库存管理解决方案中小型酒店.docx

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库存管理解决方案中小型酒店

库存管理解决方案

广州万迅电脑软件有限公司

2005年07月

版本

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说明

修订人

修订日期

授权人

授权日期

V1.0

创建

蔡建荣

第一章方案简介

本方案适合于一个中、小型的酒店，规模是拥有客房200余间，餐位共1000个餐位。

利用千里马提供的软件、硬件，对原有流程进行流程再造，将实际的业务流程与电脑系统进行整合，达致提高饭店物资供给质量、降低成本、降低资金积压、提高资金利用水平、杜塞管理漏洞的目的。

第二章

投资预算

软件投资：

库存系统（含3用户）+应付系统（含2用户）40000元

硬件投资：

收货、仓库电脑工作站2台*4000元

OKI5530SC平推票据打印机2台*3500元

成本会计电脑工作站1台*4000元

LQ-1600KIIIH1台*3000元

应付会计电脑工作站1台*4000元

第三章

业务流程

三.1收货应付流程

三.1.1业务流程

1、由采购部通过口头\传真通知供应商送货或自行采购。

2、供应商按口头\传真的送货单送货至收货，自行采购也到收货部办理收货。

3、货到收货部后，文员即根据上述资料开出一式四联的“收货记录单”（PV），之后通知使用部门、验收人等一同进行验货。

验货完成后由使用部门、供应商、验收人等在单据上签名确认，收货联须盖章。

四联单分另为：

白色/财务、红色/收货、黄色/供应商、绿色/使用部门，按上图分别送到财务、收货、供应商、使用部门。

4、供应商以收货记录到财务进行即结或月结，付款时，供应商提供的收货记录须与财务联及应付系统中的挂帐记录核对无误。

三.1.2管理意义

1、该流程使得所有采购物品从进店开始就被管理起来，通过以上的工作流程构成了一个订货、送货、验收、结算的闭环系统。

2、收货记录要求尽可能100%电脑开单，而且要求快速开单，否则因开单不及时造成无法验货，出现收货瓶颈。

所以这个环节的电脑、打印机、操作人中需得到保证。

3、“送货、发货、收据”等单据只作为附件随白色联送交财务部复核记帐。

三.1.3实施要点

1、使用入库单收货

以上流程中，采购和申购是手工操作，从收货开始，才使用电脑操作，具体的说，由于没有采购系统，这里的收货只能是在库存系统中使用“入库单”来实现收货的过程。

2、收货记录单的客户化工作

流程中需要打印“收货记录单”，而在使用“入库单”收货时，打印的是“入库单”，而通常“收货记录单”是印好的单据，所以需要客户化修改入库单的格式，按照印制好的单据格式调整，另存为user.pbl，然后在系统中的“事务类别”这个工作视图中修改“入库”所对应的单据格式为user.pbl，在修改这个单据的时候请按照实际的尺寸来设置单据的大小，避免打印走纸不准确从而影响打印速度的问题

3、过帐后打印的管理意义

系统参数中有一个“控制是否要过帐之后才可以打印单据:

yes,需要;no,不需要”的参数，根据管理的需要，可以设置只有过帐之后的单据才能打印，这样的好处是可以保持帐面数和实物数一致，避免因为存在没有过帐的单据而造成帐面数和实物数不符的现象，同时减少一些作弊现象，不好的地方在于：

如果有输错的单据，事后发现时不方便修改，只能冲减，所以对于初级用户建议不要使用这个参数，等熟悉操作之后，可以考虑使用

4、手工单+电脑单的使用

按照流程的要求，所有的单据都应该是电脑打印的，但是在用户刚开始使用的时候由于初始数据的不健全、操作的不熟悉等原因，很难做到纯电脑操作，这就需要考虑到使用“手工单+电脑单”结合这种形式，具体的讲，在收货的时候，由于工作繁忙，来不及用电脑输单时，可以使用手工填单的方式来填写“收货记录单”将该单据提供给供应商一份，等工作不繁忙的时候，再将单据录入电脑并打印出来，将打印的单据和手工单据订在一起，上缴给财务和相关部门。

这个流程在系统投入使用的初期是会经常用到的，这里需要强调，在手工单之后，一定要在电脑上输单并打印，这样才能保证操作人员越来越熟悉电脑的操作，最终摆脱手工，直接用电脑。

“手工单+电脑单”这个过程只是一个过渡阶段，完全电脑化才是最终目的，所以需要客户的管理层制订一个期限，要求操作人员在规定期限内达到完全电脑化，有这个期限比没有这个期限好，

5、供应商编码和物资编码的完善和维护

在系统投入使用的初期，在使用中，会发现有很多物资和供应商是系统中没有的，对输单据很不方便，这时需要临时把这些物资或供应商添加到系统中去，这个工作最好由操作人员来做，具体的方法是：

有财务部来规定物资的分类和分类编码，操作人员在录入时发现没有这个物资或供应商时，先使用模糊查找的功能在系统中查询相关的物资，确认没有该物资之后，在物资编码中按规定的分类来添加物资，这里要强调一下：

为什么一定要先模糊查找一次之后再添加呢？

主要是避免同一个物资大家的叫法不同，而造成从复输入，一旦发现有一个物资有两个编码的时候，就只能使用冲减功能来冲掉其中一个错误编码的单据，然后使用正确的编码重新录入，这样才能保证报表是数据的正确。

