美庐乳业基于供应链的采购成本控制问题及对策探讨.docx
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美庐乳业基于供应链的采购成本控制问题及对策探讨
美庐乳业基于供应链的采购成本控制问题及对策探讨
3美庐乳业基于供应链的采购成本控制现状
3．1美庐乳业概况
3．1．1公司简介
美庐乳业集团成立于2001年11月，地处历史古城九江，南临美丽的庐山，
东依鄱阳湖，背靠长江，公司广泛开展研发乳品、营养品业务，实施生产、销售
行为，其性质隶属于有限责任公司的范畴。
美庐乳业集团的面积约百亩，其设计遵循花园式工厂理念，乳制品与营养品
领域的生产设备精良、工艺先进，质量管理体系健全，并为客户提供优质的售后
服务。
美庐乳业集团的固定资产己高达八千万元人民币，员工超过1800名，己通
过IS09001．2000国际质量体系认证，先后获得“江西省著名商标”、“江西名牌”、
“中国驰名商标”称号及“中国乳业十佳放心品牌”、“全国食品安全百佳先进
单位”等一系列荣誉。
公司现阶段实力雄厚、生产能力强大，每年度可生产万吨
婴幼儿奶粉、两千吨婴幼儿米粉，成年人奶粉的出口额度高达人民币2亿元。
随着全球经济一体化进程的加快，公司以融合世界智慧为理念，以追求完美
为目标，创新产品类型，提升产品的科技含金量，使自身引领国家乳业的发展，
与澳洲金母爱营养乳品公司加强合作，构建乳品有限责任公司，为美庐乳业集团
的研发提供技术方面的支撑。
3．1．2美庐乳业的供应链结构
3．1．3美庐乳业采购成本概况
美庐乳业的供应链采购成本分为以下类别：
第一，供应商所提供的直接采购
的价格；第二，公司的运作成本。
纵观美庐集团总体成本的结构，供应商所提供的直接采购价格的比率约为
80％，内部的运作成本的比率约为20％，其中库存成本的比率约为9％。
通过分析，
表明集团主要降低成本的方法是：
有效压低供应商所提供的直接采购价格，降低
公司的库存成本。
直接采购价格和供应商的生产成本息息相关，涵盖原材料的购
买、加工、管理等费用，还包括税费、质量成本等元素。
公司内部运营成本主要
是采购人员的薪酬福利、采购过程中产品的物流费用、设备折旧费。
基于公司供应链视角分析，其采购成本受到以下因素的制约：
第一，直接因
素，涵盖采购者的薪酬、个数，所采购产品的价格，办公经费与产品的数量类别
等因素；第二，间接因素，包括供应商的生产管理水平、效率、价格的商议情况、
采购的技巧、模式等元素。
纵观其直接影响因素，必要的支出是：
采购者的薪酬、个数、办公经费。
采
取相应的方法可使其费用支出缩减，诸如精兵简政，优化采购部门的组织，提升
员工的效率，依托电子、互联网等技术，实现生产的自动化与现代化。
销售部的
成绩决定、影响所采购产品的数量，而产品的采购成本显著地正相关于产品的总
成本，因此公司能够在一定的空间内调节产品的销售价格。
降低采购成本能够促
进产品的快速销售与流通，从而间接地控制所采购产品的数量。
综上所述，间接
因素深刻地影响了供应商所提供的直接采购价格。
为了缩减供应商的成本支出、
降低采购价格，供应商要提升生产经营管理水平、提高自身运作的效率，实现采
购模式的规模化与集成化。
为了制订与实施行之有效的价格方案，不仅要提升价
格谈判的能力，从而缩减采购成本支出，还要不拘一格地选择与开发新供应商。
3．2美庐乳业内部基于供应链的采购成本控制
3．2．1美庐乳业的采购流程
美庐乳业集团所采购的物料种类分别是生产性与非生产的，要选择与明确适
宜的供应商，通过供应商库存管理（VMI）模式①实施行之有效的管理。
其模式的步
骤是：
供应商和公司之间加强合作，畅通数据信息共享与传递的渠道；每个月两
者依据实际情境之下的耗用量，实施结算的步骤；采购部要定期评审供应商，从
而提升采购的效率，降低采购的成本支出。
纵观采购的操作过程，整个流程可划分成下列四个步骤：
