我国进口煤业务手册.docx

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我国进口煤业务手册

中国煤炭进出口公司

进口煤业务手册

北大纵横管理咨询公司

2002年10月

§1手册概述

1.1适用范围

本手册适用于华北储运有限公司（以下简称“中煤进出口公司”）进口煤业务的操作指导和管理，适用人员为与进口煤业务相关的中煤进出口公司员工。

1.2目的

一、通过制定本手册，规范中煤进出口公司进口煤业务操作。

二、通过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任和义务，有效提升进口煤业务的运作绩效。

1.3涉及的主要名词解释及范围界定

一、进口煤业务流程：

是指中煤进出口公司进口煤业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达到一定结果的工作步骤组合。

二、节点：

是流程的基本组成元素，是一系列的连续的动作组合；同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。

§2进口煤业务图文概述

2.1进口煤业务概述

进口煤业务是中煤进出口公司的煤炭业务重要组成部分，进口煤业务流程是进口煤业务的现实执行过程。

进口煤业务流程总体而言，包括以下16个环节：

采集信息、制定营销计划/方案、签订合同、制定年度经营计划、制定月度经营计划、研读合同、确定船期、跟踪受载船舶运行动态、报验、报关、商检及卸港接船、过驳及驳运、收取进口煤货款、支付进口煤货款、支付银行手续费、结算滞速费、收取佣金、整理航次卷宗、提供售后服务、分析本月执行情况。

2.2进口煤炭业务流程图

2.3进口煤炭业务资金流说明表

职能环节

事由

支付时间

付款方

收款方

采购商品煤

支付商品煤货款

根据合同规定执行，如货到后30日内支付等，方式一般有T.T或LC等其它方式

需方

供方

支付银行手续费

汇款当日

汇款人

银行

海运

支付运费

根据合同规定执行，如提单日后7个工作日等

租船方

船东

海运保险

支付保费

根据合同规定执行，如货到后10天内等

被保险人

承保人

报验

支付商检费（重检、质检）

报验后3天

报验人

国家商检局

报关

支付关税保证金、（关税、增值税）

根据国家海关规定执行，如货到卸港前3天等

委托方

受托方

卸船

支付港口包干费（卸货、港口堆存、装车或装船等）

卸船完毕后支付

委托人

港务作业公司

驳运

支付驳运费

根据合同规定执行，如与进口煤货款同时支付等

委托人

驳运公司

航道

支付航道养护费

卸船完毕后支付

委托人

航道局

商品煤销售

收取货款

根据合同规定执行，如货到后35天之内等

需方

供方

佣金

收取佣金

根据合同规定执行，如货款付出后一周内等

卖出方

买受方

§3进口煤业务流程详细说明

3.1采集信息（F1）

采集信息是指工作人员通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集的进行处理，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。

3.1.1工作步骤

3.1.1.1采集信息

A．信息采集的渠道：

a.专业报刊或经济类报刊：

列举报纸及刊物名称；

b.煤炭行业互联网站：

列举网站名称；

c.各种煤炭研究报告：

列举煤炭研究机构名称；

d.煤炭或能源统计资料：

列举统计资料的名称；

e.公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等）；

f.日常业务联系；

g.业务相关公司和员工

B．信息采集的内容：

a.市场信息：

（a）国家与进口煤相关的政策和管理办法；

（b）国际煤炭供求信息，国际能源市场信息；

（c）中煤进出口公司进口煤目标市场（如浙江电力系统、广东电力系统、湄洲湾电厂等）的煤炭进口信息；

b.客户信息：

（a）用户信息；

（b）国外供货商信息；

（c）国际煤炭海运公司信息；

（d）国际煤炭港口及国内目的港信息；

（e）报关行信息及居间商信息等

C.信息采集的频度：

（a）日常：

专业报纸及经济类报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部信息；

（b）月度：

专业杂志、期刊；

（c）年度：

行业研究资料、统计资料

3.1.1.2处理信息

A.对信息进行整理、归类，填写相关的表格：

a.填写客户信息表格，建立客户信息档案：

客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表；

b.填写客户信用信息表格，建立客户信用信息档案：

《客户信用信息管理卡》；

c.建立市场信息资料库，包括竞争对手资料表等

B.根据整理后的信息对信息进行加工：

a.对客户信用进行评价：

（a）成立客户信用评价小组；

（b）整理客户信用信息，并进行信用分析

（c）阅读客户信用信息，建立或修改客户信用打分评价标准；

（d）客户信用评价小组对客户信用进行打分，填写客户信用评价表；

（e）对客户信用评价表进行统计整理，按打分结果对客户信用进行分类，填写客户信用等级分类表；

b.编写《煤炭信息简报》；

●撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营销报告等

3.1.1.3呈报信息

呈报过程：

A、撰写初稿；

B、上报直接上级审核；

C、定稿，打印，向上呈报；

D、存档

3.1.2工作结果

3.1.2.1内容

A.《煤炭信息简报》，必须包括以下内容：

近期中煤进出口公司进口煤业务销售动态，近期公司目标市场用户进口煤需求动态，近期国际市场煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况，近期国家进口煤政策信息等

