文书管理制度.docx

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文书管理制度

文书管理实施细则

第一章总则

第一条为确保文书事务正常进行，提高工作效率，特制定本细则。

第二章管理部门

第二条公司文书管理由公司行政人事部负责。

第三条部门文书管理由各部门以本制度为依据处理本部门有关文书，行政

人事部按照本制度要求对各部门文书处理提供指导和审核，对与本制度有出入的文书处理方式，行政人事部有权要求改正。

第三章种类

第四条公司文书是指本公司因工作需要而发生的一切往来公文和内部业务

用书，主要分为业务类和公文类两大类。

第五条适用于本公司公文的种类及适用范围主要为：

（一）、决定：

对某些问题或重大行动做出安排，用决定；

（二）、决议：

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议；

（三）、通知：

颁布规章制度，工作计划、总结；转发上级部门和批转下级部门的公文，传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项有通知；

（四）、请示：

请上级部门指示和批准，用请示；

（五）、报告：

向上级机关汇报工作，反映情况，用报告；

（六）、通报：

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各部门知道的事项，用通报；

（七）、批复：

答复请示事项用批复；

（八）、函：

平行的或不相隶属的企业之间互相商洽工作，向有关部门请示批准等询问和答复问题有函；

（九）、会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要；

（十）、其它非日常用公文。

第六条适用于本公司的业务用书种类及适用范围主要为：

（一）、合同书。

本公司与其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系等方面的所有协议，包括分包、承包、采购等，用合同；

（二）、结算书。

在依据合同的规定履行完全部权利和义务之后，要求进行支付时，用结算书；

（三）、请领款单。

开支各项费用，须向公司申请款项时，用请领款单；

（四）、支付证明单。

报销各项费时，用支付证明单；

（五）、材料申购单。

施工过程中耗用原材料、辅助材料、构配件、零件、半成品需向公司申请时，用材料申购单；

（六）、工作联系单。

部门之间需要协调配合时，用工作联系单；

（七）、表格。

根据业务需要，用编制的各类型表格。

第四章、要素及标识规则

第七条公文要素为眉首、主体、版记三部分，由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记17个要素组成，置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）、眉首

1、公文份号。

公文印制份数的顺序号，用小四号黑体字标注于公文首页左上角，使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注，如：

某份文件份号为“000068”说明这份文件是总印数中的第68份，秘密公文应当标明份号，一般性文书可不标明份号。

2、秘密等级。

公文的秘密等级，用小四号黑体字标注于份号下方，两字之间空一字，如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：

机密★20年。

3、紧急程度。

应当用小四号黑体字标注在版心右上角第一行，两字之间空一字。

4、发文机关标识。

即版头，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，用加粗华文中宋一号字体居中印在文件首页上部，例如：

广州市永红水电装修工程有限公司文件。

5、发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文字号用四号仿宋体字标注于版头左下方，与“签发人”相对应，年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角“[]”括入，序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字，如永字[2009]1号。

6、签发人。

上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字，“签发人”用四号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用四号楷体字标识签发人姓名。

（二）、主体

1、公文标题。

红色反线下空一行，由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成，除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：

“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字，如：

“广州市永红水电装修工程有限公司关于实行《文书管理管施细则》的通知”，其中：

“广州市永红水电装修工程有限公司”是发文机关名称，“关于”是介词，“实行《文书管理实施细则》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类，标题除发布制度性文件可加书名号外，不允许用标点符号，公文标题用三号加粗宋体字居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

但当使用正式文件版头时，公文标题可以省略发文机关名称，如：

“关于实行《文书管理实施细则》的通知”，该文件是使用“广州市永红水电装修工程有限公司”固定文件版头印发的，可省略发文机关名称。

2、主送机关。

主送机关名称应当用全称或者规范化简称，标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，回行时仍顶格，主送机关名称后标全角冒号。

