Word操作实用大全图解版1.docx
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Word操作实用大全图解版1
Word应用与技巧
目 录
一、让Word2000工作效率大增的“独门密技”
二、Word 2000非常见操作技巧
三、让Word 2000打印收放自如
四、Word 2000公式编辑器的应用
五、WORD打印疑难命令释义
六、用OFFICE邮件合并功能给多个人写信
七、利用Word 2000阅读电子文档
八、Word 2000的“即点即输”功能
九、Word2000中样式的使用
十、Word表格的简单计算
十一、用Word 制作工作年历
十二、在Word 工具栏上增删快捷命令按钮
十三、Word使用经验挖掘
十四、教你自制WORD高级模板
十五、为word添加文档切换按钮
十六、普通视图方式
十七、驾轻就熟"项目符号和编号”
十八、Word 中的批量文件格式转换器
十九、Word宏应用实例
二十、Word的“压缩”功能
二十一、Word快捷键大全
二十二、Word中巧用宏命令
二十三、巧用“文本框衔接”一例
二十四、WORD使用技巧集锦
二十五、用WORD 2000实现快速批量打印利息催收通知单
一、让Word2000工作效率大增的“独门密技”
你想更精确地选取文章段落吗？
你的文件还没存盘就死机了，该怎么办呢？
希望按个键就能输入一长串专用名词吗？
这都不是难事，只要利用快捷键，就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务！
独门密技之一：
选取文章段落
功能键是属于“不能不用”的按键之一，它的主要功能是“扩充选取范围”，也就是除了用鼠标拖曳的方式外，搭配键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。
当你将鼠标移到文章中，就可以利用键来执行不同的选取动作：
1.按一下键：
设置选取段落的起点。
2.连续按两下键：
选取一个字。
3.连续按三下键：
选取一串句子。
4.连续按四下键：
选取一段。
5.连续按五下键：
全选。
注意，按下后Word将处于“扩展”模式，如果想脱离这种模式，只要按一下键盘左上方的键就可以了。
下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用这个技巧可以让你的选取更精确方便：
1.首先将鼠标移到选取范围的起点，按一下键，窗口下方会显示“扩展”字样。
2.然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。
在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。
独门密技之二：
紧急抢救文件
俗话说“天有不测风云”，有时我们用Word工作了很长时间，文件还没存盘，却突然遇到停电或死机，这时真让人欲哭无泪！
这里有一招应急用的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。
1.首先按菜单“工具”，再按“选项”；
2.接着找出Word自动记录文件的位置：
按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下[更改]。
3.利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：
拖曳选取“文件夹名称”，按下Ctrl+C，再点击一下[取消]回到Word下。
注意：
如果你的Word不太稳定，常让你做无用工，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。
4.打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置。
按一下Ctrl+V。
5.Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。
从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。
在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。
独门密技之三：
自定义常用短语
不管是应付操作还是工作需要，你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。
如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办？
当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决，但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。
^_^
1.点“插入-->自动图文集”，输入一条你常用的短语，如：
“我爱我的中国”，按回车，再按[关闭]；
2.点“工具-->自定义-->[键盘]”；
3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”；
4.在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复，否则会造成日后操作上的困扰！
按一下指定的快捷键，点击[指定]与[关闭]。
5.到此已经大功告成了。
以后只要想用这个词句，按一下指定的快捷键就成啦！
二、Word 2000非常见操作技巧
1、复制任意文本块
有些时候我们在使用Word2000时，需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方，这时使用Word2000的区域移动功能将显得十分轻松。
具体方法是：
首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后同时按住Shift和Alt键，再将光标移到文本块的右下角结尾处，这时两点之间的文本块就会被选中，点击鼠标右键，选中“复制”，找到你要复制到的目标位置，点击右键，选择“粘贴”即可。
2、快速获取格式信息
在Word2000中按下Shift+F1组合键，就可以快速地获得有关文档格式或文档图片的直接信息，通过此功能我们可以很方便地了解文档的段落格式和文字格式等详细信息。
实现方法：
同时按下Shift+F1组合键，这是鼠标变成一个带有箭头的问号，用它来点击文本或图片，屏幕上就会出现一个显示格式信息的窗口（如图3）。
