《档案管理办法》试行.docx
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《档案管理办法》试行
《档案管理办法》<试行>
规范档案管理工作是公司发展过程中一项重要的基础性工作，企业拥有健全的档案资源，对维护企业的权益、开发新产品、开发人力资源、减少企业成本、提高经济效益等方面都具有重要的意义。
档案管理必须坚持统一、集中管理的原则，促进档案管理工作逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。
根据公司实际情况，编制《档案管理办法》。
一、科技档案收集方法和措施
㈠把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作人员的职责范围，纳入承包合同、纳入经济责任制。
1、项目工程资料从立项申报到工程竣工过程中，公司相关部门必须指定一个档案协管员，负责在建工程从设计到竣工验收过程中产生的资料收集，管理。
各项目技术负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的四新技术、特殊地质、重难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案及隐蔽部位的资料，并应根据变更设计要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到资料的齐全、完整、与准确、符合实际。
整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。
重要项目文件材料移交应编写归档说明。
工程竣工付款结算应由工程承包方持有档案部门的“工程资料移交确认书”，财务部方能结算付款，否则，财务部不予结算。
以备资料延误或遗交、漏交现象。
确保项目档案齐全、完整、准确。
2、公司各单位、部室指定一名档案协管员，负责单位、部室在生产经营、会议、派出员工学习材料、项目建设等过程中，能反映公司重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件材料的收集、整理、保管，并对资料的真实、准确、完整负责，编制目录清单，重要资料的归案说明，在次年三月份前移交公司档案室。
㈡设备的开箱验收应有档案员参加，负责设备开箱后的随机材料进行现场收集。
㈢将档案收集管理工作纳入各单位、部室经济责任制考核之中。
一、科技档案归档范围和保管期限
㈠建设项目文件材料归档范围和保管期限
序号
归档文件
建设单位
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及报批文件
永久
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
1.4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
1.5
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
1.6
设计任务书、计划任务书、报批文件
永久
2
设计基础文件
二、各部室档案归案范围和保管期限
部室
序号
归档文件
保管期限
董事会办公室
1
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料
永久
1.1
股东大会文件材料
1.1.1
重要的
永久
1.1.2
一般的
短期
1.2
董事会会议记录、纪要、工作报告、决定、决议等
永久
1.3
监事会会议记录、纪要、工作报告、决议等
永久
1.4
红利分配材料
长期
行政办公室
2
收文
2.1
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
30年
2.2
上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料
2.2.1
重要的
永久
2.2.2
一般的
10年
2.3
行政工作计划、总结等
永久
2.4
经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等
永久
2.5
企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同
永久
2.6
工商行政管理方面的材料
30年
2.7
企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件
永久
2.8
企业文秘、机要、保密、综合治理等方面的文件
2.8.1
重要的
30年
2.8.2
一般的
10年
2.9
企业编史修志方面的文件
2.9.1
大事记、机构沿革等
永久
2.9.2
工作简报、情况反映、工作信息等
30年
生产运行部
3
生产经营计划
3.1
生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料
30年
3.2
计划任务书或作业计划
30年
3.3
生产技术、经济指标完成情况分析
30年
4
统计工作
4.1
统计工作制度、规定、办法、通知
30年
4.2
生产、技术、经济统计报表
永久
4.3
企业综合性统计报表及分析材料
30年
4.4
工业普查报表
永久
安环部
5
安全生产
5.1
安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要
长期
5.2
事故报告、调查分析及处理材料
长期
5.3
安全教育、安全生产竞赛活动的材料
10年
5.4
统计报表
永久
6
环境保护
6.1
环境保护规划、计划、总结
长期
6.2
环境保护制度、管理办法
长期
6.3
环保调查、监测、分析材料
长期
6.4
环境污染防治措施、总结、报告
长期
6.5
统计报表
6.5.1
年度以上的统计报表
永久
6.5.2
半年、季度、月的统计报表
10年
财务部
8
财务管理
8.1
财务管理制度、规定、办法、通知
30年
8.2
财务管理计划、总结
10年
8.3
固定资产的新增、报废、调拨材料
30年
8.4
生产财务和成本核算
永久
8.5
税务方面的材料
永久
8.6
资金管理、价格管理、会计管理的材料
