销售内控制度.docx

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销售内控制度

销售内控制度

第一章总则

第一条目的：

认真贯彻执行《中华人民共和国合同法》，加强产品销售合同管理，促进经营行为规范化。

第二条适用范围：

本公司所属相关部门、分公司、控股子公司相关人员，参股公司参照执行。

第三条责任人

（一）销售副总：

负责合同的审批及检查。

（二）销售部经理：

负责合同的审核、跟踪和监督。

第二章业务处理

第一节接单与合同审批

第四条收到客户订单后，营销部客户经理审阅其合规性，确保订单内容清楚，所有修改经签章确认。

订单审阅无误后，客户经理草拟销售合同条款，明确价格、付款方式及付款比例、运费支付等信息，并填制合同评审表和样品定单评审表，列明必要的客户信息。

合同评审表、样品定单评审表、销售合同文本（包括其附带的客户技术要求、包装资料一览表等）一并送交营销部经理审批。

第五条若订单客户为新客户，客户经理应要求其提供相关详细的财务、信用评级等资料，随同合同评审表等相关文件送交营销部经理。

营销部经理组织财务、市场部等人员对新客户进行信用分析，形成一个框架性的新客户报告（包括区域、信用政策、价格、付款方式、质保等内容；），随合同评审表报总经理审批确定报价及信用政策。

报价及信用政策经审批通过后，发至相关客户经理通知当地市场部，由其对新客户进行报价。

第六条常规合同由客户经理联合生产管理部进行审核，生产管理部主要审核产品技术、标准和交货日期。

非常规合同由营销部经理联合生产管理部进行审核，生产管理部主要审核产品技术、标准和交货日期，权限外的由公司总经理审批。

若主管领导不认可，则明确指示营销部结束或重新谈判。

常规合同和非常规合同的定义根据公司的相关规定。

第七条已签有销售框架合同的客户订单，严格按照销售框架合同所列条款执行。

新客户或销售合同已到期，必须先进行销售框架合同条款的谈判。

所有签署的销售合同文本签署前必须递交公司法务部进行法律审核。

第八条销售合同文本经公司管理层审批通过后，交至营销部执行；如有异议，审批人附上建议和要求，发回营销部修改后再按照公司审批流程进行审批。

若客户认可销售合同条款，由营销部经理或其授权人员代表公司与客户签订销售合同。

签订完毕的销售合同正本交营销部存档，副本交财务部留底。

第九条对于销售合同的变更；若由客户或营销部提出，则由客户经理根据变更要求、合同评审表、样品定单评审表及其附件（包括包装资料、生产标准等）编制销售合同变更评审表、样品定单变更评审表，连同相关文件，经营销部经理审核后，交至生产管理部门进行审批；若由公司其他部门提出，则由生产管理部门以文本的形式通知营销部变更的原因、内容或其它可选方案，并由生产管理部门协助营销部与客户进行变更协商。

