关于档案数字化行业的个人从业浅谈.docx

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关于档案数字化行业的个人从业浅谈

关于档案数字化行业的个人从业浅谈

2021年，这是我在档案行业的第10个年头，不算长也不算短，学的不是这个专业，机缘巧合的情况下进入档案这个行业工作，从零基础开始，一做就是将近10年。

我个人觉得档案是个很矛盾的行业，因为它既冷门又潜藏着许多经济利益。

对甲方单位来说，投入大，但回报小，更多的是偏向公益性质，服务民生。

从前的档案外包服务方式很单一，要么纯粹数字化扫描加工，要么单纯实体化整理，亦或者是数字化管理软件开发，而现在更多的是一体化或综合深入开发利用档案等等多样化、全面化服务。

对于行业来讲，经过近二三十年的沉淀，很多同行其实对档案行业已经是熟知于心。

随着技术的发展，以及国家对档案的重视，档案信息化产业的标准和理念也在不断稳定成熟。

所以我个人认为对于从事这个行业的人来讲，只有不断改变自己的服务理念和方式，提升自己的业务能力，才能保持自身在档案行业的一席之地。

其他是没有捷径可走的。

国内档案信息化市场特别是档案收集整理市场是一个开放程度较高的市场。

近年来，随着信息化进程的不断加快，越来越多的公司进入到这一行业，档案信息化行业的市场竞争日益激烈。

未来，档案公司若因技术不能保持创新性或管理能力不能适应市场发展的需要，在激烈的市场竞争中都将面临较大的风险。

各地大大小小的档案中介服务机构数量虽然不算少，但是真正有资质，做出口碑的却并不多。

不管是入行十几年的老牌公司还是新入行的新公司，大家虽然都标榜自己是如何的专业，但真正做出的成果也很少能让人细看的。

诸如行业大牌公司，即使前期仗着名头攻城略地，但也能把一手好牌打的稀碎。

失败的原因为何，大家其实都了然于心。

有人说为了让公司活下去必须不折手段抢占市场，也有人说别人也都这么干也能赚钱，不差我一家这样。

不管什么原因，在我看来，那都是不把客户当回事，不尊重自己的客户就是毁自己的口碑和未来市场。

过去的客户可能对档案信息化产业不是很重视和了解，但信息化、大数据时代，社会和个体都是在进步的，我相信迟早有一天客户群体也会像我们档案中介服务机构一样专业。

档案的圈子其实很小，不好的名声和口碑随便都能为人知晓，随便一个客户和同行只要提起就能传播到下一个人耳中。

但是一个好的名声和口碑却需要一个甚至好几个市场案列，甚至几年时间才能打响。

档案信息化产业是一个充满壁垒型的行业，虽然入门门槛很低，但是想要在这个行业扎根下去，就必须克服这些壁垒。

（1）人才壁垒

档案信息化建设属于知识密集型行业，需要大量既精通行业业务知识又熟练掌握计算机前沿技术的复合型高端人才。

此外，成功的企业还需要具有丰富的软件开发经验和团队管理能力、熟悉项目开发规范的管理人才和营销人才，能够准确把握行业发展趋势，对客户所在行业业务规则、业务特征具有深刻理解和经验积累，是否拥有高质量的研发队伍以及对行业有深入了解的项目管理人员，是行业内企业能否取得成功的关键因素。

因此，档案信息化行业存在较高的人才壁垒。

（2）技术壁垒

软件开发行业是技术密集型产业，对于企业的技术储备、经验积累、研发人员的技术水平与综合素质有很高的要求。

同时，档案数字化行业受上游数据处理、存储等行业技术影响较大，随着技术的不断升级，用户的技术要求也在不断提高，需要企业对技术、产品和市场的发展趋势有着敏锐的嗅觉。

新进入企业在没有技术储备的情况下，难以在行业中立足。

因此，档案信息化行业存在较高的技术壁垒。

（3）经验壁垒

随着我国档案信息化行业自身法律法规的不断完善，国内已经形成了一整套行业规范和标准，同时，新的行业规范的不断出台，研究、熟悉直至精通这些业务标准和规范需要一个相当长的过程。

只有具备丰富的行业经验，才能深入了解客户的需求、准确把握市场的发展方向，研发出符合国家标准和行业规范、贴近客户需求的产品和服务，并且有能力不断提炼、改进、完善产品，降低项目的开发成本，实现项目的快速开发，极大地提高市场竞争力。

