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Word应用技巧

分节符在长篇文档排版中的妙用

我们介绍了样式与格式在长篇文档排版中的妙用。

其实，除此之外在Word中还有好多功能也可以大幅度地提高长篇排版时的工作效率，今天介绍的“分节符”就是其中一例。

妙用一.轻松打印超宽图片

相信好多朋友都遇到过编排文档时忽然发现插入的图片大于纸宽的情况，以往要想将图片完整打印出来就要先将图片拷贝到一篇新文档中，然后再将该文档的纸型设为横向，等图片文档和原文档全部打印完成时，再手工插入到一起。

虽然也达到了想要的目的，但是一来步骤繁琐，二来也不便于文档的后期管理。

其实，如果使用了Word的分节符功能，这个难题就能够迎刃而解了。

1.首先将光标定位于超宽图片的上方

2.点击“插入”菜单→“分隔符”命令，在弹出的窗口中选择分节符类型中的“下一页”，点击“确定”按钮插入第一个分节符。

如图2所示

3.然后再将光标定位于图片下方，重复上面的操作，插入第二个“下一页”分节符

4.此时，超宽图片便自己占据了一个页面，将光标定位于这个页面中，点击“文件”菜单→“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”窗口中将“纸张方面”改为“横向”，同时将应用范围选择为“本节”后确定即可。

如图3所示　　

这样，我们就轻松地解决了如何打印超宽图片这个难题。

如图4所示便是该文档的打印预览图

妙用二.巧用分节符避免重复排版

分节符除了能够分隔文档以外，也能够起到避免重复排版的作用。

相信好多朋友都打印过那种带封面的文件，不知大家都用什么方法将封面的标题与第二页分开的，不过我相信大多数朋友都是习惯于直接在标题后面打上一串回车来达到如图5所示的效果。

其实，这种方法如果能够保证文章不再调整的话，也说不上有什么不好，可一旦我们在封面上加字或者删字，就肯定会让第二页文字产生错位，从而导致重复排版。

其实，和上例一样，如果我们使用了分节符功能，那么也能轻易地解决掉这个难题了。

使用方法很简单，只需先将光标定位于第二页正文区的最前面，再重复上面的方法插入一个“下一页”分节符即可。

这时，无论我们怎样在封面里添字删字，也都不会影响到正文区的版面了。

妙用三.让当前章节的标题显示在页眉处

不知大家在翻阅一些计算机书籍时注意过没有，有些图书的页眉处总是显示着当前章节的标题，而并不像我们平时使用的页眉那样只有一个样子，这其实也是分节符的功劳。

不过，和上述两例不同的是，要想真正实现这样的效果，还得使用上篇文章介绍的“样式与格式”功能与之配合方才生效。

1.首先，我们要事先对文档中的各级标题套用上相应的样式

2.再将光标定位于每一章节文字的前面，点击“插入”菜单→“分隔符”命令，插入一个“下一页”分节符（每一章节均按此操作）

3.接下来，再点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉页脚编辑模式

4.点击“插入”菜单→“域”命令，在弹出的“域”窗口中单击“StyleRef”这个域名，再从右窗格中找到一个合适的样式（在笔者的文档中，章节标题使用了“标题2”样式，所以这里也要选择“标题2”），点击“确定”按钮完成插入

5.此时，本章节的标题便自动显示到了页眉位置。

大家再翻动到其他章节看看，就会发现无论显示到哪个章节，页眉的内容也总是正确的章节标题了。

如图7所示

当然，和样式与格式一样，今天这篇文件也仅仅是列举了分节符在长篇排版中的几个用法，而在实际工作过程中，我们可能会遇到更多不同的难题。

所以，还是希望大家看过这篇文章后，举一反三细致研究一下分节符的更多用法，只有事先熟练掌握它的用法，遇到问题时才能够快速地迎刃而解。

Word应用技巧拾零

1.减肥。

很简单，就是将编辑完成的文档另存为一个新文件然后保存，发现文档竟然一下子“瘦”了好几成（主要是指第一次创建文档并有较多的图片时，此外相同情况下OFFICE系列其它格式的文档也会出现这种情况）。

应用这个技巧比压缩要省事得多。

2.特殊符号的输入。

一提起特殊符号的输入，熟悉word操作的朋友自然就会想到利用“插入”菜单中的“符号”项来进行选择。

相信很多朋友在打字时都很喜欢用智能ABC输入法，其实这种输入法本身就自带了很多的特殊符号，使用方法是用鼠标右键点击该输入法状态最右边的软键盘图标处（如图1），就会出现很多选项，包括单位符号，注音符号，数学符号，数学序号，拼音等13项。