3、公文正文。

公文主体，主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，用四号仿宋体字，每面排25行左右，每行排30字左右，数字、年份不回行，文中大小题号按以下顺序使用：

第一级“一、二、三等等”，用四号黑体字。

第二级“

（一）、

（二）、（三）等等”用四号仿宋体字。

第三级“1、2、3等”四号仿宋体字。

第四级“

（1）、

（2）、（3）等”四号仿宋体字。

正文。

4、附件。

公文如有附件，应当置于正文之后，发文机关署名之前，注明附件的名称，在正文下空一行左空二字用四号仿宋字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件序号和名称前后标识应一致。

5、发文机关署名。

全称或者规范性简称，位于正文右下方，最后一字与正文空四个字距离，单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

6、成文日期。

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”，不署发文机关名称的公文，成文日期右空四字，成文日期以领导人签发日期为准，会议讨论通过公文，一般以讨论通过的日期为准，函件，以发出日期为准。

会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，应用四号仿宋字体将会议讨论通过时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号。

7、公文生效标识。

包括发文机关印章或签署人姓名，印章。

除会议纪要和

印制有特定版头普发性公文可不盖公章外，其它公文应当加盖印章。

加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当发文机关和成文日期因公文排版后所剩空白处不能容下时，或也不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8、附注。

附注用于说明公文中在其它区域不便说明事项。

如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。

附注内容，一般用四号仿宋体字在成文日期左下方、主题词上方，居左空二字加圆括号另行标注在成文日期下一行，并加圆括号。

如：

“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等。

（三）、版记

1、主题词。

“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，“主题词”三字用四号黑体字，词组用四号加粗仿宋体字，词组间空一个字。

2、抄送机关。

公文如有抄送或呈送机关，在主题词下一行，左右各空一字，用四号仿宋体字标识“抄送”或“呈送”，后标全角冒号，抄送或呈送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄呈送机关对齐，在最后一个抄呈送机关后标句号。

3、印发机关和印发日期、印发份数。

位于抄呈送机关之下（无抄呈送机关在主题词之下）占一行位置，印发机关名称、印发日期用四号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，刷份数用四号仿宋体字加括号置于间隔线右下方，右空一字。

4、页码。

用四号半角防宋字体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条四号一字线，单页码居右空l字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

第八条对于请领款、支付证明、合同书、标书、现场签证表等业务文书的格

式按照国家主管部门规定的统一范本以及公司统一印制的表格进行编制和填写。

第五章文书等级

第九条文书按机密程度可分为以下几类：

1、绝密。

指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书；

2、秘密。

指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书；

3、机密。

指不宜向公司以外人员透露内容的文书；

4、普通。

指非机密等级以上以外的文书。

第十条文书按缓急程度可分为：

1、特急。

当天必须处理完毕的文书；

2、加急。

一天必须处理完毕的文书；

3、一般。

三天必须处理完毕的文书；

第十一条对于文书机密程度和缓急程度的划分，由制发文书的部门进行界

定，对秘密程度在“机密”以上或缓急程度在“加急”以上的，在文书上务必注明文书的机密等级和缓急等级，文书处理部门要严格按文书上标注的机密等级和缓急等级，并结合本制度第九条、第十条的规定办理，不能造成文书内容泄露和文书办理不及时情况，对应标注等级和缓急等级而没有标注的文书，下级承办部门有权拒收并退回文书制发部门，造成的一切损失由文书制发部门承担。

第六章收文办理

第十二条各部门文书递送人要将本部门或经过本部门所有文书录入《收文

登记簿》，在文书转接时一定要接收方签名并标示签收日期，签名必须要用钢笔和签字笔，要签姓名全称，字迹清晰，易于辨认，时间填写到年、月、日，若出现文件丢失和积压时，以便对相关责任人实施责任追究。

