工程类档案管理办法.docx

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工程类档案管理办法

海南区域公司

工程档案资料的管理办法

为规范和加强公司工程类档案管理，实现档案的标准化管理，提高档案管理工作的效率，特制定本办法。

本办法是在公司档案管理办法的基础上对工程档案资料管理的再深化，对需要公司各级部门进行过程存档及长期归档的档案资料分类和往来流转做进一步要求；档案归档格式、资料审批流程及相关资料内容要求以公司档案管理办法、相关流程及行业规定为准，本办法不再进行说明。

一、档案的管理机构

1、与公司档案管理相契合，实行集中与分级管理相结合的原则。

档案管理分三级设置：

1）公司档案室（行政部管理）；

2）工程管理部、前期管理部、成本管理部等职能部门；

3）各项目部。

2、涉及各部门设档案资料专员负责本部门档案资料管理和与其他部门的衔接工作。

二、工程档案资料的种类

1、公司文件。

包括集团公司及海南区域公司下发的所有相关制度、文件，重要的领导批示材料、公司层面各项会议纪要等。

如，综合开发计划、成本各项管理制度、工程类各项管理制度等。

2、工程相关证件性文件资料。

包括用地许可证、规划许可证、施工许可证等；还包括项目各项审批环节政府职能部门出具的通知、复函等相关函件。

3、工程管理资料：

1）施工技术性资料。

包括各类合同、各类方案及工程施工图纸及会审记录、监理方案、施工组织设计、施工方案、施工总计划、月度计划及周计划、项目例会专题会会议纪要、各分部分项验收成果性文件及得到政府部门的验收意见或相关函件（如主体验收、墙体验收等）、竣工资料等及与上述资料相关的台账记录。

