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工程合同管理综述论文
工程合同管理研究综述
1.前言
合同管理是企业管理中不可缺少的组成部分，完善的合同管理是企业健康运
作的一个重要标志。
由于合同形式的多样性和履行过程的多变性，许多企业对此
很少有一个较好的办法来及时有效地实施合同的起草、修改、统计、监控等一系
列管理工作。
一个合格的合同管理信息系统应该包括签署合同方资料档案、合同
资料档案的管理，合同付款处理、查询、汇总的管理，合同收款处理、查询、汇
总的管理，以及合同到期未付完款、到期未收完款的全面跟踪监管控制，并具有
严格的系统用户及分级权限控制，保证了企业合同数据的严格保密性。
目前，很
多企业采用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存
在诸多弊端，如：
效率低、保密性差、电子表格容量小、关联性差、不易于查询、更新和维护等。
工程的建设过程是一个复杂的社会生产过程，并有着自身的规律和特点，具有明显的行业特征。
从项目建设的过程中看，可分为项目建议书、项目可行性研究、勘察设计、施工、竣工验收和生产运营等各个阶段；从专业技术角度看，项目建设涉及到建筑、结构、给排水、电、燃气、电讯，市政、园林绿化等专业设计和施工活动；从所消耗的资源看，需要劳动力、各种建筑材料、施工机械、建筑设备、建设资金等，工业项目更需要专业化的生产设备。
由于社会化生产和专业化分工，一个工程往往需要众多的单位参与前期策划、规划设计、建筑安装、材料设备供应及其他工程咨询等活动，小型项目可能需要十几个参建单位，大型项目往往需要几十个．甚至成百上千个参建单位。
这些单位从各自的角度和各自的利益出发，通过分工协作，共同努力，完成项目建设任务。
在市场经济条件下，合同就成为维系这些参建单位，调节各方权利义务关系的纽带。
当然在合同的履行过程中会出现一系列违约行为，所以建设工程合同索赔就应运而生。
随着国内市场经济的不断深入，并部分走向国际地位市场，一方面建设企业为了更好的开拓外部建设市场，承包商在工程履约过程中如何降低风险，保护自己，并赢得应有利润，显得尤为重要，其中一个非常有效的手段就是做好工程索赔；另一方面建设单位为了合理控制工程造价，一个重要因素就是要防止和避免工程索赔的发生，并做好对承包商的索赔工作。
面对当前我国工程项目合同管理存在以及亟需解决的问题，我国应在工程合同管理方面加强应对措施，以保证我国在工程合同管理领域成熟的发展。
2.工程合同风险
工程合同风险指在工程合同的签订和履行中可能发生的不确定性事件给当事人带来的损失或利益。
企业如何承担和化解工程合同中的风险，成为企业必须关注的问题。
在市场竞争条件下，工程合同是企业承揽工程的重要环节，也是确保指工程项目顺利实施和有效管理的重要手段，是合同双方在工程施工过程中的最高行为准则。
由于建筑工程具有规模大、工期长等特点，合同的风险也是不容忽视的，为了最大限度地减少风险的发生，降低风险发生时产生的成本，保障工程合同双方和利益，工程合同的风险管理也是贯穿整个施工过程必不可少的内容。
为了很好地做到对工程合同风险进行控制，就要对工程合同存在的问题进行科学的分析，然后才能有针对性地作出应对策略。
现代工程项目的高风险特征使得合同的风险管理在整个工程运行过程中有着十分重要的作用,签订和管理好合同是业主方十分值得关注和研究的问题。
工程合同主要是通过法律依据确定项目参与方的权利和义务，工程合同的每个条款都可能意味着风险"工程项目的风险在业主方、承包方、分包商以及材料供应商之间通过合同进行分配，并形成了复杂的合同体系。
现阶段不少人认为业主方在合同风险的分配、控制和管理上占据主导地位，而承包商或施工单位处于被主导地位业主方把大部分的合同风险都转移到承包商或施工单位身上，自身并无多少风险可言。
但是无数工程实例证明:
一般的工程合同中隐藏着许多难以预测的合同风险。
业主方由于不注意合同的风险管理，往往导致了严重的风险损失包括经济损失和声誉损失等。
3.合同管理及其基本原则
合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、
解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。
其中订立、履行、
变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手
段。
合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。
合同管理系统，是建立在
信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制
与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。
合同确定了工程项目的成本、工程和质量等目标，规定了合同双方责、权、利的关系。
因此，合同管理是工程项目管理的核心。
合同管理贯穿于工程实施的全过程，对整个项目的实施起着控制和保证的作用。
在现代工程中，没有合同意识则项目整体目标不明确：
没有合同管理则项目管理难以形成系统，就不能实现项目的目标。
在现代建筑工程中，不仅需要专职的合同管理人员和部门，而且参与建筑工程项目管理的其他各种人员和部门都必须精通合同，熟悉合同管理和索赔工作。
所以合同管理在开发、设计、监理（咨询）、施工等过程中占据非常重要的地位。
现在人们越来越认识到合同管理在建筑工程项目管理中的特殊地位和作用。
国外很多工程项目管理（咨询）公司和大的工程承包企业都十分重视合同管理工作，将它作为工程项目管理中与成本（投资）、工期、组织等管理并列的管理职能。
