OpenFlow系统操作手册第四篇 第十二章总帐管理.docx

OpenFlow系统操作手册第四篇 第十二章总帐管理.docx

《OpenFlow系统操作手册第四篇 第十二章总帐管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OpenFlow系统操作手册第四篇 第十二章总帐管理.docx（37页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

OpenFlow系统操作手册第四篇第十二章总帐管理

目录

第一节系统简介2

1．1、系统功能2

1．2、业务流程图3

第二节前置作业3

2．1、上线前准备3

2．2、凭证字3

2．3、自动凭证类型4

2．4、核算项目定义5

2．5、会计科目5

2．6、现金流量项定义8

2．7、期初余额录入9

2．8、模式凭证定义10

2．9、科目类别维护11

2．10、自动转帐凭证定义11

第三节日常处理12

3．1、会计接口12

3．2、凭证处理15

3．3、期末处理17

第四节报表查询19

4．1、日报表19

4．2、试算平衡表19

4．3、现金流量表20

4．4、资产负债表20

4．5、损益表21

4．6、利润分配表21

第十二章总帐管理

第一节系统简介

1．1、系统功能

总帐管理系统主要功能包括自定义会计科目、模板凭证定义、自动转帐凭证定义，提供会计接口、凭证处理、期末处理，T型帐户、会计帐薄管理，会计报表包括自定义报表、科目余额表、试算平衡表、日报表、往来帐、资产负债表、损益表、利润表、利润分配表等。

具体功能包括：

λ系统支持自定义核算项目、会计科目、现金流量项、凭证模板等业务；与应收管理系统、应付管理系统及其它相关业务提供接口，相关资料可实现对接；

λ凭证处理，系统支持多种凭证模板，凭证的资料来源即可手工编制，也可通过设定的票据、单据自动由其它应收、应付、仓库等系统转入；可以设定编制凭证时是否需要自动检测借代平衡；凭证中的科目可以根据需要自定义；

λ期末处理，系统提供期初开帐、期末处理，期末处理中包括期末调汇、计算汇竞损益、损益结转，自动转帐、期末结帐等功能；

λ预算管理，系统允许对相关科目编制预算，并设定该预算的核算、预警，即当该预算科目超过定额时系统将提出相应的提示、中止审核、预警等；

λ会计帐薄，总分类帐中包括科目代码、科目名称、年度、会计期间、原币别、摘要、借方、贷方、余额等标准项目；明细分类帐中还包括凭证号、对方科目、汇率等项目；

λ会计报表，报表包括科目余额表、试算平衡表、日报表、往来帐、资产负债表、损益表、现金流量表、利润表、利润分配表等，所有报表数据可与EXCEL电子表格中的资料互相导入导出，系统开放数据库后台资料表，企业可根据需要完全自定义相关报表、图表，为企业经营提供各种决策支持依据。

λT型帐户，在“T形账户”中，可以指定现金流量项目，也可以对在凭证中已指下的现金流量进行查询；现金流量查询，可以查询每张凭证的现金流量情况；附表项目，在进行现金流量表的设置时，需要对损益类科目和现金流量科目进行判断，同时还需要对指定的主表的项目进行判断，即指定的现金流量项目是否的经营活动的现金流量，对于指定了主表中的资料，附表则是根据以上的原则来进行附表项目的判断的

1．2、业务流程图

图1

第二节前置作业

2．1、上线前准备

1、需先定义好会计科目,有核算项目的会计科目，必须要指定科目映射值，否则不能产生凭证；

2、需先定义好凭证模板，设置借贷科目、映射规则取值、金额取值、币别取值；

3、需在应收应付模块运行比较稳定的情况下启用总帐系统。

2．2、凭证字

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/凭证字”后双击它，进入“凭证字”窗口（见图2），此文件柜建立凭证字基本资料，供其它文件柜（例：

