了公司的发展成长过程。
为充分发挥其承上启下、快速传送、扩展业务的作用，加强公司内部的规范管理，针对文书工作及档案的管理做出如下规定，希各部门及有关人员重视并认真执行：
一、文书工作管理
a.公司应设立文件传阅制度，对公司总经理或部门向全公司发出的文件，由相关人员送总经理审批，并按规定范围传阅；如属公司内部文件，由行政部送各职员签阅。
b.公司方案建立的规范公司的文件字号：
××—××—××—×××
（公司—文件类型—年份—文件序号）
c.文件类型分为：
行政管理文件为XJ、品质管理文件PQ、生产管理文件PG、
市场/营运管理文件PM、采购/仓管部PC、各类记录文件JL。
二、文件签发规定
建立发文件审批制度,层层把关、严格审核；并视发文内容及其重要程度采取单签制或双签制；签发人对文件的正确与否负完全责任。
三、基本原则
a.对外—涉及全局性的或某方面问题的，由总经理、相关负责人单签或双签。
b.对内—内部发文视其内容，由总经理、相关负责人签批。
四、文件送呈规定
各部门、员工需呈送总经理、副总经理签批、审阅的文件，均需以专用文件夹形式放在审阅人台面；待总经理、副总经理签批、审阅后，由行政部人员送还有关部门、员工。
五、文书档案管理
属于文管中心管理的文件参照ISO9000三阶段程序文件对照表。
六、属于行政部管理文件
a.国家政府部门下发的文件；
b.公司年度工作计划、总结、重要工作报告；
c.公司召开的各种重要会议记录、纪要、决定性的文件材料；
d.公司机构设置、人员编制的文件材料；
e.公司员工个人的档案材料；
f.公司员工的提拔、任免、晋升、奖惩记录、调查等材料；
g.公司员工年度评审表；
h.各类人事统计资料。
七、文件管理要求
a.归档文件或材料，原则上要求原件，即拟稿件和正本件（包括附件）；
b.所有应归档的文书定时分类、分项整理、立卷、装订、编号完毕；
c.需处理或销毁的过期档案，应经有关领导审批办理守登记手续方可进行。
八、资料保密制度
a.公司资料原则上严禁复制和借阅，不得擅自对外公开或复印，如确因工作需要须按其借用资料的重要程度由总经理或行政部主管审批；
b.负责保管档案材料的部门或个人应维护档案的安全、完整，严禁在档案上涂划、剪裁。
关于纪律考勤的管理规定
一、工作时间
a.企管部门（分别为：
企管办公室、行政部、人事部、财务部、研发部、采购部、销售部）；
工作准备时间：
Am：
7:
50～8:
00实际上班时间：
Am：
8:
00～12:
00
Pm：
1:
50～2:
00Pm：
2:
00～6:
00
b.生产部门（分别为：
品质部、仓管部、生产部）；
工作准备时间：
Am：
7:
20～7:
30实际上班时间：
Am：
7:
30～11:
30
Pm：
1:
20～1:
30Pm：
1:
30～5:
30
二、考勤说明
a.职员以上的上班时间提前10分钟必须做好工作的准备，超过工作的准备时间均作迟到处理；
b.凡属本公司所有职员必须严格遵守本规定，按时上下班，不准无故旷工、迟到、早退；
c.考勤记录均以打卡为依据，除因业务或特殊工作原因并经总经理批准的职员可免除打卡外，任何职员必须执行上下班打卡规定，否则，均作旷工处理；
d.如打卡有错误问题，应及时向行政部报告并作妥善处理，如因出差临时外出者，必须在卡上与明事由及时间后，并由交由行政部门经理签认方能生效。
三、违纪处理
a.未按规定位置摆放上班卡，违者每次扣除1分；
b.迟到或早退（均以每分钟类推），违者每分钟扣除1分；
c.未经请假或批准而不上班或每次迟到30分钟以上作旷工处理，违者每次扣除5分；