洽商一致后，由客户经理编制销售合同变更评审表、样品定单变更评审表，经营销部经理审核后提交给生产管理部进行审批。

生产管理部门对所有评审表的审批，必须组织评审，如有异议则立即附上建议和要求退回营销部与客户协商调整，如无异议，则遵照执行。

第十条营销部每月末定期整理签订的销售合同，并编制销售合同明细表，会同合同评审表、装箱清单、出库单等与合同有关的文件留档。

销售合同明细表副本交财务部备查。

第十一条合同评审表、合同变更评审表、样品定单变更评审表连续编号，连续使用。

合同评审表、合同变更评审表、样品定单变更评审表一式三份，分别存于营销部、各厂生产科和财务部留底备案。

第十二条同的变单原因、内容，发放至相关部门，意见

第二节发货与开票审批

第十三条对于内销发货，由客户经理依据签署的销售合同填制发货通知单；常规合同的发货通知单由客户经理审批，非常规合同的发货通知单由营销部经理审批。

仓管员根据经审批通过的发货通知单备货，并填制出库单。

预备交运货品应与其它库存品分开置放；货品打包时，包装应符合订单要求，各项数据应填写清楚。

仓库主管审核出库单，确保出库单、发货通知单、所发货物相符。

相关单据与货物审核无误后，通知送货单位。

送货单位前来拉货时，要求其在出库单上签字，并将出库单客户联随同货物一并由送货单位送至客户处。

财务部收到客户签收的回执后，与送货单位结算运费，开具发票送交客户并更新相关账目。

第十四条对于外销发货，客户经理根据客户要求订快运、航班或航船，并开具发货通知单，交由营销部经理或其授权人审核。

发货通知单经审核无误后，移交仓库。

仓管员根据经审批通过的发货通知单备货，并填制出库单。

仓库主管审核出库单、发货通知单及所备货品；确认无误后，仓库将货品发至指定地点。

仓库发货后，由营销部报关，开具外销统一发票和商业发票并送交财务部审核。

营销部审核外销统一发票和商业发票、出库单、发货通知单、装箱清单，相关信息审核无误后将其移交财务部，财务部进行复核后留底。

合同、发货通知单、装箱清单、出库单需由客户经理汇总装订后及时交营销部内勤。

营销部业务人员在航班或航船启程前取得提单，并将提单、外销商业发票一并送交客户。

同时，取得相关运输的费用发票，送交财务部入账。

财务部根据营销部门移交的相关发票、单据进行账务处理。

每月末，营销部内勤整理并编制本月销售明细表。

销售明细表正本在营销部留存，副本交财务部用于核对、检查账务记录。

第十五条内、外销发货通知单、装箱清单、出库单连续编号，连续使用。

内、外销发货通知单、出库单、装箱清单均一式三份，分别存于营销部、仓库、财务留底备案。

第三节应收账款处理

第十六条财务部每月底编制应收账款明细账，送交营销部。

营销部根据发出的商品按照客户的分类编制明细账和应收账款分析表，并根据财务部的要求提供相关明细账进行对账，根据对账结果填制对帐单。

对账不符的，营销部应在对帐后一周内（原则上不得跨年跨月）组织人员进行核对，并根据核查结果提出处理方案，再提交总经理审批。

第十七条客户经理应制作应收账款分析表，返回到财务一份，财务根据明细帐监控、营销部经理进行跟踪和监督。

对于逾期的应收账款，经营销部经理分析后要及时上报总经理。

第十八条经批准核销的呆账或坏账，财务部要及时进行核销。

第四节退换货与折让处理

第十九条收到客户投诉单后，销售助理根据客户投诉信息，分析投诉责任并将投诉内容及要求详细填写于客户投诉处理表后报客户经理审核，客户经理审核后报营销部经理审批。

营销部经理提交质管部对客户投诉单进行评审，确定责任部门、责任原因和处理方案，然后报总经理审批。

确系公司原因，需要给客户退/换货的，由营销部经理制作退货清单及客户退/换货单提交总经理审批后进行处理。

需要进行现金赔偿的，由营销部填制付款申请单提交总经理审批后交财务进行处理；需要在后续订单中进行折让赔偿的，需由总经理在客户投诉单上签署明确意见并作为后续相关订单定价的依据。

若需当次给予客户折让的，则由客户经理出面与客户商谈折让事宜，确定折让金额并填制折让申请单，由总经理审批。

第二十条退/换货经批准后，所退回货品按《存货内控流程--外部退库流程》入库。

第二十一条货品退回验收后，仓库及时通知财务部。

财务部按是否已向客户开具发票进行不同情况的处理：

1）若未开票，则进行未开票退货。

2）若已向客户开票，则与之联系，尽可能取回发票；若不能取回发票的，由财务人员开具红字销售发票。

取回发票或开具红字销售发票后，财务人员办理出口退税补税，并进行相关账务的处理。

第二十二条对于退货、折让和赔偿，财务部应及时进行账务处理。

第二十三条退/换货单、折让申请单连续编号，连续使用。

退/换货单一式四份，分别存于营销部、仓库、生产部门和财务部留底备案。

折让申请单一式三份，分别存于营销部、生产部门和财务部留底备案。

第五节客户及销售人员管理

第二十三条客户管理

（一）销售部根据产品的销售情况和客户要求，明确服务范围和要求，适应与客户的业务交往。

（二）销售部负责对重要的客户每年至少进行一次调查和访问，对收集到的“顾客满意度调查表”，交质检部及销售留底各一份。

（三）销售业务人员应不定期地利用书信、电话或走访等形式，询问客户对产品的使用情况，以便更好地了解市场和客户的需求，为改进产品开发提供必要的信息。

对于质量问题信息，质检部要及时组织相关部门分析原因，采取纠正和预防措施。

（四）销售部应对签约方资格、资金、信用等进行全面的了解，掌握其生产经营动向，建立健全对方当事人信息台帐，并定期、不定期进行走访，防止问题发生。

（五）当客户违约时，合同签订人应及时向部门经理汇报，提供合同发生、生效、履行过程的文字说明。

及时依法向对方提出索赔要求，追究对方违约责任，挽回因对方违约对公司造成的经济损失。

并将收集的对方当事人的资信信息资料及合同副本提供给公司法务部。

第二十四条销售人员管理

（一）对所有销售人员宣传、贯彻执行《合同法》，提高合同签订人员的防范意识，熟悉合同条款及要件，提高合同的质量。

（二）对销售业务人员进行技能培训和职业道德教育，掌握产品性能及用途，提高业务能力及业务中有关事项的处理能力。

（三）销售部经理负责产品销售服务工作的协调及销售人员的日常考核管理工作。

第三章附录

第二十五条对违反和影响销售与收款内控制度执行的人员，按照公司管理制度追究其相应的责任

第二十六条本制度由经董事会批准之日起生效，最终解释权归浙江宏磊铜业股份有限公司董事会。

第二十七条本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规的有关规定执行。

本制度与有关法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。

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