电大办公室管理形成性考核册作业答案材料.docx
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电大办公室管理形成性考核册作业答案材料
中央广播电视大学行政管理理专科办公室管理形成性考核册作业答案（）
第一次形成性考核作业题目解析
一、将办公室实务工作简要内容填入下列表格，内容基本相似填在一行中。
这道问题是针对教材第一章中办公室实务范畴和内容予以设计，重要考虑是，让同窗们对办公室详细业务有一种比较全面理解，可以对三类文员，即国内普通性文秘工作、国外普通性文秘工作和国内外企文员工作共性工作和普通性区别有一种大体理解。
同窗们在填表格内容时，应当注意要会“合并同类项”，也即将内容基本相似，填在同一行中。
固然有些内容也许因工作管辖范畴和责任等因素置放在一起未必适当，但只要可以自己说出理由也是可以有自己判断和归类。
问题源于教材第一章第2点“办公室实务范畴和内容”。
（P3—P5页）
参照性解答：
办公室实务工作一览表
序号
国内普通性
国外普通性
国内公司（含外企）
1
文书撰写
按上司口头或书面批示完毕信函。
记录上司指令及会谈、会议内容。
2
文书制作
复印资料。
打印文稿及表格。
3
文书解决
在权限内按自己意思发出信函。
信函和邮件解决。
4
档案管理
档案管理。
5
会议组织
安排会议事务，并做会议记录或纲要。
记录上司指令及会谈、会议内容。
6
调查研究
协助上司准备书面财务报告、研究报告。
7
信息资料
准备好公司要公开资料；
替上司收集演讲或报告资料；
整顿并组织好粗略资料。
收集及整顿各种信息。
8
信访工作
替上司接洽外界人士。
例如记者、工会职工等。
接待宾客和员工来访。
9
接待工作
接待来访宾客；
替公司宾客订饭店房间、订机位、发电报、打电话。
10
协调工作
以电话往来维持和外界良好公共关系。
11
督查工作
督导普通职工或速记员。
12
日程安排
替上司定约会并做好记录；
为上司安排旅行或考察。
13
寻常事务
阅读并分类信件；
自动解决例行事务；
替上司保管私人、财务或其她记录。
通讯事务、电话；
照顾上司身边琐事。
14
办公室管理
办公室环境布置和整顿；
保管办公室设备及用品。
15
其她暂时交办事项
以速记记下上司交待事项；
执行上司留在录音机中吩咐。
执行上司交办事项。
16
替上司申报交纳所得税及办理退税。
17
外出办事，如银行、邮局等。
上面回答可供参照，由于有些内容划分在一类中似乎不是很妥当。
例如：
记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写内容，也可以是会议组织内容；这种状况，可以将两栏都填上这一项。
尚有些内容要分开来写。
例如：
通讯事务、电话、信函和邮件解决一项，前两项是寻常事务内容，后两项则是文书解决内容。
又如外出办事，如银行、邮局等工作也也许是“其她暂时交办事项”栏中工作内容。
二、办公用易耗品重要涉及哪些？
这个问题教材中有明确表述，只是同窗在回答问题时，除了回答出教材中关于内容以外，还应注旨在寻常办公室工作中，随着当代化办公技术手段变化，又有诸多新易耗品浮现，教材所列出项目一定不全，咱们应当予以注意，如墨盒、墨粉等等，固然完毕作业可以按照教材内容回答即可。
问题源于教材第一章第5点“办公用品种类”。
（P19—P20）
办公用易耗品重要有：
1．信封、纸张；
2．软盘、光盘等；
3．铅笔；
4．圆珠笔；
5．签字笔或钢笔；
6．修正液或修正带；
7．印盒；
8．各种小型机器，如订书机（涉及订书针）、打孔机、装订机（涉及装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
9．小刀；
10．日历等；
11．其她，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
三、简要阐述文员工作三个环节，互有关系如何？