B.市场分析报告必须包括以下内容：

市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化应采取的对策建议；市场分析报告总结等

C.客户信息记录必须包括以下内容：

客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表

D.客户信用记录必须包括以下内容：

客户信用信息管理卡；客户信用评价表；客户信用等级分类表

E.竞争对手信息记录必须包括以下内容：

竞争对手资料表

F.专题报告必须包括以下内容：

专题报告的目的；报告概述；资料分析；结论和建议等

G.其它需要呈报的报告：

根据公司领导具体要求撰写。

3.1.2.2格式

参见附件：

A.客户信息记录表格：

附件M2－B01：

客户联系表；

附件M2－B02：

关键人物的个人资料；

附件M2－B03：

客户概要信息记录；

附件M2－B04：

客户信息表；

B.客户信用记录表格：

附件M2－B05：

客户信用信息管理卡；

附件M2－B06：

客户信用评价表；

附件M2－B07：

客户信用等级分类表；

附件M2－B08：

竞争对手资料表；

C.附件M2－Y01：

第XX期《煤炭信息简报》；

D.附件M2－Y02：

XXX市场分析报告；

E.附件M2－Y03：

XXX专题报告

3.2制订进口煤营销计划/方案（F2）

制订进口煤营销计划是指公司为了规范和指导进口煤营销行为和营销活动而进行的计划制订工作和进口煤营销方案制订工作等，它包括制订年度进口煤营销计划、制订进口煤项目营销方案等两大项工作。

年度进口煤营销计划是公司制订的指导全年度进口煤营销工作的工作计划，主要包括年度进口煤营销目标、营销策略、项目营销安排等；进口煤项目营销方案是指为了完成某一单项市场营销目标而制订的进口煤市场营销方案。

3.2.1制订年度进口煤营销计划

3.2.1.1工作步骤

A.本年度进口煤营销工作总结分析；

B.收集进口煤市场信息，研究市场分析报告；

C.走访客户，洽谈年度进口煤供应设想，听取客户建议；

D.确定进口货源配置，提出年度市场目标；

E.制订年度进口煤市场营销计划；

F.提报审批。

3.2.1.2工作结果

A.内容

a.本年度各进口煤市场营销方案执行的总体时间安排、费用预计；

b.本年度进口煤合同价格方案；

c.本年度进口煤销售策略；

d.本年度进口煤市场营销目标等。

B.格式

参见附件M2－Y04：

XXXX年度营销计划；

3.2.2制订进口煤项目营销计划

3.2.2.1工作步骤

A.确定项目营销计划的目的；

B.根据营销计划的目的收集资料和信息；

C.结合年度进口煤市场营销策略，对资料和信息进行整理分析；

D.提出项目营销建议；

E.制订行动计划和营销计划的费用预计；

F.细化营销行动计划，落实相关责任人等。

3.2.2.2工作结果

A.内容

a.进口煤的价格方案；

b.进口煤货源配置方案；

c.营销策略；

d.销售目标；

e.营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；

f.营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；

g.营销活动的费用预计等。

B.格式

参见附件M2－Y05：

XXXX营销方案；

3.3签订合同（F3）

签订合同是指进口煤业务人员与公司进口煤业务相关单位签订进口煤业务执行所需的各种合同、协议等法律文件的过程。

总体而言包括询盘、接受报盘、还盘磋商、接受签约四个步骤，合同的形式有进口煤销售合同、进口煤采购合同、进口煤运输合同、进口煤运输保险合同、进口煤委托代理合同、居间合同等。