会计凭证录入）调用

字段说明（图2）

单据代号：

单据的代码

单据名称：

单据的名称

业务类型：

系统设置了一项凭证业务类型

编码方式：

流水号，单据号按流水的形式编码；手工编码，单据号手动进行编码

单据号头：

单据号以什么开头

年编格式：

单据号中加入年编，可以明确地看出是什么时候的单据

YYMM：

两位年＋两位月；例：

0405

YYMMDD：

两位年＋两位月＋两位日；例：

040513

YYYYMM：

四位年＋两位月；例：

200405

YYYYMMDD：

四位年＋两位月＋两位日；例：

20040513

空：

年编格式为空

流水号长度：

设置几位的流水号

注意：

单据号头＋年编格式＋流水号长度<＝19

图2

2．3、自动凭证类型

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/自动凭证类型”后双击它，进入“自动凭证类型”窗口（见图3），此文件柜建立自动凭证类型资料，供其它文件柜（例：

自动转帐凭证定义和模式凭证定义）调用

字段说明（图3）

类别编码：

单据的代码

类别名称：

单据的名称

大类：

系统设置了两项自动凭证业务类型（模式凭证和自动转帐凭证）

编码方式：

流水号，单据号按流水的形式编码；手工编码，单据号手动进行编码

抬头：

单据号以什么开头

图3

2．4、核算项目定义

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/核算项目定义”后双击它，进入“核算项目定义”窗口（见图4），此文件柜建立核算项目基本资料，供其它文件柜（例：

凭证录入）调用

字段说明（图4）

右上窗口

核算项目类别编号：

核算项目类别的编号

核算项目类别名称：

对核算项目类别的名称，系统提供十五种核算项目

备注：

此核算项目类别做补充说明

右下窗口（项目资料：

系统会自动抓取系统中的相应资料，如核算项目为客户时，系统自动将系统中所有的客户资料写到右下窗口）

项目编号：

核算项目的编号

项目名称：

核算项目的名称

图4

2．5、会计科目

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/会计科目”后双击它，进入“会计科目”窗口（见图5），此文件柜建立会计科目基本资料，供其它文件柜调用

在左树型窗口中选择某一科目类别或会计科目，再通过点击菜单项“编辑/新增”、F3、图标“

”三种方式在图5中新增子件会计科目。

注意：

1.已交易过的会计科目不可新增子件会计科目

2.已交易过的会计科目的部分字段元元属性不可更改。

部分字段元元分别为：

科目余额方向、现金科目、银行科目、往来帐科目、现金流量科目、多币别、核算项目

字段说明（图5）

右上窗口

科目编码：

会计科目的代码

科目名称：

会计科目的名称

科目类别：

科目的类别（左树型窗口中选择的科目类别或会计科目对应的上级科目类别）

余额方向：

指此科目余额属于借方或贷方

父项科目：

父件会计科目的上一级科目

助记码：

帮助记忆科目的编码（可按用户熟悉的方式进行编码）。

在凭证录入时，输入科目助记码可方便快捷地调出科目代码

往来业务核算：

选择该选项，科目核算往来业务，凭证录入时要求录入往来业务编号，适用于往来核销模块。

此项选择将影响到《往来对账单》和《账龄分析表》的输出。

数量金额核算：

指此科目的数量金额是否核算。

当数量金额核算时，在凭证录入时，数量字段和金额字段则可编辑

单位：

数量的默认单位，与数量一起使用

外币核算：

此科目是否核算外币，包含1.不核算，2.核算所有外币，3.核算单一外币

外币：

是跟外币核算一起使用的，如果不核算，此字段默认本币；核算单一外币，可开窗查询币别资料选择

期末调汇：

确定是否在期末进行汇率调整。

只有科目进行了外币核算，此选项才可用。

如选择期末调汇则在期末执行“期末调汇”功能时对此科目进行调汇

银行科目：

此科目是否属于银行科目

出日记帐：

此科目是否在明细分类账中按日统计金额

现金科目：

此科目是否属于现金科目

现金等价物：

此科目是否属于现金等价物，供现金流量表取数使用

科目记息：

此科目是否计算利息

日利息：

日利息的利率（以%。

。

表示），与科目记息一起使用

预算科目：

此科目是否参与预算,如果此科目参与预算，则可以在右下角点击“预算资料录入”，可以录入每个期间的预算金额

右下窗口

“核算项目”标签页：

输入核算项目类别资料（已做过凭证的科目不允许新增核算项目）

“科目映射”标签页：

输入具体映射项目资料代码，此标签页中有十一个选项，表示科目映射可对应为客户、供货商、部门、银行、料品类别、料号、付款方式、职员、费用类别、固定资产类别、仓库（有核算项目的会计科目必须要选择科目映射）

