提高工作效率的办法探索.docx

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提高工作效率的办法探索

  提高工作效率的办法探索

我们的工作越来越多，时间越来越少，如何让我们变得更有效率？

通过学习与平时的积累，发现并总结了一些提高工作效率的办法：

一、准备就绪

为了获得成功，一个人必须具备这样的素质：

拥有明确的目标，知道自己想要得到什么，同时有实现这一目标的强烈愿望。

                        ------拿破仑.希尔

成功的一个重要法则就是：

将想法付诸笔端。

只有区区3%的成年人有自己明确的目标，并且以书面方法将目标表达出来。

和那些教育程度、工作能力与之相当、甚至比他们更高一筹的人相比，前者取得的成就常常是后者的5—10倍。

导致这种差异的原因何在？

问题就出在，大多数人出于各种原因，不愿意花费一丁点儿时间，将他们想要获得的东西写下来。

通过坚持实施简单易行的七个步骤，短短几年，甚至几个月的时间里，会有很大进步：

第一步：

确定自己究竟想要什么。

   糟糕的时间使用方法：

将毫无意义的事情做理十分圆满。

期蒂芬.柯维曾经说过这样一句话：

“在你开始攀登成功的阶梯之前，首先要确定它有没有搭错地方。

   第二步：

将自己的目标写下来。

没有以书面形式描述出来的目标将是模糊的、混乱的，它最终会使你迷失方向，甚至造成不计其数的错误。

   第三步：

为自己的目标设定一个最后期限。

   第四步：

将实现目标要做的所有事情列出来。

   第五步：

整理这份清单，使之变成一份可实施的计划。

   花上几分钟时间，考虑一下哪件事情更重要，那些情情可以推后一点，以及先做什么，后做什么，根据轻重缓急来安排处理事情的顺序。

   第六步：

根据自己制定的计划立即采取行动。

   第七步：

每天做一些能够接近自己目标的事情。

奋勇向前！

一旦开始行动，就要努力保持积极的状态，而不要半途而废。

仅仅凭借这种决心和自律精神，你就能成为同辈中工作高效、事业成功的精英。

每天温习一遍为自己制定的目标。

每天早晨开始工作时，先着手处理那些最重要的工作----这样做有助于你实现最重要的目标。

二、精心计划每一天

计划就是把未来变成现在，这样你现在就可以未雨绸缪。

                                   -----艾伦.拉肯

  你一定听说这样一个老掉牙的问题：

“怎么才能吃掉一头大象？

”答案当然是：

“一口一口地吃！

”

    也就是说，当我们面对一个工作或任务时，首先要将事情分解成一个个具体的步骤，然后从第一步开始着手。

   无论做什么，都先列出一份清单，每当想起一件新的工作，着手之前先把它加到清单上，如果你坚持这么做，那么一开始你的工作效率就能提高25%，甚至更多。

   你需要为不同的目标制定不同的计划。

首先，你应该制作一张总表，在这份表上将自己能够想到的、憧憬和期望的每一件事都写下来。

只有这样，你才能记下脑海中闪现的每一个念头，以及要面对的每一项任务或责任。

之后，你可以对这份总表分门别类地进行整理。

   个人工作效率中最重要的法则是10/90定律：

工作前花10%的时间于制定计划，在工作过程中将节约90%的时间。

只需要尝试一次，你就能证明它是否有效。

三、随时应用80/20法则

只要合理使用，我们永远有充足的时间。

                            --约翰.沃尔夫冈

80/20法则是时间管理和人生规划中最重要的概念之一。

它是由意大利著名经济学家维尔弗雷德.帕累托发现的。

帕累托注意到，社会上的人似乎很自然地分为两大类，一类被他称为“举足轻重的少数人”，另外一类则是“无足轻重的多数人。

”前者是金钱和地位方面声名显赫，约占总人数的20%，后者生活在社会底层，约占80%。

   如果你手边有20%重要的工作，就决不要先去做那80%微不足道的事情。

   开始工作前，不妨先问问自己：

“这个任务是属于那20%的高价值部分呢，还是属于剩下的80%的低价值部分？

”

