运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表.docx
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运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
党政办公室
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ或XZ
1
上级来文
永久
DQ
2
党委常委会议记录、纪要
永久
XZ
3
院长办公会议记录、纪要
永久
DQ
4
党字、党干字、党办字文件
永久
XZ
5
院字、院学字、院教字、院科字、院教职字、院办字、院函字、小文头文件
永久
DQ
6
省委巡视组巡视学院形成的文件材料
永久
DQ或XZ
7
党政负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
XZ
8
与校外签订的各类合同书、协议书
永久
SW
9
废止印模
永久
DQ
10
重要的群众来信来访及处理材料
30年
XZ
11
学院年鉴、校志、校史
永久
XZ
12
校庆、节庆等重大活动资料
永久
13
学院管理制度汇编
永久
14
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
纪委办公室（监察室）
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
纪检
1
院纪发文件
永久
2
院纪函文件
永久
3
院纪委会议记录、会议纪要
永久
4
年度信访、案件查处统计报表
30年
5
违纪案件的调查材料、批复、处理报告
30年
6
群众来信来访及处理意见
10年
7
其它
XZ
监察
1
院监察工作会议记录、会议纪要
永久
2
监察工作统计年报及重要报表
30年
3
监察工作会议记录、纪要
30年
4
违纪案件的调查材料、批复、处理报告
30年
5
群众来信来访及处理意见
10年
6
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
组织部（党校）
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
1
院科级以上干部名册
永久
2
党员名册
永久
3
党员年报
永久
4
新发展党员名册
30年
5
预备党员转正的名册
30年
6
总支、支部改选报告、审批材料
30年
7
各总支、支部委员名册
30年
8
院党代会材料汇编
永久
9
党员专题教育活动材料汇编
30年
10
总支书记党建工作述职报告汇编
30年
11
落实政策的有关材料
30年
12
党费收缴管理材料
30年
13
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
宣传部（新闻中心、精神文明建设办公室）
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
1
党委中心组学习会议记录
30年
2
学院宣传思想工作会议材料汇编
30年
3
学院年度新闻媒体宣传报道汇编
永久
4
精神文明建设材料
30年
SX
5
学院重要会议照片（附文字说明）及电子版
永久
SX
6
学院重大活动照片（附文字说明）及电子版
永久
SX
7
上级领导来院照片（附文字说明）及电子版
永久
SX
8
其它重要照片（附文字说明）及电子版
永久
CB
9
《运城学院报》正刊、合订本
永久
10
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
统战部
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
1
统战工作调研报告
永久
2
本院各级人大代表、政协委员名单及相关材料
永久
3
港、澳、台、侨工作材料
30年
4
民主党派名册及有关材料
30年
5
统战工作重大活动相关材料
30年
6
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
离退休人员管理处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
1
离退休人员意见和建议收集、上报、反馈材料
30年
2
离退休人员福利待遇落实材料
30年
3
离退休人员社团活动管理材料
10年
4
离退休人员节庆活动材料
10年
5
离退休人员丧葬事宜材料
10年
6
离退休人员在学院建设、教学科研、校园文化建设、关心下一代等方面发挥作用材料
30年
7
党建工作资料
30年
8
统计报表
30年
9
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
工会
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
1
院工会文件
永久
2
工会法人资格证书
永久
3
院“双代会”材料汇编
永久
4
院工会及二级单位分工会干部名册
永久
5
工会会员名册
永久
6
工会经费的收缴、使用和管理材料
30年
7
省级及以上工会系统各种竞赛活动材料
30年
8
省级及以上工会系统评选、表彰先进个人和先进集体的材料
30年
9
青年教师教学基本功竞赛和各种劳动竞赛材料
30年
10
困难职工走访名册
30年
11
“送温暖”捐款捐物资料
30年
12
职工文体活动资料
30年
13
教职工工会福利落实材料
30年
14
在职教职工丧葬事宜办理材料
30年
15
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
团委
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
DQ
1
团省委文件
30年
2
院团字文件
30年
3
团代会材料汇编
30年
4
学代会材料汇编
30年
4
团委工作计划、报告、批复、总结
30年
5
新生团员名册
30年
6
新发展团员名册
30年
7
团籍管理材料
30年
8
团费收缴管理材料
30年
9
院团委、学生会、社联、青协等学生干部名单
30年
10
学生社团名册及审批备案材料
30年
11
“三下乡”材料
30年
12
“西部计划”材料
30年
13
团委牵头组织进行的重大活动材料
30年
14
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
发展规划处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
XZ
1
运城学院发展规划
永久
2
运城学院章程
永久
3
学院年度高等教育基层统计报表
永久
4
学院年度能源资源统计报表
永久
5
全院二级单位年度工作计划汇编
30年
6
全院二级单位年度工作总结汇编
30年
7
全院二级单位年度工作考核材料
30年
8
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
人事处（人才办、教师工作部）
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
XZ
1
教职工名册（含离退休人员）
永久
2
人事代理聘用人员名册
永久
3
外聘兼职教师名册、审批表、协议书
永久
4
临时职工名册
30年
5
招聘研究生的报告、报到证、合同书及有关材料
永久
6
人事代理聘用人员岗位协议书
永久
7
分配来院的复员、转业军人名单及报到证等
永久
8
教职工辞职、申请自费留学的报告、批复材料
30年
9
调入、调出教职工人事关系、工资关系存根
