规章指引.docx
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规章指引
規章、指引、說明
（1） 作用
「規」是規則的意思；「章」則指章程，是以書面形式表述的組織規程或辦事條例。
機關團體為了推行某些工作、實踐某些計劃，通常都要提出一些具體的行事規則和程序，讓參與工作者或者受團體制約的人遵守和依循，這些規則和程序，我們就統稱為「規章」。
涵蓋在這個概念底下的，還有各種不同的文種變體和名稱，比如「章程」、「條例」、「須知」、「辦法」、「大綱」、「綱要」、「指引」、「說明」、「安排」等。
它們儘管名稱不一，但是形式一般都相類似，功能也大致相同，只是應用的場合和對象可能不太一樣而已。
規章類文書一般都具備制約性，要求有關的人士遵守奉行；有時候也具備說明性，例如說明事情進行的程序、說明團體成員的權利和義務，或解釋某種措施和政策。
此外，有些商品的說明，雖然主要在指示消費者有關商品的使用程序、分量、使用時應該注意的事項等，但在說明商品的成分、裝置和功能的同時，也可能兼具一定程度的宣傳性。
（2） 應用範圍
規章一類的文書應用範圍相當廣泛，包括政府機關制訂的法令「條例」，約束團體成員種種行為的「規則」、「守則」，指導團體組織活動的「章程」、「規程」、「簡章」，規劃事項扼要方針的「大綱」、「綱要」，以及解釋措施政策和辦事程序的「須知」、「辦法」、「指引」、「說明」等。
一般而言，「條例」等同於法律條文，是由政府機關所訂立的，在其管轄範圍內的民眾都會受到約束。
這些條例，可以涉及各個不同的層面，比如「火警調查條例」列明發生火災的時候警務人員的調查權限；「法定語文條例」列明法定語文及其地位與應用、使用不同法定語言制訂條例的情況、法律程序所採用的語文等；「道路交通條例」列明了一般的交通規則、交通標誌和道路的使用、交通督導員的權限等。
「規則」、「規約」、「守則」等多數是機關團體所訂立的，用來規定團體內部的紀律、約束團體成員的行為，如學校或教育團體所訂立的考試規則，體育競賽項目所訂立的比賽規則，公司團體所訂立的職員守則，工場或施工地點所開列的安全守則等。
「章程」、「規程」則多數用來規限工作或計劃的進行程序，以及有關的各項規定，或內部成員的權利與義務。
比如各類學校的招生章程、各大小銀行不同貨幣存款的章程、考試局各類考試的簡章、各種社團組織的會章等。
「大綱」、「綱要」等是指規劃某些工作的時候所設立的方針或規劃描述，如「中國漢語水平考試大綱」、香港特區行政首長施政報告當中所訂定的「教育及人力政策綱領」等。
至於「辦法」、「須知」、「指引」、「說明」和「安排」，則是比較具體地陳述、解釋各種事情的處理方式、程序，或是對某種商品、服務的內容、功能、使用方法等加以解說，具有一定的指導作用；如果需要說明的是商品或者勞務，還可能帶有一定宣傳成分。
解釋辦事程序方式的例子有香港海關訂立的入境旅客須知、公共車輛上的乘客須知、學校或社團訂立的獎學金申請辦法、一般人士申請公屋的辦法、地區節資助計畫指引、中國內地人士申請來港入境安排、申請護照的程序說明等，至於說明、宣傳兼顧的，則主要是一些商品或者勞務說明書。
此外，有人把各種證書也納入說明書的範疇，認為證書的目的無非在說明某一個人曾經接受過甚麼教育、獲得甚麼資歷，或者具備甚麼身分，因此，可以視為一種比較正規、鄭重而具有法律效力的說明書。
（3） 寫作注意事項
一般而言，規章類文書所涉及的人比較多，涵蓋範圍比較廣，例如公立圖書館的借書規則影響到所有到圖書館借書的民眾，某所學校的招生章程影響到所有到學校報名的人士，某個社團的會章影響到社團屬下所有的成員，公共游泳池的安全守則影響到所有去游泳的市民，因此行文一定要平實、淺白。