这个问题重要是通过对文员工作三个环节结识，加深同窗们对文员实务中工作运营科学有效性结识，同步也可以对三个环节之间关系问题有某些概念性结识，注意用某些联系观点来看待问题，也就是结识到三个环节不是分开独立，而是互相联系形成一种循环系统。
问题源于教材第二章第1点“文员工作指引思想”。
（P25----P27）
文员工作分为三个环节：
筹划、实行和检查。
1．筹划环节，在事情没有开始前要先做好筹划，充分理解即将开始工作内容，并思考以什么办法进行效率会最佳。
2．实行环节，是按照筹划从事工作阶段，这个阶段检查与否按照当时所拟定顺序进行；上司所批示工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期期限。
3．检查环节，是通过评估，研究工作与否按照筹划实行，与否达到了预期，要分析筹划和实绩差别，并把以迈进行过工作或别人做过工作和当前自己所从事相似性质工作加以比较分析。
三者关系为：
先作筹划，付诸实行，然后检查成果，环绕“筹划——实行——检查”这样一种滚动过程开展。
三者互相联系形成一种循环。
文员一方面要仔细制定筹划，然后依照这个筹划去实行，并严格检查其成果，使得这个成果对下一次筹划有所协助和启示。
同窗们在回答这道题目时，需要注意本题一共有两个小问题。
不但要阐述文员工作三个环节是什么，并且还要阐明三者之间关系如何，答案需要自己组织，并且要可以理解自己所回答问题。
教材中有相应阐述，同窗们应可以根据参照性答案，自己进行相应归纳，可以用自己语言组织答案更好。
四、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）筹划书。
本题重要考核本课程第二章第1点“按照‘优先顺序’解决工作”这一知识点。
在按照“优先顺序”制定筹划书时，要按如下三个环节进行：
1．将自己要做事情分为：
A.与否应当做事？
B.与否做或不做都无所谓事？
C.与否不可以做事？
对于A要集中精力做，对于B和C可以从筹划中删掉。
2．对于A类事情再进行分类，分为：
重要并且紧急事（优先做）；紧急但是并不重要事（第二做）；重要但是并不紧急事（第三做）；虽有做价值，但是既不重要也不紧急事（可以请她人代劳）。
3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。
本题例子请同窗们见教材第28页，问题核心是同窗们应当尽量结合自己工作生活实际，咱们每个人在自己工作生活安排中都会有自己筹划做、急于做、非做不可某些事情，而可以按照“优先顺序”安排自己工作并解决事情，就会极大地节约时间，有效运用时间，就会使得工作忙而不乱，井然有序。
同窗们在制定筹划书时一定不要抄袭。
五、从下列文员工作办法中，任意选取一种或两种，谈谈你工作体会或对此工作办法结识。
1．请示办法和报告办法；
2．筹划办法和总结办法；
3．受意办法；
4．传达办法；
5．进言办法；
6．变通办法和挡驾办法；
7．分工办法与合伙办法。
本题源于教材第二章第3点“文员工作办法”（P32---P39）。
下面以“受意办法”为例组织有关答案，同窗们可以参照答题思路作答。
1．简要阐明受意办法：
受意就是文员接受和领略上司意图。
可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文献批示、工作布置或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登意见和想法等，易于文员判断和领略）和间接受意（即上司在平时随便交谈状况下，或与其她人员谈话种就某一问题、某项工作刊登意见和看法等）。
受意办法要注意：
（1）善于领略上司意图，不要曲解上司意图；
（2）备好记录本，记录下批示要点；
（3）注意倾听，专心判断批示用意；
（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
（5）如有不批准见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
