文书工作与档案管理 课后习题答案 作者 徐 彦 章后习题参考答案doc.docx
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文书工作与档案管理课后习题答案作者徐彦章后习题参考答案doc
章后习题参考答案
第1章
1.1什么是文书？
答：
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
1.2什么是档案？
档案的特性是什么？
答：
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等以及其他各种方式和载体的历史记录。
概括地说，档案是原始的历史记录。
档案的特性是：
（1）来源的广泛性；
（2）形成的条件性；（3）记录方式和载体形式的多样性；（4）原始的记录性。
1.3文书与档案的区别和联系是什么？
答：
（1）文书与档案的联系。
两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
文书记录的是现实活动，档案是保存起来的历史活动记录，且这种记录具有基本相同的物质载体。
两者在内容和格式上完全一致。
两者互为因果。
文书是档案的前身，档案是文书的归结。
在有些情况下，文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供了依据和参考。
（2）文书与档案的区别。
两者的性质和形式不同。
文书是具有现行效用的信息，为现行应用而产生；档案是保存起来的历史信息，是为了今后的应用而按照一定规律组成和保存的。
两者的目的和作用不同。
形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以备利用，发挥历史价值的作用。
两者存在和发挥效用的时间不同。
文书由于是现行应用的，因而当它处理完毕以后，就失去了现实效用；档案由于是以备将来利用的，因而具有存在的长期性、永久性。
1.4文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么？
答：
文书工作的基本任务是：
根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
文书工作的内容主要包括三大环节：
公文的形成、公文的处理和公文的管理。
公文的形成是文书工作的前提环节，公文处理是文书工作的中心环节，公文管理是文书工作的归结环节。
档案管理工作的基本任务是：
坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；科学地管理档案，大力开发档案信息资源；逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
档案管理工作的基本内容包括：
档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作，这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。
1.6文书工作与档案管理工作的基本原则和要求是什么？
答：
文书工作的基本原则是：
坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。
文书工作的具体要求是：
准确，及时，安全，保密。
要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。
档案管理工作的基本原则是：
《中华人民共和国档案法》的表述是：
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
”
档案管理工作的具体要求是：
完整，安全，有效。
完整，即档案的收集要做到齐全完整,没有疏漏。
安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失,不泄密。
有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。
第2章
2.1公务文书种类的划分有哪几种？
如何恰当地选择公文文种？
答：
公务文书种类的划分：
（1）按公文种类名称是否法定划分，分为法定公文和事务公文。
（2）按公文的来源去向划分，分为发文和收文。
（3）按公文的行文方向划分，分为上行文、下行文和平行文。
（4）按公文阅读范围和机密程度划分，分为公布的公文和内部公文。
（5）按公文的使用范围划分，分为通用公文、专用公文和技术公文。
公文文种的选择：
（1）在发文机关权限内选用恰当的文种。
（2）在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种。
（3）在明确发文具体目的、要求后选用文种。
2.2命令（令）的适用范围是什么？
答：
根据《国家行政机关公文处理办法》规定，“命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。
命令和令的效力相同，都具有强制性。
机关名义多用命令，首长名义多用令。
2.3简述请示与报告的区别。
答：
根据《国家行政机关公文处理办法》规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。
