支撑中心财务部01号文费用管理制度.docx

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支撑中心财务部01号文费用管理制度

火凤凰云基地公司文件

云基地财字[2015]第01号签发：

支撑中心财务部

费用管理制度

一、总则

为有效地降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管责任人，严格把控费用开支，减少费用开支上的漏洞，切实使不合理的费用支出得到控制，特制定本制度。

1、公司费用实行总量及明细控制。

具体采用分类管理、归口控制，适时监控的管理模式。

这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。

2、各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。

费用管理责任承担者对所承担的经济责任，要具备下列三项条件：

能了解所分管费用指标的要求和资料来源；能了解所分管费用指标的实际执行情况和计算依据；能调节、控制所监管费用指标的耗费数。

3、各子公司费用实行单项控制，单项费用超支时，财务部门应及时提示审批人。

实际已发生的费用要及时报销、及时入账，严禁跨期调节费用。

除有特别规定需报有权人审批的费用项目外（如工资、广告费、业务招待费等），其他费用一律由各子公司按规定流程审批报销。

二、费用报销基本要求及原则

1、报销费用必须以合法、真实、有效的凭证为依据，原始单据不得臆造、涂改，对伪造发票拒绝接受。

2、发生的费用必须按规范要求填写公司统一的”付款申请单“，单据使用不正确、填写不规范不得报销。

如，出差报销，出差前先填写“出差申请单“，报备财务后方可办理后续借款及报销手续；

3、报销人填写的各种报销凭证必须大小写一致，不得涂改。

必须注明附件张数，其他内容和项目必须按规范要求填写齐全。

4、报销人拟报销的原始凭证必须按公司规定的程序进行复核、审签，相关手续必须完备。

5、财务人员要严格遵守相关法规及公司相关制度，准确复核各种凭证及报销内

容的合理性，并承担责任。

凡不符合法规、制度要求的，拒报。

6、考核性费用，各种原始凭证根据所属费用项目，由归口管理部门审核并呈报审批，各公司费用必须经公司总经理、会计、财务总监、行政总裁审批后在财务报销。

7、费用必须按相关规定及时报销，每月25日前发生的费用必需在当月送呈审批，有权审批人应及时审批，防止造成费用逾期入账现象。

8、财务部门对不符合公司制度及越权审批的费用一律不得报销。

审计或财务内部稽核中若发现此类情况，将对财务总监、相关财务审核人员处以报销金额15％的罚款，并在绩效考核时对应扣分或给予其他行政处罚。

9、责任明确原则。

必须谁发生谁报销，不准代报，不准多人合并报销，如发生合并填单，一律以一人标准核报。

10、费用最低原则：

若为同性二人同时出差，住宿费根据职务高者所对应的标准按单人标准核报。

交通费，若为长期外出（如现场、支援），除特殊情况外，一律乘坐公交车。

11、费用划分原则。

对离开公司所在城市出差，应填制“出差申请单”；外出交通费含在出差补贴中，出差补贴由财务部门以出差时间满12小时起核报。

12、费用清晰原则。

各类报销单据上必须注明所属部门，按人事部最新组织架构设置的部门规范要求填写。

13、费用申请原则。

业务招待、出差必须事先申请，填写“宴请申请单”、“出差申请单”（无论是否借款），根据权限经部门经理或主管总监审批后交财务部备案，未经审批的一律不得报销，如有特殊原因，必须事先电话请示，并及时补填“出差申请单”报财务备案。

凡招待本公司职工的费用，原则上不得报销，如有特殊原因必须经申请审批后使用。

其它因管理需要而设定的前置审批项目，在该项费用实际发生前，经有权人签字后的审批结果必须在财务部门备案，财务部门在受理此类需要前置审批的费用报销时，必须核实已经备案的审批单，对于没有备案的费用拒报。

严禁事后补申请单随报销单一同到财务报销的情况发生。

14、费用上限原则。

当公司确定的费用报销标准高于费用实际发生额时，需按照实际发生金额之有关规定报销，而不得以其他方式按公司标准支付。

15、及时报销入账原则。

若费用发生时，经办人未向公司借支或公司未以其他方式实际支付，此类费用的报销时限：

当月25日前发生的费用当月内核销，当月26日（含）之后发生的费用次月25日前核销。

若有借支，应先比较经办人拟报销费用金额和实际借支金额，会计审核报销单据时以先冲减借支为原则。

16、对数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用，应由各经办人员将详细清单在每月28日前交财务部门备案，财务部门据此作费用预提，对已经发生而未按规定在财务部备案的费用，财务部门有权拒报。