（6）接受批示后，要不失时机地贯彻实行。
2．结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充分结识到，在受意时，充分做好记录重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。
有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司简介，内容要涉及四个某些——公司历史、公司现状、公司硬件和软件配备、公司获得成绩。
当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下批示要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。
只得凭自己大脑中记忆写，成果写出来简介主线就不行。
日后，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依照总经理授意，才写出了各方满意公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录重要性。
同窗们在回答这道题时候，可以只选取其中一种或两个题目进行回答。
回答问题思路是，一方面阐明所写办法基本含义，这个重要依照教材中表述作答即可。
回答时还应将办法涉及到有关注意事项予以阐明，如受意办法要注意问题，进言法要注意问题等等。
回答时还一定要要注意结合教材，联系实际作答。
既做到简要阐明教材中有关知识点，又可以结合实际谈出自己体会。
这是一种比较典型理论结合实际题目，相信咱们在工作中经常会用到这样某些办法，核心是咱们平时也许不会太注意这些办法，而一旦将这些办法理论化又会使咱们觉得有些不便，但咱们还是应当更为自觉地使用并可以结合实际谈出咱们自己某些结识。
为了协助同窗学习这某些内容，下面举例说说进言办法。
我是公司一名主管，在做了大量工作并通过进一步调查分析后，觉得有必要向自己上司提出某些建议，通过重复思考，在这样某些时机下，我应当选取哪个时机，请人们帮忙出出主意。
A.在领导午间休息时候提出来。
B.一方面简朴地简介一下你发现问题，然后在提出自己看法。
C.在员工婚宴上向领导提出来。
D.直截了本地提出建议。
参照答案：
大多数领导者均有午休习惯，午休期间是忌讳被打扰，因而选项A时间选取不恰当。
选项C在员工婚宴这样喜庆场合中，提出工作建议是不适合还是另选时机为妙。
因而C项也非最佳选取。
选取D是和性格直爽领导比较适当，咱们应当考虑到如果这位领导很爱面子，很注重礼节性东西，这样做成功几率就很小，因此选取D想也不是很适当。
在四项答案中选取B应当是比较恰当。
这个选项既注重了阐明自己所发现问题，同步也把自己看法予以表达。
就四个选项而言，A和B选取时机不当，即适时、适地不当，而D项适度有所欠缺。
下面一段文字材料供同窗们在学习进言办法时参照：
及时给领导提出科学、合理意见和建议，既是下属应尽职责，更是下属展示才干、赢得上司赏识和器重一条重要途径。
但是，科学合理建议并不一定能被领导接受和采纳，给领导献言献计部属也不一定都能得到领导信任和重用。
这里核心就在于要掌握向领导进言技巧和办法。
一、适销对路
提建议最后目是要让领导采纳，但建议能否被采用，一方面取决于建议内容与否“对路”，与否适合领导“口味”。
韩非子就曾提出，下属不能随便向上司进言。
她提出几种状况：
其一，君主秘密策划事，不知情者贸然进言就会有危险；其二，君主表里不一事，谁把状况说破，谁就会有危险；其三，为官经历还不深，尚未得到君主信任时，如果把自己才干全显露出来，那么即便谋划成功也不会受赏；如果谋划失败，反而受怀疑。
韩非子所列举这些状况，其实就是由于未对领导脾性、好恶等进行充分掌握所导致。
这其实就是在告诫咱们，知事固然重要，而知人则更为重要，由于，不同领导具备不同个性、习惯和思维方式，对于特定问题，有着不同考虑，而这些均有也许决定性地影响下属建议命运，影响领导对下属评价。