第一步，由具有生产需求的企业规范地填写采购过程中的需求单：
其需求单
的类型是：
A、生产性物料的需求单，可以便捷地通过ERP系统计算得到；B、
非生产性物料的需求单，需独立填写，以需求的物料数量、类别为依据，填写预
算额度，经部门主管审批后，加以提交。
第二步，采购者接到需求单后，明确所采购的物料种类。
假如其隶属于新产
品范畴，根据开发新供应商的规则与流程，明确适宜的供应商；假如并非新产品，
可直接以ERP系统为媒介向供应商提交订单。
第三步，供应商将所采购的原材料送至企业的仓库之前，质检部要验收相应
的原材料。
如果验收合格，可在仓库中收纳物料；如产品不合格，质检部要向采
购者报告，采购者通知供应商，由其取回相应的原材料。
第四部，对于实际消耗的生产性物料，要做出PO单、发票等单据，每月由
财务部审核，并支付相应的款项；合格的非生产性物料送达仓库后，采购者即刻
将PO单、发票等单据提交财务部，由财务部审查后，向供应商支付相应的款项。
公司以电子网络技术为依托，广泛开展采购活动，从本质上优化了采购模式，
提升了公司的采购效率，优化了由商品环节至服务环节的采购流程，从而节约了
公司的采购成本支出，提升供应链管理水平。
3．2．2办公费用与人工费用的控制
2001年美庐乳业集团采取用友财务软件，实施会计电算化；2002年集团通过
供应链的管理软件，实现了库房业务的电子化与现代化；2005年启用OA办公系
统；2006年集团全方位、系统地加强信息化建设，引入ERP．U8体系，使集团的
信息化程度满足多元化的需求，从而实现财务与供应链的一体化与集成化。
上述表格显示：
公司所投入的ERP—U8体系于第二年便实现了成本的全额回
收，之后每年需投入相应的资金升级与维护系统，然而均属于办公经费，即属于
非电子信息化的采购费用范围。
信息化采购发挥了节约成本支出等显著的优势。
通过ERP系统的引入与运用，使公司提升了生产效率与采购成本的管理水平，实
现了运营过程的信息化与科学化，为节约采购成本奠定了坚实的基础。
人力资源是采购活动有效开展的主体，公司最为宝贵的资源便是专业化、具
有高尚道德情操的员工。
公司加强对采购者的管理，招聘与选拔适宜的采购者，
其流程应高标准、严要求：
第一，应具备一定的实际采购工作经验；第二，应掌
握相应专业知识以及采购技巧；第三，学历层次不低于大学专科；第四，具备优
秀的心理素质以及抗压能力，能够在短时间之内就适应复杂工作环境。
通过招聘手段加盟的员工入职伊始，公司便以年龄、学历、背景、经验为参
考依据，定岗定级，之后按照员工的表现情况、业绩，每年评定其绩效成绩，健
全激励与晋升机制。
如果员工业绩突出、表现良好，可得到晋升或获取相应的薪
酬待遇。
公司有机地结合定岗定级、薪酬水平，使员工努力工作，为公司获取经
济效益。
公司加大对采购者的培训力度，采购者经由部门经理的同意，可自由参
与采购培训的相关课程。
公司从专业化的培训机构中聘请培训老师，老师们需在
产品的生产与成本管理领域的经验丰富，应具有十数年的从业经历，提升课程的
专业化程度，为采购工作提供了理论方面的依据。
同时要精兵简政，减少部门人
员的数量，将表现情况优异的员工予以保留，实施末位淘汰制。
3．2．3库存成本控制
美庐乳业集团加强信息化平台建设，将基础型数据信息予以规范与统一，构
建具有科学化、高度集成化的物料编码体系，立足于集团情境的实际，通过信息
化手段规范供应商的VMI库存管理。
其主要工作内容是：
第，全方位、系统地构建完整、全面、科学化、规范化的物料编码体系，
丰富基础物料编码内容，规范其标准原则，完善供应商、客户编码，全面补充
BOM∞资料信息，畅通各部门共享与传递的渠道。
以往，集团未构建全面而统一
的物料编码体系，常错误地描绘产品的状态，导致形成相应的损失，增加采购成
本支出。
集团与软件公司加强合作，规避与杜绝上述情境，优化丰富而多元化的