3.3.1工作步骤

3.3.1.1询盘

A.询盘的过程：

a.确定本次询盘的目的；

b.收集相关的业务资料，并进行整理分析；

c.阅读公司内部的市场分析报告，掌握公司的市场营销策略；

d.确定本次询盘的条款；

e.联系业务对象，对外询盘；

B.询盘的方式：

a.通过电话进行；

b.通过传真进行；

c.通过进口煤业务专业媒体发布；

d.通过参与各种业务洽谈会进行；

e.通过走访用户等进行

C.询盘的内容

交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格、支付条款等

D.询盘的格式：

进口煤采购合同询盘格式：

参见附件M2－Y06

3.3.1.2接受报盘、还盘磋商

A.报盘、还盘磋商的过程

a.研究对方报盘条款；

b.根据公司进口煤营销策略，制订还盘对策，修改还盘条款；

c.进行还盘磋商，洽谈合约主要条款；

d.确定合约主要条款；

e.磋商合约附属条款；

f.确定附属条款；

g.就所有合约条款达成一致意见

B.还盘磋商的方式

合同谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等

C.还盘磋商的内容

包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。

3.3.1.3接受签约

A.接受签约的过程：

a.缮制合同文本：

合同条款确定之后，合同缮制人员必须尽快缮制合同文本，并保证没有文字错误。

b.法律顾问审核：

合同文本缮制之后，必须经过公司法律顾问审核，并由法律顾问出据法律意见书（内容包括：

合同条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：

《法律意见书》），

c.公司内部审批：

并按公司规定完成公司内部合同审批程序：

合同在部门负责人审核后，以“合同审核签署单”形式上报，并附上《合同信息摘要表》；其后，由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并签名，其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责人审阅、签署。

（参见中煤进出口公司合同审批程序）

d.外部单位审批：

在合同完成公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调合同相关单位（主要包括用户、供货商、运输单位、保险公司以及合同中所涉及的必须签章的单位和部门）完成合同在相关单位的审批过程

e.合同生效。

B.接受签约的方式：

签订合同或协议等有法律效力的文件

3.3.2工作结果

3.3.2.1内容

一般而言，进口煤业务合同应包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。

A.进口煤销售合同：

煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款等

B.进口煤采购合同：

煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款等

C.进口煤运输合同：

运输时间条款、装卸率条款、滞速费计算条款、运输费用计算条款、运输保险责任条款、费用支付等

D.进口煤货物运输保险合同：

保险物条款；保险时间条款；保险责任确认条款；保险赔偿条款；款项支付条款等

E.进口煤居间合同：

居间业务条款（如代理商检、报关等），居间责任条款；费用计算条款，费用结算条款；款项支付条款等

3.3.2.2格式

A.法律意见合同书，参见附件M2－Y07；

B.合同/协议书/备忘录签署申请单，参见附件M2－Y08

C.《合同信息摘要表》，参见附件M2－B09；

D.进口煤销售合同格式（价格条款不同，合同条款会有所不同）：

参见附件M2－Y09；

E.进口煤采购合同格式（价格条款不同，合同条款会有所不同）：

参见附件M2－Y10；

F.进口煤运输合同格式：

参见附件M2－Y11；

G.进口煤海运保险合同式：

参见附件M2－Y12；

H.进口煤居间合同格式（居间服务内容不同，格式会有所不同）：

参见附件M2－Y13；

3.4制订进口煤业务年度经营计划（F4）

制订进口煤业务年度经营计划是指公司为了规划下一年度进口煤业务管理而制订指导下一年度进口煤业务运作计划的过程。

3.4.1工作步骤

3.4.1.1汇总合同，确定进口煤销售目标

汇总已经签署了的进口煤炭销售合同和采购合同，确定各品种进口煤销售的数量、质量和销售时间安排等；然后根据预测，提出年度进口煤销售目标，上报公司；最后，公司根据年度经营目标，确定年度进口煤销售目标，内容包括各品种进口煤销售的数量、质量和销售时间安排等；

3.4.1.2编制、修改部门进口煤年度经营计划（含预算）

各进口煤业务部门及下属单位编制、修改本部门或本单位的进口煤业务工作计划和预算计划书；工作计划主要包括本部门或本单位的上年度进口煤业务工作总结、分析，上年度存在的问题分析，本年度工作重点及对策等；预算计划书则包括本年度预算基本数据、经营活动收支、筹资活动收支、费用预算以及年度损益预算、现金流量预算等内容。

3.4.1.3上报部门年度进口煤经营计划

各进口煤业务部门上报其年度进口煤经营计划和预算计划书；

3.4.1.4年度经营计划审核

公司年度经营计划部门对年度工作计划核预算计划进行审核，在全公司内进行平衡，指出调整、修改意见；

3.4.1.5审批

召开年度经营计划会，对制订的年度进口煤经营计划进行审批；

3.4.1.6下达执行

下发审批后的年度进口煤经营计划，各部门具体执行。

3.4.2工作结果

3.4.2.1内容

A.进口煤经营计划编制的原则；

B.公司进口煤业务内外部环境分析；

C.公司进口煤业务年度经营目标及预算安排；

D.公司进口煤业务年度经营计划考核方案；

E.公司进口煤业务内部管理计划；

F.进口煤业务需要提请公司解决的问题等

3.4.2.2格式

参见附件M2－Y14：

《XXXX年进口煤年度经营计划》；

3.5制定进口煤月度经营计划（含资金计划）（F5）

进口煤月度经营计划是次月进口煤业务工作的综合安排，它涉及到进口煤采购、海运、报关及报验安排、销售、资金计划等方面，是次月进口煤工作的具体指导，其重点在于资金计划的制定。