图5

预算资料录入

具体操作：

选中某一需做预算的会计科目，在右上窗口的右下角点击“预算资料录入”按钮，即可进入“预算资料录入”窗口（如图6），在此窗口中可以新增某年度的预算金额或实际发生额

字段说明（图6）

上窗口：

（注：

此会计科目所有期间的预算金额，当此科目为核算项目时，此窗口内容不可编辑，由下窗口核算项目明细自动回写）

会计期间：

设定预算的期间

币别：

此会计科目预算的币别

本年最高余额：

本年度最高余额，会计科目的余额不能超过此余额，否则就有提示

本年最低余额：

本年度最低余额，同上

本期借方最高发生额：

本会计期间借方发生的最高金额，同上

本期贷方最高发生额：

本会计期间贷方发生的最高金额，同上

本期最高单笔借方发生额：

本会计期间借方发生的单笔最高金额，同上

本期最高单笔贷方发生额：

本会计期间贷方发生的单笔最高金额，同上

下窗口

（注：

此会计科目设定核算项目时，则下窗口可编辑，否则不可编辑）

“核算项目类型”标签页

项目类别：

设定核算项目的类别

“核算项目明细”标签页

在同一会计科目下，可建立不同核算项目的预算金额资料

字段说明见“上窗口”

图6

2．6、现金流量项定义

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/现金流量项定义”后双击它，进入“现金流量项定义”窗口（见图7），此文件柜建立现金流量项目基本资料，供其它文件柜（例：

凭证录入）调用

字段说明（图7）

现金流量代码：

现金流量项目的代码

现金流量名称：

现金流量项目的名称

流入流出：

现金流量项目的流向

助记码：

帮助记忆现金项目的编码（可按用户熟悉的方式进行编码）。

在凭证录入时，输入助记助记码可方便快捷地调出现金项目代码

父项代码：

现金流量项目的父代码（现金流量代码可分级）

流量项目全称：

流量项目的全称

类别：

现金流量属于流量项目哪种类别

图7

2．7、期初余额录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/期初余额录入”后双击它，进入“期初余额录入”窗口（见图8），此文件柜建立会计科目的开帐余额资料

字段说明（图8）

右上窗口

科目代码：

所有已建立的会计科目代码，此字段不可编辑

科目名称：

所有已建立的会计科目名称，此字段不可编辑

币别：

所有已建立的会计科目的币别，此字段不可编辑

汇率：

跟币别字段关联，直接抓取币别文件柜里面的汇率，此字段不可编辑

借贷：

所有已建立的会计科目的借贷属性值，此字段不可编辑

年初余额：

年初余额的金额

数量，若此会计科目属于数量核算科目，则此字段可编辑

金额，原币的金额

本币金额，按本位币计算的金额

本年借方累计：

本年借方的累计金额

数量，若此会计科目属于数量核算科目，则此字段可编辑

金额，本年借方原币的累计金额

本币金额，本年借方按本位币计算的累计金额

本年贷方累计：

本年贷方的累计金额

数量，若此会计科目属于数量核算科目，则此字段可编辑

金额，本年贷方原币的累计金额

本币金额，本年贷方按本位币计算的累计金额

期初余额：

系统开帐余额，此字段不可编辑

科目属性为借，期初余额=年初余额+本年借方累计-本年贷方累计

科目属性为贷，期初余额=年初余额+本年贷方累计-本年借方累计

数量，期初余额的数量，根据上面公式得出

金额，期初余额的金额，根据上面公式得出

本币金额，期初余额的本币金额，根据上面公式得出

右下窗口：

如果此会计科目属于核算项目科目，则可编辑此窗口内容

“核算项目名称”标签页：

核算项目类别：

会计科目对应的核算项目类别

核算项目名称：

项目的名称，由项目类别调出

“核算项目余额”标签页：

具体设定核算项目期初余额

具体字段说明参考“右上窗口说明”