所以在增加编码的时候要特别小心

三.2库管流程

1、物品领用：

物品领用部门填写手工领料单，经过有关人员审批后到仓库办理领料，仓库员验明物料的规格、数量并与电脑帐存数核对，经仓库主任签审后才能发货。

发货后根据手工的领料单及时入电脑，并审核过帐，保让电脑帐面与实物一致。

2、物品补库：

定期（每月）根据《订货建议表》，查看那些物品需要订货，提出请购建议。

3、月未打印《物资进出存表》、《物资结存表》、《部门领用明细表》、《部门直拔明细表》以作存档。

三.3盘点流程

三.3.1业务流程

三.3.2实施要点：

1、盘点开关

系统新增一个功能，主要是为了能控制，在盘点期间，其他的入库和出库都不影响盘点的数据，通常在盘点期间是不允许过帐入库单和领料单等，以免影响帐存数量，为盘点带来混乱

2、在电脑系统中如何操作盘点

如上图所介绍的盘点流程可知，首先，点“盘点开关”

使这个期间的其他单据不影响盘点，然后选择“盘点单”选择要盘点的仓库和物资，在出来的盘点单上，使用清零功能，将实存数量清空，然后打印出来，使用这张表去盘点，边盘边填，最后，将这张表上的实存数录入电脑，保存之后，审核该盘点单，然后按“生成”系统会将盘点单过帐，并自动生成盘盈单和盘亏单

3、调整帐目

当盘点完成之后，对盘盈和盘亏的物资进行审查，查出为什么会产生盘盈和盘亏现象，如果发现是损坏而造成的，应该使用“报损单”来调整，如果查不出原因的，可以使用盘盈或盘亏单来调整帐存数和实存数，使帐存数和实存数相等

4、盘点结束

在物资盘点结束之后，将帐存数和实存数量调整一致之后，就可以再次使用“盘点开关”功能，将盘点工作结束，只有在盘点结束之后，系统才能支持对入库单和领料单等单据的过帐

三.4帐务处理流程

1、每日或一定周期根据《仓库每日入库表》制作原材料入库凭证。

2、每日或一定周期根据《部门每日直拨表》制作部门直拔成本凭证。

3、月结后根据《部门成本汇总表》制作部门领用费用分摊凭证。

第四章优缺点比较

优点：

1、在比较低的投入下可以管控到物品在店内的全过程，物品的流动全都在电脑系统的记录中，统计、查核轻而易举。

2、严谨的应付结算流程，对外单据清晰准确，对内帐目清楚高效。

3、可利用一体制证自动生成原材料、直拔、成本、费用凭证，提高帐务核算效率。

缺点：

1、物品使用部门需手工下单，采购部门的运作仍是手工进行，未能与收货部门衔接起来。

2、采购部门对供应商的运作是手工进行，未能与收货部门衔接起来。

3、整条物流线是脱节的。

第四章

常见问题

1、供应商代码和物资编码的维护问题。

在收货时，会经常会出现新增供应商代码和新的物品，这种情况在开业时会特别多，所以供应商代码和物资编码的维护需得到及时跟进，而让收货文员随意输入也会导致报表统计混乱，如供应商代码“红旗食品供应公司”与“红旗食品供应公司”实际是同一供应商。

所以，在编码时必须遵循一定的原则：

一、由成本部制定供应商代码和物资编码的大类，收货文员跟随大类进行编码，建议供应商按供应的类别进行分类。

二、收货文员如需要增添供应商，需要先用模糊筛选查找看看是否确实不存在，如果不存在，才增添一个新的供应商，本日工作结束后将新增的供应商编码列表交送成本部。

物资编码的维护同理。

2、收货记录来不及电脑开单，怎办？

在刚开业时，因人员的熟练程度等原因，或硬件故障，有时可能来不及开电脑单，这时可以先用手工开单，待空闲时再输入电脑中，重新开电脑单，并将这些手工单与电脑一齐交财务应付以作核对。

3、编码方案（请用户单位提供原始资料）

分类名称

级数

第一级宽度

第二级宽度

第三级宽度

第四级宽度

物资编码

供应商编码

仓库编码

部门编码

分类名称

级数

第一级宽度

第二级宽度

第三级宽度

第四级宽度

物资编码

供应商编码

仓库编码

部门编码

第六章硬件资料

为何选用OKI5530SC平推票据打印机？

OKI5530SC是专业的票据打印机在收货记录的打印中突显优势：

比较项

OKI5530SC

LQ1600KIII/LQ300K

耐用性

极高。

（故障极少）

一般（断针是最常见的问题）

入纸方式

平推入纸，打印完毕后自动从正面退回，操作十分简便。

送纸器连续打印：

打印窄行连续纸，一张收货记录打印完后，需手动进纸至撕纸处，撕纸后还需退纸。

—操作繁锁，经常卡纸

单页打印：

收货记录还没打印完毕，打印机已报缺纸。

需要叠加一张纸骗过打印机；或将打印内容往上调，打印完后需手动进纸。

—操作繁锁

专业性

专业的票据打印设计，不会出现卡纸和皱折现象，吸纸感应灵敏、复印能力1+5层。

容易出现卡纸和皱折现象，复印清晰度低。

注：

激光/喷墨打印机不支持多联复写纸，所以不适合用于这种业务场境。

主要参数:

106列/24针点阵击打式/打印宽度汉字79个/行/英数字符135个/秒/汉字高速90个/秒/复写能力1+5P/打印厚度0.84mm/并行接口