就具體行文而言，這一類文書的內容多數具有指導、規限、約束的作用，因而對於一些受影響或規限的事物的性質、範圍、數量、時限等等，都要有清晰、明確的界定，使這類文書出現比較多的長句和複句，條例和規章尤其如此。
其中長句通常包含比較多的並列成分，由「及」、「或」、「並」等連詞連接起來，比如「運輸司可訂立規例，以訂定永久性、臨時性及可變換的交通標誌及道路標記的分類、設計、顏色、豎立、放置、操作、維修、更改及移去」、「於有需要的情況下，本基金可能會向其他機構、人士及團體收集申請人的個人資料，執行基金審批程序，或因履行法例、政府及監管方面的規定而作出有關之透露，包括在保密的情況下持有、使用、轉移或向下列人士披露申請人的個人資料」、「職業退休豁免計劃指《職業退休計劃條例》所指的職業退休計劃，而該計劃中的僱主是香港以外地方的政府或是該政府或由該政府制訂的並非以牟利為營辦目的的代理機構或經營機構」。
複句則主要是一些條件句，前一個分句提出某些條件或背景，後一個分句交代在該種條件或背景下，會有甚麼要求或出現甚麼情況，如「倘贊成票及反對票票數相同，則由大會主席加投一票」、「任何在入境站進入香港特別行政區的人士，如未向海關人員作出申報或作出虛假或不完整申報其所攜帶或在其行李超逾免稅優惠限額的應課稅貨品，有被檢控或根據第109章第47A條以罰款代替被檢控之虞」、「僱主如果未能在僱佣合約終止日或合約到期日後7天內支付工資，須就尚未清付的款額支付利息給僱員」、「考生若未能出示有效之身分證明文件，本校得保留不接受該應試考生試卷之權利」等。
相比起來，商品或勞務說明書由於不牽涉法律程序或者規章制度，不需要在同一個句子當中加入太多修飾、限定成分，因此語句可以比較簡短，上述的長句和複句比較少見。
事實上，如果不是有法律上的考慮，太多修飾或並列成分、過於冗長拖沓的句子，是應該盡量避免的。
形式方面，規章一類的應用文書為了達到清晰明確的效果，多數採用分章、分節或點列的方式表述，把需要界定的權限和義務、需要解釋說明的程序和措施、需要遵行的事項和規則逐項逐條陳述出來，並冠以小標題，使閱讀起來眉目比較清晰。
而為了使內文更具條理、系統更加嚴密，章節段落之間的排列，通常有一定的準則，就是從一般到具體、從普遍到特殊、從總綱到細節、從主要到次要。
不過，隨著電腦互聯網絡的興起和普及，上述文書的表達形式開始出現變化。
不少機構團體在把各自的資料放上電腦網頁供人瀏覽的時候，為了搜尋和閱讀上的方便，往往把本來按照一定順序排列的文本，依章節或者其他組織方式，切割成小片斷，放在不同的書頁上；讀者可以根據一些主題詞語的提示，選擇自己需要的資料，直接跳到有關的書頁，而不必依照原來的順序閱讀。
雖然有關團體在設計網頁的時候，還是會依照一定的順序或者層次安排各個部分的資料，但是安排的順序不再是橫向的、線性的，而是縱向的、跳躍的。
那種從一般到具體、從普遍到特殊的排列方式，在電腦上網頁上不一定體現出來。
有些網頁甚至打破規章文書以陳述說明為主的習慣，改用問答方式交代有關資料，使這種本來比較嚴肅、正規的應用文書，開始變得比較活潑、隨意。
內容方面，大部分規章類文書都包括標題、制訂者名稱、制訂日期和正文四個部分。
標題主要用來表明文體的名稱；但是像「條例」、「章程」、「須知」等一類名稱，都是比較概括的說法，所以具體文本的標題，一般都會在文體名稱前加入關於內容範圍的修飾成分，有時候也會把有關的機構名稱加進去。
比如「道路交通條例」、「香港海關入境旅客須知」、「香港考試局普通話水平測試簡章」、「強制性公積金計劃管理局—獲強積金豁免的職業退休計劃指引」、「申請香港特別行政區護照說明書」、「XX牌即熱密封式熱水爐使用說明書」等。
上述有些例子，其實同時把制定者名稱也包含在內，那樣的話，就不必另外交代制訂者。
否則，可以在標題之下說明，或者在章節條文中交代。