图8

2．8、模式凭证定义

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/模式凭证定义”后双击它，进入“模式凭证定义”窗口（见图9），此文件柜为方便用户录入重复凭证，系统提供模式凭证功能，可以保存常用凭证后在录入凭证时调用

模式凭证中可以设置核算项目及现金流量，设置现金流量，类似凭证指定现金流量

注意事项              

1）现金流量为模式凭证非必录项，系统参数选项对模式凭证没有影响，系统不做控制

2）设置两条以上的分录才能指定现金流量

3）模式凭证可以不录入金额或者凭证不平衡也可以保存，因此对现金流量不作金额与平衡的控制

图9

2．9、科目类别维护

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/科目类别维护”后双击它，进入“科目类别维护”窗口（见图10），此文件柜可以新增科目类别（若已存在相应科目类别，则不需新增），供会计科目文件柜新增会计科目时可以调用

字段说明（图10）

科目类别编码：

科目类别的名称

科目类别名称：

科目类别的名称

余额方向：

科目类别的余额方向，分借方和贷方

图10

2．10、自动转帐凭证定义

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/基本资料/自动转帐凭证定义”后双击它，进入“自动转帐凭证定义”窗口（见图11），此文件柜可以定义自动转帐凭证的模板，用于自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、”“最新余额”等项数值的会计业务。

栏位说明（图11）

“转帐凭证明细”标签页

摘要：

会计凭证摘要

科目编码：

会计科目的编码

科目名称：

会计科目名称，由科目编码调出，则不可编辑

转帐方式：

共有四种方式供选择

1）转入：

是否属于转入科目

2）按比例转出余额：

按该科目余额的比例转出

3）按比例转出借方发生额：

按该科目借方的发生额的比例转出

4）按比例转出贷方发生额：

按该科目贷方的发生额的比例转出

借贷方向：

选择转入、转出科目的方向，包括：

借方、贷方和自动判定。

转帐比例：

将转出内容转出的百分比。

包含本期末过帐的凭证否：

是否包含本期末过帐的凭证，可以选择包含或不包含

图11

第三节日常处理

3．1、会计接口

3.1.1、凭证模板

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/会计接口/凭证模板”后双击它，进入“凭证

模板”窗口（见图12），此文件柜建立凭证模板资料，供“凭证接口”文件柜调用

字段说明（图12）

右上窗口

单据类型：

自动产生凭证的单据类型，只有当业务类型的“自动凭证”栏位设置为“√”，此单据类型才能显示在下拉框中

凭证字：

凭证字类别

有效性设置：

此模板是否有效

右下窗口

“模板明细”标签页

摘要：

凭证的摘要，双击开窗选择数据

科目编码：

会计科目的编码

科目名称：

会计科目的名称，由科目编码自动带出

映射规则取值：

如果凭证模板定义了核算项目，则必须要指定映射规则取值，否则产生的凭证中会少此笔分录，造成借贷不平衡。

如果凭证模板没有定义核算项目，而在此处指定了映射规则取值，产生的凭证中也会少此笔分录。

例：

应付帐款结帐单模板中，借：

原材料，贷：

应付帐款、应交税金，如果原材料指定了映射规则取值，但原材料不属于核算项目；或者应付帐款不指定映射规则取值，但应付帐款属于核算项目，产生的凭证中会少原材料和应付帐款这两笔分录。