选取相应的选项然后出现特殊符号的软键盘，就可以直接用鼠标进行选择并输入了；想关闭输入就直接用鼠标左键点击键盘图标处。

使用这种方法的好处是操作比较简便，另外有很多在“插入”选单的符号表上没有的符号也可以在这儿找到。

3.自定义新符号。

虽然word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如要作弧线，这时就只有通过自己来定做了。

定做新符号实际上就是使用word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文以定做弧线为例简单地说明其过程。

　　首先在“插入”菜单中选择“对象”，然后在弹出的对话框中选择“新建”栏中的“MicrosoftWord图片”项并双击，这样就到了图片的编辑区中，下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。

在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就OK了。

在选择制作MicrosoftWord图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框不要选上。

依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。

如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。

4.输入音标符号。

在文字处理中有时需要输入英文的音标，在word自带的符号表中也有少量的音标符号，但是不全。

在金山词霸中有全部音标的字体（常用软件，相信大家都在用吧），要正确输入音标符号，需要安装金山词霸的新字体。

具体安装操作步骤是首先打开控制面板，点击“字体”，会出现很多以前已经安装过的字体。

此时点“文件”选单，选择“安装新字体”项，然后选择金山词霸的安装光盘，打开后就将在字体清单上出现KingsoftPhonetic（TureType），点击“确定”就搞定了。

此后如果在word中输入音标就将word中字体处的下拉框选上KingsoftPhonetic（TureType）字体，然后用大写字体就可以正确输入了；如果嫌麻烦就直接打开该字体文档，然后找到所需音标符号把它拷贝粘贴在word文件中也可以。

此外重音符号用键盘输入CTL+’来完成。

　　汉字的拼音输入可以按照技巧2中介绍的方法，选择拼音项就会出现拼音符号，然后直接在软件盘上选择输入就可以实现了。

5.利用快捷键。

利用快捷键就是为了快捷，虽然能很容易做到到，却给word操作带来极大的方便。

例如要从word文件菜单列表中清除文档，按住CTRL+ALT+-键，鼠标箭头就会变成黑色的减号，然后打开文件菜单，选择需要清除的文档点击一下，文件名就会从菜单中消失，这样别人就无法知道你最近打开的文档了。

此外，这个组合键还可以从菜单清除某个选项，具体方法与上述一样，其他比较有用的快捷键如下：

　　F4或CTRL+Y重复上一个操作

　　CTRL+Z取消上一个操作

　　CTRL+22倍行距。

此处的2也可以为1和5，分别表示单倍行距和1.5行距

　　CTRL+SHIFT+ALT+?

上下颠倒的问号

　　CTRL+SHIFT+ALT+！

上下颠倒的感叹号

　　CTRL+ALT+C版权号

　　CTRL+ALT+R注册商标号

　　CTRL+ALT+T商标号

　　ALT+SHIFT+D自动加入时间

Word中的编号和项目符号

在Word的使用中，经常用到编号和项目符号，下面是关于如何使用编号和项目符号的较详细的说明，希望给您的工作带来方便。

　　一．自动创建编号和项目符号

　　1、自动功能的设置

　　首先选择“工具”菜单的“自动更正”命令，打开此对话框，再单击“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”区中选取“自动编号列表”复选框和“自动符号项目列表”复选框，单击[确定]按钮即可。

　　2、自动创建编号

　　先输入一个数字或字母，后面跟一个句点和空格，注意句点一定要是英文的句号，如“1.”、“a.”、“一.”等，后跟一个空格；也可以是如“

（1）”、“1）”等格式，后跟一个空格；或插入“①”、“Ⅰ”等符号，后跟一个空格。

然后输入文本。

在按回车键时，在新的一段开头会自动接着上一段进行编号。

同时在“格式”工具栏的“编号”按钮就会凹陷，表示此行是编号格式。

　　3、自动创建项目符号

　　先输入一个星号“＊”或一个连字符“－”，后跟一个空格，然后输入文本。

按回车键时，星号自动转换成黑色的圆点，连字符会转换成黑色的方块，并且在新的一段中会自动添加该项目符号。

同时在“格式”工具栏的“项目符号”按钮就会凹陷，表示此行是项目符号格式。

　　4、编号和项目符号格式的调整

　　如图1所示，用鼠标拖动首行缩进标记位可以控制编号和项目符号的起始位置；用鼠标拖动悬挂缩进标记，可以改变第二行以后行的起始位置；用鼠标拖动左对齐制表位标记可以改变编号和项目符号与它们后面的文本的距离。

