用户使用手册文件管理系统HLDCC008.docx

用户使用手册文件管理系统HLDCC008.docx

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用户使用手册文件管理系统HLDCC008

慧林数软工作室

HuilinSoftware-DBOffice

中国惠州大亚湾响水河工业园

峨山路91弄101号3层

邮政编码：

516083

电邮：

huilin830305@

版权说明

本手册以及相关的计算机软件程序仅用于为慧林数软-电子文件管理系统最终用户提供信息，慧林数软工作室有权修改本手册。

本手册是慧林数软工作室的专有信息，并受中华人民共和国版权法和国际公约的保护。

未得到慧林数软工作室明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段辅助或传播本手册的任何部分内容。

本手册内容若有变动，恕不另行通知。

本手册中例子中所引用的公司、人名和数据若非特殊说明，均属虚构。

本手册以及本手册所提及的任何产品的使用均受适应的最终用户许可协议限制。

本手册由慧林数软工作室制作。

本手册中提及的所有商标、商标名称、服务标志及徽标均归其各自公司所有。

目录

一、关于本手册4

针对用户4

更多资源4

技术支持4

二、系统使用向导5

2.1进入慧林电子文件管理系统5

2.2常见问题及处理6

2.3主界面功能详解7

三、日常操作8

3.1文件上传&审批8

3.2修改系统登录密码12

3.3EC管理12

3.4文档管理13

3.5文档查询15

四、系统后台管理16

一、关于本手册

本手册是慧林电子文件管理系统（HL-DCC）的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写。

针对用户

本手册针对慧林电子文件管理系统（HLDCC）的最终用户，本手册默认用户已经具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握InternetExplorer浏览器的基本使用。

更多资源

本手册涵盖慧林电子文件管理系统（HLDCC）常用功能的介绍和使用方法指导，如果您能够详细的阅读本手册，就可以轻松的使用慧林电子文件管理系统完成文件的管理工作。

因客户版本不同和产品的更新、升级等原因，慧林数软工作室并不保证本手册完全描述您所使用的系统。

但我们向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易用。

您可以根据实际情况，选择其中适合的方式。

♦在线咨询

您只需要进入加入QQ：

197436608，就能获得慧林客户服务人员的帮助。

♦MAIL咨询

您可以发送MAILhuilin830305@,就可以提交您的方案和问题，工作室会给予解答和系统完善，慧林将定期回复。

♦培训

针对大规模企业用户，慧林数软工作室可以上门培训，培训内容包括：

产品功能使用、系统管理员培训、系统应用推广、产品使用技巧等。

用户可以自行选择培训时间和内容。

技术支持

慧林数软工作室提供多种技术支持服务，当您在使用“慧林电子文件管理系统”遇到任何问题，请选择以上方式获得技术支持。

二、向导

2.1进入文件系统

您公司内的系统管理员会通知您，访问什么网络地址，就可以进入电子文件管理系统（以下简称文件系统），进入方法如下：

1）打开一个IE（InternetExplorer）窗口

一般windows操作平台，系统在屏幕左下角有一个IE链接按钮，如图2-1所示：

（图2-1）

箭头所指图标，就是IE图标，单击IE图标就可以打开一个IE窗口。

2）在地址栏中输入文件系统的网络地址

系统网络地址：

http:

//192.168.0.10/index.asp如果您的输入没有问题，就会出现如2-2所示登录界面。

帐号、密码的输入框中分别填写您的帐号、密码，帐号和密码信息从系统管理处获取。

（图2-2）

3）登录成功

如果您的帐号和密码都正确，在点击“登录”按钮后就可以看到系统的主界面如下图2-3所示：

（图2-3）

2.2常见问题及处理

1）输入系统网络地址后，出现“找不到网页”的提示

✧系统的网络地址输入错误，请与系统管理员核对

✧计算机网络故障，请与系统管理员联系

2）输入系统网络地址后，出现自动关闭当前IE窗口或者页面没有反应

✧因为您的机器上安装有拦截软件（如3721、sina、baidu、google等），方法一，请卸载拦截软件后在重新登录，有些机器可能会安装多种拦截软件；方法二，在IP地址后加上/index.asp；方法三，在拦截软件中启用该IP地址。

3）输入登录名和密码登录后出现错误信息

✧因为您的IE安全级别设置太高，请修改为系统默认级别，再重新打开一个IE窗口登录

4）输入登录名和密码登录后重复出现登录界面

✧因为系统IE临时文件没有清除，进入IE“工具”菜单Internet选项常规浏览历历史记录设置;1、选择“每次访问网页时（E）”；2、查看对像，清除文件夹下文件。

2.3主界面功能详解

2.3.1主界面功能区域分布

（图2-4）

2.3.2主界面区域说明

主界面中按照功能区域主要分为：

♦系统用户信息区（图①区）

此区域是当前系统使用用户相关信息显示区，请确认上面信息与您相符。

♦常规菜单区（图②区）

此区域是系统主菜单区，显示用户相关权限菜单。

♦快捷菜单区（图③区）

此区域用于放置系统中常用功能快捷按钮，使用户能更加方便地使用系统。

♦个人工作区（图④区）

此区域用于显示用户文件待处理清单，方便用户处理文件。

三、日常操作

3.1文件上传&审批

3.1.1、文件上传（一般文件上传）

常规菜单区选择一般文件上传，如图3-1

（图3-1）

1>、选择文件适用项目;

