采购部岗位职责.docx

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采购部岗位职责

采购合同管理制度

为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

一、采购合同的内容

　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

　　l、商品的品种、规格和数量

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。

必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

　　2、商品的质量和包装

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

　　3、商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序，同时约定开票事宜。

　　4、交货期限、地点和发送方式

　　交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。

同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

　　5、商品验收办法

　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

　　6、违约责任

　　签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。

在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

（1）不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

（2）不按合同中规定的商品质量标准交货；

　　（3）逾期发送商品。

7、合同的变更和解除条件

　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

　　此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

二、合同的审查批准

1、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。

2、合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经公司领导审阅后按合同审批权限审批。

重要合同必须经法律顾问审查。

合同审查的要点是：

（1）合同的合法性。

包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

（2）合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

（3）合同的可行性。

包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

（4）根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报法律顾问把关，或请公证处公证。

三、采购合同的签订

　　1、签订采购合同的原则

（1）合同的当事人必须具备法人资格或法人委托的代理人资格。

（2）合同必须合法。

也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

　　（3）签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

　　（4）签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

　　（5）当事人应当以自己的名义签订经济合同。

委托别人代签，必须要有委托证明。

　　（6）采购合同应当采用书面形式。

　　2、签订采购合同的程序

　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。

四、公司采购合同的管理

　　1、加强对公司采购合同签订的管理

　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。

另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

　　2、建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。

同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

　　3、处理好合同纠纷

　　当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。

协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

　　4、信守合同，树立企业良好形象

　　合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。

因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。

进出口业务管理制度

1、目的

为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，特制定本制度。

2、范围

适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。

3、一般贸易进出口业务、内销业务及日常工作流程

一、出口业务

1、根据生产部预计落货信息及客人要求货期，订舱。

留意客人停靠港口不一样（纽约港/洛杉矶等）停靠港口不一样，需分卸货港订舱！

JP客有关订舱货柜柜型基本要求为：

1*20GP---22-27方

1*40GP---52-57方

1*40HQ---62-67方

1*45HQ---72-78方

注意事项：

客号，款号，货物描述，纸箱尺寸等。

有关货物描述，详情参阅REVISIONFORDESCRIPTION"ACAT&FORJP。

SO-ATTH及STD-SO列印PDF件为订舱-1，订舱-2发船公司订舱，并抄送香港船务部同事。

2、JP客确定船期，追船公司配舱信息，ETD,ETA,AMSCUTOFF确定装柜日期及报关日期，并通知生产部，营业部，仓库，车间具体装柜日期及准确落货数据提供日期。

注意，洋山港先报关后进港，外港先进港后报关。

请务必保证至少在装柜前一天将报关资料寄报关行（节假日至少提前两天，防止快递公司业务繁忙导致报关资料不能准时送达报关行）实施无纸化报关的关区，只需要正本件扫描给报关行即可。

3、配舱信息第一时间发报关行，要求确定提柜日期装柜日期不能迟。

请注意开港时间，确定装柜日期必须保证至少第二天已开港，否则会产生异常费用（落箱费或预进港费），不可导致异常费用产生。

4、制作报关资料，船务资料。

报关资料：

发票，装箱单，申报要素，报关委托书，报关单。

每款衣服都须亲自去车间查看并确认款式（套头/开襟/户外套装）并拍照附申报要素后面，确保申报正确。

请一定注意！

！

注意事项：

（1）请务必保证单单相符，单证相符，单物相符。

（2）有关商品编码请查阅海关税则书，亦可参考之前报关所用编码，也可咨询报关行专业报关人员（但不可完全听信，必须自己一一复核）。

（商品编码归类原则：

类别分男士/女士/孩童，成分含量分棉/羊毛/纤维/麻等，请一定注意归类时成分含量大取之，相同含量取编码在前者，款式分套头/开襟/背心/斗篷等）

（3）申报要素包括：

品名，制造方法（针织，钩编，是否为起绒），款式（套头衫/开襟衫/背心/斗篷等），类别（男/女），成分含量，品牌（JP/EIGHT等，请查阅生产配料单）请务必保证申报要素齐全，正确无误。