一些成分比較簡單、功能比較單一的商品、勞務說明書，標題會比較簡單，通常只列明商品名稱，不一定有「說明書」一類的字眼。
至於正文，則視乎目的、對象和功能而有詳略長短之別，以及約束性高低的差異。
但是，不管是條例、規則、章程還是辦法、須知、說明，正文部分都應該考慮周全，不應有所遺漏，條文之間也不應互相矛盾，條例的訂定尤其如此。
另一方面，卻又不能過分繁瑣，有些細節如果定得太具體、太僵硬，執行起來就會缺乏靈活性，以致無法適應可能出現的變化。
（4） 常用詞匯
詞語
意義及用法
可（以）/
不可（以）
應/不應、
（必）須/不須
條例、章程、守則等應用文通常會涉及某些人的權利、義務、資格，必須遵守的規則或者應該避免的行為等，因此常要使用表示許可或者可能的字眼。
如「署長可指明在未有根據本條例發出許可證下，在任何私家路上或鄰近任何私家路可豎立或放置的交通標誌及道路標記」、「每位旅客可免稅攜帶下列數量的應課稅貨品，……」、「本公司可修訂客戶應繳之電費價目類別」。
「應/不應」則是約束性和規限性比較強的字眼，表示事理上非如此不可；如「簽署人應同時填報其電話號碼以便作進一步聯絡」、「考生應具有一般的聆聽理解能力」。
但由於事理上的因素不一定納入約束和規限的範圍，因此「應/不應」一類的字眼雖然在意義上跟「須/必須」接近，但出現的頻率一般比後者少。
「須/必須」指出了訂立規則、章程等的機關團體對有關人士在行為上的規定和要求，所有受影響的人都得遵守奉行，語氣比「應/應該」更重。
如「報名者須在報名時繳妥費用」、「處長須對該處作出全面而詳細的視察」、「各幼童軍必須按照新的幼童軍手冊內容進行考驗」、「司庫須將本會之一切款項存放於往來帳戶或儲蓄帳戶內」。
為/是
這個詞語在章程一類的文書裏用得比較多，通常用來為一些概念下定義或作出判斷、解釋，如「本會定名為……」、「本會以會員大會為最高權力單位」、「法定人數最少為普通會員人數二十分之一」、「監事會的職責是在周年會員代表大會閉會期間，監察理事會對本會的管理」。
及/並/與/暨
用以連接兩個或以上的概念/事物，表示受約束、管轄、影響的範圍，是在規章類文書當中用得相當普遍的虛詞。
在一般情況下，這幾個連詞所連接的概念或事物，以放在前面的概念/事物為主，後面的為副，尤其用「並」、「暨」連接的時候，更是如此。
如「（完成童軍技能）在戶外烹調一簡單之膳食及熱飲，並處理膳後工作」。
「及」和「與」有時候也用來連接兩個分量完全相等的概念/事物，但是前後者之間沒有主從的分別，如「（運輸司可訂立規例，以）管制及規管道路的使用」、「常委會負責處理本會日常會務，包括執行會員大會所通過之議案、召開會員大會及履行會章所指定之一切事項」。
或
也是用來連接兩個或以上的概念/事物，表示受約束、管轄、影響的範圍，但卻表示兩者只居其一，可以有所選擇，在約束之餘允許一些彈性。
「或」跟上述連詞一樣，是在規章類文書當中用得相當普遍的虛詞。
如「（運輸司可訂立規例，以訂定）任何種類車輛或該車輛任何接觸路面的部分或多個部分所傳至路面的最高重量」、「客戶（的定義）：
在任何指定地點使用本公司供應電力之個人、合夥人、所社、公司、公營或私營機構或政府機構，不論其已否向公司注冊為該供電地點之客戶」。
凡
通常放在名詞或名詞短語的前面，用來概括某個範圍內的一切，比如「凡符合以上兩種身份者，均可申請成為會員」。
均
「都」、「全部」的意思，通常放在動詞前面，表示行動方面的概括，如「凡符合以上兩種身份者，均可申請成為會員」。
……除外
表示某些事物不計算在內，也是用來表示概念或事物的範圍的，如「各級進度章，除指定項目外，均由童軍團長安排之主考進行考驗」、「本公司之任何行為或遺漏，均不可作為免除客戶遵守供電則例及其他條款及條件之行為，惟經本公司書面注明及簽署者除外」。
包括