2）往来函件。

包括与公司职能部门的往来函件、与各参建单位的往来函件、监理通知单等，及与上述资料相关的台账记录。

3）凭证性资料。

设计变更、核价单、现场收方单、甲供材入出库单、材料设备调拨单（仅限于业主方主导的甲供物资的调拨）、经济签证、进度款支付资料等及与上述资料相关的台账记录。

4）需我方（业主单位）存档的其他工程资料。

如：

业主单位管理人员日常巡检记录、检查记录表格、项目部对施工单位的考核记录、内部学习培训及考核记录、工地现场举行文体活动、领导视察工地影像资料等。

三、工程档案资料存档要求：

1、公司文件。

文件所涉及部门均需进行单独存档，每季度整理一次。

若有同类文件下发并明确标明对旧有文件或制度更新的，要及时进行替换，并将旧有文件进行销毁处理。

2、工程相关证件性文件资料。

经办部门取得证件后应在第一时间内将原件移交公司档案室存档，部门留存复印件。

其他部门若需借用或使用复印件的，应按相关规定向公司档案室办理相关借阅手续。

3、工程管理资料。

1）施工技术性资料。

A．施工合同：

成本管理部完成合同签订后，分别发原件（附带中标通知书复印件、合同巡签单等过程审批资料）至公司档案室、成本管理部及工程管理部档案管理人员，进行永久性存档。

发复印件（有条件的可发原件）至现场项目部等相关部门留存，复印件至少保存至工程竣工结算完成后一年。

B．施工图纸、变更图纸及图纸会审记录：

设计管理部发工程管理部（发施工单位的由项目部下发）、成本管理部部、设计管理部档案管理人员，工程竣工结算后连同结算资料原件转公司档案室进行永久性存档。

发复印件（有条件的可发原件）至现场项目部等相关部门留存，复印件至少保存至工程竣工结算完成后一年。

C．监理方案、施工组织设计、施工方案、施工总计划等：

项目部将经过审核的成果性文件原件发工程管理部、人事经营部、项目部档案管理人员。

至少保存至工程竣工结算完成后一年。

D．月度计划及周计划、项目例会专题会会议纪要。

由现场项目部整理自行存档，每周整理一次，至少保存至工程竣工结算完成后一年。

同时，按照各职能部门要求在例行上报的材料中（如工程周报、付款申请等）作为附件。

E．分部分项验收资料。

由现场项目部组织完善相关资料，需政府部门（质监站等）验收并出具验收意见等文件的由项目部、工程管理部共同完成。

其中，普通分部分项验收成果资料最终并入竣工资料中；政府职能部门出具的相关意见或其他函件，在出具之后由工程管理部立即报送公司档案室进行永久性存档，工程管理部、项目部存复印件。

F．工程竣工资料（须至少3份原件）。

由各参建单位编写立卷，项目竣工后，项目部负责协调设计管理部、工程管理部、成本管理部及公司领导进行初步审核。

项目部将通过初步审核的竣工资料原件（数量由工程管理部确定）（包括竣工图及相关变更资料、结算资料、各类凭证性资料）报送至成本管理部进行项目结算。

结算完成后由成本管理部将结算资料（包括所有竣工资料）按照公司规定报送春光集团审计中心或公司档案室进行永久性存档；

2）往来函件

各往来函件由各部门负责相关函件的分类存档，包括发出及收到的函件，每周整理一次。

3）凭证性资料

A．设计变更由设计管理部发原件至工程管理部、成本管理部、项目部（施工单位所需由项目部转发）作为指导现场施工及经济核算的依据，工程竣工后并入工程竣工资料。

发工程部复印件，至少保存至工程竣工结算完成后一年。

B．收方单、甲供材入出库单、材料设备调拨单、核价单、经济签证。

由项目部负责审批巡签完成后发原件至工程管理部、成本管理部存档，项目部存原件一份，其余发施工单位存档并最终纳入竣工资料之中。

C．进度款支付资料。

由项目部负责进度款资料的审批巡签，项目部在发起付款申请单巡签前应仔细核对当期计入内容中涉及核价、收方、甲供物资、材料设备调拨等是否属实，并监督申报单位付款审批资料中附加相关单据的复印件。

审批完成后，付款申请巡签单（项目部发起）、工程进度支付审批表（施工单位发起）、合同付款单（成本管理部出具）原件及甲供材入出库单、签证等进度款支付的支撑性凭证文件复印件发财务部做永久性存档。

工程管理部、成本管理部存工程进度支付审批表、支付审批表、其他进度款审批资料（付款清单等）原件以及及付款申请巡签单复印件，为永久性存档。

现场项目部存付款申请巡签单、工程进度支付审批表、支付审批表及进度款支付的支撑性凭证文件复印件，至少保存至工程竣工结算完成后一年。

4）其他需存档的工程资料由工程管理部进行存档，至少保留所有资料至工程竣工结算完成后一年，视资料重要性程度有选择进行永久性存档，其余进行集中销毁处理。

四、相关说明：

对于立卷归档格式要求、档案借阅等相关要求参照公司档案管理规定执行。

本管理办法若与集团公司、公司下发文件有冲突的暂以集团公司及公司文件为准，各部门需将情况及时反馈工程管理部及公司档案室档案管理员，以便及时进行修正完善。

本办法自下发之日起执行。

附件1：

文件归档登记表

文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

归档存放处

保密等级

保管期限

说明：

归档时间

送交人

接收人

修改变更记录象

修改日期

更改单号

送交人

接收人

存档变更记录

附件2：

档案内容登记表

类号

案号

内容

备注

附件3：

归档案卷目录

卷宗号：

目录号：

部门：

案卷顺序号

立卷类目号

案卷标题

起止日期

卷内张数

保管期限

备注

附件4：

案卷移交清单

年月日

部门

部门总监

案卷摘要

移交人

接收人

序号

案卷目录（文件名称）

页码

附件5：

档案借阅一览表

档号

文号

名称

借期

送还期

数量

备注

宗

册