行业后进入者欲获得市场对其产品和服务的认可，需经过较长时间的经验积累过程。

综合分析下来，就算信息化程度再高，这些壁垒始终还是归结到人的因素上面，因为这是一项靠人工来完成的劳动密集型行业工作。

档案工作的每个环节虽然看起来很简单，但是越是简单的事情越容易不被人重视，不管是基层的档案员还是中层管理人员，亦或是高层的领导，大家往往都认为差不多就行，何必做的那么精致，甚至自认为自己做的挺好的。

是啊，站在不同的角度看待问题的观点和答案确实是不一样的，就因为不同的人抱着不同的目的，所以最终到达客户那里的结果也往往偏离我们期望的结果。

层层剖析：

一、档案公司追求的是快速完成项目，回收资金抢占市场，往往抱着应付客户，降低服务质量。

二、项目管理者追求的是完成公司项目任务，达成自身业绩，以公司的指示为指导，适当降低管理指标。

三、基层档案员追求的是自身生活保障，往往以个人回报为角度来行事。

尤其是年轻的基层档案员，因为行业的冷门，合适的人才难寻。

初入行业的多是年轻的大学实习或毕业生，抱着各种不一的心态和思想来从事这份枯燥而又短期看不到成效的工作。

有的人年轻单纯容易受外界或他人的干扰冲动行事，有的人眼高手低对自己定位不明确，有的人心思玲珑喜欢投机取巧，也有的人内心坦诚但又经不起生活的压力。

无论怎么论述，可能大多数时候大部分问题都脱离不了人与利益之间的联系，当然这都是后话。

纵观全局，既然档案行业的关键问题体现在人上面，那还是要从人的角度去解决问题，以人为切入点去逐层行事。

一、基层员工

（1）招聘，招聘渠道多样化，社招校招要统筹协调。

本地化发展始终是缺少不了本地社招，社会就职人员至少在培训和管理方面更易上手，往往也更容易与本地客户交流。

校招更多的适合救急补充大型项目人数，但校招的稳定性和流动性充满不确定。

（2）培训，档案是个冷门的行业，成熟懂行的人都是可遇不可求的，唯一能快速解决问题的办法还是建立属于自己的档案培训体系。

成熟规范的培训体系是可复制的，一位具有多年专业档案知识且有实际操作经验的指导老师或项目经理，可以手把手培养出一个或多个合格的项目主管。

一位合格的项目主管可以培养出一个合格的项目团队。

（3）发展，不管什么样的人才，给予什么样的培训，做什么样的思想谈话，还是要予之匹配的劳动薪酬和发展空间规划。

现在的时代和人都不一样了，每一个年代差的人思想理念都是很不一样的。

70或80年代的人，讲究情义，带有一定的奉献精神，吃苦耐劳，即使吃了亏也愿意认。

90年代的人，讲究梦想，对他们而言世界很大，梦想不一定只在一个地方，梦想不一定只有一个。

甚至现在00年代的人，梦想或许不一定必须是真金实物，亦或许可以是那些看不见的自由与快乐。

所以，这也很考验一个公司用什么方法方式去吸引挽留不同的人才。

二、项目管理者

（1）用人专业化

懂得如何辨别、区分基层员工的职业素质、技术能力、发展潜力等情况，学会筛选淘汰不合格或有风险的人员。

有些人各方面能力很强也很有野心，但是项目管理者如果没有能力管控，其作用反而适得其反。

有些人各方面能力都很差，即使招聘入职后，也是很难提升并发挥好的作用。

当然不同的人有不同的作用，最终还是看项目管理者的用人能力，怎么去用好人（培训到不到位，管理到不到位，如果这两方面都做不好，再好的人也是无法发挥作用的）。

（2）业务专业化

一个合格的项目管理者，其自身档案业务知识和操作能力要过硬。

若自身业务水平能力都一般般，如何能给予员工专业的培训和指导，如何能带领团队成员按时保质保量完成项目任务。

1、强化个人档案业务知识：

通过不同的渠道和方式，不断主动去学习和研究所从事的档案业务知识（这里有一个前提条件，那就是自身必须有这个主动性）。

渠道一：

日常档案工作，在工作实践中去学习和理解档案业务知识。

如项目员工的日常业务问题反馈、与业务单位的工作交流。

渠道二：

互联网上搜索和查询各类档案网站，观看档案视频教材、文档材料等。

渠道三：

