办公室日常工作规范.docx

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办公室日常工作规范

办公室日常工作规范

一、办公室日常工作规范

办公室的日常工作十分繁杂，涉及面广。

它包括：

文稿起草、公文管理、会务、机要保密、档案、信访、财务、接待等各项工作。

简言之就是：

办文、办会、办事。

为充分发挥办公室牵头作用，确保程序规范，运转高效，服务优质，协调有方，督办有力，特制定办公室日常工作规范。

（一）公文管理工作规范

1、发文办理

（1）中心发文流程

相关科室（拟稿）→办公室（核稿）→主管领导（会签或签发）→主任（签发）→办公室（编号等）→相关科室（打印样稿）→办公室（复核样搞）→相关科室（印制）→相关科室（发送）→办公室（存档）

（2）中心发文种类

中心发文有4种：

发文机关代字分别设为：

浏后勤发、浏后勤字、浏后勤函、浏后勤会纪。

2、收文办理

收文的具体工作环节有收文登记、拟办、批办、承办、归档等。

（1）收文登记：

收文登记的范围，包括机关间正式往来的各种收文，如上级机关的政策性、指导性、交办性、参阅性公文；下级机关的呈请性公文；平行或其他不相隶属机关的商洽性、询问性公文；参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料；人民来信等。

（2）拟办：

凡需本中心及其各职能科室贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。

对上级来文的拟办，应提出要求办理、贯彻落实的具体人员或部门；对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责复文的业务部门或业务人员，必要时注明时限。

如：

“拟请××科在×月×日办复”，“拟请××科××同志负责办理”；对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头科室，以免科室之间互相争办或者相互推诿。

拟办意见的书写，应工整地书写在《文件批办单》的拟办栏内，并签注拟办人的姓名和时间。

（3）批办：

是指由机关（部门）领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。

批办意见应规范地书写在《文件批办单》的批办栏内，一般不要写在公文的白边区上。

（4）承办：

经领导批办后的公文，应交有关科室或部门具体负责办理，以将批办意见落到实处。

在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在《文件批办单》的相应栏目内，填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。

（5）归档：

凡发送本单位的文件，由办公室统一接收和保管，处理完毕后按立卷归档要求及时分类归档。

（二）会务工作规范

1、会议报批程序

以市委

、市政府名义召开的全市性会议，由中心

办公室向市委办公室或市政府办公室填报《会议审批单》，按有关程序审批，中心内部会议由办公室具体组织实施。

办会流程：

安排议题——拟定与会人员范围或名单——办理会议报批手续——选择会场——拟发会议通知——准备会议文件和材料——布置会场——召开会议——作好会议记录——整理会议纪要。