d.任何职员不得代人或委托他人打卡，违者委托人每次扣除5分，被委托人每次扣除5分，值班执勤保安每次扣除5分；
e.当月类计扣分三次者，加扣10分；
f.当月连续旷工三天者当自动离职，并扣除全部工资。
关于车辆出入厂区的管理规定
一、机车管理：
a.机车驶进大门时,整齐排放在固定停车位。
b.如是厂商机车送货品时，因过重无法携行时，可以准予慢行入厂区卸货，须载物品出厂者亦同。
二、车辆管理：
a.车辆进入时，需接受检查及办理入厂手续后，才获准进入，并应停靠在指定位置。
b.车辆出厂时，不论厂商或员工车辆均需停车接受检查，若载有物品时，需凭“物品放行单”始准放行。
没有“物品放行单”则不准载运任何物品出厂（含私人物品）。
c.本厂车辆出厂时,需凭“派车单”始准放行。
d.守卫人员每月需将“派车单”送财务部备查。
关于员工出入厂区的管理规定
一、员工进入厂内须穿制服，并将厂牌挂于制服上，严禁酿酒或携带危险品。
二、员工未佩带厂牌时，守卫人员需查明身份及登记后才准进入。
三、上班时间出入厂区内者，除患急病、受伤或部门级以上人员外，一律须凭“外出单”或部门主管电话通知通行。
四、迟到、早退或请假者，须打出勤卡或退勤卡进入。
五、本厂大门，每天自晚上11:
30以后至次晨7:
00以前关闭由警卫人员守卫，除特殊事故，经核准外，一律禁止出入。
六、员工夜间加班或例假加班时，其出入规定亦须遵守以上规定。
七、守卫人员每天须将“外出单”送人事部门登记人出勤卡出勤记录中。
八、员工陪同亲友进入厂内时，亦须办理入厂登记手续后方准进入。
九、本公司或关系企业员工进入本厂时，亦须办理入厂登记手续后，方准进入。
注：
凡是来宾访客（包括外包协作厂商，本公司其他单位人员、员工亲友等）进入厂内时，一律在警卫室办妥来宾出入登记手续，并查明来访事由，经征得受访人员同意及填写“会客登记单”后，方可进入厂内。
关于物品出入厂区的管理规定
一、任何物品（包括成品、材料、废料、员工私人物品、私人工具等）出入时均需办理“物品放行单”后，始准凭单放行。
二、警卫人员需仔细核对“物品放行单”记载的物品，是否与实物相符。
三、物品出门证由有关单位填写后送主管核准。
四、工程承包商、协作厂商及其它业务上往来的厂商或个人携带的工具、机器、物品等，应于进厂时先行登记，出厂时凭登记单核对无讹后出厂。
五、物品进厂时，警卫人员需详细检查，如有危险品、易然品、凶器等，禁止进厂并需报告上级处理。
六、警卫人员每月需将“物品放行条”送行政部备查。
关于办公设备、文具使用的管理规定
公司的复印机、传真机、电话、电脑、碎纸机等均属公司财物，由行政部统一管理，任何人不得作私人用途。
为实行有效管理，现作如下规定：
一、员工在有需要使用公司设备时，必须小心、认真操作、爱护，如因操作不当而引致受损或毁坏，当事人需负赔偿责任。
二、严禁用公司电脑玩游戏及未经许可在公司电脑上使用外来软件，以免感染电脑病毒，一经发现给予记过处分。
三、如需使用碎纸机销毁文件，每次进纸不能太多，过硬、过厚或过于皱折的不能使用此机。
四、节省公司资源，复印纸必须循环使用。
所有属于公司内部通知及内部使用文件、正式文件修改前必须使用环保纸打印。
五、各部门的文具领取必须以旧换新，由仓管员专人发放和登记。
关于公司电话使用的管理规定
为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本规定：
一、电话的管理由行政部统筹负责。
二、电话的使用须知：
a.注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线；