船务资料：

CTR-LOADPALN,EXPORTINVOICE，AMS

注意事项：

（1）CTR-LOADPLAN为香港集团统一系统，不可私自变更任何地方，因有宏执行，若变动会损坏系统。

只在CTR,MID,BL-1里操作，其他只需聚集执行宏即可。

需注意CODE,HSCODE,HTSCODE,BL,S/ONO等

（2）EXPORTINVOICE注意单价，总价，务必保证与报关资料一一对应，因最终收客货款以此份EXPORTINVOICE为准，收汇以报关单位准。

（3）AMS信息包含三份（AMS-1，AMS-2，AMS-3是由CTR,MID,BL-1衍生）请保证所提供AMS所有数据准确无误，此份最终发美国海关，若数据有误会导致客人清关，请务必注意。

5、排柜。

排柜原则：

同款同批同尺寸排，宽度高度最大利用率，先紧后宽，尺寸放耗1CM。

6、装柜砌柜。

货柜到厂，检查货柜，填写货柜七点检查法。

柜内有严重刷漆，生锈，破洞，裂痕等一律不接受。

检查拖车，填写拖车检查表。

拖车必须具有行驶证，驾驶证。

严格根据要求检查货柜是否符合客户要求。

核对箱封号，填写设备交接单，每柜对应一份设备交接单，相对应一份CTR.砌柜请依据排柜所计算的排法。

全程在场监督装柜，并妥善保管好封条。

货柜装好后，当场封柜，并拍照。

拍照须严格按照客户要求，一共拍6张照片合并一份WORD传香港及客人。

装柜前，空柜拍一张，版开门拍一张，货装至一半拍一张，货装好后拍一张，封柜拍一张，封条拍一张。

具体操作方法及流程见JP客装柜规章制度。

7、复核报关单，确认BL。

复核必须一一检查核对，发现错误，立即更正。

复核报关单请根据报关资料，确认BL请根据AMS，请注意报关单单价，总价，注意BL货物描述一一对应，箱封号，毛重，有分柜请注意分柜相对应的数据。

复核OK后，通知报关，出BL.