包含在內的意思，放在「包括」後面的，通常是一些事物的列舉，用來補充前文交代過的概念，如「此等突發之不幸事件包括死亡、意外受傷、急症需即時動手術、火災……」、「（常委會）負責處理本會日常會務，包括執行會員大會所通過之議案、召開會員大會及履行會章所指定之一切事項」。
若/如……
（則）
用來連接兩個分句，前一個分句為某些行為或情況作出假設或提出條件，後一個分句表明接著會發生的情況或後果。
如「若遇嚴重天災，因而產生大量災民，而政府及其他基金又已負責賑災工作，則以遭遇該天災為理由向本基金要求援助之申請將不獲考慮」、「如客戶不提供所需資料，本公司可能無法提供有關服務」。
（5） 空白格式範本
制定者名稱+標題
正文
用分章、分節或點列形式表述
視乎情況可以省略
制定日期
（6） 示例
例一：
章：
5
標題：
法定語文條例
憲報編號：
條：
3
條文標題：
法定語文與其地位與應用
版本日期：
30/06/1997
（1）現予宣布︰在政府或公職人員與公眾人士之間的事務往來上以及在法院程序上，中文和英文是香港的法定語文。
（由1995年第51號第2條修訂）
（2）各法定語文享有同等地位，除本條例另有規定外，在第
（1）款所載用途上亦享有同等待遇。
（資料來源：
律政司香港法例資料庫網頁）
例二：
章：
12
標題：
火警調查條例
憲報編號：
條：
2
條文標題：
發生火警時警務處處長可
接管處所並提交報告
版本日期：
30/06/1997
凡任何處所已發生火警，或有理由推測有人已企圖或即將企圖對任何處所或其任何部分縱火，則警務處處長可在他認為適當的情況下，接管該處所及任何被推測為火警起源的其他處所，如他認為有需要，亦可禁止業主及所有其他人進內；而處長須對該處所作出全面而詳細的視察，或著令有關警區的主管警務人員或有關分區的主管警司所指派的警務人員作出該項視察，並須隨即向裁判官提交一份有關該處所的狀況及其內各物（如有的話）狀況的詳盡書面報告，以及提供他所能獲得的關於火警起源以及有關情況的一切資料。
（由1937年第27號附表代替。
由1940年第12號第2條修訂；由1961年第48號第2條修訂）
（資料來源：
律政司香港法例資料庫網頁）
例三：
個人資料（私隱）條例
目的
本條例的目的，是在個人資料方面保障在世人士的私隱，並保障個人資料得以不受限制地從已實施資料保障法例的國家和地區自由流入香港，這有助促進本港經濟的持續發展。
適用範圍
本條例適用於任何直接或間接與一名在世人士（資料當事人）有關的資料、可切實用以確定有關人士身分的資料，以及其存在形式令查閱及處理均是切實可行的資料。
本條例亦適用於任何控制個人資料的收集、持有、處理或使用的人士（資料使用者）。
條例生效日期
本條例由一九九六年十二月二十日起實施。
對資料使用者及資料當事人的影響
資料使用者必須按照本條例附表1載列的保障資料原則，以當中所訂明的公平資訊措施來處理和使用個人資料。
本條例賦予資料當事人某些權利，例如他們有權要求資料使用者告知是否持有他們的個人資料；有權要求資料使用者提供一份該等資料的複本，以及有權要求改正資料。
資料使用者向資料當事人提供個人資料複本所徵收的費用不得過高。
資料當事人可向個人資料私隱專員投訴涉嫌違反本條例規定的情況，或透過民事訴訟，就因此而蒙受的損害向資料使用者要求補償。
（資料來源：
個人資料私隱專員公署網頁）
例四：
公共圖書館規例（摘要）
有關圖書館之使用
1.向圖書館借出書籍或其他資料，每次期限為十四天。
2.在歸還書籍或資料時，如無其他人士輪候，該項資料可由同一借用人續借十四天。
3.逾期歸還圖書館資料者，成人圖書館資料每項每天須繳罰款港幣一元五角，兒童圖書館資料每項每天須繳罰款港幣五角，不足一天亦作一天計算。
4.圖書證不能轉讓與別人，而借用人對所發圖書證之使用須負全責。