2>、选择文件类别

3>、选择文件有效期

4>、选填文件编号与文件版本

5>、选填文件生效日期

6>、点击“浏览”选择对应文件，点击“上传”上传文件系统，文件真超大会传不上服务嚣（大约200M以下可以正常上传），超出则上传小的假文件，后续人工通过FTP将改名后原文件上传。

7>、填写关键字，方便用户查找文件。

8>、填写内容墒要，方便用户了解文件大体内容。

9>、选择文件发放部门

10>点击“保存”，检查并保存文件，系统转至个人工作区（图④区）;点击“重置”放弃录入内容，清屏重新填写内容。

3.1.2、文件上传（升级文件上传）

常规菜单区选择升级文件上传，如图3-2

（图3-2）

1>、选择文件适用项目;

2>、选择文件类别

3>、选择文件有效期

4>、填写编号与文件版本

5>、选填文件生效日期

6>、点击“浏览”选择对应文件，点击“上传”上传文件系统，文件真超大会传不上服务嚣（大约200M以下可以正常上传），超出则上传小的假文件，后续人工通过FTP将改名后原文件上传。

7>、填写关键字，方便用户查找文件。

8>、填写内容墒要，方便用户了解文件大体内容。

9>、选择文件发放部门

10>点击“保存”，检查并保存文件，系统转至个人工作区（图④区）;点击“重置”放弃录入内容，清屏重新填写内容。

3.1.3、文件提交

进入个人工作区可以看到“我上传的待处理文件”模块如图3-3,在此选择要提交审批的文件，多个文件可以使用下方全选/反选来方便选择要提交审批的文件

（图3-3）

3.1.4、文件修改

点击上图文件对应的图标，进入文件修改。

如图3-4

（图3-4）

在如图中修改相关内容或删除文件重新上传，点击“保存”，系统转至个人工作区（图④区）。

3.15、文件删除

点击上图文件对应的图标，进行文件删除。

（删除记录必须有上传文件）

3.1.6、文件查看

点击上图文件对应的图标，查看上传文件是否正确。

3.1.7、文件审批

选择菜单文件审批管理，如图3-5

（图3-5）

点击文件编号，查看文件履历，点击文件图标查看上传文件与记录的一致性，点击“审批”进入审批界面，如图3-6

（图3-6）

点击“确认”，文件进入下一级审批或文件生效发行。

点击“回退”，填写回退原因，文件退回上传录入人员修改。

3.2修改系统登录密码

用于用户定期修改密码。

具体操作为：

1）常规菜单区点击更改密码，进入您的密码修改界面如图3-7；

（图3-7）

2）然后修改您的登录密码，填写旧密码、并输入新密码确认后保存。

3.3EC管理

用于哏进EC类文件（文件由数据库视图V_ECFileList_0320）。

3.3.1、EC关闭

个人进入后可以看到属于您待关闭EC清单，如图3-8

（图3-8）

1>、点击“物料处理”填写库存物料处理情况；

2>、点击“在制品处理”填写在制品处理情况；

3>、点击“成品处理”填写成品处理情况

4>、处理完以上三项点击“关闭”，才本条EC记录进行关闭动作。

3.3.2、EC跟踪

选择常规菜单进入EC查询状态，看哪些EC待关闭，哪些EC已关闭，什么时候关闭，执行状况如何。

待关闭EC文件清单（如图3-9）

（图3-9）

点击上方红色连接“已关闭EC文件”进入已关闭EC文件清单，如图3-10

（图3-10）

点击上方绿连接“待关闭EC文件”进入待关闭EC文件清单，如图3-9

3.4文档管理

3.4.1、文件传阅

进入个人工作区，可以看到“待我阅读的文件”模块如图3-11

（图3-11）

点击文件名查看文件内容，点击已阅进行签名。

3.4.2、文件废止

选择常规菜单区文件管理中心，查找要废止的文件，如图3-12

图3-12

找到文件如图3-13

图3-13

点击废止连接，如图3-14，输入废止说明后文件废止。

图3-14

3.4.3、文件启用

同3.4.2第1、2项。

点击启用连接，如图3-15，输入启用说明和启用时效后文件重新生效

图3-15

3.4.4、文件续期

同3.4.2第1、2项。

点击续期连接，如图3-16，输入续期说明和续期时效后文件重新生效

图3-16

3.4.4、文件补发

同3.4.2第1、2项。

点击文件补发，进入文件补发䍛界，图3-17

通过此功能修改文件发放部门。

操作为选择发放部门后保存。

3.5文档查阅

选择快快捷菜单区文件查询菜单，如图3-18，

（图3-18）

输入条件，系统顺符合条年的文件清单图3-19、

（图3-19）

四、后台管理

后台管

4.1、系统基本资料管理

4.1.1、组织结构管理

4.1.2、项目管理

4.1.3、文件类别管理

4.2、用户管理

4.3、用户权限管理

4.4、数据库管理

慧林数软工作室

2012-08