人力资源外包的新定义精.docx

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人力资源外包的新定义精

人力资源外包的新定义：

劳动力管理方案研究

2009年1月

图1

调查概况：

总人数

100–249250–499

受访人数

471250

企业百分比

图2

现状

外包：

爱它还是恨它？

对于今天的企业，“外包”不是一个中性词。

不同的人对于外包的态度大相径庭，而这主要取决于当事人对项目的个人体验。

一般来说，外包的积极方面包括提高经营效率、降低成本、优化劳动力分配。

对外包的消极认识往往非常刻板，如外包会导致本国工作机会减少，服务成本上升，控制能力降低等等。

为了了解受访者对外包一个或多个人力资源职能可行性的具体看法，本研究询问受访者在外包特定人力资源或福利项目时，他们是否有问题或保留意见，如果有分别是什么。

大部分受访者（71％）至少有一个考虑，包括：

•服务交付质量（36％），包括为员工提供的服务质量（16％），•成本考量/过于昂贵/不具成本效益（17％），以及•无法控制（12％）。

对于服务交付，受访者的首要考量是“在需要沟通时，员工希望能有面对面的沟通、个人之间的沟通”，这成为13％的人的选项。

受访者提到的其他事项还包括：

外包服务提供商对所在行业/产业的知识，为员工信息采取的保密/安全措施，与员工沟通的能力。

相比之下，超过四分之一（27％）的受访者对于外包涉及的人力资源/福利业务没有明确的担忧。

受访者在外包中有良好的体验，或者已经经过了一定程度机构变革的人，他们非常能接受外包。

倾向于外包的受访者认为：

•外包是处理一些关键人力资源任务最有效的方法，•外包可让他们获得其他途径无法获得的知识，以及

•工作人员和雇员能够从外部的服务提供商中获得较高水准的服务。

这些受访者还认为，外包可让企业内部的工作人员把重点放在更具战略意义的人力资源工作上，并且如果集中在一家供应商中外包更多职能，那么获得的价值越高。

当工作量加大……

当受访者被问及如果人力资源部工作人员的工作量显著加大时，他们将选择怎么做。

64％的受访者表示将雇用更多的工作人员，34％的人希望从外部资源中寻求帮助。

在本项研究的调研（2007年7月至9月）中，大部分受访者（79％）无计划在未来12-24个月改变外包水平；17％的人计划使用更多外部服务；而只有3%的计划减少使用。

希望扩大外包服务的公司计划主要在福利管理领域中实施外包。

但是，如果这项调查在今天执行，由于近期金融市场波动、失业率的提高，这些结果可能有所不同。

瞬息万变的环境，往往促使企业积极应对，为人力资源管理积极采取新的策略。

当涉及到购买外部的人力资源服务时，大多数（65％）受访者表示，他们倾向于向一个服务提供商购买综合的解决方案，外包尽可能多的业务；27％的受访者希望从不同的、专业性的服务提供商中购买单个的服务。