b.使用前对讨论、商洽事情稍加构思或作记录；
c.接待员因故需离开总机时，所有员工均有义务接听电话；
d.私人电话增加公司的负荷，影响业务电话的进入，员工应减少非紧急的私人电话，如确实需要必须长话短说，每次不能超过二分钟，违者按情节轻重处以罚款处理。
三、长途电话使用须知：
a.公司为有工作需要的员工开启电话长途服务,严禁员工利用公司电话拨打私人长途电话；
b.公司于每月底将各员工的长途电话使用清单交员工签名认可。
如属私人电话，则根据电信局收费标准，由员工自行缴付该笔长途电话的使用费用。
关于公章使用的管理规定
一、公司的公章统一由财务部专人负责管理。
二、各部门、员工有需使用公章时，需填写“盖章申请表单”经部门负责人、行政部负责人、总经理签批后，方可在财务部公章保管人办理盖章登记手续。
三、如因公事需外借公章时，必须写“盖章申请表单”上详细列明借章时间、原因，使用完毕后马上于财务部公章保管人处办理归还手续。
公章外借期间，使用人必须小心保管公章，如有损环或因其保管不慎而致被他人盗用等情况发生而致公司蒙受损失的，由公章借用人负全部责任；情节严重者将予以开除处分或交法办。
四、公章保管人在未上级许可的情况下，不得任意盖印或借予他人使用，否则所发生损失由当事人负担责任，并视情节轻重论处或依法办。
五、公章保管人离职时，必须将公章完整无缺交还行政部。
关于钥匙使用的管理规定
一、为确保工作场所物件的安全，特制定本管理规定：
二、公司各部门的钥匙原则上由行政部统筹管理、复制并由各部门专人保管，各部门领用时需办理领匙登记手续。
三、办公室钥匙由行政部及门卫室各保管一套。
四、如休息日因工作需要加班的员工，应先经上及主管或行政部主管批准后方可向门卫室领用钥匙，用毕后立即归还。
五、领用的钥匙必须小心保管，以免遗失或损坏应立即报行政部备案并缴纳罚金30元。
六、领用钥匙的员工及钥匙保管人不得任意复制或借予他人使用，否则所发生的损失由当事人负担责任，并视情节轻重论处或依法办。
七、员工离职时应将钥匙交还行政部签收。
关于司机的管理规定
为规范公司的管理，确保公司运输工作的顺利进行，特制订本管理制度：
一、司机必须无条件服从直属上司合理的工作安排，上班时间没有出车任务的必须自觉留在司机室休息，禁止从事赌博等活动。
二、在22:
30前不能关手机，经核实，因司机关机而不能完成公司安排的运输任务的，公司追究其责任。
三、爱惜车辆，做好爱车例保工作：
维修车辆必须填写“维修申请表”，经司机负责人批准后到公司指定的维修站修理。
四、汽车的季检、年检、汽车保养（如洗车）由司机自己掌握、负责，定期保养检测需作书面记录，以备存查。
五、严禁私自开车外出办事或把车开回家，如发现违反者，予以严重警告处分并追究经济损失。
六、私自不得借用公司车辆，特殊情况需经批准才能借用，借用人须负担汽油费，如有损坏须承担经济责任。
七、行车必须遵守国家有关法令、政策、交通规则，做到安全行车。
如因违反交通规则而导致的扣留，公司不予报销。
八、除物料部业务用车外，各部门用车需经物料部统一安排方可出车，否则后果由司机负责。
九、严禁司机酒后开车，确保行车安全。
十、司机必须服从统一的管理，均按公司劳动纪律执行。
关于员工报销的管理规定
一、员工应根据公司财务方面制定每周逢周六为报销时间来报销，首先应将原始发票按类粘贴在费用报销单上，自己先将报销数额计算清楚，经过总经理审批后方可拿到出纳处报销领款，对于会计、出纳在复核中提出的问题，应给予配合的解释。
二、报销的凭证，要求一律为正式发票，收据不能作为报销凭证，特殊情况除外，但必须写明原因，由总经理同意签字后方可报销。