BOM物料结构，有效区分了材料产品种类与形态。
第二，优化供应商的库存代管理流程（即VMI），实现代理管理流程的科学
化与规范化。
启动隶属于U8软件范畴内的VMI管理模块，畅通库存与耗用阶段
的信息共享与传递的渠道。
公司和供应商以信息化系统为平台，浏览阅读对帐表，
加以客观准确地对账。
集团在系统里设置供应商的账目，实现物料统计、总结、
计算盈余或亏损的功能。
集团充分利用信息化平台这一契机，明确公司和供应商
的账目，解决与规避以往账目不清晰的问题。
集团健全物料编码体系，实现体系的规范化与完整化，畅通各部门共享资料
与信息的渠道；采取崭新、专业化的编码模式，大幅度减少重码率与误码率；基
于产品情境，加强库存管理，向生产、采购、经营管理者提供客观正确的数据信
息；启动供应商的库存代管模式（即VMI），界定适宜的所采购的物料价格，提
升采购行为的效率，从而节约采购成本开支，优化库存成本的管理流程。
3．3美庐乳业外部基于供应链的采购成本控制
3．3．1建立基于采购成本控制的供应链信息库平台
美庐乳业集团以供应链为基础，加强采购成本的控制与管理，构建信息库，
为企业的成本管理奠定了坚实的数据保障。
通过构建并逐渐完善基于供应链的信
息库平台，使供应链各环节优化采购成本的控制流程，畅通信息共享与传递的渠
道，为采购成本的管理创造便捷、宽松的环境。
美庐乳业集团以供应链为基础，加强采购成本的控制与管理，构建信息库平
台，加强集团队伍的建设，发扬团队协作精神，优化采购成本管理的流程，妥善
处置日常的经营管理事务。
美庐乳业以电子商务为主要方式，有效制订丰富而多
元化的成本管理决策，合理配置优化集团资源，根据企业外部环境的信息客观地
分析与预测未来的策略措施。
美庐乳业集团与专业化公司加强合作设计功能完善、技术先进的软件，以界
面浏览与超文本链接为主要手段，为运作的平台提供良好的界面。
美庐乳业集团
构建信息库平台，管理数据资料信息、完善采购环境、加大对销售、物流管理的
力度，进行有效的库存管理、财务管理、信息反馈与售后服务、统计分析，对基
于供应链采购成本控制的系统加以维护。
3．3．2构建供应商管理体系
供应商的管理指的是掌握供应商的情况，广泛开发供应商资源，对其予以合
理地选择与准确地评估，从而明确是否与供应商合作，加大监督的力度，优化控
制管理的流程，通过选择与尝试，与诚信且专业的运营商签订长期的协议，构建
战略伙伴型关系。
界定物料适宜的采购价格，节约采购成本支出，充分发挥集团
产品的质量与营销优势，提升供应商管理水平。
集团对供应商建立客观准确的评估体系，完善评估指标，基于以下层面客观
地评估供应商：
以交货的质量与服务为基础，以交货的时限与价格为核心；其中
交货的时限保障供应商供货的及时性，能够快捷地对集团的需求提出反馈：
价格
指的是供应商所提供原材料的价格与降价的匹配程度；服务指的是供应商对环境
安全与研发水平的要求；质量指的是供应商所提供的产品是否优质，生产水平是
否符合集团需求。
纵观供应商的选择与评估标准，其最主要的核心因素是价格的
优惠程度。
美庐乳业集团加大了对供应商的监督力度，每隔三个月会以价格、交货时限、
服务、质量为参考依据，客观、准确地评估供应商的主体情况。
将评估分值设置
为100分，上述四个元素各25分。
如果供应商的评估分数大于80分，则在开发
新产品的过程中，选择此供应商的物料：
如果供应商的评估分数为大于60分且小
于80分，那么将告知供应商改进；如果供应商的评估分数小于60分，则通知供
应商的主管，在一定期限内整改。
假如供应商的评估分值连续四次不到60分，要
与此供应商家中止合作。
现阶段美庐乳业集团已构建完备、规范、科学化的供应商体系，采购生产性
物资物料时，已有的供应商诚信、产品与服务的质量较高，己呈稳定的态势；集
团要与上述供应商加强合作，构建战略型合作伙伴的关系。
目前集团已构建并实