第十三条收文的具体任务主要为：

签收、拆封、登记、拟办、批办、承办、

催办和存档，在收文过程中，按以下方法对各环节进行处理：

（一）、签收。

到达公司的文书一律由行政人事部进行签收，无论是行政人事部还是其它部门的文书签收人在签收任何送文部门的文书时要注意以下几点：

1、检查来件是否是发给本公司或部门的；

2、若是信件，检查有无破损、散包、被拆现象；

3、清点收件总数与清单是否一致；

4、文件是否完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章或签名，如有不符合相关规定或缺页现像，在未查明原因前，可暂时不签收，待送文部门查明原因或整改完毕后再进行签收。

（二）、拆封。

原则上由行政人事部进行，除被授权者外，其他任何人员不得擅自拆封。

拆封之前要对所有来件进行分类，凡私人信件或信封上标明“亲启”、“亲收“字样的，应送标明的收信人拆封，绝密件，应由收件部门负责人拆封。

（三）、登记。

各文书接收部门要对所签收的文书按流水式登记法（将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记）进行逐件登记，登记项目必须包括：

收文号、收文日期、来文单位或部门、文件标题、密级、缓急、文件号、份数、承办部门、处理结果共10项要素，其它增加要素各部门可根据实际情况进行设置，公司对收文登记格式和形式不做统一规定，但必须具备上述规定的10个要素。

（四）、拟办。

行政人事部负责对来文应哪位领导审批，哪部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，以供领导批办时参考。

（五）、批办。

相关领导或部门负责人在收到文书后除对文书应明确签署意见、姓名和审批日期外，还应注意以下几点：

1、需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；

2、紧急文书，应当明确办理时限；

3、原则上不办理越级上报的文书；

4、重要机密性文件，在总经理同意范围内分发。

（六）、承办。

文书承办部门收到交办的文书后应及时办理，不得延误、推诿。

紧急文书应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

在办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。

（七）、催办。

送负责人批示或交有关部门办理的文书，行政人事部要负责催办，做到紧急文书跟踪催办，重点文书重点催办，一般文书定期催办。

（八）、注办。

由承办人随手完成，即随承办结果记录在《函件接收承办表》相应栏目内。

第七章发文办理

第十四条　发文办理包括拟稿、会签、核稿、签发、打印、盖章、登记发放、

归档程序。

具体流程为：

主办部门按文稿草拟公文----部门负责人核稿----相关部门会签----行政人事部核稿----提交公司领导签发----部门打印正稿----部门装订----盖章----分发登记----正稿同底稿送行政人事部存档。