一般地说，自己无权决定、无法实施的重要事项或自己不知如何解决的重大事项，均应制发请示公文，向上级机关请求批准，防止各行其是、政出多门、影响机关正常工作。
请示要求一文一事，并应向直属的上级机关或部门报送，而不能向同级机关或不相隶属的机关报送。
报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。
报告是上级机关了解掌握下级机关工作及情况的主要渠道之一，同时，下级机关按照要求及时向上级领导机关呈送报告。
2.4什么是主题词？
主题词的特点是什么？
答：
主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。
主题词的特点。
第一，单义性。
一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。
第二，规范性。
主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。
第3章
3.1什么是文书处理程序？
文书处理程序具有什么特点？
答：
文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。
文书处理程序的特点：
确定性、连续性、规范性。
3.2收文、发文处理的程序和环节都有哪些？
答：
发文处理的程序和环节有：
草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
收文处理的程序和环节有：
签收、登记、审核分送、拟办、批办、承办、催办。
3.3发文的复核都有哪些内容？
答：
复核的内容有：
审批、签发手续是否完备；复核文稿的形式内容；确定发文字号；确定文件的分送单位和需要印制文件的总份数；确定文件的发出方式；批注印制文件的总份数和文件的发出方式；下达印制文件任务；完善文件定稿格式；发文登记。
3.4分送收文应遵循的原则和要求？
答：
（1）分送收文的原则：
按照既定的分发办法和领导人的批示意见分送收文；分送收文要主次分明；分送收文要及时准确。
（2）分送收文的要求：
在分送收文时，应当鉴定文件价值；对承办性收文，在文件前面附上“收文批办单”后分送，供拟办、批办、承办使用；对较长的收文，秘书应撰写“提要”或“摘要”，附在文件前面，然后分送领导人供参阅；严格分送手续；分送收文，应当及时在“收文登记账簿”上记载收文运转办理情况。
3.5承办收文的方式有哪些？
具体的要求如何？
答：
承办收文的方式：
（1）按承办收文的形式，承办可分为办事和办文两种方式。
办事方式，指按照收文的要求贯彻执行文件的方针、政策、规定，办理文件布置的工作任务。
办文方式，指根据收文的内容要求和贯彻落实文件的需要制发文件。
制文是办事的手段，采用制发文件方式来承办收文，就进入发文办理程序。
（2）按承办收文是否回复来文单位，可分为贯彻落实收文和对收文办复两种方式。
贯彻落实收文，主要有以下几种常用的具体方式：
传达、贯彻、执行文件；制发执行性文件，根据上级来文的指导意见，结合本机关的实际工作情况，提出贯彻落实文件的措施、步骤、方法，制发新的文件，印发给本机关内部机构或下级机关贯彻执行；按照文件要求，办理事务；转发上级机关或同级机关的文件，批转下级单位的报告、通报等重要文件；复制收文转往下级单位。
对收文办复，是指收文机关根据收文的要求对来文机关办理答复。
承办收文的具体要求：
研讨收文，分清办理责任；承办要分清轻重缓急；承办后要填写“收文批办单”；汇报承办情况和将处理完毕的收文退回归卷。
第4章
4.1什么是归档文件？
什么是归档文件整理？
答：
归档文件专指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全，经过价值鉴定区分保管期限、分类整理、排列、编号、装盒，定期将整理好的文件材料移交给档案室。
4.2归档文件整理应遵循的基本原则是什么？
答：
遵循文件的形成规律；保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和查找利用。
4.3鉴定文件材料价值工作的内容包括哪些？
答：
（1）制订本机关鉴定文件材料和档案价值的标准。
要鉴定文件材料有无价值和价值的高低，首先应制订本机关的鉴定文件材料和档案价值的标准。
有了鉴定标准，才便于准确鉴定文件材料的价值。
首先，要制订本机关文件材料归档与不归档的范围，以便于判定文件材料有无价值；其次，要制订本机关档案保管期限表，以便于判定文件材料价值的高低，即判定文件材料保管期限的长短。
（2）依据标准鉴定文件材料的价值。
依据鉴定标准，鉴定文件材料的价值，确定文件材料是否归档，确定归档文件材料的保管期限，以便于立卷归档和对不归档文件材料进行销毁。
4.4确定“件”为整理单位的八种情况是什么？
答：
归档文件和整理单位“件”包括以下情况：
（1）正本与不同稿本。
（2）正文与附件。
（3）文件处理单与文件。
（4）原件与复制件。
（5）转发件与被转发件。
（6）报表、名册、图册等。
（7）来文与复文。
（8）汉文文本、少数民族文本与外文文本。
4.5归档文件分类的方法和适用范围？
答：
常见的结合保管期限的复式分类法有：
（1）年度一机构一保管期限分类法。
这种分类法适用于内部机构较稳定、每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位，尤其适用推行部门整理归档文件的大机关单位。