5.遺失圖書證時，請立即以書面向圖書館報失。
補領圖書證須繳費如下：
o十八歲或十八歲以上者為港幣二十五元；
o十八歲以下者為港幣十三元
遺失圖書證時，不須重新申請，只須補領。
持證人除非已用書面報失，
否則對憑該證而借出之圖書館資料必須負責。
6.凡預約圖書館資料，每項須繳費港幣二元五角。
7.借用人之住址如有變更，應立即通知圖書館。
8.圖書證在任何香港公共圖書館均可通用。
9.凡未滿十二歲之兒童，除在圖書館館長同意下或在成人陪同下外，不可進入或使用成人及參考圖書館。
10.借用人於離開圖書館前，必須檢視所借圖書館資料是否完整無損。
11.圖書館資料如有遺失或損破，借用人須償付費用，其數額以圖書館館長認為足以補購該項資料之一冊或全套為準。
此外並須照價百分之二十繳納附加費。
（資料來源：
康樂及文化事務署網頁）
例五：
蘇浙公學校友會章程
一、定名：
本會定名為蘇浙公學校友會。
（以下簡稱本會）
二、宗旨：
1.團結蘇浙公學校友，冀能對社會有所貢獻。
2.保持校友與母校之聯繫，以提高校友對母校的歸屬感。
3.促進母校校務之發展。
4.聯絡會員間之友誼。
三、會址：
本會設於北角寶馬山道二十號蘇浙公學內。
四、會員：
1.凡曾在蘇浙公學肄業或畢業之同學皆可成為蘇浙公學校友會會員。
2.凡曾在蘇浙公學任職之教職員離職後，皆可成為蘇浙公學校友會會員。
凡參加本會者，必須填妥本會之申請表格，經本會核准後，方可成為正式
會員。
五、會費：
1.新會員入會費為港幣五十元正，應屆畢業生入會可得豁免。
2.各會員每年繳交會費五十元正。
3.每年會費若逾期未交則作自動退會論。
4.凡符合會員資格之人士，一次過繳交會費五佰元正，將成為永久會員。
六、會員之權利與義務：
1.會員的權利
（i）選舉、被選、表決及罷免權；
（ii）參與本會各項活動。
2.會員的義務
（i）遵守本會會章及本會議決案；
（ii）繳交本會入會費及年費；
（iii）積極參與本會活動。
七、名譽會員：
1.執行委員會可邀請社會人士擔任本會名譽會員。
2.名譽會員不享有選舉、被選、表決及罷免權。
八、執行委員會（以下簡稱執委會）：
1.執委會共有委員二十人，負責管理及執行本會一切會務，任期二年，重選可連任。
2.所有執委會委員均須為本會會員。
3.執委會設主席、副主席各一人，另設秘書、財務及其他組別。
4.各職位均從執委會中互選產生。
5.主席將主持每次會議，如主席位出缺，即由副主席遞補充任。
6.秘書：
處理一切檔案，文牘及會議記錄。
7.財務：
處理本會一切財政事務。
九、會員大會：
1.會員大會為本會最高權力機構，決定及修訂本會一切重要事項。
2.會員大會每年召開一次，由主席召開，並於開會前不少於十四天發出通知。
如有必要，得召開臨時會員大會。
3.會員大會中將宣佈上年度之財政報告。
4.每屆選舉年，會員大會將選出下任執委會委員，候選委員經提名及和議，以最高票數之二十人當選。
5.在執委會任期內，如有委員空缺，將在會員大會補選。
6.會員大會以全體會員百分之二十或五十人出席（以較少者為準）為法定人數，如第一次舉行不足法定人數而流會時，主席可將大會押後，一個月內再次舉行，屆時不論出席會員人數多寡均作為法定人數。
7.如有百分之十或不少於四十位會員提出，主席必須於一個月內召開臨時會員大會。
十、修改會章及罷免執行委員會委員：
有關修章及罷免的提案需有全體會員百分之十或不少於四十名會員提出，並需於會員大會召開前不少於七天以書面通知主席。
提案須得到出席會員三分之二或以上通過。
十一、解散：
本會如須解散，需經會員大會或臨時會員大會決定，並須全體會員半數以上同意方可解散，本會資產如有剩餘則由該會員大會決定處理。
（資料來源：
蘇浙公學網頁）
例六：
招生簡章