施供应商库存代管模式（即VMI），畅通彼此交流沟通、信息共享传递的渠道，
每个月集团与供应商之间依据实际的耗费量，进行结算和分析，旨在提升采购效
率，实现共赢的格局，并切实从而提升生产性物资物料采购成本的管理水平。
4美庐乳业基于供应链的采购成本控制存在的问题
本章以美庐乳业对采购成本的控制情况入手，基于外部与内部两个角度分析
了如何控制采购成本，并全面分析了当前美庐乳业在控制采购成本方面出现的问
题，及对自身发展所造成的实际影响。
4．1内部基于供应链的采购成本控制存在的问题
4．1．1采购流程中忽视时间成本控制
尽管当前美庐乳业己经应用到了现代化的电子采购，但是效果并不显著。
在
此，本文以流通效率来评价采购效率究竟如何。
在组织内部衡量增值效率的重要
指标之一就是流通效率，也就是在总时间中工作时间占据的比例。
而总时间则是
由两个部分组成，分别是采购时间与等待时间，具体可见表4-1所列。
4．1．2库存物料管理不善导致库存成本过高
本质而言，库存管理其实就是对库存货物进行科学管理。
库存本身会占用大
笔资金，导致管理成本与产品成本的增加，从而影响了采购成本。
而库存管理的
问题反映在美庐乳业中，则是对库存物料实施粗略的库存管理机制，没有对物品
进行科学分类。
在实践当中，现实需求并非是固定的，而是不确定和动态的。
针
对某些物品而言，在预测其需求过程中会有一定的不确定性，进而导致预测结果
不够准确。
尽管美庐乳业把降低库存乃至于零库存提升到了战略高度，但是库存
总是反复，不是缺料，就是库存高企；不是无法交付，就是库存积压报废。
（1）库存的空间成本比较大
美庐乳业的原材料主要是塑料、牛奶等。
其中，牛奶的采购量非常大，且牛
奶的体积与质量也较大，这对于库存场所有较高要求。
同时奶粉、米粉、豆奶、
奶糖以及其他乳制品的生产需要各种辅助性材料，它们的分类存放需要公司投入
大量的人力，同时也需要公司花费大量资金来更新库存设备，不然就无法科学管
理库存场所。
（2）库存的风险成本高
美庐乳业采购的原材料以牛奶为主，由于牛奶很容易腐败变质，需要特别注
意保管，如果没有低温储存也会造成公司的采购成本的增加。
另外，奶粉、米粉
的包装原材料以铝为主，如果不注意保管，长时间地放在仓库，容易氧化、腐蚀，
就要将其退给供应商，要求供应商再次处理。
因为储存不善而增加了返工费用，
导致采购成本增加。
尽管美庐乳业选择ERP系统来管理，构建了现代化管理模式。
力求做到零库
存。
但是事实证明，零库存是非常难以做到的。
4．1．3采购活动缺乏监管
在公司物料采购活动中，处于核心地位的就是采购部，其主要负责公司采购
活动的部门，职责是订单管理，以及评估、管理供应商，和财务部门、技术部门
等有着密切联系。
如果公司将过多权限授予采购部，则会不利于各个部门之间展
开合作，影响团队合作效果，降低内部协调性。
此外，采购部的员工在工作时有很高的自由度，因为采购要经常外出，使得
员工的工作地点及时间都不固定。
同时公司也会给予该部门员工一定的工作福利，
如配车、报销交通费等。
但是报销工作费用时，有的员工会将一些私人费用掺杂
其中。
并且公司的考勤机制不够完善，公车私用现象非常普遍，工作期间员工也
会有私自外出的现象。
不仅如此，采购部的员工还要负责挑选供应商。
而在选择
供应商方面，公司没有制定严格的选择标准。
所以在物流的价格和采购权上采购
部员工完全掌握控制权。
部门员工经常会将回扣的多少作为选择供应商的重要标
准，极易产生腐败现象。
这些都对公司利益造成极大损害，不仅会提升采购成本，
而且对企业管控采购成本也十分不利。
4．2外部基于供应链的采购成本控制存在的问题
4．2．1供应商选择和评估标准不健全
当前公司所制定的供应商选择标准相对简单，并未综合考虑供应商能力，而
是单纯从四个方面来评估供应商：
交货时间、服务、价格、质量。
若供应商出现
变更或流失，公司便难以做出快速应对。