三、费用开支计划及监管责任

1、公司对各种费用分类管理，并根据费用特性和公司实际情况进行定额和定率管理，各级责任人员对管理权限内的费用负有监管责任，并同绩效考核挂钩。

集团同时授予集团有关领导、各事业部总经理对纳入考核内费用开支的审批相关权限。

2、、审批权限及程序：

凡公司费用开支审批程序为：

2.1费用由当事人或费用发生部门申请；并确保真实性、合理性；

2.2主管部门经理、子公司总经理审查确认；并确保真实性、合理性；

2.3财务部门审核审批流程的完整性，原始单据的真实性、合法性、有效性等，有权对费用发生的合理性提出质疑并要求当事人作出解释或拒报。

费用在经主管部门经理、财务总监审核后报行政总裁审批；

2.4各公司会计根据审批完备的费用单据，按照企业会计准则和公司确定的核算原则编制记账凭证，并交出纳员付款；

2.5出纳根据正确无误的记账凭证，要求报销人在记账凭证上签字后付款。

出纳员对已经付款的记账凭证及附件加盖“现金付讫章”，或“转账讫章”以示核销；

四、费用管理规定

1、任何费用发生时必须准确计入考核部门。

2、考核明细（与公司经营相关的各项费用，包括但不限于以下明细）：

2.1工资及附加：

包括职级工资和业绩工资及年终奖和五险。

每月根据本公司人事部门提供的经过行政总裁审批的工资表计提。

2.2职工福利费支出：

过节费由集团公司总部确定发放后通知各公司，各公司按照规定编制明细表发放，应交纳的个人所得税并入此月工资计算。

2.3劳保费：

指员工工作服费用。

各子公司统一制作的制服，每年每人一套。

员工承担20%，公司承担80%。

如果员工在半年内提出辞职，应全额承担制服费用。

一线员工的工作服、劳保鞋和劳保手套等费用由公司全额承担。

2.4市内交通费：

该费用仅限于员工工作时间外出办公事的交通费，如公交费、出租汽车费，不包括职工上下班的交通费和出差发生的交通费。

每月报销一次，报销时必须填写“（）月市内交通费明细表”注明外出办事的事由和路线，次月报销上月费用，跨期不予核销，不得累计报销。

2.5差旅费：

出差前，无论是否借款，必须详细填写“出差申请单”，，将“出差申请单”交财务部备案。

财务部报销时核实“出差申请单”。

对于没有“出差申请单”的出差费用，可以拒报。

（差旅费标准见附件一）

2.6电话费：

各子公司严格管理电话费用的使用。

若有异常，应打出通话明细，查明原因，属于私话，必须个人承担。

公司月度费用严格控制在预算之内。

公司行政部负责电话费用的管理。

声讯增值性服务费用项目，必须落实到责任人，属于个人行为，由个人承担。

2.7办公费：

行政部负责办公费用的预算和执行，列入对行政经理的考核。

2.8车辆使用费：

行政部负责车辆的管理、维护和使用。

相关规费因延迟缴纳而必须支付的滞纳金由行政部对应负责，因交通违章而必须支付的罚款原则上由当事人承担，当事人无法确认、落实的，由行政部对应承担。

用于经营的加油费，应取得增值税进项发票，并认证抵扣。

2.9租赁费：

经营办公租赁费的合同一律由商务部审批，不得以公司名义为员工租房签订合同；为员工租房，严格按照规定流程，经相关有权人审批，费用报销时财务部门需在审批额度内核报。

2.10动能费：

行政部负责水电费的管理。

电费应索取增值税进项发票，并认证抵扣。

2.11运费：

根据业务需要，准确编制预算，并严格执行。

运费发票应取得可以进项抵扣的发票。

2.12业务招待费：

任何招待费用，必须事先填写“宴请申请单”并报行政总裁审批，“宴请申请单“应在费用实际发生前在财务部备案。

“宴请申请单”与业务费用内容必须一一对应，一次审批只能包含一次业务，一次审批只能填写一份费用报销凭证。

宴请审批单未事先在财务部门备案，可以拒报。

原则上一般员工不得报销业务招待费。

2.13广告费：

广告费的使用必须严格按规定流程审批，按审批内容支付，业务部门应跟踪广告使用效果。

广告费的支付必须按合同确定对方单位通过银行转账支付，杜绝现金及现金支票支付。

收款单位与合同签订及出具发票单位必须一致。

2.14促销费：

为经营业务开展的展览费、宣传促销费等，必须按照规定流程经行政总裁审批。

报告内容应包括活动形式和费用构成，以及预期的效果等。

2.15培训费：

各类培训活动，需按照公司规定流程分别经分管总裁和行政总裁审批，并将审批结果在财务部门备案。

培训返回报销时，财务部门应将报销内容与备案的培训审批单核对后方可报销。

费用报销程序同差旅费报销，参加集团组织的培训，没有出差补助费。

此费用列入部门考核费用。

2.16会务费：

程序和要求与“培训费”相同。

会务费需附会务主题、会议流程、参会人员、等会务费信息。

2.17咨询费：