_______________________________________________________________
學 額：
一年級新生一百二十名（新學年九月入學）
報名日期：
每年九月下旬親臨學校辦理
報名手續：
出生證、家長身份證、成績表（副本）。
照片兩張。
入學測驗：
報名時通知
校 址：
九龍土瓜灣馬頭圍道171號。
電 話：
2715-6039、2715-6370
（資料來源：
聖公會牧愛小學上午校網頁）
例七：
香港理工大學專業進修學院入學須知
報名辦法
1.報名表格可從本網頁內下載。
2.若干課程備有指定的報名表格。
請細閱課程資料並向本院索取。
3.每申請一項課程，需獨立遞交一張申請表格及一張支付「香港理工大學」的銀行本票或劃線支票，並於支票或本票背面寫上姓名及課程編號。
請以英文正楷填寫報名表的第一、二及四部份。
資料不全的報名表及期票恕不受理。
4.填妥之報名表格需連同劃線支票或銀行本票，於課程截止報名日期前郵寄或遞交本院。
5.除特別註明外，課程截止報名日期一般為開課前三星期，但學員以盡早報名為宜。
報名延誤可能引致某項課程因人數不足而被取消。
6.專業進修學院會通知申請者取錄結果。
若申請者於所報讀課程開課前一星期仍未收到通知，則應自行向學院查詢。
7.報名申請若不被接納，或所選讀課程經已取消，學院會以平郵退還已繳學費。
除此以外，已繳學費恕不退還。
報名後不得轉換課程，學費及學額亦不可轉讓他人。
學費收據將於課程第一講派發。
8.本院保留修訂課程細則之權利。
申請者/學員將獲通知。
聽講證書/修業證書
1.除特別註明外，學員上課次數不少於百分之七十，可申請聽講證書。
2.部份課程設有結業考試。
若學員上課達滿意出席率，並考獲合格成績，可獲香港理工大學頒發修業證書。
詳細資料請參閱個別課程之「備註」一項。
除非課程訂明特別考試規則（詳列於本課程手冊及資料單張），學員缺席結業考試或成績未符合格要求者，將不獲安排重考。
3.聽講/修業証書之申請，須於課程結束後兩星期內，以書面向課程導師或本院遞交。
逾期申請需繳費港幣一百元正*。
課程結束後一年始遞交申請將不獲處理。
4.所有證書將不予補發。
若學員需本院另行證明其完成某課程，可以書面提出申請。
每張證明收費港幣一百元正*。
*所有費用如有調整，恕不另行通知。
停課
1.若天文台於早上六時三十分至中午十二時懸掛八號或以上風球，或宣佈可能將於兩小時內懸掛八號風球或以上，所有日間課堂（上午八時三十分至下午六時三十分）會取消。
若天文台於中午十二時至下午四時三十分懸掛八號或以上風球，或宣佈可能將於兩小時內懸掛八號風球或以上，所有下午課堂（下午一時三十分至下午六時三十分） 會取消。
若天文台於下午四時三十分至六時三十分懸掛八號或以上風球，或宣佈可能將於兩小時內懸掛八號風球或以上，所有夜間課堂（下午六時三十分至九時三十分）會取消。
若上課時懸掛八號風球或以上，則立即下課。
2.若黑色暴雨警告訊號於辦公時間前懸掛，香港理工大學將停止辦工，當日課程亦將取消。
若訊號於上課前兩小時除下，除非本校透過電台發出通告，否則照常上課。
3.遇有天氣欠佳，除非香港理工大學透過政府新聞處，在電台及電視台發出停課通告，否則所有課程照常上課。
至於教育署宣佈有關其屬下學校、工業學院或專上學院之停課措施，將不適用於本校。
資料查詢
查詢請逕達專業進修學院
地址：
九龍紅磡香港理工大學AG511室（由A柱入）。
電話：
27666666；傳真：
23630540
電子郵遞：
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本院辦公時間如下：
星期一至星期五
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