借贷：

此会计科目属于借方或贷方

金额取值：

金额取值的规则，可以双击开窗选择

币别取值：

凭证中币别的取值，可以双击开窗选择

汇率取值：

凭证中汇率的取值，可以双击开窗选择

单位取值：

凭证中单位的取值，可以双击开窗选择

单价取值：

凭证中单价的取值，可以双击开窗选择

数量取值：

凭证中数量的取值，可以双击开窗选择

“核算项目”标签页：

当会计科目属于核算项目时，此标签页才可编辑

核算项目类别：

核算的项目类别名称

核算项目取值规则：

核算项目的取值

“数据浏览”标签页：

同通过右下角“检索数据”按钮可以读取还未产生凭证的相应单据。

图12

3.1.2、凭证接口

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/会计接口/凭证接口”后双击它，进入“凭证

接口”窗口（见图13），此文件柜按选择的凭证模板先产生临时凭证，再将修改过的临时凭证产生成正式凭证

具体操作：

1.产生临时凭证

临时凭证可手动新增，也可通过点击菜单项“功能/产生临时凭证”或图标“

”开启数据范围窗口（见图14），在图14中选择相关内容后，点击“执行”即自动产生了所选日期内的临时凭证记录

栏位说明（图14）

凭证模板：

可选择按哪个凭证模板产生临时凭证记录

全部：

按全部凭证模板产生临时凭证记录

开始日期：

业务发生的开始日期，系统默认为当前期间的开始日期

结束日期：

业务发生的结束日期，系统默认为当前日期

图14

2.产生正式凭证

用户可对新增或产生的临时凭证记录进行适当修改后，选择需产生正式凭证的记录，通过点击菜单项“功能/产生正式凭证”或图标“

”开启产生正式凭证窗口（见图15），在图15中选择凭证原则后，点击“执行”即按凭证原则自动产生了所选记录的正式凭证记录

栏位说明（图15）

按选定单据逐笔产生：

将选定的临时凭证记录按单据一条一条产生成正式凭证

按选定单据类型汇总产生：

将选定的临时凭证记录按单据类型分组产生成正式凭证，即相同单据类型产生成同一凭证单据

按选定单据汇总产生：

将选定的临时凭证记录按单据分组产生成正式凭证，即相同单据号产生成同一凭证单据

图15

栏位说明（图13）

右上窗口

单据类型：

凭证的单据类型

单据状态：

分两种状态，待转指此临时凭证还末生成正式凭证；已转指此临时凭证已生成正式凭证

凭证类型：

凭证字类别

右下窗口

“临时凭证明细”标签页

凭证摘要：

凭证的摘要

会计科目：

会计的科目

借贷：

此科目是借方还是贷方

币别：

凭证中的币别

汇率：

凭证中的汇率

单位：

凭证中的单位

单价：

凭证中的单价

数量：

凭证中的数量

原币金额：

原币的金额

借方本币：

借方的金额，借方本币＝汇率*原币金额

贷方本币：

贷方的金额，贷方本币＝汇率*原币金额

“临时凭证核算项目”标签页，同凭证模板中核算项目相对应

图13

3．2、凭证处理

3.2.1、会计凭证录入

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/凭证处理/会计凭证录入”后双击它，进入“会计凭证录入”窗口（见图16），此文件柜新增凭证单据，或对由凭证模板、期末调汇、结转损益产生的凭证进行查看、修改后，将单据审核