30年
10
高等教育事业统计报表、劳资年报
永久
11
教职工评聘专业技术职称材料
30年
12
教职工工资调整名册
30年
13
全院教职工工资、核发通知单存根
30年
14
奖励性工资发放办法和核发名单
30年
15
本院教职工致残、死亡、抚恤工作材料
30年
16
全院教职工养老保险的申报、缴纳材料
30年
17
全院教职工工伤保险的申报、缴纳材料
30年
18
教职工年度考核结果汇总材料
30年
19
省级及以上评优评模材料
30年
20
教师资格认定材料
30年
21
教职工访学、研修、进修审批备案材料
30年
22
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
教务处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
JX
1
教学管理制度汇编
永久
2
学院教学工作会议材料汇编、教学简报
永久
3
专业人才培养方案汇编
永久
4
本院新增专业申报材料与上级批复
永久
5
本院调整专业名称及学制的报告及上级批复
永久
6
课程总表
30年
7
各专业教材征订目录
30年
8
实习基地协议书
30年
9
专业实习项目一览表
30年
10
毕业设计汇总表
30年
11
教学系部实习总结汇编
30年
12
本科生优秀学士学位论文
30年
13
学生学籍卡片
永久
14
＊＊级学生花名册
永久
15
学生历年各科成绩表
永久
16
颁发毕业证书验印名册
永久
17
毕业生学位授予审批表
永久
18
招生计划及招生简章
30年
19
新生录取名册
永久
20
省级以上教学成果奖励办法及获奖名单
30年
SX
21
毕业生班级合影
永久
22
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
科技产业处（学报编辑部）
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
KY
1
院学术委员会会议记录
永久
1
本院科技产业会议材料汇编
30年
2
科学基金项目的申报及管理材料
永久
3
科研项目、学术活动的申报及管理材料
30年
4
“1331工程”建设材料
30年
5
科研统计年报
永久
6
阶段性全院科研成果汇编
永久
7
学科建设材料
30年
7
联合培养研究生管理材料
永久
8
单项省级及以上科研项目材料：
包括课题申请书、计划任务书、合同、立项批复、经费拨款通知单、课题经费预决算材料、课题研究计划、执行情况、计划调整报告、结题报告等。
30年
9
科研成果鉴定的有关材料
永久
10
国际合作与会议的有关材料
永久
CB
11
学报正式刊物单行本、合订本
永久
12
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
教学质量监控与评估处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
JX
1
教学督导组名册及督导有关材料
30年
2
学院年度教学质量报告
永久
3
学院教学基本状态数据的采集、统计和分析材料
永久
4
本科教学评估自评报告
永久
5
本科教学评估材料汇编
永久
6
专业评估材料汇编
永久
7
本院评建工作的各种信息、反馈意见
永久
8
教师、学生、家长、用人单位等对学院人才培养方面的意见建议
30年
9
第三方机构对毕业生追踪调查报告
30年
10
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
学生处（学工部、武装部、就业指导中心）
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
JX
1
本院学生奖、助、补、勤、减、免等资助管理材料及名单
30年
2
辅导员名册
30年
3
辅导员队伍的规划、调配、培训、考核、评优等管理材料
30年
4
毕业生派遣名册
永久
5
毕业生就业状况统计材料
30年
6
学生军训手册
30年
7
应征入伍学生花名册
30年
8
军烈属优抚名单
30年
9
学生心理健康状况普查、统计、分析材料
30年
10
学生心理咨询、教育、辅导材料
30年
11
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
外事处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
WS
1
重大外事活动、国际会议材料
30年
2
公派人员出国（境）考察、访问、讲学材料
30年
3
公派人员出国（境）研修、学历进修材料
30年
4
外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等资料
永久
5
外籍人士来院参观访问的材料
30年
6
与国外高校互派交换生的有关材料
永久
7
本院完成的国际合作项目、成果等材料
永久
8
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
30年
9
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
10
双方互赠的礼品、纪念品
30年
11
外事工作统计报表
永久
SX
12
外事活动照片（附文字说明）及电子版
永久
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
合作交流处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
JX
1
产学研合作交流渠道拓展、社会机构对接及调研研讨、资源信息整合沟通等管理与服务材料
30年
2
产学研合作基地、机构等平台搭建、运行材料
30年
3
产教和横向科研项目监管材料
30年
4
教师专业（行业）职业资格和任职经历的确认及备案材料
30年
5
合作交流工作统计报表
30年
6
院友联络及重要活动材料
30年
SX
7
合作交流活动照片（附文字说明）及电子版
永久
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
计划财务处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
CK
1
原始凭证
30年
2
记账凭证
30年
3
总账
30年
4
明细账
30年
5
日记账
30年
6
固定资产卡片（固定资产清理后保管5年）
7
其它辅助性账簿
30年
8
月度、季度、半年度财务会计报告
10年
9
年度财务会计报告
永久
10
银行存款余额调节表
10年
11
银行对账单
10年
12
纳税申报表
10年
13
会计档案移交清册
30年
14
会计档案保管清册
永久
15
会计档案销毁管清册
永久
16
会计档案鉴定意见书
永久
17
工资发放名册、卡片
永久
18
工资转移、证明、通知存根
30年
19
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等
10年
20
其它
SW
本部门集体或个人获省级及以上奖励材料（包括奖牌、奖杯、奖状、证书等原件，个人获奖证书可为复印件）
永久
运城学院二级单位文件材料归档范围和保管期限表
立卷部门：
审计处
分类号
序号
归档范围
保管期限
备注
XZ
1
财务预决算审计报告及工作底稿
永久
2
各单位主要负责人经济责任审计报告及工作底稿
30年
3
学院预算内外各种教育资金（含教育事业费、科研经费、专项经费、自创收入、自筹资金）审计报告及工作底稿
30年
4
国有资产管理和使用情况审计报告及工作底稿
30年
5
基建工程项目结算审计报告及工作底稿
3
升级会员 