因而，下属欲做到“百发百中”，就一方面要做到“知己知彼”，不但要学会“胸中有良方”，还要学会“对症下药”，对领导及其领导方式、工作办法有一定理解。
为此，应当做到：
1.要领略领导所实行方针；
2.要洞悉领导人格和行为；
3.要掌握领导对下属期待；
4.要顺应领导工作方式和工作思路；
5.要明了领导好恶及对问题看法；
6.要理解和体会领导处境和心情。
二、准备充分
向领导进谏，既关系到建议能否被领导采纳，更影响到领导对下属评价和看法。
因而，下属不能只是简朴地把自己意见表达出来就万事大吉了，而要进行充分论证。
否则会被领导以为部属想法简朴幼稚、做事粗心、目光短浅或考虑不周，并且这些印象也许会长期地保存在领导脑际中，从而影响下属此后发展；而考虑缜密细致办事作风，无疑会增长领导满意度和信任度。
因此，下属在向领导进言前一定要进行深思熟虑准备，使自己建议可以经得住各种问题考验。
为此，事先要把准备工作做足：
1.要收集详实数字和事实材料来论证自己建议；
2.要充分考虑到各种反对意见。
既要吸取其合理性以弥补自己建议局限性；又要指明其不合理性作为批驳重点。
3.要对领导也许提出问题有所准备；
4.要多准备几种方案，以增大领导接受建议也许性。
5.要满怀信心，憧憬将来。
不妨对将来作一预期，展示自己建议光明前景，并对各种也许性做出预计，这样不但可增强领导对方案信心，也可以表白下属具备某种长期眼光，引起领导注重。
三、见机行事
建议均有时效性，不同步间，不同环境，建议“含金量”大不同样。
因而，下属向领导进言一定要把握好时机，做到言当其时，不失良机。
1.瞅准时机。
积极给领导出主意与领导规定下属出主意，其效果截然不同。
普通来说，当领导迟迟难以决断时，下属提出建议往往比较容易被采用。
因而，下属给领导出主意时一定要把握好时机，决策性建议超前出，补救性建议及时出，普通性建议经常出，多余有预见性建议，少放“马后炮”。
2.选取场合。
尽量选取某些非正式场合，如茶余饭后，下班途中，会议之后，以非工作角色，在领导心情放松时，把自己意见和建议在轻松高兴闲谈中以不经意方式传达给领导。
3.察言观色。
人在情绪不佳时，较之寻常更容易悲观失望，思维迟钝且惰于思考，情绪波动大并容易产生过激行为。
因而，在与人交流时，应注意对方情感变化。
这启示咱们，在向领导进言时要学会“察言观色”，注意领导反映，做到热心但是度，善谋不乱谋，把握好进言频率，遇到领导一时不接受自己建议时，下属不能固执己见。
四、讲究方略
有参谋之心，不得进言之法，也会南辕北辙，劳而无功。
因而，向领导进言必要讲究方式办法，使领导乐于接受。
对大度领导，可以直来直去；对小心眼领导，则要婉转，讲究说话艺术。
以请教方式提建议，就不失为一种好办法。
由于请教者一方面把自己摆在一种较低姿态上，能给人一种心理上满足感。
下属以这种方式向领导提建议，表白下属在提意见之前已经仔细推敲和研究了领导筹划方案，是以科学严谨态度来对待领导思想。
因而，下属建议应当在尊重领导观点基本上提出来，这就容易被领导采纳。
五、摆正位置
1.要摆正心态，出于公心。
下属在进言时，一定要出于公心，坦荡无私，真心实意为领导着想。
不能抱着自己小九九，更不能给领导出馊主意，乘机整人。
必要是从有助于工作，有助于维护领导威信，有助于单位团结出发，多余工作上良方，少出影响单位建设，影响党群关系，影响领导形象是非点子。
2.要调节角度，大局出发。
提建议、出点子不要囿于部门、科室和个人分管工作，要注重从单位建设全面发展和各项任务圆满完毕出发。
为此，要强化“三个思考”，即换位思考-----看问题站立点要高，能从全局出发为领导出主意、提建议；补位思考-----拾遗补缺，完善决策；易位思考-----站在群众角度审视领导决策，提高决策公正性和可操作性。
此外，为了使自己建议得以实行，下属还要学会推功让利，有时，不妨将自己成果所带来荣誉送与领导，自己则从想法得以实行成果中获取成就感。
3.要循规蹈矩，遵循程序。