永久
人力资源部
9
人力资源管理
9.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
30年
9.2
企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
永久
9.3
内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件
永久
9.4
员工招聘、考核、职称评聘等方面的文件
永久
9.5
人事调动介绍信及存根、工资转移证等
30年
9.6
老干部、职工离退休、抚恤、等有关材料
永久
9.7
职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等
永久
9.8
劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等
永久
9.9
职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金
永久
9.10
劳资纠纷、仲裁方面的文件
永久
发展规划部
10
发展规划
10.1
中长期发展战略规划、实施战略规划管理
10年
10.2
公司各项经营指标考核、统计、分析、发布材料
30年
10.3
项目包装、申报材料
30年
10.4
年度、季度、月度综合计划、监控等材料
30年
机动能源部
11
重点项目管理、市场调研、政策信息分析
11.6
客户、产品专项报告
永久
11．7
在建项目统计
永久
12
能源管理
12.1
能源管理的规定、计划、总结、请示、批复
长期
12.2
能源消耗定额管理材料
长期
12.3
节能工作方案、措施、总结
短期
12.4
统计报告
长期
13
物资管理
13.1
物资分配计划记录
10年
13.2
物资采购保管
13.2.1
重要物资竹产资料的采购审批手续、保管及招标合同、协议]、来往函件
总结
永久
13.2.2
办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置、机动车调拨、保险、事故等一般性文件
30年
13.3
仓库管理规章制度、台帐、统计报表
30年
14
设备管理
14.1
设备技术文件
30年
14.2
设备台帐
永久
14.3
单台（套）设备仪器
14.3.1
调研、考察材料；购置设备的申请、批复文件.
30年
14.3.2
购置合同、协议。
30年
14.3.3
洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料
30年
14.3.4
设备仪器开箱验收记录
30年
14.3.5
设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及材料
30年
14.4
设备仪器安装调试、试车记录、总结、
竣工图样、检测验收等材料
30年
14.5
运行记录及重事故分析处理报告
30年
14.6
设备仪器保养和大修计划、记录
30年
14.7
设备仪器检查记录、设备仪器履历表
30年
14.8
设备改造记录和总结材料
30年
14.9
技术、质量异议的处理结果材料
永久
14.10
设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果
30年
质检部
15
质检、计量、化验管理
15.1
质检管理计划、措施、总结
10年
15.2
质检管理制度、办法、规定、条例
30年
15.3
产品质量检测、化验、试验材料
30年
15.4
质检事故处理材料检查、评比材料
30年
销售部
16
产品销售
16.1
营销组织管理、网络建设材料
30年
16.2
产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等
30年
16.3
销售合同、协议、函件
30年
16.4
订货会、市场分析和用户调查材料
30年
16.5
统计报表
永久
科技部
17
科技创新、技术攻关
研发中心
18
新产品研究与开发
组织部
19
组织工作
19.1
党员干部考察、考核、任免决定
永久
19.2
入党、转入、转出等决定及党员名册
永久
19.3
党委（总支、支部）组织工作的规章制度
30年
19.4
党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
30年
19.5
党费收支与党组织关系介绍信及存根
30年
19.6
党员学习教育等活动形成的文件
19.6.1
重要的
永久
19.6.2
一般
10年
19.7
党员统计、计划总结、组织发展计划
30年
宣传部
20
宣传工作
20.1
企业宣传报告、会议纪要、调研、计划、总结、活动记录
20.1.1
重要的
30年
20.1.2
一般的
10年
20.2
反映本企业活动的报刊、简报
30年
工会
21
工会工作
21.1
工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
21.2
职工代表大会及有关会议文件
21.2.1
会议通知、报告、决议、通报、纪要
永久
21.2.2
发言、简报、小组会议记录等
10年
21.3
工会会员名册
永久
21.4
女工工作、文体活动等方面的文件
30年
21.5
工会会费与财务管理材料
30年
21.6
工作统计报表
30年
团委
22
共青团工作
22.1
共青团工作规划、总结
30年
22.2
团代会、团委会会议文件
22.2.1
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
22.2.2
发言、简报、小组会议记录
10年
22.3
团员及团组织管理方面的决定、通知、批复
30年
22.4
团费收据与团组织关系介绍信及存根
四、分类方法
为了与集团公司档案接轨，统一、规范档案归档分类办法，我公司依照集团公司“机构分类法”进行分类归档。
五、此办法下发后，请各单位在施行过程中，及时提出合理化建议和意见，以便更接近实际工作，完善公司档案收集归案工作。
七、各单位指定一名档案协管员，于2011年月日报公司行政办公室。
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