合同管理作为工程项目管理的一个重要组成部分，它必须融合于整个工程项目管理中。
要实现工程项目的目标，必须对全部项目及项目实施的全过程和各个环节实施有效的合同管理。
合同管理与其他管理职能密切结合，共同构成工程项目管理体系。
合同管理的基本原则是合同当事人在合同的签订、执行、解释和争执的解决过程中应当遵守的基本准则也是人民法院、仲裁机构在审理、仲裁合同纠纷时应当遵循的原则。
合同法关于合同订立、效力、履行、违约责任等内容，都是根给据这些基本原则规定的。
4.合同管理的基本原则及主要关系
1）自愿原则
自愿原则是合同管理的重要基本原则，也是市场经济的基本原则之一，也是一般国家的法律准则。
自愿原则体现了签订合同作为民事活动的基本特征。
2）诚实信用原则
合同法规定，“当事人行使权力、履行义务应当遵循诚信用原则”。
诚实信用的原则是社会公德的体现，符合商业道德的要求。
合同是在双方诚实信用基础上签订的，合同目标的实现必须依靠合同相关各方真诚的合作。
如果双方都缺乏诚实信用，或在合同签订和实施中出现“信任危机”，则合同不可能顺利实施。
诚实信用原则具体体现在合同的签订、履行以及终止后的全过程中。
3）公平原则
合同的签订双方都必须本着公平的原则来签订合同，如果合同中有一方感觉自己在合同中有什么不公平的，那么他就会要求对合同的内容进行修改，这也从另外一个方面体现出了合同中各方对合同公平原则的重视程度。
工程中签订合同的双方主要是业主和承包商之间签订其次在这个合同管理中监理也是一个非常重要的参与方，那么工程合同中的关系也就主要指他们之间在合同中的相互关系。
1）业主的主要合同关系业主作为工程（或服务）的买方，是工程的所有者，他可能是政府、企业、其他投资者，或几个企业的组合，或政府与企业的组合（例如合资项目，BOT项目的业主）。
他投资一个项目，通常委派一个代理人（或代表）以业主的身份进行工程项目的经营管理。
业主根据对工程的需求，确定工程项目的整体目标。
这个目标是所有相关工程合同的核心。
要实现工程总目标，业主必须将建筑工程的勘察、设计、各专业工程施工、设备和材料供应、建设过程的咨询与管理应等工作委托出去，必须与有关单位签订各种合同。
2）承包商的主要合同关系
承包商是工程施工的具体实施者，是工程承包合同的执行者。
承包商通过投标接受业主的委托，签订工程承包合同。
工程承包合同和承包商是任何建筑工程中都不可缺少的。
承包商要完成承包合同的责任，包括由工程量表所确定的工程范围的施工、竣工和保修，为完成这些工程提供劳动力、施工设备、材料，有时也包括技术设计。
任何承包商都不可能，也不必具备所有的专业工程的施工能力、材料和设备的生产和供应能力，他同样必须将许多专业工作委托出去。
3）监理的主要合同关系
总包招标阶段及谈合同阶段，监理一般不参与，都是合同签订完成后参与合同执行管理，开工后的合同监理可以参与合同签订等一系列管理，监理参与合同管理应该站在中立的立场上，既要保证业主利益，也要保证施工单位利益，才能确保合同有效履行，偏袒任何一方都有可能产生纠纷，当然与监理的职业道德规范也是相违背的监理参与合同管理能够发挥监理的专业知识比业主强的优势做到预控和阶段目标管理监理施工质量达到合同目标监督安全管理管理工期和进度，对工期滞后进行分析协助业主的成本控制和进度款支付。
5.合同管理中存在的问题
由于我国长期受计划经济影响，国内工程管理中合同管理和索赔尚未引起业主和承包商的高度重视，许多项目经理部对它们还比较陌生。
所以，首先应加强对经理部各层次的管理人员进行合同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育，使大家认识到这个问题的重要性，重视合同和合同管理。
合同意识是市场经济意识、法律意识、工程管理意识的综合体现。
如果合同的管理操作完全靠人工进行跟踪管理，不仅工作量大，而且难度也非常大，合同管理的工作一般由法律部门主管，业务部门兼管，而这两个部门对财务状况无法完全掌握，很难对合同进行监督和检查。
即使设立专门的部门，也会大幅提高成本，不利于企业的长期发展，混合式的管理模式使得职员了解合同的履行情况非常被动，这种人工管理方式远远不能满足现代化管理的需要。
采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：
1）文档管理困难：
传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅
读参考合同时，存在查找不方便的问题。
尤其是领导需要了解合同文本时需要耗
费很多时间。
2）进度控制困难：
由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手
工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程
了解合同情况时存在很大障碍。
财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样
存在障碍。
3）信息汇总困难：
采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不
统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。
对于
领导的决策时间有一定的影响。
4）缺少预警机制：
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预
测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥
资金运作。