除非领导有交代，下属普通不要越级提建议，对不属于职责范畴内事情，也不要容易向领导进言。
《办公室管理》第二次形成性考核作业题目解析
从文员工作角度对比阐明打电话和接听电话异同。
我做淘宝代刷经历，心酸，感想
人们好，在这里，想和人们分享一下我做淘宝代刷经历，为那些想在业余时间赚点钱朋友简介某些防骗经验，推荐一种我正在做比较靠谱兼职。
本人文笔不太好，但愿人们不要嫌我啰嗦。
在我想做淘宝代刷之前，我从网上理解了好多信息，发现诸多都是骗子，需要先交几百元保证金，通过多方理解，我发现一种有点靠谱，就是YY991258，然后又开始在XX搜索，发既有好多类似，但是都要入会，都要交钱，要交钱从25到70不等，本来想贪便宜入25，日后发现那个会只有一百多人,每天在线人数也就几十人，日后想了好久，决定加入YY991258这个公会，当我决定交钱时，我就把聊天记录和所有操作环节截图都保存下来，本来想，如果这个会是骗人，就把这些放到网上去诅咒她们，如果不是，就当教程发给感兴趣朋友。
我做了一段时间，个人觉得这个会还可以，因此决定分享给人们，如果人们感兴趣可以和我聊，如果觉得我是骗子，我也无需多解释，由于毕竟网上骗子诸多。
这个公会重要是替淘宝卖家刷钻，会员收入重要是拍单和推荐，固然尚有解说，培训，主持等均有钱赚
一方面新入会会员重要做就是拍单
拍单分为两种，一种是自己垫付本金，这种利润比较高，一单在2元-10元不等（这个取决于所拍商品单价），尚有一种是不需要自己垫付本金，向主持人领取红包后来，用红包拍单，这种单子利润在1-5之间（同样取决于所拍商品单价），每一单拍单时间大概在10分钟左右，我刚开始入会时候就只是拍单，每天大概挣20-30元（我是做兼职）
另一种收入就是推荐新会员入会，推荐一位可以提成18元，怎么推荐新会员会有专门教师解说，涉及在哪里发帖，如何发帖才不会被删掉，这些内容培训教师都会详细解说，我拍单了一段时间后来开始学发帖，开始时候就是随便发发，没什么作用，时间久了，做出了经验，平均每天也有一两个入会，负责教我发帖教师做时间久了，大概做了半年多，她就挣比较多，每天大概200-400元，这个是凭个人能力，但是总想着不劳而获那些人，宁愿去相信月赚几万也不乐意从低做起人，我建议你们还是别来了
然后就是你做一段时间后来，对整个拍单流程比较熟悉了，可以做主持，培训，解说。
主持一种单子平均也有10-30收入，做培训话，是培训一种人5元，但是可以同步培训几种人，做解说，是解说一种入会人，可以拿到8元提成。
我入会有3个月了，开始时候一天只能挣20块左右，但我慢慢坚持了下来，当前除理解说，培训，主持和推广我都在做（由于解说需要全职）平均每天少时候也有50，多时候大概100多
我在这个公会时间久了，越来越有感情，有时候一天不上，就觉得少了点什么，里面人不但一起赚钱，还可以成为好朋友，到了晚上11点后来单子少了，人们就聚在一起唱歌聊天。
以上就是我做这个兼职经历，如果想做话必要会网上购物，并且有支付宝账号。
如果有朋友想进一步理解可以找我，我QQ号是一组晓铭 在此再次强调：
不乐意付出努力，想要一入会就日赚100，请离开
如果我在，我会详细解答你们问题，如果我不在，请想做同窗自己去XX搜索yy语音下载，然后注册一种帐号，进入991258频道，里面会有人专门接待（最佳把YY名字写成一组晓铭推荐，否则也许会没人接待）
不懂可以加我qq，谢谢人们信任
问题源于教材第三章第1点“电话接打”，见教材P43—P45及P50—51页。
相似：
1．都应先问好，再传达自己信息；
2．都应保持耐性、热情态度；
3．通话结束，应让对方感受到自己高兴心情；
4．都应简要扼要表达自己意思。
异处：
1．打电话应一方面查清晰对方电话号码，打出电话要等铃声响6—7下，无人接听才可挂机；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
2．打电话应将重点某些在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步；