8、完善资料。

LOADPLAN，EXPORTINVIOCE，检柜确认单，检车确认单，装柜照片，托运单等资料整理发香港，完善台帐。

请注意：

所有资料整理按照箱号整理，一个货柜对应一文件夹，文件夹里包含：

检柜单，检车单，托运单，LAODPLAN，6张照片。

再集合一批货所有资料，LOADPLAN。

出口发票发香港。

9、结关，货物到港装船。

若遇查验，请出查验分柜明细给海关。

查验分柜明细表请根据装箱单明细来制作，同批号归类，同件数归类，不同件数单独列明，请注意尾箱。

查验OK后，请根据新的箱封号更改AMS信息，LOADPLAN,BL等资料，查验发票需提供船公司，以便更改AMS信息产生异常费用。

10、核对对账单，报告审批。

对账单请根据报价单核对，费用报告交主管审批，公司分管领导审批，交接财务。

若有异常费用，请立即汇报，领导同意后方可执行，且附上相关电邮及费用明细单。

11、查验明细表。

查验明细表根据集装箱号来整理，一个集装箱号对应一份查验明细表，并与AMS-1一一对应。

一个生产单号对应一份列单，根据装箱单明细表，整箱归类，尾箱归类，一一明细罗列。

此项一定要细致认真。

以上为整柜出口，拼柜出口流程大致相同，报关单需一一填写清楚，要求WWLL按照我们所填制的报关单申报即可。

当月出口，当月办理入库出库手续，当月开票，不可隔月。

每出口一批请及时更新出口台帐。

平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为报价提供帮助。

二、进口业务（香港进口，淮安物流园区，张家港保税区）

（一）制作进口报关资料

1、香港进口。

根据香港装箱单，制作进口报关资料：

发票，合同，提单，装箱单，无木质包装声明，电放保函，报检委托书，报关委托书。

2、淮安物流园区进口。

根据百隆出货资料，审核单价及品名，制作发票，装箱单发香港确认并签章。

制作进口报关资料：

合同三份，两份CIF,一份FOB，发票，装箱单各两份，报关委托书1份，报关单1份。

3、张家港保税区进口。

根据华孚出货资料，审核单价及品名，制作发票，装箱单发香港确认并签章。

制作进口报关资料：

合同，发票，装箱单，报关委托书，报关单。

（二）发电邮告知生产部，营业部，仓库，车间有关进口装箱单明细，并根据营业部采购申请单在K3系统里制作采购订单。

采购订单需注意：

供应商为FANGBROTHER,摘要为相对应的进口发票号码，缸号一一录入不可错，单价折算LBS。

（三）根据进口船期，联系船公司换单

（四）进口报关，电子数据报送，海关报关单审核，审单，审价，出税单,核算税款。

税款计算方法：

关税：

CIF价*税率5%*汇率（汇率为上个月第三个星期的周三，若遇节假日顺延至下个星期周三）增值税：

（CIF价+关税）*17%

请注意：

税款征收计量单位统一为人民币，请将美元兑换为人民币计算。

（五）缴纳税款。

通过东方电子支付平台，进入全国海关税费支付系统，查询相对应的税单列印并打印，制作税款报告及汇款申报单交领导审批，交接并联系财务缴纳税款。

有关东方电子支付税款步骤：

电子口岸卡操作员卡插电脑USB接口，进入收藏夹里“东方支付”网页，点击进入“全国海关税费系统”，输入密码，最左侧栏有“税费单查询”（可查询需要交纳税款的款项），确认无误后进入“税费支付”，点击海关“税费支付”，选择“税单产生日期”（当天日期），选择需要支付税款的“税费单号”前面打勾，点击下方的“直接支付”，再次核对需要支付款项的金额，确认无误后，选择“中国银行”，确认直接支付，支付密码，点击确认OK。

（六）结关放行，若查验配合提供相关情况说明及查验资料。

（七）放行后，电邮通知生产部，仓库到货日期，并在K3系统里制作采购订单，收料通知。

请注意单价，关税及相关报关报检等手续费需分摊成本，缸号一一对应不可错，税率，汇率请查询相对应日期的正确数据。

（八）货物到厂后，检查货柜及货物是否完好无损，并通知仓库卸货。

（九）一周后，联系淮安水门桥中行，取税单。

（一十）根据税单，仓库入库单，发票正本件及相关报关报检手续费发票制作采购发票，并交接财务入账。

注意事项：

1.进口报关单的填制，报关口岸要分清上海/淮安/张家港，单价需折算KGS，进口单价审核后需交香港审批，因单价变动涉及税款，切记不可私自调整单价，若价格有变动，需得到香港同事及方小姐电邮通知。

2.K3系统制作采购订单，一定要注意缸号色号的录入准确对应不可错，单价计算需折算关税及报关报检手续费分摊成本。

3.若仓库发现来毛短缺问题，请第一时间联系生产部处理方案（补毛，联系仓库先出入库单；不补毛接受溢短装范围内短缺，联系仓库出入库单）

4.交接发票需注意：

购销发票，入库单，税单，税款报告，报关报检等手续发票，报关报检费用报告。

交接财务发票请依据财务规定，登记发票。

三、JPA出口单，内销单操作

（一）JPA出口单操作

1.富川江出货装箱单，货到厂后，通知仓库验货，验收OK后发货至KW。

2.KW报关部李弘乐负责报关出口。

报关OK后，将报关单及装箱单发生产部，营业部，仓库通知办理入库出库手续。

报关单需KW报关部李弘乐（-314）提供，装箱单需KW生产部王婷（-616）提供。

3.制作香港进口资料：

合同，出口落货发票发香港船务部报关部同事，用于香港清关，请注意一份报关单对应一份资料（香港单/澳门单/台湾单）。

注意事项：

整套报关资料：

发票，合同，装箱单，载货清单，报关单（联系李弘乐）请注意报关资料中的发票，合同，装箱单与出口落货发票，香港签订购销合同不一样，两个概念，两个性质，不可混淆。

当月出口，当月办理入库出库手续，当月开票，不可个月。

每出口一批请及时更新出口台帐。

（二）JPA内销单

1.富川江出货装箱单，货到厂后，通知仓库验货，验收OK后发货。

JPA内销单都是接香港电邮指示，走顺丰速递到货仓。

2.JPA内销单进仓资料为装箱单，箱封标示各两份，一份交货仓，一份签字盖章带回。

顺丰速递面单需标明回单签收，并当面交代顺丰收件员，务必签单带回。

3.有关速递费需当面仔细算清，长*宽*高/6000得计算单价，*10得运费+5元回单费，此为上海仓顺丰速递费计算，广州仓另算。

4.进仓顺丰面单拍照传香港，面单上需标明件数，送货日期及价格。

5.相关签收回单收到后，复印一份留底，正本件寄香港同事，用于结算。

6.开具增值税发票。

（1）根据香港船务部同事KATTY（03）电邮，经JPA客户确认进仓编号的装箱单发生产部，营业部，仓库，要求办理入库出库手续，规定入库出库时间，入库在前出库在后，当月开票当月出库，不可隔月。