三、关于领用支票购物的报销，凡需领用支票者，须填写“支票领用审批单”，经总经理批准后凭批准单到出纳处领取支票，购物后，由总经理审批，同意签字后送出纳处报销。
关于现金预支、归还的管理规定
根据现金管理规定，本公司员工办理各类事务时，请尽量使用支票或汇款方式支付，减少现金支付；凡需现金预支者，必须填写“借款单”，写清用途和理由，经总经理审批同意签字后，到出纳处领取借款；如预支数额较大，超过10000元的，要先通知财务部。
否则可能会影响支出，借款必须及时结清。
从借款之日起到月底结帐日止，不得超过每月结帐之日，超过者又不能主动向财务部解释作出任何原因的，将从个工资中扣除。
现金预支用途，必须和费用报销用途一致。
关于通讯费用报销的管理规定
为配合公司业务发展需要，对公司员工确因工作需要使用手提电话的，其电话费实行如下补贴方法：
一、部门主任级以上员工，每月可获取以下规定的电话费津贴。
二、因工作需要特批的员工，每月可获取电话费津贴，具体特批员工列明如下：
a.总经理级别以上：
××××元/月；
b.副总经理级别以上：
×××元/月；
c.部门经理级别以上：
×××元/月；
d.部门主任级别以上：
×××元/月；
e.特批人员——采购员、司机等：
×××元/月。
三、不在上述范围而确因当月特殊工作安排需要使用手提电话的员工，经呈送总经理和财务部主管批准后，可实行按按以上规定报销。
四、没有取得手提电话费津贴的员工因外出差而支出的国内、国际长途电话费，按公司规定的费用开支审批权限实报实销。
五、享受公司电话费津贴的员工应严格遵守本制度，因业务外出或休息日、节假日获取电话津贴的员工应保证公司可随时与其取得联络，公司统一要求在22：
30分前不得关闭手机，如因关机或欠费影响工作，公司一律追究责任并取取消当月电话津贴。
购物申请审批及损耗的规定
为了使所有物资及消耗品正确使用和有效地控制，减少损耗及不必要的浪费，凡因工作需要申购所有硬件设施或其他物资，必须填写采购申请单，并写明申购的原因及用，经相关如下规定审批部门批准后统一购买（除急需的特殊情况例外）。
一、申请手续规定
申请名称
审批部门
采购审批部门
机械、硬件设施、工具、治具
直属部门经理
副总级以上人员
生产用的材料
采购部经理
文具、清洁日常用品
财务部经理
二、生产物料订购及损耗规定
物料类别
预订损耗限额（%）
使用损耗限额（%）
备注
塑料、包装
5%
0.5%
超额按原价处罚
电器、电线
2%
0.3%
超额按原价处罚
五金喷涂件
5%
3%
超额按原价处罚
罗丝、杂件、通用件
可备一周期
3%
超额按原价处罚
工具、冶具
可备一周期
以旧换新
遗失按原价处罚
文具、清洁日常用品
可备一周期
以旧换新
清洁用品按使用量发放
公司制服发放及收费规定
为树立公司的形象，促进企业文化与发展，提高公司的知名度和荣誉感，作如下规定：
一、公司规定除总经理以上级别人员外，其余一律按规定穿着公司统一订制及发放的制服上班。
二、制服的发放规定，新员工入职经试用合格录用后，由人事部负责登记发放，发放数量冬、夏装各两套。
三、制服的收费规定，一律按制服的原价（即厂价）向员工收取该费用，并在当月的工资扣除。
四、职员工作满一年后，公司将退回全部的制服费用。
员工工伤处理规定
一、工伤定义：
员工在本公司生产工作范围内，进行正常生产和工作，或从事单位领导临时指定同意的工作而遭受非本人所能抗拒的意外，或在紧急的情况下，虽末经单位领导指定而从事对公司的益或抢险险救灾工作而遭受的意外。
二、员工在工作时受伤，经劳动部门核准为工伤的，根据国家规定按工伤事故处理。