3.打出电话应考虑打电话时间与否适当，接听电话普通没有选取。
本题需要同窗们依照教材内容和实际工作经验进行分析作答，寻常咱们经常要打出或接听电话，打出和接听电话实际差入并不大，但仅有一点点差别，也是应当引起咱们注重。
以上内容只是给同窗们做参照，同窗们还可以自己归纳某些要点。
二、理解“电视会议”、“交互式电话会议”基本用途，比较其与普通会议不同，谈各自优劣或应注意地方。
问题源于教材第三章第3点“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，见教材P59—P60，还可参阅教材P153,回答问题核心是，要先阐明基本用途，然后进行比较。
1．基本用途：
“电视会议”重要用途是使相隔较远双方可以面对面地交谈，共享文献、图表、录象带等资料。
“交互式电话会议”基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方国际、国内或我市电话会议，声音清晰宛如一室。
2．两者与普通会议不同：
可以消除时空上局限性。
3．各自优劣：
“电视会议”——
优：
通达范畴广，消除时空上局限性，生动形象；劣：
技术上规定较高。
“交互式电话会议”——
优：
以便、省时、高效，消除时空上局限性，具备保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：
费用高，技术含量高。
“普通性会议”------
优：
沟通以便、传达精确、便于交流。
劣：
投入及组织工作量大。
三、简要回答邮件分拣普通原则。
问题源于教材第四章第2点“邮件分拣”，题目比较简朴，同窗们在回答时应回答出基本要点，并进行简朴阐明和阐述。
可参阅教材P66.
（1）按照收件人姓名分拣；
（2）按照邮件重要性分拣；
（3）按照收件部门名称分拣。
四、如何解决上司不在时邮件？
问题源于教材第四章第5点“上司不在时邮件解决”。
本题答案请同窗们见教材第72页。
五、如何妥善解决上司回绝接见来访者来访？
问题源于教材第五章第3点“上司回绝接见来访者做法”。
本题可以从4个方面进行回答，即教材第88页有关表述。
1．上司正在开会时；
2．上司繁忙时；
3．上司即将外出时；
4．远道来访或有重要事情来访时。
六、结合下面教材中引用“案例”，虚拟一份“致歉函”，体会信访工作实务操作。
美国某花店经理接到一位顾客电话，说她订购20支玫瑰送到她家时间迟了一种半小时，并且花已经不那么鲜艳了。
第二天，那位夫人接到了这样一封信：
亲爱凯慈夫人：
感谢您告知咱们那些玫瑰在很差状况下已经到达您家消息。
在此信附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用所有金额支票。
由于咱们送货车半途修理意外耽误，加之昨天不正常高温，因此您玫瑰咱们未能准时、保质交货，为此，请接受咱们歉意和保证。
咱们保证将采用有效办法以防止此类事情再次发生。
在过去两年里，咱们总是把您看作一种尊敬顾客，并始终为此感到荣幸。
顾客满意乃是咱们努力求取目的。
请让咱们理解如何更好地为您服务。
您真诚霍华德·佩雷斯
（经理签名）
××年×月×日
这道作业题目实际是让同窗虚拟一种案例，模仿上面致歉函方式，写一份自己设计案例致歉函，同窗们不要照抄原致歉函，最佳也不要根据本案例写。
写作当中要注意函文格式。
通过写作，体会文员在信访工作中工作责任。
《办公室管理》第三次形成性考核作业题目解析
一、日程安排筹划表种类大体有几种？
试以其中一种为例，编制一份××预定表。
问题源于教材第八章第4点“日程安排筹划表种类和管理”。
可参阅教材P165--P170。
本题考察同窗们对知识点灵活运用能力，同窗们要对以上四种类型预定表理解和掌握之后，再结合自己实际状况回答。
1．日程安排筹划表种类：
（1）年预定表。
是公司在每年度例行重要业务活动，及关于公司活动事项一览表，所
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