3.5.1工作步骤

3.5.1.1确定用户次月进口煤进煤计划

在月度经营例会之前与用户沟通，确定用户次月进口煤进煤计划，然后据此制订出次月进口煤销售计划。

3.5.1.3编制次月进口煤经营计划

综合年度进口煤经营计划、次月进口煤销售计划，在月度经营例会之前编制出次月进口煤经营计划，其内容包括进口煤采购、海运、商检报关安排、销售、资金计划等。

进口煤由于涉及的资金量较大，货源货款的支付先于货款回收，因而，在制订进口煤月经营计划时必须重点考虑资金计划的制定。

3.5.1.4审批次月经营计划

每月25日召开月度经营例会，对次月的经营计划进行审批，确定次月最终的经营计划。

3.5.1.5下达次月经营计划

每月26日及时将确定后的经营计划下发给相关部门。

3.5.2工作结果

3.5.2.1内容

A.进口煤业务次月销售计划表；

B.进口煤业务次月采购计划表；

C.进口煤业务次月运输计划表；

D.进口煤业务次月资金计划表；

E.次月进口煤工作重点

3.5.2.2格式

参见附件M2－Y15：

《XXXX年XX月资金计划》；

参见附件M2－Y16：

《XXXX年XX月采购计划》

参见附件M2－Y17：

《XXXX年XX月运输计划》

参见附件M2－Y18：

《XXXX年XX月佣金计划》

3.6研读合同（F6）

研读合同是指业务人员在执行合同之前，对业务合同条款进行仔细研究、阅读的过程。

其目的是掌握合同的主要条款和了解合同执行过程中需要注意的事项。

3.6.1工作步骤

A.接受营销部门转递的业务合同，包括进口煤对外、对内，贸易合同、协议、相关的租船合同、货物运输保险合同以及报关、商检、居间合同等。

B.研读业务合同，掌握、熟记合同的主要条款，了解合同执行过程中需要注意的事项。

3.6.2工作结果

熟记合同主要条款，掌握合同执行的关键点。

3.7确定船期（F7）

确定船期是指进口煤业务人员接受用户传报的到卸港船期安排，然后与船方联系，并协调国外煤炭供货商、国内用户，确定海运船期的过程。

它包括接受用户所报船舶抵达卸港船期安排、船方报船、协调确定船期三个步骤。

3.7.1工作步骤

3.7.1.1接受用户所报船舶抵达卸港船期安排

每月下旬，进口煤业务人员与用户电话或传真联系，取得用户次月进口煤到卸港船期安排。

3.7.1.2船方报船

进口煤业务人员将用户次月进口煤到卸港船期安排通知船方，要求船方按用户到货船期寻找适合的受载船舶并报该受载船舶，确定一个初步的派船计划。

船方所报受载船舶应包括如下资料：

A、船名、船旗、船龄；

B、船舶满载吃水；

C、船舶满载吃水时的载重吨；

D、船舶总长；

E、型宽；

F、首舱前沿到末舱后沿之间的距离（注：

有时不需要）；

G、舱容

H、受载期（LAYCAN）

3.7.1.3向供货商报船

收到船方所报受载船舶后，进口煤业务人员首先应根据用户的船期安排及装卸港码头的有关要求，判断该受载船舶是否合适；如符合要求，则将船方所报受载船舶资料传真给供货商，要求其及时书面确认；如所报船舶未被供货商指定的交货港口接受，应及时以书面形式通知船方要求船方及时补报替代船舶，直至船方所报受载船舶获得装港港口书面接受。

3.7.1.4向用户报船，协调确定船期

进口煤业务人员在供货商接受船方所报船舶后，应及时与用户联系，将受载船舶中文资料传真用户，向用户报船，要求书面确认接受；如受载船舶资料不能达到有关的条件，应以书面形式向船方提出并要求船方及时补报替代船舶，直至所报受载船舶获得用户的书面接受，同时业务人员还必须及时以书面形式向船方确认接受。

3.7.2工作结果

3.7.2.1内容

A：

单航次租船合同;