三、员工在操作过程中，因违反安全操作规程造成的伤害，公司有责任将伤口医治，但应由本人承担经济和法律责任。
四、工伤的处理程序
1.员工受伤后应立即报告人力资源部，由人力资源部送到指定医院进行治疗，并在受伤的24小时内上报保险机构；
2.进行门诊治疗的，受伤员工每三天应到保险机构驻医院办事处进行医药费单据签收；
3.住院员工待情痊愈出院时办理保险理赔业务；
4.未购买保险的员工由人力资源部指定医院进行治疗，凭医药费单据到公司核报；
5.受伤后，未及时报告人力资源部而私自处理工伤，公司不予报销医药费；
6.购买了社会保险，因身份证有问题的，经济责任由本人承担。
五、凡工伤者，治疗期间不扣除基本工资和勤工奖。
六、因人力资源部未及时报保，保险机构拒赔，由经办部门负责。
解雇员工工资计发规定
为配合公司发展需要，各部门负责人有权对各自部门的员工进行考核及评估，对不适合本公司发展或严重违反公司规章制度经警告或处罚无效者，应立即作出解雇处理，并作如下规定：
一、在确定解雇处理前，先做好其员工的工资核算，并与财务部门联系，由财务部门准备好预支计划。
二、必须按公司有关规定，被解雇者从解雇日起的第七天才能收取其所有工资（即在七天内必须办理好一切的离职手续，并将核算好的工资数目交到财务部门）。
三、公司规定财务部门，逢每周的星期五下午发放被解雇的员工工资。
职员饭堂管理规定
为保障员工的身体健康，提供干净卫生的膳食，完善公司的管理制度，特制订本规定：
一、厨房员工必须每年进行一次体检，出持健康证上岗，确保无任何传染病。
二、生、熟食物必须分开，严禁生、熟食物混放。
三、每天膳后必须进行清洁，收整理厨具，确保卫生。
四、每周进行一次大清洁，确保良好的厨房环境。
五、厨房内不能有苍蝇、蟑螂、蚂蚁或其它昆虫。
六、除监管人员或特殊情况外，非有关人员严禁进入厨房，违者罚款每资扣除2分元。
关于会议纪律的管理规定
为使公司各级会议顺利召开，并贯彻落实上级部门的各项方针、政策，通报上一阶段各项情况，讨论解决所存在的问题，布置下阶段的工作重点，跟进会议通过相关精神，特制定如下规定：
一、凡通知需参加会议的成员，必须要依时出席，并做好签到记录。
二、参加者必具备笔、笔记本做好会议记录，不能依靠脑记。
三、会议时间必须将手机等通讯工具，避免影响会议效果及时间。
四、会议结束之前必须对会议内容进行总结，发表意见或建议，表示会议的可行性及认同。
五、会议结束后必须负责召集相关人员召开相关会议和传达高层领导的意图与会议精神，并落实工作与执行。
六、负责总结落实工作报告，对末能按时落实或完成的工作或任务要坚决查出原因，并跟踪追究下去。
关于厂牌编制的管理规定
为使公司各部门的厂牌有规律性、统一性的编制，便于各部门的识别管理，特制定如下规定：
一、全公司厂牌颜色为统一颜色（黄色底蓝色字）。
二、款式分为两款，企管人员用竖向吊挂式，普通员工及后勤、杂工等用横向夹式。
三、职别分类和编号规定：
a.企管类编号为A至4位数（即××-0001A流水号）；
b.普通员工类编为B至4位数（即××-0001B流水号）；
c.后勤和杂工类编号为C至4位数（即××-0001C流水号）；
d.临时厂牌统一编号为E至4位数（即××-0001E流水号）；
e.贵宾平访卡无编号用竖向吊挂式。
四、公司厂牌只作本员工出入厂区凭证使用，不得转借或当作其他证件使用。
五、办理厂牌必须加盖本公司行政部门公章方可有效。
六、遗失厂牌必须立即报告部门主管，由主管部门出持证明提交行政部门进行办理补办手续（并收职本工费30元）。
关于颜色管理的规定
为使公司和管理更加完善，并达到科学化、系统化的统一管理及效果，公司对各部门使用的文具、物料周转箱等进行具体的规定：