与行业或公司其他项目管理者沟通交流，学习档案业务知识和加工经验。

渠道四：

档案专业考试，阅读各类档案教材和资料。

只有主动去寻找机会，通过各种渠道和方式，在学习和研究中积累自身的档案业务知识水平，才能让自己在未来能够淡然面对不同的档案业务挑战。

2、强化个人档案加工操作能力：

不同的档案业务有不同的加工方式和要求，所以这就要求项目管理者必须具备强大的操作应变能力。

何为操作应变能力：

就是不会固化自己的思维，在面对各种突发或不顺利的情况下，能够及时思考并发现问题的本质，拿出有效的方案措施改变事物的发展。

无应变能力：

一直用老一套的方法，明知该方法方式不合理（效率慢、问题多），却不做出任何改变。

应变能力差：

面对困难挫折，思维陷入混乱，拿不出有效的方案措施或执行落实不到位。

这里有两种情况：

一种是被事情逼着去应变，我称它为被动应变；另外一种是自己主动去应变，我称它为主动应变。

被动应变滞后性大，发现问题晚，问题出现时情况可能已经很严重了，被事情逼着去想办法解决；如果自身积极性不佳，情况会持续严重下去。

主动应变机会多，问题早发现，早解决。

即使第一次拿出的方案措施效果不理想，也还可以在有效时间范围内寻求其他解决办法。

主动应变方法：

①与客户交流沟通，告知事情的利弊，使其同意降低档案的某些加工要求和难度（非特殊情况不推荐，会使用户不看好公司的业务能力）；

②自身主动思考，找出档案加工流程的不合理之处，并作出调整和改进。

人员优胜劣汰，合理安排人员；流程结构优化，前后比重要平衡，不能头重脚轻。

要审时度势，该急的时候要急，该急的地方要急，不要反着来。

③自身无法解决，及时寻求帮助。

自己解决不了，不代表其他人没有办法，我们可以找其他管理者或其他同行。

方法合理，执行不了或不到位，那是个人能力问题，说明自己管不了，那就换人来执行。

如果他人有好的办法，那就按他人的办法来执行（三个臭皮匠顶个诸葛亮）。

档案加工操作应变，对项目管理者有以下几点要求：

1、头脑思维要灵活，不拘于一格，了然项目的轻重缓急之处；2、操作经验积累要深厚，熟悉各种业务档案的加工要求和特点，以及档案加工流程的配置关系。

3、熟练使用各类档案加工软件及其特点，有效利用软件改变和提升档案加工效果。

4、辨人识人，清楚了解每个员工的特点和优势，实现人员最佳配置和利用。

5、熟悉档案业务知识和流程操作经验，快速且有效地完成对人员的培训工作。

（3）管理专业化

合格的项目管理者，必须具备基本的项目实施分析能力，分析项目招标文件及合同中的相关加工任务和要求（项目概况），并根据公司当年发展规划，能够快速利落地制定有利于我方的档案实施方案、各阶段加工目标和计划；熟悉并了解公司各种管理制度和规范，贯彻落实项目管理工作。

1、强化项目实施分析能力：

仔细研究项目招标文件及合同，有效分析出相关加工任务和要求。

①档案情况：

档案类型、年度范围、载体质量、预估数量、加工需求。

②合同工程量：

项目内容、加工数量、单价（折算方式）、合同金额。

③规范化整理及数字化加工内容：

主要加工流程、各流程的技术标准与要求、验收标准、业务参考标准与规范文件。

④安全要求：

各种安全管理和保障措施要求。

⑤合同工期：

根据工程量，分析评估合同工期是否足够；若工期不够，则分析出实际所需加工工期，并制定整体实施方案和计划。

提前报告公司，做好与用户的沟通交流。

（该出协议文件及时出）

⑥合同付款方式：

根据项目合同款的支付方式和支付金额，制定各阶段的实施任务和计划，及时配合公司收取项目款。

（必须具备公司发展观，项目款的及时收取关系到企业发展和日常资金周转）

2、强化各类公文与日常报表写作能力（办公能力）：

熟练使用Office办公软件，能够独立自主使用Word/Excel/PPT撰写各种对内对外的公文（开、竣工报告、项目实施方案、加工标准、日常工作联系单、验收材料、项目总结、个人总结、日常工作计划汇报等等），按时上交每日/每周/每月工作报表（准确汇报工作进展情况）。