采用这种分类法，将每年的档案按机构序列和各机构内的保管期限序列依次上档案柜架排列，不必预先留空位，也避免了倒腾柜架；同时，将同一年度、同一机构的档案排列在一起，便于文件实体查阅。
（2）年度一保管期限一机构分类法。
这种分类法适用情况跟上一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量不太多。
（3）保管期限一年度一机构分类法。
这种分类法的适用情况跟第一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。
采用这种分类法，不同保管期限的档案分别排架，同一种保管期限的排列在一起，便于档案移交进馆和销毁保管期满的档案；但在每种保管期限的位置需预留空位，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒腾柜架。
（4）年度一问题一保管期限分类法。
这种分类法适用于内部机构变化频繁复杂，或因机构之间分工不明确而难以区分归档文件所属机构，或内部机构非常简单甚至没有内部机构，并且每年的每个问题形成的归档文件数量很多的立档单位。
那些不适合采取机构分类法的每年形成的归档文件数量很多的大机关单位，适合采取这种分类法。
（5）年度一保管期限一问题分类法。
这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量不太多。
（6）保管期限一年度一问题分类法。
这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量较少。
（7）年度一保管期限分类法。
这种分类法适用于内部机构非常简单或没有内部机构的每年形成的归档文件数量较少的基层单位或小机关。
（8）保管期限一年度分类法。
这种分类法的适用情况与上一种相似，所不同的是基层单位或小机关每年形成的归档文件数量更少。
4.6归档文件排列的“事由原则"和排列的方法是什么？
答：
排列归档文件的事由原则。
排列归档文件的事由原则，指将同一事由的相关文件排列在一起。
排列归档文件的方法：
《归档文件整理规则》中规定：
“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
”4.7如何实现计算机辅助整理归档文件？
答：
（1）运用网络方式。
在运用计算机网络的条件下，机关档案部门应确保能够用事先制订的分类方案处理收发部门和各业务部门形成的归档文件数据。
（2）运用单机方式。
在单独运行计算机（不使用网络）的条件下，文书人员与机关档案人员通过使用软磁盘进行不同计算机的数据的传递，同样可以实现上述的使用计算机整理归档文件的过程。
第5章
5.1如何理解档案收集工作的内容和要求？
答：
（1）档案收集工作的内容。
档案收集工作的内容，可以概括为两个方面，即档案的接收和档案的征集。
其具体内容包括以下四个方面：
一是机关档案室对本机关需要归档的档案的接收；二是机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集；三是档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；四是档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。
（2）档案收集工作的基本要求。
加强档案馆（室）外的调查和指导；积极推行入馆（室）档案的标准化；保证归档和入馆档案的齐全完整；维护全宗和全宗群的相对完整性。
5.2机关档案室如何进行档案收集工作？
答：
（1）严格按归档制度要求完成归档工作。
（2）指导和协助文书部门组织归档工作。
（3）配合各部门做好档案的平时收集工作。
5.3馆藏档案的收集范围和收集要求是什么？
答：
（1）馆藏档案收集的范围。
中央一级档案馆主要收集需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案，以及有关的历史档案,党中央和国务院决定接收的档案。
省（市）、自治区档案馆主要收集省级各级机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。
省辖市（州、盟）和县级档案馆主要收集同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。
各类专门的、专业性的档案馆，根据党政领导机关、专业主管机关和档案行政管理机关的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。
（2）馆藏档案的收集要求。
现行机关。
进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。
一个机关的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。
撤销机关。
山撤销机关组织人力将档案整理好向档案馆移交。
机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。
历史档案。