一、办公用品（文具）
a.总经理、副总经理、助理、文员、人事、行政部使用：
蓝色
b.财务、统计部（会计、出纳、统计员）使用：
红色
c.开发、技术、质检部使用：
黄色
d.采购、物料部（仓管部）使用：
黑色
e.生产部（包括所有生产车间）使用：
绿色
二、物料周转箱
a.成品使用：
蓝色
b.半成品使用：
黑色
c.次品使用：
红色
关于保安工作管理规定
为确保公司财产安全，做好消防安全管理和安全生产的各项管理工作“以防为主”，严格执行5S活运的有关条例规定，促进公司稳步健康发展；特制如下规定：
一、守大门，对进出大门的人员和携带的物品严格检查、验证、询问和登记，来访问或外来的办事人员须请示领导同意，无证或证件不足以证明身份的人员，一律谢绝进入。
二、进出大门的车辆进行查询，对装载物资的车辆一律停车检查，如无证件不准入内，出大门凭放行条（货单）放行，发现货物与货单不符，一概不放行。
三、维护好大门附近的秩序，清理大门前堆放杂物和车辆防止堵塞大门，对聚集在大门前聊天、玩耍、摆卖等，说明离开，对无理取闹、神经失常等形迹可疑人员及时报告。
四、严格要求员工进出佩戴厂证，且正确佩戴，对没有厂证人员查明原因，丢失要求及时补办，严防冒名顶替混乱秩序。
五、注意安全，不准在厂院内任何场合抽烟，严禁烟火、食物等违禁物品带进车间。
六、要求员工上、下班服装整齐，不得披衣、敞怀挽袖、卷裤腿等，未经批准公司的任何物品不许带出大门。
七、时刻注意厂房、仓库、机房、油库等重点地带的全面保护，检查电线门窗是否牢固，照明、消防设施是否有效，电源开关有没关好，线路机电设备等有没损坏，发现不安全隐患立即报告有关人员迅速检修。
八、经常对消防设备进行检查，认真掌握灭火器材的使用，如闻到异常气味，听到可疑声响，发现危险物品等立即作安全处理，发现火警要迅速组织扑灭，发现移动设备、物品要立即查明情况。
九、维护公司正常秩序，如发现纠纷主动调解，发现吵闹、打架、斗殴、聚众闹事等应予劝止，劝止无效报告有关部门或执法机关处理。
一十、时刻警惕防火、防盗、防破坏，防范于未然，发现偷窃流氓等违法犯罪分子设法擒获并及时报告公司领导。
一十一、以身作则，遵守公司各项规章制度，坚持每30分钟例行巡查，对违章违纪行为及5S活动者要立即制止、警告、警告无效应立即进行处罚。
关于宿舍管理规定
为使员工有一个安静舒适的生活环境，保证员工的身心健康，住宿人员必须遵守本公司制定的住宿规则：
一、员工必须按编排好的床号入住，不得私自调换宿舍和床位，以维持休息秩序。
二、宿舍内必须保持清洁，自觉搞好卫生，轮流值日，值日人员每天按时打扫，监督室内的生活用品的摆放等，必须要整整齐齐。
三、要节约用电用水，要互相监督，打开水阀发现没水，要立即关好。
上班前要关好宿舍的电灯、电扇。
四、晚间11：
30按时就寝，不准制造噪音，妨碍别人休息。
五、男女宿舍之间，不得随便进入，严禁男女同房共宿（除夫妻房）外，不准带外来人员进公司宿舍。
六、不得在宿舍内酗酒闹事、聚众赌博、不得拉帮结派、打架斗殴、欺负别人以及做不健康行为。
七、严禁在宿舍内私拉电源，不准用电炉、电饭煲、电吹风等电器。
八、爱护宿舍内的一切物品，凡有损坏者必须追究其赔偿责任。
九、严禁乱丢杂物、高空抛物，卫生间内保持清洁，下水口要保持疏通，如有堵塞，整修费用由其楼层所住员工共同负责。
十、注意宿舍治安，宿舍人员必须保管好宿舍门匙，不可随便交给别人或复制，如有违反者，将会
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