10个有关外包的评价

调查对人力资源职能的外包给出了10个描述，要求受访者用5分制（其中1=非常不同意，5=非常同意）进行评价。

赞同比率最高的是“外包人力资源工作，可让企业接触到以前不能接触到的专业知识”：

超过半数（51％）选择了4或5；18％的人选择了强烈同意（5）。

赞同比率较低的是“外包人力资源工作可节约公司资金”（16％的选择4/5;4％选择5）；“自己公司的文化可能随着外包向外扩散”（9％的选择4/5;5％选择5）。

图3

人力资源部如何支配时间

针对人力资源部如何支配其时间，调查列出了10个类别，要求受访者选出占用时间最多的项目。

这10大类别分别为：

人力资源管理、福利管理、员工关系、招聘和选拔、合规、风险管理、薪酬管理、休假管理、工资单相关工作，以及培训和发展（8％的受访者还增加了其他类别）。

图4

人力资源部工作人员时间支配

人力资源工作十大类别

几乎人力资源团队一半的时间（45％）用于处理工资单相关工作（18％），人力资源管理（14％）和福利管理（13％）。

受访者还主动提供了10个类别以外的项目：

会计、工会问题、战略规划、运营/办事处的运营、合同管理、传播战略、继任规划和后勤/其他活动。

最耗时的人力资源工作

针对前面列出的10大类别，受访者要求从每个类别中选出最耗费时的工作。

需要说明的是，在某一类别中最耗费时间的项目可能不是整个人力资源部最耗费时间的工作。

每位受访者要求在每项类别中都要进行选择，所以所选择的项目并不一是其最花费时间的工作。

图5

人力资源部寻求帮助的方面

报告给出了五个人力资源相关问题，要求受访者回答他们是否需要这方面的协助：

（1帮助处理员工问题，如员工不满，骚扰或违规，

（2回答具体的人力资源合规问题，

（3提供最佳实践的信息，以应对企业的挑战，

（4帮助公司针对复杂的人力资源工作开发计划和政策，如薪酬、员工发展、员工留任等，以及

（5为所有员工和管理人员开发并实施培训计划。

几乎所有的（95至99％）受访者目前都在寻求这5个方面的协助，寻求协助的对象包括内部人员和外部专家。

对于“回答具体的人力资源合规问题”，他们更加倾向于从外部寻求帮助（82％）。

对于剩下的四个问题，一半或一半以上的人依靠外部的指导。

三分之一（32％）的受访者希望得到所有5个方面的外部指导。

图6

尽管公司律师、保险经纪/代理可能在某些劳动力管理领域也是专家，但是中等企业不能从这些人士中获得更有广度和深度的知识，无法满足今天人力资源竞争环境的需要。

四分之三（76％）的受访者表示，他们可以在需要时与外部专家直接沟通，解决问题；23％的受访者表示他们可以通过网络获得相关工具以解决问题；1％的表示两者兼具。

平均而言，他们寻求外界帮助的比率是1年前的26倍。

综述：

现状

为了在不增加或较少增加现有工作人员的前提下管理日益繁重的人力资源工作，中型公司正在利用一切可利用的资源——无论是外包资源还是内部资源。

虽然“外包”一词在过去蒙上了消极的含义——如可能导致工作机会减少，和/或失去控制——但越来越的企业认识到，有效利用外包将为企业创造收益。

这里的关键词是“有效”。

有效的外包解决方案绝不是“放之四海而皆准”。

有效的外包将积极向企业的目标靠拢，提高员工的敬业精神和参与度。

通过明智的外包应用，加强规则和意识，人力资源部门将能提高经营效率，降低成本，优化劳动力的分布。

在您外包业务之前——甚至在您寻找合适的外部资源来帮助您的内部工作人员开展工作之前——你必须要清楚了解人力资源团队每天所做的工作以及所面临的挑战。

人力资源团队几乎一半时间都耗费在工资单相关业务和人力资源管理及福利管理工作上。

受访者还被要求确定在其负责的领域内哪些工作是最耗时的。

而这些方面正是利用外包进行改善的最佳起点。

随着越来越多的人力资源工作人员希望能减少风险，加强合规，大多数人都需要学习“人力资源合规的解决之道”。

倾向于外包的受访者认为，外包既能提高其效率，又能提高其专业知识，进而能让人力资源内部的人员把重点放在更具战略意义的人力资源规划上。

在本研究中，这类型的受访者通常在外包中有积极体验，和/或经过了一定程度的机构变革。

在充满挑战和不确定的经济时代，降低风险已经成为一项优先工作。

这些风险包括合规的风险和选择不当合作伙伴或软件解决方案的风险。

当涉及购买外部的人力资源服务，大多数受访者倾向于在一个服务提供商中购买集成的解决方案，在解决方案中融入尽可能多的服务项目。

选项研究

“外包”一词背后的意义

如前所述，对于大多数企业，“外包”一词有褒有贬，泾渭分明，而这个态度往往取决于当事人对项目的个人体验。

首先，外包的优势和缺点并不是“一边倒”。

虽然全外包解决方案，如PEO

（ProfessionalEmployerOrganization）或传统的业务流程外包解决方案（BusinessProcessOutsourcing）都可以成为有效外包的形式，但是当涉及到今天的人力资源和福利管理，我们需要重新定义“外包”这个词。