工商税务年检、审计、咨询。

各种专业资质的年检和咨询。

具体部门因时间延误造成的罚款或滞纳金，涉及税务的由财务部门相关责任人承担，其他由集团行政部相关责任人承担，公司不得报销。

2.18维修费：

零星设备和房屋维修各子公司严格管理，维修金额报销需经物业管理部总经理审核并报行政总裁审批

2.19环卫及安全费：

绿化保洁费必须有经审批的合同，经物业管理部总经理审核并报行政总裁审批。

五、本制度从2015年1月1日起执行。

已执行制度或规定与本制度相悖时，以本制度为准。

本制度由支撑中心负责解释。

附件一：

差旅费管理规定

附件二：

业务招待费管理规定

附件三：

付款申请单

附件四：

出差申请单

附件五：

宴请申请单

附件六：

（）月市内交通费明细表

附件一：

差旅费管理规定

一、出差地域的划分

1、第一类地区：

上海、北京、广州、深圳、大连及其他沿海城市；

2、第二类地区：

除第一类地区以外的其他地区。

二、长途交通费标准

1、事业部总经理级以上的人员，因公出差可乘坐火车硬卧、长途汽车巴士。

也可乘坐软卧、飞机等交通工具。

2、其他人员因公出差以及实习员工派往外地实习，一般可乘坐火车硬卧、长途汽车巴士等交通工具。

某些火车车次软卧票价低于一般车次硬卧票价，则可乘坐此些车次软卧。

因工作急需等特殊情况，需要乘坐火车软卧、飞机的，应当事先报行政总裁批准。

3、如果员工出差坐火车硬座连续12小时以上，给予硬座票的50%补助。

4、连续三个月亏损子公司人员出差，原则上不准乘坐火车软卧、飞机。

三、住宿费标准

事业部总经理以上的人员，因公出差住宿费，第一类地区每天按300元以内报销，第二类地区每天按200元以内报销；

各子公司和总部一般员工，因公出差住宿费，第一类地区每天按220元以内报销，第二类地区每天按160元以内报销。

出差地有家庭或固定住所的，不报销住宿费；驻外网点有固定住所的不包括在内。

厂家组织的会议或培训，住宿费可按厂家指定酒店标准报销，但必须提供厂家通知及厂家指定酒店的发票、住宿费用详单，提前报备，否则不予报销。

四、出差补助标准

1、出差补助含餐费、电话费、出差补贴、公共交通费等内容。

2、第一类地区出差补助费：

60元/天

3、第二类地区出差补助费：

45元/天

4、出差天数的计算：

从出差始发时间开始计算满一个工作日（12小时）按往返自然天数核定；不足一个工作日按往返自然天数减壹核定。

5、享受出差补助费人员：

公司各部门员工在规定的出差范围内，按照规定的补助费标准享有；参加集团组织的各种培训和会议，一律没有出差补助。

6、对于特定情况下从事接待工作的人员，可以考虑为其提供市内出差补助，具体补助标准由行政部，报行政总裁审批后执行。

审批后的标准需在财会部备案。

五、以上长途交通费、住宿费、出差补助标准为最高限额，实际发生额与标准就低不就高。

六、出差其他规定

1、员工出差期间因病或其他突发事件，不能按时返回原单位的，应当及时与本部门总监以上领导联系请假，请假期间不得享受出差补助。

2、员工趁出差之便，事先经单位领导批准就近探亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线交通费，多开支的部分由个人自理。

绕道和在家期间不享受出差补助费。

3、出差期间的各种交通费、住宿费等费用，应当根据发票报销，不得报销虚假、办理私事的各种票据，发现虚报、多报不属实的费用，应将其虚报部分及时追回，并视情节轻重予以惩处。

（并且公司保留追究法律责任的权利）

4、根据出差人员事先按规范要求粘贴填写的报销凭证，经出差人员所在部门负责人、财务部审核签字后，报行政总裁审批后，财务部门给予报销。

附件二：

业务招待费管理规定

一、业务招待费实行“先申请，后执行”的原则，在事前应当填写“宴请申请单”，申请单中写明招待客人的姓名、级别、人数、预算标准等内容。

经行政总裁签字后方可开支，审批后的宴请审批单须在财务部门备案。

三、坚持谁宴请谁报销的原则。

同一张宴请申请单只能用于一次宴请业务。

四、业务招待费的报销，报销单据应当有税务部门的正式发票，数字分明，先由经手人按规范要求填写“付款申请单”并签名，部门经理签字证实，再报财务部审核，看是否和已审批“宴请申请单”内容相符，若不相符可不予报销。

相符的最后经相关分管总裁和行政总裁签字后方能报销付款。

附件三：

付款申请单

附件四：

出差申请单

附件五：

宴请申请单

附件六：

（）月市内交通费明细表

武汉火凤凰云计算基地管理有限公司

二○一四年十二月三十一日

主题词：

费用管理制度

抄送：

董事长、分管总裁、各事业部

拟文部门：

支撑中心财务部2014年12月31日印发