2、会议组织

（1）会议通知

①会议通知要进行书面登记，包括发通知时间、接通知人姓名、通知完成情况等。

②重要会议要实行“双保险”，电话通知与传真同时进行，逐步实行“三保险”（电话、传真、短信），特别重要的会议要求与会单位上报与会人名单，确保人员到齐。

（2）会议组织筹备工作

①每一次会议都要认真做好筹备工作，大型会议要做好组织筹备方案，健全组织机构，合理分工，明确筹备任务，方案要细致周全，狠抓落实。

②会场要进行精心布置，重要会议做好会标，合理摆放座位，正确排列领导位置。

十分重要的会议要确定与会人员座位，做到对号入座会前半小时内要对主席台座位复查，根据领导到会情况及时调整。

③准备好会议议程及会议资料，会议资料较多或会议重要、规模较大时，会议资料应整理装袋，并注意先后顺序，会前景应对主席台资料复查，以免出错。

④要组织与会人员签到，统计到会情况。

⑤要做好会议记录。

（三）事务工作规范

1、工作预安排

（1）充分发挥办公室牵头作用，协调好科室关系；

（2）每两周对各科室工作进行一次统筹安排，安排好中心工作计划，工作安排表须在上次安排表的第二个周五发放到领导及各科室，以便各科室安排下周工作。

（3）排好节假日工作安排表。

2、督办工作

（1）督促工作预安排落实情况。

按《工作安排表》逐日逐项督查，了解工作中存在的问题，及时反馈情况，

（2）督促工作布置落实情况。

对承办文件、会议事项和领导交办事项及时催办，以事务为主，一事一催，防止拖拉或延误，保质量为领导服务。

3、印信管理

（1）使用印章和介绍信须经党政领导同志批准。

（2）印章和介绍信由专人管理，管理人接到领导同志的批示或口头通知后方可盖章和出具介绍信。

如发现印章和介绍信使用不当应及时提出意见，并报主管领导同意。

管理人不在时，应委托专人代管，不得因此影响盖章和出具介绍信。

（3）使用印章要严格办理登记手续，由用印人认真填写《用印登记簿》。

4、值班工作

值班工作主要包括电话联系、函件处理、信息传递、咨询答复

、公务接洽、来访处理、接待和协助处理突发性事件、办理领导交办事宜等，并

做好值班记录。

值班工作应注意以下事项：

①值班人员必须以高度的责任感、饱满的热情、细致周密的作风和谦虚谨慎的态度投入工作。

②值班人员应坚守工作岗位，遵守作息时间，不得擅自离岗。

对值班期间擅离职守，延误时机或处理不当而贻误工作者，要追究责任，严肃处理。

③认真记录当日上级重要来电来文及群众反映的热点、难点内容，属值班人员职权范围的事，应及时处理、回复，各单位反映的属本单位职能范围内处理的情况应分类登记好《台帐》，并及时与办公室有关人员衔接，属有关职能科室的事及时转交有关职能科室办理，并要求反馈办理结果，重要问题，向有关领导报告，然后根据领导指示，及时办理。

④值班人员要认真做好交接班工作。

5、信访接待工作

办公室的接待工作主要包括接待来访群众和接待来客。

接待工作总的要求是热情、诚恳、周到、严谨。

接待来访群众，要热情周到，注意工作方法，对来访群众提出的问题能回复的当场回复，一时不能解决的问题，要就有关政策和规定作细致的解释，切忌乱表态。

接待来客，要礼貌、热情、讲究礼仪，注重形象。

6、报刊、信件收发

（1）及时准确分发好领导和科室的报刊信件及其它资料，不错分、不漏分；

（2）设计好文件柜，合理安排领导及科室留放资料位置，贴好标签或姓名。

7、车辆管理工作

按照《机关后勤服务中心车辆管理制度》和《机关后勤服务中心财务管理制度》执行。

8、财务工作

按《会计法》及《机关后勤服务中心财务制度》等财经法规、制度执行。

办公室日常工作规范化是一个不断发展的过程，必须遵循原则性与灵活性相结合的准则，既遵守工作规范，更注重结合工作实际，把办文、办会、办事这些办公室的主体工作做好。

二、公共会议室会务管理工作规范

（一）会务组织工作

1.操作流程

确定会议主题、时间、与会人员、议程

确定会议地点

制定会议方案（含时间、地点、与会人员、议程、组织机构及筹备工作分工）

部署筹备工作下发会议通知单（电话短信书面通知）

会议材料[含会议须知（含注意事项、议程、与会人员名单、食宿、座位、车辆安排、医疗、安全保卫等）、讲话材料、相关文件等]

会场布置（含会标、鲜花、茶水、座位摆布、座位牌、座区图、报到处等）

组织报到（发放资料、清点人数）

会场服务（清点人数、保障音响、茶水、电力、会议记录）

清理会场

会场总结（资料归档、会议记录等）

2.操作规范

（1）确定

会议主题必须使用规范统一的会标，会议时间必须精确划分，与会人员必须注明主席台人数和与会人数，并载明与会主要领导，会议规格等级，会议议程必须细致具体，会议地点必须统一使用规范名称。