   做事有方的人总是先处理那些最重要的事情。

无论多少困难，他们都会强迫自己吃掉那只青蛙。

结果，他们总卓尔不群，遥遥领先于一般人，他们比芸芸众生更快乐。

这也应该成为你工作和生活的方式。

四、三思而后行

人的伟大与成就，依其将力量投注于某特定方向的程度而定。

                          ----奥里森.斯韦特.马登

哈佛大学的爱德华.班菲尔德博士经过50余年的研究，得出这样一个结论：

“是否具有“长期远景”，是准确判断美国社会和经济发展程度与水平的一个最为精确的指标。

   成功人士对自己的未来都有一个清晰的打算，他们能够设想未来５年、１０年甚至２０年的情景。

所以，他们总是对自己当前的选择与行为做细致的分析，以确保它们与自己的长远目标协调一致。

   成功者往往是那些愿意推迟享受、在短期内做出牺牲的人。

从长远的角度来看，他们能够获得丰厚的回报。

相反，失败的人往往只看到眼前利益，追求短暂的满足，而很少顾及未来。

   一位成功的励志家演说家，曾经说过一句著名的话：

“失败者只想缓解自己的压力，成功者则致力于实现个人目标。

”比如：

每天清晨早早去公司上班，定期阅读图书杂志，了解自己从事领域的最新动态，参加各种培训班以提高自己的工作技能，以及专注于能够体现个人价值的重要工作。

相反，最后一分钟才走进办公室，上班时间看报纸、喝咖啡、与同事聊天…..这些行为也许能给人带来短暂的快乐，但是从长远来看，却会令职位长期不变，工作业绩平平，久而久之，你整个人就会产生一种挫折感。