此外，同时按下Shift+F1组合键后，点击任何命令、图标、工具栏或者窗口中的其他功能按钮，都可以看到关于它们的描述，只要按一下Esc恢复键鼠标就会恢复原状。
3、利用F4键加快文字输入
在Word2000中F4键可以用来紧接着重复输入已输入过的内容，对于英文输入，F4键重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容，包括回车换行符；对于中文输入，如果使用微软中文输入法，选中正确的汉字后不按回车键，汉字的下面就会有一条横虚线，这是虚线上的内容作为一个词条，按下回车确认后，再按F4键，这时就会重复上一个词条，对于全拼输入法也有类似重复输入的功能。
4、快速返回上次编辑位置
在Word2000中，当你在文档的某个位置进行编辑时，可能需要查看文档的另一个位置的内容，这是您要再回到刚才编辑的位置就要通过滚动条来实现，当文档比较长时显得非常麻烦，Word2000提供了一个快速恢复编辑位置功能，使上述操作非常简单，要回到上次编辑的位置，只需按Shift+F5即可实现，它可以使光标在最后编辑过的三个位置间循环切换。
此功能也可以在不同的两个文档间实现。
当Word2000文档关闭的时候，它也会记下此时文档的编辑位置，再次打开时，按下Shift+F5就回到了关闭文当时的编辑位置，非常方便。
三、让Word 2000打印收放自如
长期以来，我们一直使用FinePrint之类的软件来进行辅助打印，因为FinePrint能够将多张纸的内容缩至一张纸上打印。
其实你知道吗，在Word 2000中也提供了类似的功能，请看：
在Word 2000中打开“文件→打印”菜单，就会在弹出的窗口右下角发现“缩放”选项，通过“每页的版数”，我们得知可以将1、2、4、6、8、16版缩至一页打印；而“按纸型缩放”则是选择缩放纸张的纸型。
比如说，当你使用16开纸张打印一般的文档时，只要使用2版缩放打印，效果就有如一本32开的书，而且根本不用考虑页码问题，因为它和正常的打印相同，仅仅是把文档缩小而已。
注意事项：
1、如果缩放比例较高，则打印机的分辨率也必须较高，否则打印出来的文档根本看不清。
2、因为MS Office系列的办公软件具有一定的通用性，所以打印缩放功能在其它的软件也可以使用，如PowerPoint 2000等等。
四、Word 2000公式编辑器的应用
在搞科研，写科技论文的时候，总会碰到编辑一些复杂古怪的公式符号，用一般的方法编辑是有一定难度的。
如果采用设置下划线、行间距、字符上升和下降、字符上标和下标等方法编辑排版，操作过程不仅十分烦琐，而且排出的公式也不标准。
如果采用WORD2000字处理软件中的"Microsoft公式 3.0"编辑器，就能方便地排版编辑出标准的、美观的公式和数学、化学等学科的特殊符号。
现结合实际，以数学和化学的公式为例，介绍WORD2000中的"Microsoft公式 3.0"在编辑排版公式中的使用。
1、"Microsoft 公式 3.0"编辑器
在安装WORD2000时，选择"自定义安装"中Office工具里的公式编辑器"Microsoft公式 3.0"。
如果你的计算机中没有安装"Microsoft公式 3.0"，那么把安装盘插入光驱中，执行SETUP命令，在"添加/删除"选项中选定"Office工具"下的"Microsoft公式 3.0"，然后用鼠标单击"确定"即可自动安装。
启动WORD2000后，用鼠标单击"插入"菜单，选择"对象"，在"对象类型"中选取"Microsoft公式 3.0"，并双击它即可启动。
这时屏幕上出现编辑框、公式窗口等栏目。
在编辑框中的光标闪动处可以输入数学、化学的各种符号和公式，并且编辑框能随输入公式的长短而变化。
在公式窗口中，几乎包括了所有的数学符号，例如：
关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、集合符号、箭头符号、希腊字母（大小写）符号、分式和根式模板、上下标模板、矩阵模板、求和模板、积分模板、底线和顶线模板等，利用公式中的各种符号和模板能编辑排版各式各样的表达式。
2、数学公式的编辑排版
例：
级数的输入：
在公式栏中选定"求和模板"，在"求和模板"的上标框中输入""，下标框中输入"n＝1"；把光标移到右边的输入框，选择分式模板、级数模板、根式模板，分别输入
等内容即可。
3、化学表达式的编辑排版
例：
化学方程式的输入：
在编辑框中输入"2KCLO"，选取"下标模板"，输入"3"，再选取"上下标模板"，在上标框中嵌入"双底线模板"，输入""，在下标框中嵌入"希腊字母模板"，输入""，并用Ctrl+右移箭头，移动""的位置，使其美观；把光标移到右边，输入"2KCL+3O"，选取"下标模板"和"箭头模板"，分别输入"2"和""即可。
4、经验体会
（1）在公式编辑状态，可用光标移动键或左右、或上下移动一格、一行；可以用鼠标任意移动光标，移动到欲删除、插入、修改的地方。
（2）可以用"BackSpace"键删除光标闪动处的内容，用"Del"或"BackSpace"键删除鼠标所选取的所有内容。
（3）在选取的模板框中可以再次嵌入模板，即模板中有模板，在编辑较为复杂的公式时是很实用的。
例如：
就是分式模板中嵌入上标模板的公式。
WORD2000中的"Microsoft公式3.0"编辑器功能非常强大，不仅能编辑数学和化学公式，还能编辑物理等学科的公式和特殊符号，可以说大部分的公式都能用它的模板编辑出来，只有不断地操作使用才能熟练地掌握它，才能轻而易举地编辑各种公式。
五、WORD打印疑难命令释义
Word打印有强大的功能，它给我们的工作、生活带来了极大的方便，可由于它是西方人开发的软件，是西方人为中国人做的“中山装”，因此，做得不合国人的口味是在所难免的，而同时也使得有些很有用的命令对许多不熟悉它的人来说很为难懂，更别说运用了。
在此，请让我将一些对多数人来说能用得上的但却较难懂的Word打印命令分别作一下简要的解释及说明一下它们的用途、用法。
1、打印到文件
如果你需要把一篇用Word编辑好的文档打印出来，而该电脑又没有配备打印机，怎么办？
我们可以在Word的“文件”菜单中调出“打印”对话框再选中“打印到文件”选项，确定后选择保存该文件的位置，再输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，这样就可以在其他有打印机的电脑上将这个文件打印出来了，即使那台电脑上没有安装Word也行。
注意：
Word打印文件生成以后，就不能再用Word等编辑工具打开和编辑该文件了，而只能直接将它发送到打印机后进行打印。
2、人工双面打印
即指纸张的正反两面都要打印。
有时我们要打印许多页的文档，为了节省纸张，有必要进行双面打印。
操作方法是：