收集散失于一些国家机关、社会组织中的历史档案；征集收藏于个人手中的历史档案；征集少数民族地区的历史档案；收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案；收集散失国外的历史档案。
5.4影响档案价值鉴定的因素有哪些？
答：
（1）档案自身的特点和状况。
档案自身的特点和状况，包括档案的内容、形成者、时间、名称、外形特点、可靠程度、有效性和保存状况等。
档案本身的特点和状况是决定档案是否具有保存价值，以及具有多大的保存价值的基础。
（2）社会利用的需要。
其包括两方面：
一方面是社会需求的广泛性。
社会对档案的需求是多方面和多层次的，而档案的内容无所不包，可以满足社会的广泛需求，档案只要能满足社会需要就具有价值，否则就无价值。
需要满足程度对社会的利益影响愈大，档案的价值就愈大，反之就愈小。
另一方面是社会需求的阶段性。
社会对档案的需求，从时期上可分为近期需求和长远需求，近期需求主要是档案形成者的需求，长远利用需求则扩展到整个社会，档案的长远利用需求越大，其价值越大，反之越小。
5.5档案价值鉴定的方法是什么？
答：
档案价值鉴定，一般用直接鉴定法，即直接地、具体地审查档案。
要求逐张逐件地审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查分析确定其价值。
一般是重点分析档案材料的标题，再分析档案材料的内容和形式；要根据鉴定档案价值的原则判定文件材料的价值，不能仅仅简单地对照档案保管期限表来进行鉴定。
5.6档案销毁的方法是什么？
答：
准备销毁的档案，在未批准前应单独系统保管，以便审批时检查和未批准时拿出保存。
为保守档案的机密，严禁将要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。
无论采用什么方法销毁，均须指派两人以上监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并履行签字手续，以不负责。
第6章
6.1什么是全宗？
答：
全宗即一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
6.2组织全宗立档单位的构成条件是什么？
答：
一般认为，组织全宗立档单位应当具备下列条件：
一是可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；二是设有会计部门或经济核算部门，自己可以编造预算和财务计划；三是设有管理人事的部门和人员，并有一定的人事任免权。
另外，一个法人单位是一个独立从事社会活动的组织，是一个立档单位。
6.3档案的分类方法包括哪些？
答：
全宗常用的分类方法主要有三种，即年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。
（1）年度分类法。
年度分类法就是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。
这种方法简便易行、且符合党政机关档案按年度立卷归档的现实状况。
将全宗内档案按年度分成不同类别，可以较好维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程，保持档案文件之间和立档单位各项工作活动之间的历史联系。
（2）组织机构分类法。
组织机构分类法，就是按立档单位的内部组织机构对档案进行分类。
每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。
档案文件由哪个内部组织机构负责办理（起草、承办），在哪个内部组织机构中形成，就将其归入哪个组织机构类中。
由于组织机构是实实在在的现实存在物，职责明确、界限清晰可见，因此用其对档案进行分类同样具有简便易行的特点，是一种应用广泛的分类法。
（3）问题分类法。
问题分类法又称事由分类法，即按档案文件内容所涉及的问题对档案进行分类。
这是一种逻辑的分类方法。
一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。
若档案数量不太多，职能相近的内部机构的档案可合并为一类问题。
若档案数量太多，或在各类下仍按问题设置属类。
为了划清文件材料的归类界限，应当在各个类或属类之下说明文件材料的范围。
6.4运用问题分类法进行分类时应注意哪些问题？
答：
运用问题分类法进行分类时应注意以下几个问题：
（1）设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。
必须弄清各内部机构的职责范围、工作任务和形成文件材料的数量多少及所反映的问题，准确恰当地设类。
全部类别要涵盖全部档案，没有遗漏文件材料，没有虚类。
各个属类所涵盖的档案数量适中。
（2）平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
（3）对内容涉及几个类或属类的文件材料，要划定文件材料的归类范围。
6.5档号的编制应遵循哪些原则？
答：
（1）唯一性原则。
档号应当指代唯一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
（2）合理性原则。
档号结构必有与室（馆）藏档案的整理分类体系相适应。
（3）稳定性原则。
档号一经确定，一般不应随意改变。
（4）扩充性原则。
