人事档案信息简报.docx

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人事档案信息简报

人事档案信息简报

1.人事档案

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。

主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。

是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

人事档案一般放在有人事管理权的单位，一般比较大的行政、企业、事业单位可以存放，这些单位存放一般是存内部档案免费的，但现在更多的要求是放在人才交流中心，这样方便流动和管理，要收取一定的费用，大约一年240元吧。

2.如何做好事业单位人事档案管理

文书档案管理办法文书档案管理办法一、管理职责

（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。

（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。

（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。

（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。

（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。

（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。

二、立卷归档

（一）归档范围凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

（二）归档要求1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。

各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

（三）归档时间1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。

因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。

未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

四、档案保管

（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。

（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。

（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。

（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相对温度45-60%的范围内。

（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。

（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

五、档案统计

（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。

（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。

（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。

（四）统计工作应随时进行。

将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。

（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。

六、档案鉴定和销毁

（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。

（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

七、保管期限

（一）办公室文书保管期限1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料永久2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料永久3.人事厅工作。

3.简报如何存档

3.1简报制作简报制作主要用户录入简报的基本信息，以及简报的稿件信息，选择简报制作，列表显示尚未发布的简报：

页面如图1：

（图1）如果新建简报，选择【新建】。

如果需要对以前的简报进行修改，则选择【修改】。

【新建】：

选择新建，新发起一个简报，新建简报的页面参见图2：

（图2）：

★：

如图2所示，新建简报应注意以下事项：

1.信息种类的选择：

选择“信息种类”的下拉列表，系统自动从数据库中取出“其他相关信息”字段的内容，并显示在“信息种类”下的编辑框左边作为默认标签，提示用户应该输入的信息。

2.选择“以哪个部门的名义制作”：

选择【选择制作部门】按钮，在弹出的“部门选择”窗口中选择制作部门，确定后返回到当前页面，系统根据名义制作部门，获取默认的“报单位”、“送单位”、“网络送达单位”，并在页面中显示。

用户可以手工录入或修改“报单位”、“送单位”的内容，可以通过选择【选择上报部门】按钮，更新“网络送达单位”的内容。

3.关于期号和总期号，用户可以不用录入，在发布时，根据所录入的名义部门、信息种类及年度找到最大的已发布简报的期号+1产生期号；如果没有录入总期号，则根据所录入的名义部门及信息种类找到最大的已发布简报的总期号+1产生总期号；如果用户已经录入了期号或总期号，则按以上说明查找不允许重复，若重复则要示其重新录入或清空；具体可参见“简报发布”录入完毕后，选择【保存】按钮，转入如图3的修改页面。

修改：

（图3）：

选择【稿件管理】，进入稿件管理页面，具体参见“稿件管理”。

选择【保存】，则保存所录入的信息，并返回列表。

选择【格式查看】：

调用排版打印控件，显示图4的页面：

（图4）：

★：

如果选择【格式查看】，出现了乱码错误、不显示、或程序出现错误，请联系管理员，检查服务端是否正确。

稿件管理：

选择【稿件管理】按钮，显示图5所示的页面：

（图5）：

稿件的来源主要有三种不同的方式：

1.新建稿件，主要用户自己起草一篇稿件。

具体操作参见“新建稿件”。

2.采用他人简报：

主要其他部门已经发布到用户所在部门的所有的简报，均可作为新建简报的稿件的一部门，可以采用一条简报中的某条稿件，也可以取消采用已经采用的稿件。

具体参见“采用他人简报”3.采用本部门简报：

在新建简报中，可以采用以前已经发布的简报的稿件内容。

具体操作参见“采用本部门简报”。

★新建稿件：

选择【新建】，如图6所示：

（图6）标题、内容的录入以及【大窗口编辑】的操作均同发文管理的操作相同，具体参见发文管理。

★采用他人简报：

选择【采用他人简报】，显示如图7所示：

（图7）：

根据需要录入查询条件然后选择【查询】按钮，查询到的结果显示在“采用他人简报列表”下面。

如果该简报未阅读，则以黑色字体显示。

如果该简报已阅读，则以蓝色字体显示。

查询结果如图8（图8）在图8中，请注意以下事项：

1.信息种类的内容为黑色，表示该简报未阅读，如果未蓝色，则表示该简报已阅读。

2.期号：

选择期号，则链接到简报查看页面，可以查看该期简报的内容。

如图9所示。

3.发布日期：

选择发布日期，则显示简报制作的基本信息，如图10所示。

4.标题：

选择标题，显示当前的稿件信息，如图9所示。

5.稿件信息：

选择稿件信息，显示稿件的作者信息，入图11所示。

查看简报的内容（图9）：

如果有该简报有多个稿件，则依次显示稿件的内容，每个稿件下，显示一个按钮，如果该稿件已经在新建的简报中采用，则按钮显示【取消采用】，否则显示【采用】。

如果需要采用某个稿件，则选择【采用】，系统自动将该稿件加入到“稿件管理”列表下，并且按钮变为【取消采用】，如果选择【取消】采用，则从“稿件管理”列表中删除，按钮变成【采用】。

