事业单位采购管理内部控制规范模版.docx
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事业单位采购管理内部控制规范模版
采购管理内部控制规范
1.1采购管理流程概况
1.1.1采购管理流程概述
采购管理流程主要包括采购申请与审批、政府采购-供应商选择、自行采购-供应商选择和采购验收与付款四个二级流程。
其中，政府采购-供应商选择流程包含供应商选择（协议供货）、供应商选择（定点服务）、供应商选择（公开招标）、供应商选择（竞争性谈判）和供应商选择（询价）等流程；采购验收与付款流程包含采购验收与付款（纳入固定资产范畴的货物）和采购验收与付款（未纳入固定资产范畴的货物）等两个流程。
图5-1xx公园采购管理流程总图
1.1.2管控目标
Ø确保采购申请经过合理的授权审批，采购事项事由合理、必要。
Ø确保协议供货的程序合法、合规，保证选择的供应商符合财政规定且满足单位采购需求。
Ø确保定点服务的采购程序合法、合规，保证选择的供应商符合财政规定且满足单位采购需求。
Ø确保公开招标程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位实际需求，并及时与供应商签订合同。
Ø确保竞争性谈判方式下供应商选择程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位需求。
Ø确保询价采购方式下供应商选择程序合法、合规，保证选择的供应商符合单位要求。
Ø确保单位自行采购询价采购程序合法、合规，选择的供应商满足单位的实际需求。
Ø确保采购验收付款程序合规、相关单据真实，且经过有效的授权审批，保证单位的实际需求。
1.1.3主要风险
Ø如果采购申请未经适当的授权审批，可能导致采购无必要，采购预算不合理，造成单位资金的浪费。
Ø如果未按照财政规定选择协议供货，或协议供货程序不规范，可能导致单位采购行为不合法、不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。
Ø如果未按照财政规定选择定点服务供应商，或协议供货程序不规范，可能导致单位采购行为不合法、不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。
Ø如果未按财政规定开展公开招标，或公开招标程序不规范，可能导致单位采购行为不合规，也可能导致选择的供应商不能满足单位正常业务需要。
Ø如果在不符合竞争性谈判的情况下选择竞争性谈判采购方式，可能导致单位采购出现违规行为。
Ø如果竞争性谈判程序不规范，可能导致竞争性谈判程序不合法、不合规，选择的供应商不符合单位需求。
Ø如果询价采购程序不规范，可能导致单位采购出现违规行为。
Ø如果单位自行采购询价采购程序不规范，可能导致单位采购出现违规行为，造成选择的供应商不符合单位实际采购需求。
Ø如果采购验收程序不合规，可能导致采购货物数量不足，质量达不到要求，影响单位日常工作的使用。
Ø如果采购付款程序不合规、单据不真实或未经适当的授权审批，可能导致支出超预算，付款不合理，造成单位资金的浪费。
1.1.4主要管控方式
1.1.4.1预算控制
按照《北京市XX年政府采购集中采购目录及标准》的有关要求，使用财政性资金采购集中采购目录以内的，或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，均应如实编报政府采购预算。
未按照以上要求编报政府采购预算的，不得组织政府采购活动，不得支付资金。
1.1.4.2归口控制
各科队按照采购归口的原则，由行政办公室负责机关各科室办公用品的采购；计划财务科负责纳入政府集中采购目录中的货物的采购；劳资科负责全园员工工服的采购；园林科技科负责绿化工程方面的采购；工程科负责工程项目方面的采购；安全保卫科负责消防设施、消防器材、安保服务等方面的采购；后勤队负责全园劳保用品、日杂用品的采购；其他各科队根据业务需要，负责相关货物或服务的采购等。
1.1.4.3政府采购
凡是使用财政性资金采购集中采购目录以内的，或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，均应履行相应的政府采购程序。
1.1.4.4合同控制
xx公园相关责任科队需按照xx公园有关合同的管理规定与供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，保证xx公园的经济利益。
1.1.4.5验收控制
采购完成后，对于纳入固定资产范畴的货物，由采购部门、采购需求科室及后勤队固定资产员共同验收；对于未纳入固定资产范畴的货物，由采购部门、采购需求科室等至少2人共同验收；对于工程项目的验收，由基建部门、设计单位（如有）、监理单位（如有）以及施工单位共同验收，并于验收完成后在相关单据上签字确认。
1.2采购管理流程及管控措施
1.2.1采购申请与审批流程
1.2.1.1流程图
1.2.1.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
流程开始：
01
提出采购需求，填写事前申请单据
业务科队经办人
业务科队经办人提出采购需求，提交书面申请（非固定资产购置）或填写《固定资产购置申请表》（固定资产购置）。
书面申请或固定资产购置申请表
02
审核
业务科队负责人
业务科队负责人审核事前申请单据，并于审核通过后签字确认。
03
审核
主管业务园长
主管业务园长审核事前申请单据，并于审核通过后签字确认。
04
审核
计划财务科负责人
计划财务科负责人审核事前申请单据，并于审核通过后签字确认。
如果采购金额在5万元以下，则转至步骤05；否则，转至步骤06。
05
审批
园长
园长审批事前申请单据，并于审批通过后签字确认。
06
审议
园长办公会
园长办公会审议事前申请单据，并于审议通过后形成园长办公会会议纪要。
园长办公会会议纪要
07
组织实施采购
采购科队经办人
采购科队经办人组织实施采购。
转出至供应商选择流程。