为什么？

因为市面上已有林林总总的方案可供选择，其灵活性相当高——其中不少方案已经脱离了传统的外包，演变为真正的合作伙伴关系。

也许，对于“外包”一次更好的诠释是“优化”。

随着市面上出现越来越多的工具和支持，中等规模的企业将有更多的选择来优化劳动力管理，实现真正的进步。

对外部供应商人力资源服务的兴趣

受访者被要求阅读10个人力资源职能[参阅图4]，并针对每个职能表明交由外部供应商处理（即外包）的兴趣（使用5分制，其中1=不感兴趣，5=非常感兴趣）。

由于“外包”这个词对于不同的人会有完全不同的认知，所以这里对“外包”的定义如下：

这些服务将通过提供易于使用的工具交付，如通过实时的呼叫中心解答员工的问题，如通过经验丰富的人力资源业务合作伙伴解决各种难题。

您和您的工作人员将负责监督服务提供商，与他们密切合作，但工作人员的大部分时间将花在重新规划其他人力资源职能上。

急切希望将所有10项职能外包的受访者（评分为5）的比率为21%。

这虽然不高，但是希望或急切希望将所有10项职能外包的受访者（评分为4和5）的比率高达56%。

受访者希望外包的前四项职能为：

•合规（29%,•风险管理（27%,•福利管理（26%，以及•培训（23%。

这与ADP公司的其他研究结果吻合。

这些研究表明，FSA、COBRA、401（k记录保存和福利记录保存是企业最倾向于外包的人力资源/福利工作。

不少这些行政工作都可通过现有的人力资源和自助服务工具实现自动处理，让企业的人力资源专业人士把重点放在更具战略意义的人力资源工作上。

对于有意外包10项人力资源职能中至少一项的受访者（评分为4/5），他们被问到（同样采用5分制）在同一家外部供应商获得所有外包服务的意向如何。

超过一半的（53%）的受访者有意或高度有意（评分为4/5）将其所有外包委托给一家供应商处理，14%的受访者为高度有意（评分为5）。

外包的使用情况和集成的需求

为了了解企业目前如何处理四个特定的人力资源和福利管理工作，受访者要求在以下三个选项中进行选择：

•完全依靠企业内部员工完成处理，

•外包部分工作给外部的服务提供商（服务提供商未处理整个工作），或•使用流程外包型服务提供商，由提供商负责处理各方面的工作。

几乎所有的受访者的人力资源团队（96-99%）都开展下面四个任务之一：

员工福利计划管理，风险管理，招聘和选拔，以及休假管理。

只有1-3％受访者的公司目前为每个领域使用完全业务流程外包（BPO）。

规模较大的公司（250-999名员工）更倾向于外包所有领域，特别是风险管理。

图7

如果受访者的人力资源团队为每项工作使用一款软件，那么他们对软件与其他内部/外部系统的集成给予了较低的评价，因为这阻碍了他们共享数据——对于小公司尤其如此：

•对于所使用的系统，多数公司拥有雇员福利计划管理软件（71％），只有一半（53％-44％）公司拥有风险管理软件、招聘/选拔软件、休假管理软件。

受访者的人力资源团队为每个领域平均使用一款应用软件，每个领域的系统平均使用数量从0.5到1.2。

•对于使用至少一个人力资源系统（80％的公司）的受访者，当被问到为了共享数据，他

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