4S店配件业务管理.doc

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4S店配件业务管理

1．配件库保管员在办理配件入库手续时，必须认真清点核对所购物品清单与实际物品是否相符。

2．配件部门负责人要对所购进零配件的规格、名称、价格等进行全面验收，并确认合格后，方能入库。

3．配件库保管员对入库后的配件要统一登记，统一编号，便于查询。

4．配件保管员要注意处理好配件的库存保管事宜，要对配件进行合理的分区、分架、分层管理，以便于电脑查询和出库，节省配件仓库的使用空间。

5．配件库保管员要努力做到安全库存，对于不常用的配件不宜储存过多，对于易变形、易损坏的配件要谨慎存放，处理好配件仓库的安全防火事宜，定期盘点掌握配件变动情况，避免配件的积压、损坏或丢失，保证帐、卡、物相符。

6．要与维修车间密切配合，认真做好索赔件的回收管理工作。

7、盘点的内容：

查明实际库存的数量与帐、卡上的数字是否相符，检查配件收发有无错误，查明有无超储积压、损坏、变质等情况发生。

8、盘点的形式：

主要有永续盘点、循环盘点、定期盘点和重点盘点等形式。

A、“永续盘点”——是指配件保管员每天对有收发动态的配件盘点一次，以便及时发现收发差错；

B、“循环盘点”——是指配件保管员对自己所管物品分别轻重缓急，做出每月重点日盘点计划，并按计划日进行盘点；

C、“定期盘点”——是指在月、季、年度组织清仓盘点小组，全面进行盘存清查，并造出库存清册；

D、“重点盘点”——是指根据季节变化或工作需要，或因为某种特定目的而对仓库物资进行的盘点和检查。

9、盘点中出现问题的处理：

对于盘点后出现的盈亏、损耗、规格串混、丢失等情况，应复查落实，分析产生的原因，并及时处理。

10、合理储耗：

对易挥发、变形、溶解、风化等物品，允许有一定的储存损耗。

凡在合理储耗标准以内的，由配件保管员填报“合理储耗单”，经批准后，即可转财务部门核销。

正常储耗的计算，一般一个季度进行一次。

其计算公式如下：

A、合理储耗量=保管期平均库存量×合理储耗率

B、实际储耗量=账存数量－实存数量

C、储耗率=保管期内实际储耗量÷保管期内平均库存量×100%

实际储耗量超过合理储耗量部分作盘亏处理，凡因人为的原因造成配件丢失或损坏的，不得计入储耗内。

11、盈亏和调整：

在盘点中发生盘盈或盘亏时，应反复落实，查明原因，明确责任。

由配件保管员填制《库存物品报告单》，经配件部门负责人审签后，按规定报经主管领导审批。

12、报废和降价：

由于保管不善，造成变形、风化、锈蚀的零配件，在收发、保管过程中己损坏并己失去部分或全部使用价值的，因技术淘汰需要报废的，经有关方面鉴定并确认不能使用的，由配件保管员填制《物品报废单》报经企业主管领导审批。

由于上述原因需要降价处理的，经鉴定后，由配件保管员填制《物品降价报告单》，报经企业主管领导审批。

13、事故处理：

由于被盗、火灾、水灾、地震等原因，或因配件保管员失职致使零配件数量和质量受到损失的，应作为事故向企业主管领导报告，并按企业有关规定处理。

14、调剂余缺：

在盘点过程中，还应清查有无本企业多余或暂时不需用的配件，以便及时把这些配件调剂给其他需用的单位。

15、积压配件处理办法：

A、要查清楚积压配件的型号、名称、规格、数量、价格。

B、在维修过程中尽量使用积压的配件，并参考市场价格适当降价处理。

C、积极与配件供应商协商，争取以货换货。

D、对于己经淘汰的车型配件，做为废件处理。

一、库存结构的控制

配件仓库是汽车4S售后的“弹药库”，库存结构的控制直接影响到售后配件的周转率、供货率及资金的周转率。

很多4S建站之初，主机厂都会强制性的给予相应基础库存，其中不乏相当多的配件是我们在实际维修生产中难以用到的呆滞件库存，而随着4S经营的发展，售后维修的进厂台次增高，在我们配件仓库运作一年乃至几年后，又会因为其他客观因素造成部分呆滞件库存，呆滞件库存的增大，势必会降低我们配件及资金的周转率，如何合理的控制库存及库存结构，是我们每一个从事汽车4S配件工作的人员必须要探讨和研究的话题。

基础库存的设计及控制，理想化的仓库应该是零库存运作，但在实际运作当中不可能做到零库存管理，那么就有了基础库存的产生，基础库存或者称之为安全库存的计算方式，可能每个从事配件工作人员的方法都有些差异。