建立更加科学的，包括合同管理职能的项目管理组织机构、工作流程和信息流程、规章制度，确定合同与成本、工期、质量等管理子系统的界面，将合同管理融于投标报价和施工项目管理全过程中。
施工项目管理系统尚不完全，缺少合同管理职能。
合同管理有一套国际通行的做法和程序，目前可以从研究FIDIC合同条件、研究国际工程承包商的合同管理方法与程序、研究国际工程合同与索赔案例三方面入手，对国际惯例进行系统剖析。
合同管理是一项重要的经济管理工作,合同管理水平的高低对企业的经济效益影响很大。
合同管理不仅是合同管理人员的职责,合同管理涉及的面广,要营造一个人人都重视合同管理的氛围,强化全员管理意识。
建筑施工企业主要负责人和项目经理主管经济合同管理工作,企业将规范化合同管理作为项目部责任制考核的主要指标之一,与经济效益挂钩。
并且每年组织对项目经理、经营人员、合同管理人员培训,邀请有关职能部门的人员来企业开展合同法律法规教育,使企业树立起依法签约、依法履行为前导的依法经营思想,把抓施工合同管理放到企业抓质量管理和市场开发一样的重要位置,把施工合同管理列入企业管理的议事日程。
6.合同管理的现状及发展趋势
工程项目管理的核心是合同管理。
合同是业主和承包商之间关系存在的法律依据，在工程实施过程中是双方的最高行为准则，也是对双方争执判定的法律依据。
现代的工程项目越来越大，所涉及的方面和关系也越来越多，越来越复杂。
这就使合同的作用越来越重要，因为只有合同才能把项目各方复杂的关系明确下来，规范各方的行为，保证项目的成功随着我国改革开放的不断深入，企业将会更多的接触到国际工程。
国际工程是要按国际惯例办事的。
国际惯例很重要的一点就是严格的合同管理。
合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。
不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。
系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。
动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。
在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。
在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理；从八十年代中期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。
近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。
它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。
我国法律尚不健全，有法不依现象十分严重，合同的法律环境不是很好，人们也不习惯用法律手段和合同措施解决问题。
合同签订和实施中问题较多，合同管理的成效不很显著，水平也很难提高。
由于工程承包商的索赔意识不强、不会主动寻找和辨识索赔机会、提不出有说服力的索赔计算方法、不能采取适合的索赔策略以及索赔管理中信息技术的薄弱，都给工程承包企业带来了相当大的损失，使企业付出了沉重的代价。
合同索赔工作难以实现。
索赔是合同和法律赋予受损失者的权利，对于承包商来讲是一种保护自己、维护正当权益、避免损失、增加利润的手段。
7.合同管理的现实意义
合同管理是市场经济的要求。
随着市场经济机制的发育和完善，要求政府管理部门转变政府职能，更多地应用法律、法规和经济手段调节和管理市场，而不是用行政命令干预市场；承包商作为建筑市场的主体，进行建筑生产与管理活动，必须按照市场规律要求，健全和完善内部各项管理制度，合同管理制度是其管理制度的关键内容之一。
施工合同是调节业主和承包商经济活动关系的法律依据。
加强建设工程施工合同的管理，是市场经济规律的必然要求。
建设工程合同管理,是市场经济和工程建设管理中一项十分重要的内容。
在工程项目的建筑过程中,其主体的行为必定会形成各个方面的社会关系,诸如政府建筑管理机关、项目法人单位（业主）、设计单位、施工单位、监理单位、材料设备供应商等。
其中除了政府管理机关是依据法律、法规对工程建设主体行使行政监督管理外,其他各方面社会关系却是通过“合同”这一契约关系来完成的。
工程建设活动的质量、投资和进度都是在合同管理的调整、保护和制约下进行的。
建设工程合同管理的特点是涉及面广、综合性强,其重要性和意义表现在:
1）社会主义市场经济的要求。
市场经济的一个重要特征是依法办事和鼓励自由竞争,合同管理就是法制（合同法、建筑法等等）管理。
2）现代企业自身发展要求。
现代企业产权明晰,权责明确,政企分开,科学管理,建筑工程合同中的施工合同是业主与建筑施工企业进行工程发包和承包的重要法律形式,是工程施工、监理和验收的重要法律依据,是建筑施工企业走向市场的桥梁和纽带,合同的内容也直接关系双方的根本利益。
3）强化合同管理,提高履约率。
4）合同管理对开拓国际市场,尽快与国际接轨,也有十分重要意义。
规范建设各方行为的需要。
目前，从建筑市场经济活动及交易行为看，少数工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识，不正当竞争行为时有发生，承发包双方合同自律行为较差，加之市场机制难以发挥应有的功能，从而加剧了建筑市场经济秩序的不规范。
因此，政府行政管理部门必须加强建设工程施工合同的管理，规范市场主体的交易行为，促进建筑市场的健康稳定发展。
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