（一）、拟稿。

应当做到：

1、符合国家法律、法规及其他有关规定；

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

3、拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

4、拟稿部门负责人，要对所拟稿件进行审核后，方可进行下一步办理。

（二）、会签。

主办部门所拟文稿中涉及其他部门问题时，应事先征得有关部门同意，并请有关部门领导签字，具体为：

1、会签部门收到公文后应积极主动，尽快提出意见，不得无故拖延；

2、会签时间超过时限要求仍不能取得一致意见，主办部门可报请主管领导协调或裁定。

（三）、核稿。

凡发往公司外部的公文一律送行政人事部和主管领导进行审核，并编制发文字号。

重点为：

行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等，不能擅自对稿件内容进行修改。

各职能部门应提高公文拟制水平，部门负责人应把好第一道审核关，确保公文质量。

（四）、签发。

公司发文的签发，由行政人事部根据文书内容和领导分工，提请相关领导签发。

具体为：

1、原则上，文书按业务系统，由分管领导签发。

2、重要文书，涉及资产权益、大额资金、人事任免、奖惩、重要规章制度等重大事项文书，由主要领导签发。

3、紧急文书，如遇领导不在，经请示领导可先行办理，事后补签，或由领导授权其他负责人签发。

（五）、打印。

拟稿部门在相关领导签发后，负责进行正稿打印，并装订。

（六）、盖章。

拟稿部门打印正稿后，负责填制《盖章申请表》，由行政人事部办理用印审批手续。

（七）、分发登记。

由行政人事部统一分发，并在《发文登记簿》中登记，对外送公文，由行政人事部办理登记、存档后，主办部门完成报送手续。

机密公文应通过机要方式或专人报送，以免失密和影响工作。

第八章行文规则

第十五条　行文应当确有必要，注重效用。

第十六条　行文关系根据隶属关系和职责范围确定，不得越级请示和报告。

第十七条　向下级单位或本系统的重要行文，应当同时呈送上级单位。

第十八条　“请示”应当一文一事，只写一个主送单位，需要同时送其他单

位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，“报告”不得夹带请示事项。

第十九条　公司部门之间尽量不行文，必须行文的可使用《工作联系单》。

各部门不得对外正式行文，必须对外行文时，应按公司行文程序进行，以公司名

义行文。

第九章公文归档

第二十条　公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》及时立卷、归档，个人不得保存应当归档的文书。

第二十一条归档文件应以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

第二十二条件。

归档文件整理单位，以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

第二十三条整理原则。

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第二十四条质量要求。

归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制，整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第二十五条整理方法：

（一）、装订。

归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

（二）、分类。

归档文件以年度--机构（问题）--保管期限或保管期限--年度--机构（问题）等方法进行分类。

1、按年度分类。

将文件按其形成年度分类；

2、按保管期限分类。

将文件按划定的保管期限分类；

3、按机构（问题）分类。

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

（三）、排列。

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（四）、编号。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。

1、全宗号：

公司全称代号。

2、年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

3、保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

4、件号：

文件的排列顺序号，在分类方案最低一级类目内，按文件排列

顺序标注。

5、机构（问题）：

作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

（五）、编目。

应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

1、归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目，归

档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（1）、件号：

填写室编件号。

（2）、责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（3）、文号：

文件的发文字号。

（4）、题名：

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]"号。

（5）、日期：

文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909

（6）、页数：

每一件归档文件的页数。

（7）、备注：

注释文件需说明的情况。

2、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

3、归档文件目录应装订成册并编制封面，归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称即单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

（六）、装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1、档案盒。

（1）、档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置。

（2）、档案盒应根据摆放方式不同，在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"-"号连接。

2、备考表。

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）、盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）、整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

（3）、检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

（4）、日期：

归档文件整理完毕的日期。

第十章公文销毁

第二十五条　不具备归档和存查价值的文件，经鉴定小组批准，可以销毁。

具体程序为：

提出销毁文件清单----鉴定小组审核----注销----销毁。

第二十六条　销毁秘密文书应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第十一章附则

第二十七条　保函、授权书、介绍信、承诺书、合同、电子文件等其他公文，依照有关行政主管部门规定管理。

第二十八条　质量．环境．职业健康安全体系文件按体系要求进行管理。

第二十九条　本办法由行政人事部负责解释与修订，自2009年8月1日起施行。

公文管理流程图

00068特急

机密★20年

广州市永红水电装修工程有限公司文件

永字[0000]0号签发人：

（姓名用四号楷体）

标题（三号加粗宋体居中）

主送机关：

（四号仿宋字体顶格）

正文（四号仿宋字体，每面排25行左右，每行排30字左右）。

其中题号规则为：

第一级“一、二、三等等”，用四号黑体字。

第二级“

（一）、

（二）、（三）等等”用四号仿宋体字。

第三级“1、2、3等”四号仿宋体字。

第四级“

（1）、

（2）、（3）等”四号仿宋体字。

附件：

1、《××××××》（正文下空一行左空二字用四号仿宋字）

2、《××××××》

发文机关署名（红色印章）

○○○○年○月○日

主题词：

（主题词三字用四号黑体字，词组用四号仿宋字，词组间空一个字）

呈送：

集团公司董事长，集团公司总经理，集团公司办公室。

抄送：

广东广穗建筑安装工程有限公司。

公司行政人事部0000年0月0日印发

（共印0份）