采购成本控制制度.docx
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采购成本控制制度
采购成本控制制度
第1章总则
第1条目的
为加强采购成本管理，降低采购成本消耗，提高公司的市场竞争力，现根据国家有关成本费用的管理规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第2条范围
采购部采购成本控制相关事项均须参照本制度办理。
第3条采购成本的构成
采购成本包括维持成本、订购成本及缺料成本，不包括物资的价格，具体如下表所示。
采购成本构成表
采购成本分类
说明
成本细分
维持成本
为维持物资的原有状态而发生的成本
资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧及陈腐成本、保险费用、管理费用等
订购成本
为实现一次采购而进行的各种活动的费用
请购手续成本、采购成本、进货验收成本、进库成本等
缺料成本
由于物资供应中断而造成的损失
安全库存成本、延期交货成本、试销成本、失去客户的成本等
第4条采购成本控制的管理职责
1成本控制部部长具体负责指导、监督采购成本控制工作。
2采购部成本控制专员负责采购成本具体控制工作。
3采购部其他人员及其他部门需配合执行采购成本控制规定。
第5条采购成本控制要点
公司采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制。
采购部应结合公司的具体情况明确采购成本控制关键点，具体如下所述。
1确定最优的采购价格。
2确定合理的采购订货量。
3采购付款控制。
第2章采购计划控制
第6条常备用料的采购计划由采购部计划管理人员根据采购申请、库存情况及用料需求计划制订，经采购部经理审核后报成本控制部部长审批。
第7条其他用料的采购计划由采购部计划管理人员根据各部门的采购申请制订，经采购部经理审核后报成本控制部审批。
第8条采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司资金的安排。
第9条采购部在实施采购的过程中，必须严格执行采购计划。
若采购计划变更，必须由总经理签字确认后方可执行。
第10条未列入采购计划内的物资一般不能进行采购。
如确属急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经公司总经理审批、采购部核准后方能列入采购范围。
第3章采购价格控制
第11条采购部实施物资采购时需填制“采购申请表”，“采购申请表”中的价格要严格执行财务部核定的物资采购最高限价。
第12条采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等。
采购部应将各种采购方式进行对比，找出成本最低的采购形式组合，降低采购成本。
第13条采购部在确定采购价格时，可遵循以下四个步骤。
1询价
利用网络、行业协会、市场采价等多种渠道，快速获取市场最高价、最低价、一般价格这三类信息，从而保障采购询价效率。
2比价
分析各供应商提供的物资规格、品质、性能等信息，建立比价体系。
3估价
成立估价小组（小组由采购管理人员、营运人员、财务人员组成），自行估算出较为准确的底价资料。
4议价
采购部根据底价资料、市场行情、采购量大小和付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。
第14条如果实际物资采购价格低于最高限价，公司将给予经办人一定比例的奖励；如果实际采购价格高于最高限价，则必须获得财务部核价人员的确认和总经理的批准，同时给予经办人一定比例的罚款。
第4章采购订货量控制
第15条仓储部库管员应每日填写物资库存日报表，反映现有存货物资的名称、单价、储存位置、储存区域及分布状况等信息，并及时将此信息报送给采购部。
第16条采购部应要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真、电子邮件等方式，及时提供已订购物资的未达存货日报表。
第17条采购部根据各部门采购申请制订采购计划时，应在充分研究同期的采购历史记录、下期的销售计划的基础上，协助物资计划人员确定最佳安全库存。
第18条采购部协助仓储部根据物资采购耗时的不同及货源的紧缺程度等，借助历史经验估计、数学模型测算等方法确定安全库存量。
第19条采购部人员在制订采购计划时，应在充分分析现有存货量（包括供应商或第三方物流的未达存货）、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素的基础上，结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。
第5章采购入库及付款控制
第20条相关人员办理采购物资入库时，必须同时满足以下两个条件，否则仓储部一律不予受理。
1到库物资符合采购订单要求。
2到库物资经质量管理部检验合格。
第21条采购物资登记入账时，价格、质量、数量、规格型号须完全符合采购订单的要求。
第22条支付物资采购费用时，必须同时满足以下三个条件，否则财务部一律不予付款。
1已经列入当期货币资金支出预算。
2双方往来账核对无误。
3“付款申请单”已经财务部经理签字批准。
第6章附则
第23条本制度由成本控制部负责制定、修订和解释。
第24条本制度自公布之日起执行。
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