B：

确定的船期安排：

船名、装运数量、商品煤的品种与质量、到达装运港时间、达到目的港大致时间等

3.7.2.2格式

参见附件：

A、单航次租船合同，参见附件M2－Y19；

B、船舶确认通知，参见附件M2－Y20；

3.8跟踪受载船舶的运行动态（F8）

跟踪受载船舶的运行动态是指确定船期之后，进口煤业务人员跟踪船方派船运货到达用户目的港的全过程；它包括跟踪备货装运、安排海运投保、支付运费、发催款通知书、单据的转递四个步骤。

3.8.1工作步骤

3.8.1.1跟踪受载船舶抵装港和装船情况

A.进口煤业务人员在协调确定船期之后，与船方、供货商保持联系，了解、掌握受载船舶的航行、到装港情况；要求船方按10/7/5/3/2/1天的时间间隔提供受载船舶预抵装港报，并将上述船舶动态及时传真给信息需求方（用户或供货商等）。

B.受载船舶到达装港之后，由供货商负责备货装船：

如果用户要求装船之前进行煤炭分析报告，则要求供货商按合同要求在受载船舶抵达装港之前提供煤炭分析报告，并将其中文稿传真给用户，在用户无异议的情况下，可通知供货商装船；否则，应要求供货商重新组织货源直至煤炭分析报告达到用户要求为止并应由供货商承担由此产生的一切后果。

C.在装船期间，进口煤业务人员应与供货商保持联系，索要受载船舶动态和商品煤的装船情况，并把此信息传达给用户；在装船完成之后，应及时向供货商索要装港信息：

要求供货商在装货完毕后48小时之内提供开船电，其内容包括：

船名、提单重量、开航日期、预抵卸港日期等。

3.8.1.2安排海运投保

进口煤业务人员在装船完毕之后，及时安排进口煤炭货物海运投保，确保在不晚于提单日后一个工作日内完成。

3.8.1.3发催款通知

收到开船电后，进口煤业务人员应将其翻译成中文提供给用户，并根据提单重量核算货款、代理费及关税、增值税等款项，然后以中煤进出口公司财务部门的名义向用户财务部门发催款通知书（盖公司财务专用章并由财务部门负责人以上领导签署），提请用户按合同要求及时支付所有款项。

代理方式的关税、增值税支付由用户直接交付，催款通知不包含关税和增值税。

自营方式的关税、增值税由中煤支付，催款通知应包含关税和增值税。

3.8.1.4单据的转递

A.要求供货商在提单日后5个工作日内传真如下单据：

a.提单

b.商业发票

c.装港质量证书

d.装港重量证书

e.原产地证书

f.保险证书（报价为CIF时无保险证书）

B.进口煤业务人员应对上述单据进行审核，如发现单据与合同不符或单单不符，应及时要求供货商尽快修改有关单据，而后将已审核正确的单据传真给有关方。

C.要求供货商根据合同要求在受载船舶抵达卸港前3天如数提供如下正本单据，：

a.提单（N1个正本，N2个副本）

b.商业发票（N3个正本）

c.装港质量证书（N4个正本，N5个副本）

d.装港重量证书（N6个正本，N7个副本）

e.原产地证书（N8个正本）

f.保险证书（N8个正本）（应根据情况，要求供货商将1份正本提单和1份正本商业发票直接快递给负责报关的单位）

3.8.2工作结果

A.《煤炭分析报告》，参见附件M2－Y21；

B.提单，参见附件M2－Y22；

C.商业发票，参见附件M2－Y23；

D.装港质量证书，参见附件M2－Y24；

E.装港重量证书，参见附件M2－Y25；

F.原产地证书，参见附件M2－Y26；

G.保险证书，参见附件M2－Y27

3.9报验、报关（F9）

报验、报关是指船方的载货船只到达目的港，进入中国海关时向中国海关报验货物、申报通关的过程。

它包括安排商检、报关事宜和商检报关费用支付两个步骤。

3.9.1工作步骤

3.9.1.1安排商检报关事宜

A.受载船舶抵卸港前，要求供货商按10/7/5/3/2/1天的时间间隔向业务人员提供受载船舶抵卸港报，并将上述船舶动态及时传真给用户和负责商检报关的业务单位，请他们分别做好煤炭进口的报验、报关和接卸船工作。

B.敦促负责商检报关的业务单位做好煤炭进口的报验、报关。

C.联系卸港代理、用户、船方做好船舶靠泊、卸货等的准备工作。

D.督促负责商检报关的业务单位向相关部门索取代垫费用的发票，并将发票正本快递至中煤进出口公司。

3.9.1.2商检报关费用支付

A.业