打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，打印顺序是1→3→2→4（假如共有4页）。
当然你也可以选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。
我们设定为先打印奇数页。
等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮后同样可以实现双面打印。
两种方法对比，前者较后者快同时也更为方便。
3、页面范围
此命令包括：
“全部 ”选中后打印当前Word窗口的所有内容；
“当前页”打印当前窗口视图的所在页，如你当前所在的视图窗口是第2页，选中该项后Word就会只打印该页而不会另外打印第一页或其它的任何一页。
“选定内容”打印你已选定好了的内容，注意：
如果你没用选定内容则该项呈灰色，不能选；
“页码范围”栏输入要打印的页码或页的范围（用“，” 或“/”做分隔页，用“－”连接起
始和结束页号），可以实现打印不按顺序或规律排列的页（如要依次打印第1,5,8页）。
注意：
“，”、“/”和页码数字都不能用全角而应用半角英文状态。
4、逆页序打印
如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。
其实我们在打印前只要先在Word的“文件”→ “打印”→“选项”中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，这样打印完后所有的页都是按顺序排列的。
5、后台打印
所谓后台打印简单地说就是在我们看不见的情况下让打印机悄悄地进行打印，这和幕后工作的意思相近。
利用后台打印的好处是可以让您在打印文档的同时使用其他应用程序，从而提高工作效率，缺点是在打开“后台打印”时，系统会使用更长的时间和要求更多的磁盘空间才能打印文稿。
因此，如果您的电脑内存和磁盘空间都不是很够用，而你又要快速打印复杂的文稿，特别是彩色文稿，则应关闭“后台打印”。
启动“后台打印”的方法是：
点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“后台打印”即可。
6、草稿输出
所谓草稿输出，即按草稿的质量进行输出打印文档。
按草稿质量打印文档时，Word 将不打印格式及大部分图形，因此可加快打印文档的速度。
实践证明，在印刷体上看一份稿件要比在电脑屏幕上看的效果好的多，因为它更能发现某些不易被察觉的错误，因此，某些重要的稿子完成后打印出来再经反复的检查修改是十分必要的，我个人有很多时候也是这么做的，而且往往会收到一些意想不到的效果。
注意：
某些打印机不支持此选项。
启动“草稿输出”的方法是：
点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“草稿输出”即可。
7、打印文档的附加信息
如果你希望在将要打印出来的文档里包含该文档的属性、批注等信息，则请应用此项。
应用方法是：
点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”，在“打印文档的附加信息”栏里选择你要的附加信息（如该文档的属性、域代码等）后确定即可。
六、用OFFICE邮件合并功能给多个人写信
许多人都有过同时给多个人发信的经历，例如生日邀请、节日问候，或者单位里写给客户的信件。
这些邮件当然不能“批量发信”了事，必需使用特定的称呼和问候语，使得信件就像单独写出来一样。
但如果分别给每个人写信，又实在太麻烦了。
利用Office 97/2000的邮件合并功能，可以大大地简化这类工作。
邮件合并涉及两个文档：
第一个文档是邮件的内容，这是所有邮件相同的部分，以下称“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、地址等每个邮件不同的内容，以下称“收件人列表”。
第二个文档中的内容也可以从其他程序得到，比如Outlook的联系人列表。
执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，并把它们关联起来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。
例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。
完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。
以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或修改已有的信件，然后再运行邮件合并功能就可以了，非常方便、快捷。
一、创建收件人列表
假设包含信件内容的主文档已经准备好，现在打开它。
选择“工具/邮件合并”，出现“邮件合并帮助器”窗口，单击“创建”，选择“套用信函”，在下一个对话框中选择“活动窗口”。
现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。
单击“获取数据”按钮，再选择“创建数据源”以定义收件人信息。
在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。
完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，选择“保存”。
回到“邮件合并帮助器”窗口后，单击“编辑数据源”，在对话框中输入第一个收件人的各项数据。
单击“新增”接着输入下一个收件人信息，重复上述过程直至输入所有收件人的信息。
二、插入合并域
返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域（例如姓名或称呼等）插入到主文档的合适位置。
将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时，就选择域“称呼”。
重复上述过程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。
如果要作修改，单击“查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。
三、执行合并操作
编辑好待合并的主文档后，选择“工具/邮件合并”，打开“邮件合并帮助器”对话框。
选择“合并”，从“合并到”列表框选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此时最好再检查一下，然后打印或保存合并后的文档。