在上述指标中，与采购成本控制密切相
关的只有其中一项，即价格。
但是供应商报出的原材料价格并非固定不变，常常
会出现提升或降低。
当供应商报出较高价格且降幅较少的时候，供应商获得的分
数较低，而报出价格低且降幅较大的，则获得的分数就较高。
对于这种情况，公
司并未基于实际情况出发进行综合评价和考虑。
所以这就导致公司在评估、选择供应商方面存在一定问题。
现阶段，在开发
与选择新的供应商时所应用的评估方法较为简单，虽然评估标准包括四个，但是
其中能够起到决定性影响作用的还是价格，结合其他指标难以评价供应商整体实
力，在此基础上只能作出两种判断：
当前是否可以与该供应商进行合作；未来是
否能与该供应商进行合作。
4．2．2没有积极应对原材料价格波动
在乳业企业中原材料的采购成本所占比例非常高，会在一定程度上影响到总
成本。
所以对公司而言，提高原材料价格会让公司面临来自客户以及供应商的压
力。
首先，供应商想要对采购原材料的价格进行提升；其次，客户不想面对产品
的销售价格上升。
由于很难让客户接受原材料价格提高而导致的销售价格上涨，
在大部分情况下公司只能自己承担。
因此当原材料价格变化明显尤其是不断提高
的时候，采购部则会感到无所适从。
不提前制定应对方案，只能在原材料价格上
升时被动接受，在面对不明确因素时，公司的销售以及采购都有很大的风险。
当原材料价格出现变动时，公司一般无法按照价格的变动做出及时的回应，
更不会按照价格对采购活动进行调整。
尤其是当原材料价格提高时，公司都是在
供应商确定提高价格后才给出回应。
不过由于产品类型各不一样，对全部产品展
开成本研究很不现实，所以只能选择具备典型性同时耗用量较大的产品展开成本
研究。
但是需要面临的问题是，采购人员若想顺利完成这部分工作则必须投入充
足的时间，在这个过程中供应商为了让公司提升采购价格，往往会提出中断合约
的条件。
在这种情况下，采购部门在短期内找到各方面条件均相匹配的新供应商
难度很大。
所以，公司基本都是被动地接受供应商提高价格的要求。
当原材料价
格降低时，公司也难以应付，无法在短时间内明确降价目标，进而失去了节省采
购费用的大好机会。
5美庐乳业基于供应链的采购成本控制存在问题及原因分析
5．1采购流程繁杂
5．1．1采购环节繁多，作业时间长
在前文表4．1中已经详细列明了美庐乳业的采购申请流程。
构建这种采购工
作机制实际上是细分采购工作，明确各个采购人员需要承担的职责，让工作越来
越详细。
各级之问的逐层管理、部门之间的互相协调都是为了确保采购资金的合
理应用，减少采购过程中出现采购人员中饱私囊的可能性。
不过为了进一步增强
对采购环节的掌控，有时可能导致采购工作效率难以令人满意，采购的时间成本
越来越高，从而使采购成本居高不下。
导致采购作业时间长的原因主要有：
（1）采购部门与其他部门之间信息流通不畅
美庐乳业的采购订单仍然是以纸质的形式出现在审批环节当中，这虽然在一
定程度上提高了采购原材料的保密性，但却导致有关部门无法在第一时间了解到
采购信息，无法提前对可能的采购做出应对举措，浪费了大量的时间，甚至使部
分专门负责某类物料采购的人员在采购审批环节中无所事事，极大的浪费了人力
资源。
（2）采购审批制度繁复，导致工作效率不高
当前具备订单与价格审批权限的员工较多，所有价格与订单都需要通过层层
审批，部分涉及客户指定供应商和客供料则还需要由销售人员、销售经理、销售
总监进行审批。
审批机制的不足和漏洞，直接造成采购工作效率难以提高，使得
采购时机出现延误，严重情况下还会导致采购成本提高。
5．1．2采购的传递等待时间长
在政府机构中存在的审批难问题，在美庐乳业中同样存在。
然而存在审批难
的原因，并非审批权限人员故意刁难，而是在采购审批过程中，传递和等待时间
过长。
（1）使用纸质采购审批单导致内勤部门“十单一送”
在企业管理中，无法确保所有工作人员都兢兢业业的工作，尤其是内勤这种