单个零件的控制是我们整个库存结构控制的核心，当然库存结构的控制不仅仅是对单一配件流量曲线的分析，我们先谈下基础库存的计算，我们追求的是同样的合理化的基础库存。

基础库存的计算首先是基础库存资金的计算，公式是：

下一年度总的计划维修产值÷12个月×（1-平均售后毛利率）×（1-过去12个月平均辅料用量÷过去12个月平均配件出库成本），排除当月这是基础库存的上线，基础库存的下线计算也是一样：

上一年度总的计划维修产值÷12个月×（1-平均售后毛利率）×（1-过去12各月平均辅料用量÷过去12个月平均配件出库成本）。

基盘客户量×平均客单价÷12个月×（1-平均售后毛利率）×（1-过去12各月平均辅料用量÷过去12个月平均配件出库成本）,有了基础库存资金的框架，便可以开始划分A、B、C类库存所占我们总库存的比例，A、B、C类库存的界分是运用到了巴莱多的二八定律，有了库存资金的界定，可以针对自己的车型车系，环境地域以及季节因素合理的调控ABC类库存所占有比，以及细化对的每个配件安全库存的周期及库存量的设计。

尽量压缩基础库存，来提高配件及流动资金的周转率，关于配件周转率（这里指资金的周转率），当月周转率的计算公式为：

本月出库成本÷（月初库存+本月配件入库成本）；平均周转率的计算：

当月出库成本÷（本年度平均月度库存+本年度平均月配件入库成本），平均周转率只要将上面的月份该为年。

周转率也是校验我们基础库存合理性的很好办法，可能会有同仁认为，基础库存的降低是会提高配件及资金的周转率，也同样的会造成供货率的降低，我不否认这样的观点，因为过高的配件资金的周转率，势必会造成配件供应率的降低，过低的配件资金周转率也是在预警我们库存的合理性。

我们应该在这中间取之平衡，找到自己想要的一个点，要知道，货物堆放在那里是不会产生利润，只有当周转率上去的时候，才有可能产生利率，所以在实际配件仓库运作过程当中，我们也是尽可能的将盘盈件及修复件先出先用。

喜欢看成功学及心里学类书籍的人，可能听过或者看过巴莱多定律（也叫二八定律），巴莱多定律也是在告诉我们事物的不平衡，正如《黄金分割》一样，套用在配件管理上：

80%的资金在运作20%的配件，而20%的配件在产生80%的利润，而这20%的资金压放在80%的配件上又是必须的。

在配件仓库的运作当中还有很多指标要去探讨和分析，譬如一次供应率、二次供应率（订单及预约），交货准时率，库占比（库存量与维修产值比比例），存货的绩效评价量化指标（这个指标其实是库存与供货之间的量化指标，简单的来说库存越大，供应率提高，但是周转率降低。

量化指标不过是在权重平衡），货差货损赔偿费率。

总结来说，所有的指标都只是再帮助我们对配件库存结构的控制，在现有的售后产值量上最合理化控制库存，在条件允许下压缩库存用以增加配件及资金周转率。

在合理的流动资金框架里面设计不同类型的配件分类、安全库存及安全库存周期。

二、呆滞件的控制及处理

一般在配件仓库一年以上，对没有流量的配件，我们称之为呆滞件。

呆滞件的情况在每个配件仓库正常运作一年以上都对产生，如何将呆滞件合理化控制在最小范围之内是我们每个配件工作人员应该探讨和努力的。

当然每个公司或者每个配件人对不同大类的配件安全库存期定义不一样，对呆滞品的库龄定义也不一样。

个人认为一年半内的呆滞件库存占总库存的5%以下属正常值或者说是良性值，超过则为异常库存。

对呆滞件的控制，首先当从源头抓起，如前面所说对每个配件结合上季度或年度流量及流向（这里所谓的流向，是指关注特殊件特殊用途：

譬如多或主用于事故、索赔）设定相应的安全库存；对订单配件（非索赔类及安全库存类）应建议适当收取定金；单一配件的增加、单一配件库存的增加、单一配件安全周期的增加需报备配件经理审批；事故车非常用件缺件备料，需由配件经理以报价单形式，通知车间主任或技术主管签名确认（主要考虑可换可不换，或者可修复件订购回来后，车间维修不再需要），并要求服务经理或服务顾问签名（前台的确认保证事故车保险公司换件项目确认）。

对于已经产生的呆滞件，我们可以采取以下办法来处理，

1、以书面的形式，用最通俗的名称，将呆滞件清单交给车间主任及技术主管，在事故车报料时，尽可能添加进去。

在普通小修时，亦可适实关注客户车辆。

2、以书面的形式，用最通俗的名称，将呆滞件清单交给服务总监，针对可以打包或促销的配件，予以打包或降价促销；对服务顾问给予相应的激励政策，加大对呆滞件的销售力度。

3、与自己的供应商沟通，让他们帮助消化，或以货换货。

4、与同品牌其他4S沟通，尽可能让自己的呆滞件库存信息共享。

譬如将呆滞件库存信息通过配件QQBBS及QQ群发布。

尽可能的让全国的4S共享你的呆滞库存信息。

对有需要的其他服务站，给予成本价销售。