注意此时悬挂缩进标记和左对齐制表位标记往往重合，鼠标指在此位置时，可能是悬挂缩进标记，也可能是左对齐制表位标记，稍微移动一下位置就可以改变所指内容，达到自己的目的。

　　图1

　　5、停止编号和项目符号

　　如果想停止编号和项目符号，在新的一行开始时，按若干次退格键[←]，使光标回到左边界。

也可直接按两次回车键。

还可以用鼠标点击“格式”工具栏中的“编号”和“项目符号”按钮，使它们处于凸现的状态。

　　二．添加编号和项目符号

　　不仅可以在输入文本时自动创建编号和项目符号，还可以对已经输入的文本添加编号和项目符号。

　　1、添加编号

　　首先要选择需添加编号的若干行，然后单击“格式”工具栏的“编号”按钮即可。

如果添加的编号格式不符合你的要求，还可以使用“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，方法如下：

　　①点击“格式/项目编号和编号/编号”标签。

　　②选择一种编号形式，根据自己的需要按[自定义]按钮对格式进行修改。

出现如图2的对话框。

在此对话框中，可以对编号的格式、样式和起始编号进行修改设置。

这些都比较好理解。

　　图2

　　在编号位置这一项中，对齐位置xx厘米指的是与页左边距线的距离，可以根据自己的需要选定。

对齐方式中，分“左对齐”、“右对齐”和“居中”，它的意思分别是指编号自身的“左边”、“右边”或“中间”位置与它前面选定的对齐位置的对齐。

一般情况下选择“左对齐”方式即可。

在文字位置这一项中，这里的缩进位置指的是第二行以后行的缩进位置，即是悬挂缩进的位置。

　　而编号和项目符号与它们后面的文本的距离在这个对话框中不能调节，要想调节它们，可以使用前面说明的用鼠标拖动左对齐制表位标记的方法。

　　2、添加项目符号

　　首先要选择需添加项目符号的若干段落，然后单击“格式”工具栏的“项目符号”按钮即可。

如果对添加的项目符号不满意，可以使用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令。

方法如下：

　　①点击“格式/项目符号和编号/项目符号”标签。

　　②这里提供了六种格式的项目符号，可选择其中的一种。

如果还不满意，可以选择[自定义]按钮。

如图3所示。

　　图3

　　③单击[项目符号]按钮，就会出现“符号”对话框，出现多种形式的符号，可以选择自己喜欢的一种。

　　④单击[字体]按钮，可选择多种字体。

　　⑤最后按[确定]按钮。

　　以上所说明的编号和项目符号的各种使用方法，无所谓优劣，在实际中大家可根据自己的实际情况酌情使用。

此外，在实际中，往往出现编号段落和不编号段落混合使用，多种编号和项目符号混合使用、多次使用等等比较复杂的情况，为了避免多次设置格式，也为了格式的统一，可以使用格式刷快捷按钮；对于编辑长篇文档，如一本书籍，各种编号和项目符号反复多次使用，为了提高工作效率，可以把常用的编号和项目符号设置成样式，用这些设置的样式快速高效地编辑文档。

Word2000中超级链接的应用实例

Word2000中，超级链接是一项十分重要的功能，利用超级链接不仅可以使Office各应用程序产生的文档在文档内部、文档之间、应用程序之间以及应用程序和Internet之间建立联系，而且还可以利用超级链接来管理我们的文档、编写具有Word帮助格式的文件、方便地记录和调用Internet网络地址。

以下是超级链接的应用实例。

　　用超级链接管理文档

　　我们在Office各应用程序中编辑各种各样的文档，可能还会存放在不同的位置，当我们需要再次使用该文档时，由于时间太长，经常连文件的名字也不记得了，查找很不方便。

我们可以用Word提供的超级链接功能来解决这一问题，做法如下：

　　新建一个文件专门用来存放平时编辑的各种应用文档。

如"我的文档资料"。

每次编辑一个新文档，都将这个新文档名写入"我的文本资料"，然后选中这个文档名，点击"超级链接"工具按钮，在"插入超级链接"窗口中，选取列表框中的近期文件按钮，找到新编辑的文件，点取它，然后单击[确定]，该文档就会变成蓝色并加上下划线，如对颜色不满意还可以像编辑普通文字一样进行修改。