五、使用ＡＢＣＤＥ法。

成功的首要法则是专心致志，就是把所有的精力集中在一点上，然后径直向目标挺进，既不向左看，也不向右看。

　　　　　　　　　　　――――威廉．马修斯

ＡＢＣＤＥ法是一种极为有效的设置优先事件的方法，这种方法每天都可以使用。

它极为简单，却非常有效。

依靠这种方法，你能成为所在领域内最能干，最高效的人。

简单易行是这一方法的显著特点：

   先在纸上列出你第二天要做的所有事情，确保自己能够随时看到它们。

然后，在开始采取行动之前，在每一项前面分别标上Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ。

标有Ａ的项目是非常重要的事情，你必须迅速地完成它。

如果这样的事不止一项，那么，你应该分别用Ａ１、Ａ２、Ａ３这样的符号来区分它们。

任务Ａ１是你要立刻吃掉的最大、最丑陋的那只青蛙。

   标有Ｂ的项目是你应该做的事情，但是这些事情的后果并不十分严重。

   标有Ｃ的项目是做起来轻松愉快、地位却无足轻重的事情。

   标有Ｄ的项目可以委派给别人做的事情。

   标有Ｅ的项目是完全可以取消不做的事情

六、专注于最重要的工作。

一个人向着目标全力以赴的过程，就是他解决问题的能力成倍增长的过程。

――――皮尔

      一旦确定了自己的主要职责范围，接下来，你就该对自己的优势和劣势进行分析了。

你的强项是什么？

弱项又是什么？

你擅长哪些方面的工作？

哪些方面你比较薄弱？

你工作中最薄弱的那个环节，决定了你发挥自己能力的最大限度。

   在工作中造成拖沓和失误的主要原因是，人们总是避免去做那些自己并不擅长的工作。

面对困难，他们不是想方设法提高自己解决问题的能力，而是干脆采取逃避政策，结果只能是雪上加霜。

   与此相反的是，你在某一领域内做得越出色，你的干劲儿就越足，决心就越大，克服拖沓、迅速完成任务的能力也就越强。

不过你无须担忧，任何工作技能都是可以通过学习不掌握的。

如果别人能够在某一领域内表现出色，那就证明你也一定能够做到，只要你有这个决心。

克服拖沓、迅速完成任务的一个最好办法，就是成为在工作上数一数二的人物。

在你的人生目标中，这是一个应该受到特别重视的部分。

七、效率是被逼出来的

全神贯注的确切含义就是，把全部注意力集中在一件事情上的能力。

   ------科马尔

“你永远没有足够的时间做完所有的事情，但是你总是有足够的时间去做最重要的事情。

”为了让自己的精力总能集中在日程表里最重要的项目上，你可以经常思考这样三个问题。

   第一个问题是：

“对我而言，什么是最有价值的事情？

”

   第二个问题是：

“什么事情只能由我来做，而且这件事关系重大？

”

   第三个问题是：

“此时此刻，怎样才能最有效地利用我的时间？

”也就是说：

“这一刻，我最大的青蛙是什么？

”这是时间安排方面最重要的一个问题，想要克服拖沓、提高自己的工作效率，你必须认真思考这个问题。

   只做最重要的事情，决不做不重要的事情。

歌德曾经说过：

“最重要的事情永远不能向最不重要的事做出让步。

”

   对以上三个问题的回答越准确，你就越容易确定优先事件，进而避免拖沓，集中精力迅速处理那些最重要的工作。

八、做好准备工作

无论你的能力有多大，你永远有更多更好的潜力可待发掘。

                                  ----詹姆斯

      克服拖沓、提高做事效率最好的方法，就是在开始做事之前，把一切都准备就绪。

如果准备得很充分，你就像弦上之箭，蓄势待发。

办需要一点点动力，你就可以迅速着手处理最重要的工作了。

   首先，你可以清理一下办公桌，使桌面上只摆放和你需要最先完全的任务有关的东西。

如果有必要的话，你可以把所有可能用到的东西都放在地板上，或者放在你身后的桌子上。

把与工作相关的所有文件，如信息、报告、资料等，全部收集在一起，然后，把它们统统放在你身边，这样，在整个工作过程中，用不着站起来，或者走很远，你就能拿到自己所需要的东西。

   办事效率最高的人不惜花费时间，为自己打造一个合适的办公环境，从而把把工作变成一种享受。

在开始工作之前，你的桌面和房间越干净、越整齐，你的心情就越愉快，处理复杂事务的动力也越充足。

   当一切准备就绪、你坐下来开始工作的时候，一定要表现出效率很高的样子。

挺直腰杆，上身向前倾，后背离开椅子的靠背。

从心底里把自己看成一个能干、高效、表现出色的人。

九、认真完成家庭作业

无论你从事什么样的工作，提供比预期更多、更好的服务，都是确保自己获得成功的惟一方法。

                                 ----奥格.曼迪诺

   正如得教练帕特.赖利所说：

“不进步就意味着退步。

”在所有关于时间安排的技巧中，最重要的一条就是：

“在自己的领域内精益求精。

个人生活方面的完善和工作技能的改进，是节约时间最有效的方法之一。

   在任何一个领域，是想获得成功，不断学习都是最起码的要求。

每天至少要花一小时进行阅读，以了解业内最新动态。

每天早一点起床，用多出来的时间浏览相关的文件或书籍，这样有助于你获得提高工作质量与效率的有益信息。

参加那些提高自己工作技能有帮助的各种课程或者讲座。

参加业内的研讨会和业务会议，更不要错过高水平的培训和讲习。

坐在前排并认真做笔记。

最后，别忘了在开车时收听那些录音带上的内容。

   学识越渊博，你就越自信，对自己的工作就越有把握。

同样，你做得越多，任务完成得越出色，你的能力也就越强。