以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具/邮件合并”，单击“合并”就可以了。
在退出Word时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。
四、利用Outlook的联系人信息
如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中，把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。
方法是，在Outlook中，选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹，在“名称”框中输入新文件夹的名字（例如“客户联系”），从“文件夹包含”列表选择“联系人项”，然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”，如果系统提示是否要建立工具条快捷方式，选择“否”。
（除非你认为确实有必要。
）
现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹，步骤为：
打开源文件夹，按住CTRL键选中多个联系人信息，保持CTRL键按下状态，将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。
要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿，右击文件夹名字，选择“属性”，再选择“Outlook通讯簿”，选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”，单击“应用”，最后单击“确认”。
到此为止，Outlook中的收件人列表已经创建完毕。
在Word中打开主文档。
打开“邮件合并帮助器”，从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”，选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。
接下来，就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。
应当注意的是，在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后，如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息，这些改动并不会自动反映在合并操作中。
为解决这个问题，可以在Word中选择“工具/邮件合并”，单击“获取数据”，按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源，此时，Word将重新读取文件夹的内容，新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。
五、生成电子邮件
将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。
在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮件”。
单击“设置”，在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。
在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。
有必要的话，选中“以附件形式发送文档”。
返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了。
新生成的邮件放在Outlook的发件箱。
在发出邮件之前，最好能随机检查一些邮件，以验证合并效果。
六、其他
如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人。
方法是：
在打开主文档后，选择“工具/邮件合并”菜单，单击“查询选项”按钮。
在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。
如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。
以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。
Word也可以从Excel读取收件人信息。
方法是：
在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”，再选择“打开数据源”，在“打开数据源”对话框中选择文件类型为Excel工作簿，选定Excel文件，单击“打开”按钮，在Excel对话框中选择“整张电子表格”或指定表格内的某个区域就可以了。
七、利用Word 2000阅读电子文档
时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。
这些读书软件有一个普遍的共同点：
就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。
其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款"读书软件"。
第一步：
打开将要阅读的文档，选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签，在"常规选项"中将"蓝底白字"选上。
这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。
第二步：
单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。
第三步：
选择[工具]菜单中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼"。
向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏；同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。
离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快；离滚动条中点越近，速度越慢。
你所要做的就是控制好速度，然后就可以
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