预订员的工作职责.docx

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预订员的工作职责

酒店客房预订由销售部文员兼做预订，预订时应本着时间优先，价格优先，客人入住的时间常优先的三原则进行，预订员在做预订时要充分考虑各方面因素。

首先要把利益最大化放在首位，要依据酒店客房入住基本房价进行预订。

一.主要职责：

1.授理确认各种来源的订房及更改，取消。

并保证电脑预订状况准确、合理。

2.保管好预订资料并做好记录。

3.做好客人到点前的各项准备工作，包括要求各部门要做的工作，并以书面形式通知该部门。

4.当好领导的参谋。

为酒店正确分析市场情况、客源情况、价格情况，提供准确的数据。

二．工作流程：

1.通过电话、传真、网络订房等方式订房。

1）基本要求：

①预订员要准确的掌握与酒店协定售房协议的公司。

并按要求进行分类：

如商务协议公司协议；网络订房往返佣协议；旅行社协议；团队回忆协议等。

②预订员要依据协议价格及酒店对于价格的要求进行预订。

③预订员要根据酒店协议要求。

掌握预订客人付款的形式并写明在预订中。

④当酒店价格规定高于协议时，以酒店规定执行。

⑤对预订超出权限预订时要有审批。

否则要追究责任。

2）电话订房：

①要标明预订的时间、入住的时间、入住天数、房间类型、房价。

房间数及付款方式及有无特殊要求。

②住客的姓名、性别、协议单位名称。

③客房保留的时间。

④订房人的姓名、电话。

3）传真订房：

①要认真阅读传真件，要搞清楚客人的需求。

其中包括电话订房中的四点。

②无论是否能够满足客人的订房的要求，在一小时内都要给客人回复（确认）。

③确认传真内容要准确。

要有条理，要答复客人提出的所有要求，并要答上自己的姓名。

④将客人传真件与确认件一起装订保存。

4）销售经理代预订：

①预订时要审报是否是协议公司的客户。

是否符合入住价格及付款方式。

②要按电话订房中的要求进行填写。

5）对于携程、艺龙等公司在协议中标明预留房的，如果当日出租率高于90%时，要求以上公司给予担保。

6）婉拒客人预订时，一定要给客人一个选择性建议。

如：

是否改变房型，是否改变时间等。

但无论如何要记好与客人的联络方式。

一旦有房，马上通知客人。

7）对于预订资料的记录及保存

①填写订房单。

②把内容录入电脑。

③保存订单，按抵店的时间顺序存放。

二.预定中的相关问题

1.当预订变更和取消时应注意：

要填写变更和预订取消单。

不能在原始订房单上涂改；如电话通知变更和取消，除记录内容外，要记录来电人的姓名、电话、单位等。

根据变更、取消内容、在电脑中做相应的更改，并把原始单找出，一并装订。

如果在变更和取消中涉及到其他有关部门，要以文件的形式通知有关部门。

2.做好客人到店前的准备工作，要求缩短客人入住办理的时间，如团队和集体入住要提前一同把相关信息发到有关部门做好准备。

对于有特殊要求，如VIP鲜花的要提前准备好。

接待人员要根据预定客人要求提前排好房，并注意细节。

使客人满意。

3.当出租率达到90%以上时，预定员在做预订时就要把三优先原则放在首位，要与销售人员一起做好当天的确认工作。