栏位说明（图16）

右上窗口

凭证类型：

凭证字类别

单号：

凭证的单据号

凭证日期：

凭证的日期

附件数：

附原始凭证的单据张数

业务日期：

业务的日期

会计期间：

当前会计期间，不可编辑

凭证号：

系统会自动给出凭证号，按照当前期间同类凭证的最大号加1给出

反冲类型：

手动和自动两种

反冲单号：

反冲类型如果是自动的话，系统自动带出此单号，则此不可编辑

来源方式：

手动和自动两种，自动是由“期末调汇”和“自动转帐”产生；手动主要是财务做错帐时，做红字凭证进行反冲。

右下窗口

“会计凭证明细”标签页

摘要：

凭证的摘要

科目编码：

会计科目的编码

借贷：

此科目是借方还是贷方

币别：

凭证中的币别，如果此会计科目属于多币别科目，则可编辑此栏位

汇率：

凭证中的汇率，不可编辑

单位：

凭证中的单位，如果此会计科目属于数量核算科目，则可编辑此栏位

单价：

凭证中的单价

数量：

凭证中的数量，如果此会计科目属于数量核算科目，则可编辑此栏位

原币金额：

原币的金额

借方本币金额：

借方的金额，当借贷栏位为借方时，借方本币＝汇率*原币金额

贷方本币金额：

贷方的金额，当借贷栏位为贷方时，贷方本币＝汇率*原币金额

“会计凭证核算项目”标签页：

此标签页的内容会随之会计科目的属性不同而出现不同的内容。

本文档中以会计科目设定核算项目为例：

当会计科目设定核算项目时，则可编辑此标签页内容

核算项目类别：

核算项目类别

核算项目：

核算项目编号

核算项目名称：

核算项目名称

“现金流量”标签页：

此标签页的内容会随之会计科目的属性不同而出现不同的内容。

本文档中以会计科目属于现金流量科目为例：

当会计科目属于现金流量科目时，则可编辑此标签页内容

主表项目：

现金流量项目的编码

附表项目：

现金流量附表项目的编码

币别：

现金流量表中的币别，如果此会计科目属于多币别科目，则可编辑此栏位

汇率：

现金流量表中的汇率，不可编辑

原币金额：

现金流量的原币金额

本币金额：

现金流量的本币金额，本币金额=原币金额*汇率

图16

3．3、期末处理

3.3.1、期末调汇

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/期末处理/期末调汇”后双击它，进入“期末调汇”窗口（见图17），此文件柜对属于多币别科目的会计科目进行汇率调整

具体操作：

在调整汇率栏位先输入调整汇率，再在凭证信息中输入凭证类型、凭证日期、汇兑损益科目及摘要，然后点击“产生调汇凭证”按钮即可。

在“凭证录入”文件柜会自动新增会计凭证，凭证来源是“期末调汇”

栏位说明（图17）

凭证类型：

凭证的类型

凭证日期：

凭证的日期，自动默认系统日期，可编辑

汇兑损益科目：

汇兑损益的会计科目

摘要：

凭证的摘要

图17

3.3.2、自动转帐

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/期末处理/自动转帐”后双击它，进入“自动转帐”窗口（见图18），此文件柜自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、”“最新余额”等项数值的会计业务（注：

期末损益结转功能已包括在此功能中）

具体操作：

上窗口自动抓取“自动转帐凭证定义”文件柜设定的模板，然后在凭证信息中输入凭证类型和凭证日期，点击“产生自动凭证”即可。

在“凭证录入”文件柜会自动新增会计凭证，凭证来源是“自动转帐”

栏位说明（图18）

凭证类型：

凭证的类型，可以再重新设定产生凭证的类型

日期：

凭证产生的日期，自动默认系统日期，可编辑

图18

3.3.3、期末结帐

登录系统后，在左边的树型图中，找到“总帐系统/期末处理/期末结帐”后双击它，进入“期末结帐”窗口（见图19），此文件柜对会计科目进行月结或反月结操作

图19

第四节报表查询

4．1、日报表

可查询某些科目某天的日初余额、本日借贷方发生额、日末余额及业务发生笔数，查询时还可选择科目级次、科目范围、是否包含末过账凭证、是否无发生额不显示、是否输出合计金额选项。

1、报表格式：

4．2、试算平衡表

用于输出和查询所选期间的各科目的期初余额、本期发生额及期末余额数据，可以查询不同的会计期间以及不同币别的试算平衡表数据

1、报表格式：

4．3、现金流量表

提供了<按期间查询>和<按日期查询>的选项，二者是二选一的关系，可以查询任一期间和任意日期进行查询。

同时也提供了可以按不同的币别进行查询

1、报表格式

4．4、资产负债表

查看资产负债表情况

1、报表格式

4．5、损益表

查看损益表情况

1、报表格式

4．6、利润分配表

查看利润表情况

1、报表格式

以上三种报表均为自定义报表，具体操作方法如下：

自定义报表说明

一、操作说明

1、主要界面

2、操作说明

1）选择数据源：

选择报表数据来源。

2）自定义函数：

定义各种取数函数。

3）添加函数：

增加

4）数据重算：

从数据库提取最新数据，重新编制报表数据。

3、详细说明

1）选择数据源：

点取“选择数