（2）根据合同单价，装箱单一一对应开具开票申请单，请务必注意一份合同对应一批号一装箱单，开票时注意合同编号要标注在备注栏，规格型号严格按照合同上所签订的规格型号（女士套装/男士套装/针织裙等），单价要区分含税单价或不含税单价，价格万不可错。

出库单号需一一标注在开票申请单上。

（3）开票申请单，合同，装箱单及仓库出库单一并交接财务，财务开具增值税发票后，发票联，退税联两联复印一份留底，正本件顺丰快递香港同事，并将顺丰快递单号，发票号码一一电邮香港同事。

注意事项：

JPA客对开具增值税发票要严格要求，品名，规格型号，合同号需一一标明不可错。

注意仓库出库单，购货单位为：

上海睿盈贸易有限公司，一定要注意不是香港肇丰针织有限公司。

签收回单，VAT发票需全部寄香港同事用于结算。

增值税发票财务开具后，需第一时间用顺丰速递快递给香港，不可拖延。

每走一批货，及时更新台帐汇总。

（三）JPA单合同签订

根据香港同事RAYMOND（06）电邮有关合同单价，与富春江浙江桐庐富霖公司/康宁公司签订合同。

注意合同号自行编号，如TF-FU（富春江）TF-KANG（康宁）以此类推，合同号不可重复。

有关合同内容请根据生产单来完善：

生产单号，款号，货号，货物描述，重量，针数，原料，销货条件，价格，交货日期。

一式两份发富春江，一并抄送香港有关同事（船务部BETTY,RAYMOND,KATTY,营业部JUDY,JAYL,财务部ANNA,Stephen），对方签字盖章回传寄出，收到后申请用印申请交领导审批，签字盖章复印一份留底，正本件一份交接财务，一份顺丰速递富春江/康宁，并电邮告知具体顺丰快递单号。

四、TF代KW加工开具增值税发票

1、有关TF代KW代加工，需开具含17%增值税发票。

根据生产单号，完成工序，泰丰发货数量，港惠收货数量，海关备案数量，香港集团确认生产单价，开具开票申请单。

请注意单价，香港给出单价为一打含税单价，请/12折算为1件含税单价。

2、并电邮通知将确认开票数，生产单号两栏发生产部，营业部，仓库办理入库出库手续。

入库在前出库在后，当月开票当月出库，不可隔月。

3、通知仓库出出库单，签字并带回白联，请注意出库单容易出错地方：

购货单位为惠东县港惠针织有限公司，不是香港肇丰针织有限公司。

请根据开票申请单按照顺序一一对应出库单，并将出库单号标注在开票申请单上。

4、开票申请单，出库单，香港电邮有关单价一并交接财务，财务开具增值税发票，发票联，退税联复印一份留底，正本件寄港惠针织有限公司财务部黄国英（-318）收，并将顺丰速递单号，发票号码电邮给对方，告知对方注意查收。

注意事项：

香港确认单价为每打单价，开票申请时注意折算为每件单价。

电邮通知生产部，营业部，仓库办理入库出库手续只需列明生产单号及最终确认开票数，其他一并删除。

出库单购货单位为：

惠东县港惠针织有限公司。

五、KW等外发厂代TF加工：

KW，新源通，南方等外发厂代TF加工，需TF签订合同，确定单价，确定加工工序。

请注意代加工工序不一样，单价不一样。

代加工单价由香港确定，生产单号及加工数量等信息需与我司生产部核对，生产部核对无误后，告知财务部。

最终再与出口数量比对，差数标记出来。

请注意：

此单价为每打单价。

合同签订后，第一时间发香港集团。

六、玛莎单操作流程：

1、根据PO单截仓期追生产进度，告知KW及TF生产部此单截仓期，最迟落货期。

2、安排进仓。

货物OK后，电邮通知生产部，营业部，仓库等入库出库，安排进仓。

PO单截仓期为死期，货物进仓日期必须在截仓期之前，故最终落货日期须至少提前两天，最晚截仓期前一天发货，不得推迟。

否则客仓收到货后，签收回单上显示签收日期晚于截仓期会扣款。

3、截仓文件包括HANGINGPACKINGLIST,DELIVERYNOTE-M&SShanghai.PRE-ALERTFORGOODSARRIVAL及PO，PN单，5份资料一式两份，一份交货仓，一份签收带回，请务必与快递公司交接清楚。