档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
（5）简单性原则。
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高处理效率。
6.6档案库房管理的“八防”的具体内容是什么？
答：
“八防”措施是库房管理工作的重要内容，具体包括：
（1）防火。
要求在装具的选用、电器及其线路的安装方面消除一切隐患，还必须设置消
防器材。
（2）防盗。
要求库房门窗坚固，尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好房门。
（3）防水。
要求库房建在地势较高，有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源。
（4）防潮。
要求每天测量库房湿度，发现湿度过低时及时调整。
（5）防霉。
要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风。
（6）防虫。
要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境。
（7）防尘。
要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁。
（8）防光。
要求库房尽量无窗；若有窗，也应尽可能小，安装磨砂玻璃或有色玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。
6.7全宗卷的主要内容包括哪些？
答：
全宗卷包括以下七个方面的文件材料：
（1）档案的收集：
档案交接文据、移交目录、档案来源和价值说明等。
（2）档案整理：
整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结。
（3）档案鉴定：
鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告，销毁档案的请示、批复和档案销毁清册等。
（4）档案保管：
档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保管措施，档案的抢救与修复情况的报告等。
（5）档案统计：
档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
（6）档案利用：
全宗指南，控制使用范围说明，档案汇编，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。
（7）档案管理新技术的应用：
计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
第7章
7.1档案著录的项目包括哪些？
答：
根据《档案著录规则》，档案著录项目共有七个大项，每个大项中包括若干个著录单元:
（1）题名与责任说明项。
该项包括正题名、并列题名、副题名及说明性文字、文件编号、责任者、附件六个单元。
（2）稿本与文种项。
该项包括稿本与文种两个单元。
（3）密级与保管期限项。
该项包括文件密级、保管期限两个单元。
（4）时间项。
这是指著录文件的产生时间或案卷的起止时间。
（5）载体类型及形态项。
该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。
（6）附注与提要项。
该项包括附注、内容提要两个单元。
（7）排检与编号项。
该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。
以上七个项目中正题名、责任者、时间、排检与编号项为主要著录项目，其余为选择项目。
著录时，既包括主要著录项目又包括选择项目的，称为详细级次；只包括主要著录项目的，称为简要级次。
7.2分类标引的程序和方法是什么？
答：
（1）熟悉和掌握档案分类法及有关规则。
在进行分类标引工作之前，档案标引人员必须熟悉和掌握《中国档案分类法》、《档案分类标引规则》等标准化文件的内容、作用，对各类目的含义、类目之间的关系、标记符号及使用方法都应有深刻的理解，这些是做好分类标引工作的基础。
（2）深入分析文件或案卷的主题内容。
分类标引的结果应该能使分类号充分揭示档案的主题内容，只有在深入分析文件或案卷的题名、正文、形式特征、作者等因素，准确地把握文件或案卷的主题内容之后，才能从中抽出具体的、具有一定参考价值的主题，作出正确的归类。
（3）将文件或案卷归入最恰当的类目，给予最恰当的分类号。
档案分类法的类目结构复杂、层次众多，标引中一定要强调分类的专指性、逻辑性，不能随便将档案归入范围大于或小于其主题内容的上位类或下位类。
（4）对标引结果进行认真校对审核。
档案分类标引工作有时会因为分类法的层次结构等原因出现错误，也会因为标引人员的认识和立场而出现偏差，因此标引后的校对审核是保证其质量的重要环节。
7.3主题标引的程序和方法是什么？
答：
（1）阅读档案原件，了解主题内容。
这是进行档案主题标引的第一步，对档案主题词的提炼必须建立在对档案原件充分了解和分析的基础上，为此必须认真阅读档案原件，而不能仅仅通过目录、标题、摘要进行概括。
（2）分析主题，选定主题概念。
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