以后要想再查阅该文档只要打开"我的文档资料"在其中找到该文档，点击文档名即可打开它进行一系列的操作。

　　编写帮助文档

　　例如我们要编写一份公司的班组情况分析文档，我们可以先列出各个班组名称，领导要想查看某一班组的情况只需单击该班组名就能转到相应的内容处。

具体步骤如下：

　　1、在输入完班组情况信息后，将光标移到该信息的开始处，插入书签，取名G11。

　　2、选中文章开头的班组名，单击工具栏上的"超级链接"按钮，点击左边的本文档中的位置按钮，在选取文档中的位置列表框中点击书签，选取G11，单击[确定]，返回到编辑窗口。

这样该班组就被链接到有书签标记的G11处，当鼠标指针指向该处时，会变成一个手形，点击此字符串，光标就会跳到有该班组信息的开始处。

同样我们还可以在该班组信息的结尾处设置一个"返回"按钮，只需单击该按钮即可返回到标题处。

　　记录和调用Internet地址

　　我们还可以利用"超级链接"功能将一些常用的网络地址编辑到一个Word文档中，上网时只需点击相应的地址，就可自动拨号上网，进入相应的网站。

在Word2000中要实现这一功能非常容易，只要你键入完网址后按一下空格或回车键，Word就自动为你设置"超级链接"。

　　如果要对已具有超级链接属性的对象进行重新修改，只需将鼠标指针放在有此属性的对象上单击右键，在弹出的快捷菜单上就会看到"超级链接"选项，选择此菜单会出现一个级联菜单，选择其中"编辑超级链接选项（H）"，可对链接的内容进行修改。

如果需要将已具有"超级链接"属性的对象的"超级链接"属性取消，只需选取"取消超级链接"选项即可。

用Word浏览多个文档及图片

通常情况下，浏览或编辑一个Word文档的内容，只要使用Word2000程序将其打开，或者在资源管理器中点击这个Word文档就可以了。

现在，我要说的是如何方便地浏览多个文档内容和图片文件的情形。

　　浏览多个文档内容

　　有时候，我们需要同时浏览多个Word文档，一个一个地打开比较麻烦，这时候可以采用一个简单的方法，即在资源管理器中选定多个要打开的Word文档，而后右击打开右键菜单，再执行其中的“打开”指令，这样就能够将选定的Word文档一齐打开。

由于每个打开的Word文档都在任务栏上放一个最小化按钮，所以可通过这些最小化按钮来切换浏览，进而找到需要的信息。

　　打开了多个Word文档以后，保存或者关闭起来就成了问题，逐个地进行当然太繁琐，这里也有一个窍门，就是按住[Shift]键以后再打开Word2000工作窗口里的“文件”菜单，就会发现里面出现了“全部保存”和“全部关闭”指令，用这些指令可以同时保存和关闭所有当前打开的Word文档。

　　如果觉得将多个Word文档同时打开来浏览，还是不那么方便的话，那么这里还有更好的方法。

　　执行“文件/打开”指令，看到对话框中文档列表区域右上方的那个“视图”按钮了吧？

玄机就在这个按钮中！

单击这个按钮可以改变对话框的显示方式。

一共有4种显示方式可供使用，其中的一种就是“预览”。

在预览中，对话框分割为两个主要的区域，左边的是文档列表区域，右边的是文档内容显示区域。

在列表区域单击选定一个文档，该文档的内容就显示在右边供浏览。

由于通过列表可以方便地切换当前的焦点文档（鼠标点击或者用键盘上的箭头键来选择）。

另外，浏览的时候，文档内容显示区域能够自动折行，进而显示每个内容行的完整内容，再加上文档内容显示区域支持上下的滚动操作，因此可以很方便地浏览整个Word文档的内容。

　　浏览图片文件内容

　　稍微研究一下我们就会发现，Word不但能够浏览Word文档、文本文档等，而且还能够浏览图片文件。

用户需要做的就是通过对话框里的“查找范围”框打开相应的文件夹，文件夹中可以浏览的文件就会在对话框的文档列表里显示出来，再选定要查看的文件，即可在对话框中显示出文件的具体内容。