（2）制作会议方案。

必须分工具体、责任明确，与会务筹备有关内容必须周到具体，并及时送交领导审阅参考。

（3）下发会议通知单必须载明会议时间、地点、与会对象、会议主题、会议要求等具体事项，电话通知会议必须做好文字记载，并注明接听电话人员基本情况。

（4）会议材料（含会议须知、注意事项、会议议程、与会人员名单、食宿、座位、车辆、医疗安排、安全保卫等工作内容）相关文件和讲话材料，必须按照文件操作程序办理。

（5）会场布置须对照《会务准备督查事项明细表》逐一准备落实：

含会标内容的准备、会议用具数量清点、会议用具摆放、鲜花摆放要求、茶水、茶具准备、座位排序领导铭牌制作及摆放、报到处的设立、座位分区平面示意图的张贴，空调、灯光、音响、颁奖曲的准备及检修、室外欢迎牌、拱门汽球、横幅的规划制作等内容。

（6）组织报到必须清点人数，提交到会情况统计表到会务组，并及时发放会务相关资料及物品。

（7）会场服务必须按会议要求提前半小时开门，提供茶水、音响、灯光、空调和保洁服务，并按要求做好会议记录。

（8）会议结束以后，必须及时打扫卫生、清点会议用具，会议用具及时归位，检查登记物品损坏情况，及时关闭水电、空调、灯光、音响，并及时关门落锁。

（9）会议结束以后，及时将会议记录、会务资料整理归档。

（二）公共会议室安排

1.操作流程

使用单位来函来电咨询

会议室查看、具体衔接、意见反馈

会议是租用手续办理

填写会议时使用通知单、督查通知单

会务组接纳通知单、签字

对照通知单、督查表准备会务，会前督查

正式会议、会中查看

会后保洁，用具清点、归位，会后督察

会议室设备检查、调试

（以上全部要做会务服务意见反馈）

2.操作规范

（1）及时统计机关会议室设置情况，含会议室规格、会议设施设备、会议用具数量及摆放形式、收费标准、会议室使用管理有关规定，致函各单位备案。

（2）凡须使用公共会议室的单位须提前1—3天联系会议室使用意向，须致电或来函至机关后勤服务中心事务一科，并提前一天办理好租用手续，除四大家使用公共会议室，其他单位一律按标准

收取会场租金、会议变更或调整，须提前一天与后勤事务一科衔接。

（3）会议室使用单位来函来电，须衔接好会务

服务相关内容，即会议时间、会议地点、与会人数（含主席台人数）、会议规格、与会主要领导、会标内容、会议用具摆放要求是否需要鲜花、果盘、欢迎标牌、领导铭牌、座位牌、会议室分区布局图等，并陪同察看会议室情况。

（4）所有会场租用须提前一天布置并及时检查相关内容是否到位，一级规格会议须认真填写《重要会议督查清单》，逐一检查落实。

（5）所有会议安排一律开具会议通知单，后勤事务一科会务安排人员签字，物业公司会务组会务接纳人员签字，并做到会前督查、会中察看、会后意见反馈三落实。

（6）所有会议均须提前半小时开门，做好保洁、音响、灯光、空调、茶水的服务。

（7）会后，及时打扫卫生，清点会议用具数量、检查物品损坏情况、会务用具及时归位，及时关闭水电、空调、灯光、音响，及时关门落锁。

（8）会后通过查询，致函或电话等形式征求会议室使用单位意见，并定期对公共会议室设备设施进行检修。

（三）采购工作

1.采购工作流程

（普通采购流程）

采购单位书面来函、签字盖章

经费预算、将采购资金打入采购中心账户

开展市场调查，确定颜色、规格、材质同技术参数

衔接生产厂家

填写采购申报审批单、采购单位领导签字申报

财政局行政科签字盖章

采购中心签字盖章

订立采购合同

加工制作、现场察看

安装验收

财务结算

保修

（以上各步要做意见反馈）

（招标采购流程）

采购单位确定采购项目、经费预算

发布招标工作信息

市场考察专家咨询

确定颜色、规格、材质要求、技术参数

编制报表文件、接受商家报名或邀标

确定入围商家

领取招标文件

招投标或竞争性谈判

签订采购招标合同

加工制作、现场察看

专家小组验收

财务结算

保修

（以上各步做意见反馈）

2.操作规范

（1）机关所有采购工作必须严格按照政府采购程序办理，遵守采购