显示简报制作的基本信息：

（图10）：

可以查看该简报的基本信息，以及简报中的稿件列表信息。

显示稿件的作者信息：

（图11）：

采用完稿件，选择“返回”，返回到图5所示的页面，所采用的稿件显示到图5所示的列表中。

然后选择【保存】按钮，返回到简报列表。

★采用本部门简报具体操作同“采用他人简报”相同，请参见“采用他人简报”的介绍。

★上移/下移选中要调整位置的稿件，被选中的记录标识成蓝色，选择上移下移按钮，调整稿件在简报中的位置，调整完成后，选择“返回”，系统自动根据在列表中的顺序，重新安排稿件在简报中的顺序。

4.机关单位档案管理和调阅有哪些制度

政府档案管理制度档案管理制度为加强办公室档案工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为办公室各项工作服务，特制订本制度。

一、档案管理体制和职责范围1.档案管理体制

（1）办公室的档案管理按分级管理的方法进行，在办公室主任的领导下，由分管副主任、机要档案室、各科室组成档案管理网络。

（2）办公室建立科学的档案管理网络，各科室须明确相对稳定的兼职档案人员。

业务上接受档案室的指导。

（3）档案室成员应努力提高学识水平和工作能力。

2.职责范围

（1）机要档案室是办公室负责档案管理的专门科室，职责与权限按照办公室档案工作岗位职责执行。

（2）办公室由分管副主任具体负责档案工作，机要档案室必须定期向分管副主任汇报工作。

（3）各科室要做好文件材料的形成、积累、归档工作，确保归档文件的完整、准确。

二、归档制度1.归档范围的保管期限

（1）办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案，均属归档范围。

（2）办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期，定期分长期（三十年）和短期（十年）两种；会计档案保管期限的种类也分为永久和定期，定期有暂存、十五年和二十五年。

（3）凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2.归档时间实行年度归档制度：

办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内，由相关科室负责人审定后，向机要档案室移交。

3.归档要求

（1）归档的文件必须系统、齐全、完整。

（2）归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。

（3）归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

（4）各科室要把归档文件材料，经整理后向机要档案室移交。

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4.归档手续

（1）凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。

（2）向机要档案室移交时，必须做好交接手续。

三、档案的利用1.档案信息工作重点服务于办公室的各项工作。

2.非办公室人员或其他单位查阅档案时，需经领导同意方可查阅。

并不得擅自扩大查阅范围。

3.查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

4.阅档人员必须爱护档案，不得损坏污秽，不准在档案上涂改、圈划、批注；不准剪裁档案。

四、档案保管制度1、机要档案室实行专人管理，确保档案完整与安全。

2、档案室应该保持整洁、并配备防盗、防火、防高温、防霉、防潮、防虫等设施。

3、档案室严禁吸烟，不存放与档案无关的物品，档案室周围严禁存放易燃易爆物品。

五、档案保密制度1、档案人员要严格遵守党和国家的保密制度，认真做好档案保密工作。

2、查阅密级文件必须经本单位领导批准，密级文件不得擅自复印。

3、查阅机要文件、会议记录等档案，须经本单位领导批准，不得擅自扩大查阅范围。

4、凡案卷内容涉及保密问题的，一律不得外借和泄密。

六、档案鉴定销毁制度1、档案鉴定必须有组织、有领导按规定进行，不准由个人随意鉴定、销毁。

2、销毁失去保存价值的档案，必须严格审批手续，未经批准，不得销毁。

3、销毁档案必须定由两人以上负责，并在销毁清册上注明销毁日期和签名。

七、档案人员岗位职责1、服从主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及主任交办的其他任务。

2、机要档案员负责做好机要文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

3、通讯员要积极配合档案人员的工作，把需要领导批阅的文件及时、准确的送到领导办公室，待领导批阅完毕后及时交由机要档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。