杂务繁多的行政部门。
一些有经验的内勤工作人员，为了减少自己的工作量，打
着“少打扰领导”的旗号，在收到采购人员提交的审批单后，往往不会第一时间
交给上级审批，而是等待采购单积攒到一定数量之后，一次性交由领导审批。
这
就导致在某一批次的第一份采购单，往往传递等待时间过长，其中的时间成本、
市场变化可能直接导致采购成本的增加。
（2）采购审批负责人员并非专人专职，难以第一时间完成审批
美庐乳业的审批人员基本都由各个部门的领导组成，在负责采购审批之外，
往往需要完成其他工作，不能在拿到采购单后及时进行审批屡见不鲜。
另外，审
批人员一般都是整个部门的领导者，经常需要到外地工作，所以会导致采购指令
无法及时获得审批。
在这个过程中，采购人员还会经常通过电话或E—mail的方式
对其进行催促，以保证审批的及时性。
即使公司构建了委托审批机制，但还是无
法解决审批不及时的问题。
5．2原材料的保管风险大
5．2．1库存管理方式不当
当前伴随信息化发展速度的不断提高，很多企业都面临这样的矛盾问题：
一
方面企业开展运营活动的目标是为了获得更多的盈利，希望可以确保资金正常流
动，避免出现大量库存累积；而另一方面还要保障生产不问断地运行，避免受到
外界波动的干扰。
而美庐乳业的公司管理人员大多将工作重心放在产品市场开拓和营业利润上，
忽视了对库存的管理。
再加上作为一家乳制品公司，采购的原材料繁多，保存不
易，尚未详细划分库存物品的类型，却尚未构建一套符合自身实际情况的库存机
制和体系，库存控制的战略趋于简单化、大众化，很难与企业的发展同步，难以
保证生产的稳定。
5．2．2仓库设备技术落后
我国当前许多乳制品企业物流技术的尚不成熟，但是乳制品及其原材料对保
鲜冷藏技术要求较高，因此造成乳制品企业能生产但不能存放、能外销但不能远
销的特点，大大提高了原材料的保管风险及成本。
技术设备的传统化，给乳品的储存管理与配送带来的不便，在美庐乳业中主
要体现在仓库面积小、装卸操作人工化、库存管理手工化。
仓库面积小导致乳品
不能及时入库，且外销周转期有一定时间消耗，加之管理的手工化，容易导致货
物无法得到储存，从而引发管理混乱问题，不利于企业扩大生产与开拓市场。
采
用人工装卸方式会造成时间上的浪费，不利于仓库的及时收、发货。
从而提高了
库存成本，增加了采购成本。
5．3采购部门权限宽泛，工作自由度高
5．3．1采购部门权限过宽，监管存在缺失
对很多乳业公司而言，原材料的质量和价格往往决定了企业的盈利和发展，
这使得采购部门的地位在无形之中得到了拔高，甚至超越生产、技术等部门成为
了公司中最为核心的业务部门之一，采购部门工作人员的权限也得到了极大的提
高，也导致了种种问题的产生。
（1）采购部门架构不合理，内部团队配合效果差
目前美庐乳业采购管理的工作由采购部全权，但是由于公司采购人员分工是
按照物料的大类型来划分为多个小组，各小组之间统一由采购部经理管理。
因此
协调这些采购小组的难度非常大，经常会出现工作中彼此诘难、互相推卸责任的
现象；还会导致物料采购时间的延迟，一些本来处理起来非常容易的事情也会变
得复杂化。
（2）采购部门缺乏监管，容易滋生腐败
采购权力的所有者和采购权力行使者之间的分离是产生腐败的又一个普遍性
的原因。
除非资产所有者自己采购，否则必需将其采购权力委托给企业的采购人
员。
而这样一来，就不可避免地出现了执掌权力的个人与权力的所有者之间就有
可能发生某种利益上的分离，采购人员就有可能利用手中的采购权力去谋取个人
的私利。
在现代企业制度下，采购权力的所有者和采购权力行使者之间的分离将
会长期存在，是无法避免的。
5．3．2采购人员工作时间、地点不确定性太大
正如前文所提到的，由于采购人员的工作性质，经常会在外联络供应商或是
考察
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