①熟悉公文写作及办公软件的使用，是每一个项目管理者必须具备的能力。

在日常项目工作中，难免要与用户沟通交流，确定某些工作事宜，只有白纸黑字才能生效，所以独立自主撰写公文是必须要学会的。

诸如：

项目开/竣工、档案交接、日常汇报、验收、数据移交/整改等工作环节都必须出示相应的工作文件，打印出具给用户签字/盖章生效。

②按时上交日常工作报表，及时准确汇报所管理的项目的具体情况，使上级领导能够知晓项目的实施进展。

（这里必须要求项目管理者必须熟悉公司各类报表文件的样式和填写登记要求）

日报：

每日按时提交日产量表，准确登记员工每日工作产量，备注日常工作内容。

周报：

每周按时提交当周考勤表、日产量表、周报表，周报表需准确登记成品总产量、成品总产值、进度比。

月报：

每月按时提交当月成本核算表、单价表、工资表、花名册、进度表、考勤表、月报表、月产量表、资产登记表，月报表需准确登记成品总产量、成品总产值、进度比、当月产值和当月人均产值，并备注当月工作目标完成情况和下月工作目标。

每月/季度或各节点，根据日常项目周/月报，综合分析项目加工成本、效率、进度情况，并作出评估报告提交公司或用户。

3、强化项目人员管理，提升个人管理意识和水平：

人员管理是整个项目实施的基础和根本所在。

人管不好，任何事情都不可能做的好，项目也不一定能做的成功。

常言道：

一颗老鼠屎坏了一锅粥。

首先，项目管理者自身要以身作则，自己先管好自己。

如果你自己都管理不好自己，对自己没任何要求，而对员工一大堆要求，那这样员工是不可能服从和尊敬你的。

其次，项目管理者要熟悉公司各项规章制度和企业文化、企业价值观，并将之灌输到项目每一个员工。

最后，项目管理者以自己为榜样，贯彻落实公司各项规章制度，带领项目人员一起努力工作。

不管是基层员工也好，项目管理者也罢，如果真的想在档案行业好好干一番事业出来的话，光靠他人再多的说教和指导都是不够的，关键还是必须自己先认清楚自己，自己是什么样一个人，优点在哪里，缺点在哪里。

然后再主动用心去学、去研究、去积累各种业务知识和实施经验。

每一位合格的基层员工都有成为项目管理者的潜在可能性，而每一位合格的项目管理者对一家档案公司而言都是可遇不可求的发展助力，在我看来，档案人才的流失都是让人痛惜的，随着行业的竞争愈加激烈，未来行业比拼的就是各自的实力底蕴（业务能力、管理水平、服务质量）。

有能力的项目管理者要么跑到别的公司助推同行竞争能力，要么转投其他行业。

三、项目与客户

项目不管大小，对于我们来说都应该去认真对待。

客户和甲方单位的需求不管多苛刻难搞，也是要想办法去解决和克服的。

对于公司来说，管理和设备要先进，分工要明确，制度要细化，业务水平要加强，薪酬要合理，部门之间沟通协调良好非常重要。

最后，说说我个人。

从年龄来讲我是一位介于80与90之间的年轻后生，但从业近10年后的现在我已经没有第一次跳槽时的那种冲劲，也没了最初对档案这个行业的那种热爱。

也许是对行业弊端的麻木以及从业太久有些厌倦了。

我的性格比较喜欢安静的做一些事情，在刚入行的时候我觉得档案是一份很适合内心沉稳的人干的工作，而且每个环节的工作都是简单易学的，只是说可能有些技术性的东西和新的标准和理念需要不断去学习。

但渐渐的我发现很多很浅显的问题行业里的人一直都在重复犯，做的年岁久了，我也明白了为什么大家不能做更好一点。

不是不愿也不是不能，只是不愿或无法投入太多。

在商，考虑的更多是赚钱和让企业活下去。

在政，考虑的是做出优质档案工程，服务民生。

从业，考虑的是做出优质项目，得到更多回报。

对于档案人来说，档案就是一份吃青春饭的工作，一个项目可能就要干几个月甚至几年。

如果各个层级的角色能和谐相处，能认真对待每种不同类型的项目，或许团队和个人都能走的更加长远，行业也许也能得到良性的发展。