在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。

4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。

6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

5.如何推进干部人事档案信息化建设

干部人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好干部人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事干部工作服务。

而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着干部人事档案的质量。

因此，做好收集与整理工作是干部人事档案工作中的重中之重。

一、档案材料的收集是做好干部人事档案工作之关键1.主动收集。

目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为己有，不及时移交管档部门。

因此，作为管档部门要随时了解干部人事档案材料产生的信息，应主动深入材料形成部门收集归档，不能被动等待，避免材料形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。

2.建立部门人员网络联系图，重点收集。

管档人员建立部门人员网络联系图，各部门设立一名联络员，再根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料。

如：

三类考核材料，四类学籍材料、职称评聘材料、培训材料，五类政审材料，六类加入党团组织材料，九类工资材料、干部任免材料、调动录用材料、聘用合同书及退休审批表等重要材料，及时与联络员联系，尽快收集归档，以防止散落在部门或个人手中，从而影响档案的完整性。

3.追踪收集与经常收集。

档案管理人员要经常关注个人基本信息，随时掌握所有人员的变化情况，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。

如：

学历深造、参加各类培训所掌握的技能、出国等相关信息，广泛收集材料。

对新进入单位人员，要认真审查档案材料，发现缺漏的材料，要及时与相关人员或单位取得联系，尽快把所缺材料补齐入档，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。

二、档案材料的整理是干部人事档案工作之基础1.材料鉴定。

凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。

如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，尽量避免长时间摆放或先归档不及时完善手续，导致材料形成不归范。

对不属于归档范围的材料及时转送或按有关规定进行销毁。

对弄虚作假者坚决反对，以确保档案的真实性。

2.技术加工，分类准确，编排有序。

对折皱、破损的材料进行裱糊，对过长或过宽的材料，在不影响或损害档案材料文字内容和保持档案历史原貌的前提下，对其进行裁剪。

裁剪时注意上下左右，避免裁到内容，如内容太多会被裁到可对档案材料进行折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细。

对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其它材料相等。

装订整齐，高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关，通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、方便利用。

3.及时、准确做好目录，录入计算机。

对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。

三、档案从业者的职业素质是干部人事档案工作之必须1.人事档案工作具有很强的政策性。

干部人事档案工作目标考核中明确指出：

档案管理干部必须是中共党员。

这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，用科学发展观来指引自己的工作，起好党员模范先锋带头作用，永葆共产党员先进性。

2.人事档案工作具有很强的专业性。

干部人事档案工作目标考核中要求：

档案人员具有中专（高中）以上学历，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。

从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。

档案人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。

要完成好这些工作，都需要我们的档案人员有较好的协调与沟通能力，并且具有极强的工作责任意识，把当前档案工作局面变被动为主动，保证工作顺利开展。

档案人员还必须具备一定的计算机操作能力，掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中。

3.人事档案工作具有保密性、服务性。

档案人员要忠于职守，一丝不苟，乐于奉献。

要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，做到不该说的坚决不说。

要不断思考、勇于创新，结合本单位实际情况积极探索出适合现代化的档案管理措施，以便更好地为人事干部工作服务。

6.如何快速整理人事档案

在整理干部人事档案时要按照《干部档案整理工作细则》的要求进行1、干部档案材料的鉴别，指的是对收集的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于干部档案的范围。

具体做法是：

第一，判定材料是否应归入干部档案。

对不属于干部档案归档范围的或重复的材料，应清理处置。

有保存价值的文件可交本单位档案室保管。

比较重要的个人证件、文章，可退还本人。

其他材料应登记造册，履行规定程序后销毁。

第二，审查材料是否齐全完整。

主要查看政审和处分材料。

前者一般应包括审查结论、调查报告、上级批复、证明材料及本人的说明材料。

后者包括处分决定或免于处分的决定、调查报告、上级批复、个人检查或对处分的意见等。

对于头尾不清、时间不明的材料许调查核实后在归档。

第三，审查材料手续是否完备。

凡规定需要组织盖章的材料必须具有组织印章。

处分决定、组织鉴定等应有本人的签署意见或由组织证明经过本人见面。

不符合归档要求的材料须补办手续后再归档。

第四，鉴别工作中发现缺少的材料要及时登记并收集归档。

2、干部档案一般以人为单位进行装订。

要求有档案盒和卷内目录，案卷盒封面上须标明档案人的姓名、籍贯、档案号。

在材料左侧打孔装订并保持左下侧对齐。