1.2.2政府采购-供应商选择流程
1.2.2.1供应商选择流程（公开招标）
1.2.2.1.1流程图
1.2.2.1.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
由采购申请与审批流程转入：
01
从政采目录中选择招标采购代理机构并签订委托代理协议
采购科队经办人
采购科队经办人从财政网上选择符合资质的招标采购代理机构并按照xx公园合同管理规定签订委托代理协议。
委托代理协议
02
编制招标文件
招标采购代理机构
招标采购代理机构编制招标文件。
招标文件
03
审核
采购科队负责人
采购科队负责人审核招标文件，并于审核通过后提出相关意见。
04
审核
采购科队主管园长
采购科队主管园长审核招标文件，并于审核通过后提出相关意见。
05
审批
园长
园长审批招标文件，并于审批通过后提出相关意见。
06
发布招标公告
招标采购代理机构
招标采购代理机构发布招标公告。
招标公告
07
投标
投标供应商
投标供应商根据招标公告在规定时间和地点递交投标文件。
投标文件
08
组织抽取专家组成评标小组
招标采购代理机构
招标采购代理机构组织从财政专家库中抽取专家，与采购人代表组成评标小组。
09
组织开标
招标采购代理机构
招标采购代理机构在规定时间和地点组织投标供应商进行开标。
10
评标
评标小组
评标小组评标，并于评标结束后出具评标报告。
评标报告
11
发布中标公告
招标采购代理机构
招标采购代理机构在政采平台上发布中标公告，进行公示。
中标公告
12
发送中标通知书
招标采购代理机构
中标公告公示结束后，招标采购代理机构向中标供应商发送中标通知书。
中标通知书
13
组织与中标供应商签订合同
采购科队经办人
采购科队经办人组织与中标供应商签订合同。
转出至合同签订流程。
1.2.2.2供应商选择流程（竞争性谈判）
1.2.2.2.1流程图
1.2.2.2.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
由采购申请与审批流程转入：
01
从政采目录中选择采购代理机构并签订委托代理协议
采购科队经办人
采购科队经办人从财政网上选择符合资质的采购代理机构并按照xx公园合同管理规定签订委托代理协议。
委托代理协议
02
编制竞争性谈判文件
采购代理机构
采购代理机构编制竞争性谈判文件。
竞争性谈判文件
03
审核
采购科队负责人
采购科队负责人审核竞争性谈判文件，并于审核通过后提出相关意见。
04
审核
采购科队主管园长
采购科队主管园长审核竞争性谈判文件，并于审核通过后提出相关意见。
05
审批
园长
园长审批竞争性谈判文件，并于审批通过后提出相关意见。
06
抽取专家组建谈判小组
采购代理机构
采购代理机构从财政专家库中抽取专家，与采购人代表组成谈判小组。
07
确定邀请参加谈判的供应商名单
谈判小组
谈判小组确定邀请参加谈判的供应商名单。
供应商名单
08
提交谈判文件
供应商
供应商在规定时间和地点提交谈判文件。
谈判文件
09
组织谈判
采购代理机构
采购代理机构在规定时间和地点组织供应商和谈判小组进行谈判。
10
谈判
谈判小组
谈判小组和供应商进行谈判，并于谈判完成后出具谈判报告。
谈判报告
11
确定成交供应商并通知谈判结果
采购代理机构
采购代理机构确定成交供应商并将谈判结果通知所有参与谈判的供应商。
12
组织与成交供应商签订合同
采购科队经办人
采购科队经办人组织与成交供应商签订合同。
转出至合同签订流程。
1.2.2.3供应商选择流程（询价）
1.2.2.3.1流程图
1.2.2.3.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
由采购申请与审批流程转入：
01
选择三家及以上供应商进行询价，填写供应商审批单
采购科队经办人
对于当年政采目录以外的采购项目，单项或批量采购金额在50万元（含）以上、100万元以下的货物和服务项目，100万元（含）以上、200万元以下的工程项目，采购科队经办人选择三家及以上符合资质的供应商进行询价，填写供应商审批单，提出初步意向。
供应商审批单
02
审核
采购科队负责人
采购科队负责人审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。
03
审核
采购科队主管园长
采购科队主管园长审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。
04
审议
园长办公会
园长办公会审议供应商审批单，并于审议通过后确定成交供应商，形成园长办公会会议纪要。
园长办公会会议纪要。
05
组织与成交供应商签订合同
采购科队经办人
采购科队经办人组织与成交供应商签订合同。
XX合同
转出至合同签订流程。
1.2.3自行采购-供应商选择流程
1.2.3.1供应商选择流程（询价）
1.2.3.1.1流程图
1.2.3.1.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
由采购申请与审批流程转入：
01
选择三家及以上供应商进行询价，填写供应商审批单
采购科队经办人
采购科队经办人选择三家及以上符合资质的供应商进行询价，填写供应商审批单，提出初步意向。
供应商审批单
02
审核
采购科队负责人
采购科队负责人审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。
03
审核
采购科队主管园长
采购科队主管园长审核供应商审批单，并于审核通过后签字确认。
如果自行采购项目为采购金额在5万元以下的采购项目，则转至步骤04；否则，转至步骤05。
04
审批
园长
园长审批供应商审批单，并于审批通过后签字确认。
05
审议
园长办公会
园长办公会审议供应商审批单，并于审议通过后形成园长办公会会议纪要。
园长办公会
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