4、货物进仓后，签收回单到厂后，扫描一份给香港集团WYNNIE,阿平，阿辉，RAYMOND，自己留档原件。

5、根据PO开票申请开具增值税发票单，附上PO，仓库出库单，签收回单交接财务。

6、所有VAT文件交接上海玛莎商业有限公司财务孙杰0202，地址：

上海市静安区南京西路863号玛莎百货6楼。

整套VAT文件包括：

PO确认书一份，增值税发票正本件一份，复印件一份，PACKINGLIST一份，签收回单COPY件一份。

注意事项：

所有玛莎单生产数量必须严格按照PO确认单所签订的数量为准，不可多也不可少，否则不予出货。

PO确认单截仓期为死期，不可推迟。

仓库出库单供货商必须为上海玛莎商业有限公司，注意不可为香港肇丰针织有限公司。

六、KW代TF出口单操作

（一）、KW代TF出口衫片

香港电邮通知由KW代TF出口衫片，确定单价，追香港衫片合同，报关资料与JPA出口单报关资料一样：

合同，发票，装箱单，载货清单。

报关单OK后，将装箱单，报关单发生产部，营业部，仓库安排入库，出库。

货清关OK后，准备出口落货发票及与香港正式合同发香港船务部，生产部，财务部以备留档结算。

（二）、KW代TF出口成品（JP单）

香港电邮通知由KW代TF出口JP成品，我们提供单价给KW报关部李弘乐，请注意：

金额超过一定数额，必须提供财务部出口退税用的出口发票，港惠海关出口需核查。

以及生产此批单所购买的原料的增值税发票，供海关查验。

报关资料包括：

合同，发票，装箱单。

若公路运输，则有在货清单，若水路运输，则是提单。

水路运输需有LOADPLAN及相关拖车公司费用发票，及报关发票，由泰丰付，具体报价单请与香港船务部BETTY,RAYMOND（02/6406）确认，需提供相对应的对账单，收费明细，并由此打报告申请汇款。

货清关后，报关单及装箱单明细（注意成品有装箱单明细）装箱单请与KW蔡志伟（-521）联系，发生产部，营业部，仓库安排入库出库。

并准备出口落货发票发香港船务部，生产部，财务部留日后结算。

注意事项：

所有单当月出口，当月开票，不可隔月。

切记切记！

八、飞机单走货操作

（一）、接香港通知飞机单走货，安排订舱。

订舱前，请与香港指定的船公司联系，了解订舱托书及流程。

APLL需要在网上订舱，一单一合同一订舱单，步骤较繁琐，需根据网站上的流程一步一步操作。

订舱OK后，有订舱编号，凭借订舱编号取进仓通知书。

每家船公司订舱要求不一样，丹马士船公司只需托书即可。

（二）、订舱OK后有进仓通知书，凭借进仓通知书安排货物进仓。

进仓通知书上有截仓日期，请务必保证截仓日期之前货物已进货仓。

进仓需找有资历的进仓公司安排进仓，进仓OK后有进仓凭证，且需支付进仓费用，进仓费用凭进仓发票另行报销。

进仓地址为船公司指定货仓，必须进仓到指定货仓。

（三）、有货代可安排报关，有货代需自行报关。

根据不同的要求安排报关。

后续事宜与JP单正常出口事宜一样，需开销售发票等后续手续。

九、日常工作

1、每月5号报送海关数据至国税局。

步骤：

2、每月5号统计上个月进、出口、内销所产生的费用，交接财务。

费用表格需统计上个月订舱费，进口、出口报关报检拖车手续费，进口关税、增值税，内销运费。

3、每月10号交接报关单退单给财务（即报关单退税联）。

退单为出口报关单退税证明联，附上相对应的LOADPLAN装柜次序表及B/L提单，KW代出口单附上载货清单。

现需进去电子口岸——出口退税——数据查

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