　　虽然，资源管理器本身也具有图像文档预览功能，但需要最大化其工作窗口才行，而且显示的图片太小，有时候甚至看不清其内容。

　　注意：

使用Word2000的文档内容浏览功能，缺点是不能对显示出来的文档直接进行编辑操作；使用Word2000浏览图片文件的时候，也不支持右键菜单指令将图片设置为壁纸之类的操作。

使用Word2000表格的决窍

我们在用Word2000编写文档时经常要插入一些表格，以增强文章的阅读效果。

Word2000的表格编辑功能为我们编辑表格提供了很大的方便。

但是，笔者在使用时发现，这些功能乍一看非常简单，但真正用起来，却经常出现一些莫名其妙的问题，原来有许多诀窍在里面，只要我们了解和掌握了这些诀窍，对Word2000的表格编辑就会得心应手了。

　　斜线表头的处理

　　斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。

设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。

然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按[确定]退出。

删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。

　　表格的调整

　　调整表格大小的最简单方法是，把鼠标移到表格的右下方，待出现一个双向箭头时，按住鼠标左键上下左右移动及向右下方或左上方移动，即可对表格进行放大或缩小。

此种方法只是使整个表格放大了，其行列数并没有改变。

若需调整某一行的高度或某一列的宽度，其操作步骤是，选定表格后，按鼠标右键进入“表格属性”，选“行”或“列”进行个别调整。

若要增加或减少表格的行数或列数，可在位置确定后，执行“表格”菜单上的“插入”或“删除”及下一级的选择项，即可完成表格的行列数调整。

　　设置跨页表格的标题

　　有的文档主要由表格组成，且不止一页，这种情况下为了方便阅读，一般要求在每一页的首行设置上表格标题行，Word2000提供了设置每页标题的简便方法，方法是在第一页的表格首行上设置好标题内容，然后执行“表格”菜单上的“标题行重复”命令，这样其他各页的首行上都自动设置上了与第一页相同的标题行，实在是方便快捷。

　　表格数据的排序、求和

　　在表格文档中，我们经常要用到排序功能，Word2000提供了列数据排序功能，有升序和降序两种，方法是把光标定位在要排序的列上，然后执行菜单或表格工具栏上的排序功能。

需要注意的是，对行中的数据不能进行横向排序；表格中的首行，Word2000是作为标题行来对待的，如果在其中填入了数据，该数据也无法参与排序功能。

　　“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮，可以方便地汇总每一列或每一行的数据。

需要注意的是，一列数值求和时，光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上；一行数据求和时，光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上，当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时，列求和优先。

　　表格与文字的转换

　　如果你想把有数据的表格转换成文字方式，可以把光标定位在表格上任一位置之后（不要用鼠标选定区域），执行“表格”菜单上的“转换”及下一级的“表格转换成文字”，此时表格线将被去掉，而原有数据将会依照“制表符”的位置有序地排列，产生一个我们通常所说的无线表。

　　如果原先没有表格，在录入文字或数据时，每个项目之间用逗号、制表符或空格键断开的话（注意：

逗号必须用半角方式），我们还可以把这些文字或数据转换成表格方式，其方法是：

用鼠标选定录入的文字或数据，再执行“表格”菜单上的“转换”及下一级的“文字转换成表格”命令，则所选的文字区将会转换成一个表格。

在出现转换对话框时，表的行、列数和表格格式还可以根据你的需要和爱好进行适当的调整。

　　公式的使用

　　在Word2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。

其使用方法是：

将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。

　　一般的计算公式可用引用单元格的形式，如某单元格=（A2＋B2）＊3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列数可用A、B、C、D等表示，行数用1、2、3、4等来表示。

利用函数可使公式更为简单，如=SUM（A2:

A80）即表示求出从第一列第2行到第一列第80行之间的数值总和。

添加背景音乐

为Word文档加入背景音乐

引用：

为Word文档加入MP3背景音乐，打开该文档就可以听到歌声，却不影响任何正常的编辑

打开需要加入MP3背景音乐的文档，单击“视图”菜单中的“页眉页脚“项，进入页脚编辑区，单击”插入”菜单中的“对象”，选择“WindowsMediaPlayer"后，单击“确定”并插入WMP对象，右键点击WMP对象，选择“属性“，在“属性“对话框中单击“自定义”，接着单击出现的三点按铵，弹出对话框，在“文件名或URL”处输入对应的MP3路径，在“选择模式”中选择“Invisible”，“播放计数”设为999，点击“确定”按钮，退出页脚编辑区，这样每次打开该文档，都可以听到MP3音乐了