Word 基础知识.docx
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Word基础知识
第二章Word2003基础知识
学习目标：
◆熟悉Word2003的工作界面
◆熟练掌握在Word2003中创建新文档的各种方法
◆能够正确保存文档
◆掌握输入文档内容的实用技巧
◆了解各种视图的特点
中文Word2003是Microsoft推出的Office2003中最常用的一个组件，适于制作各种文档，如信函、传真、公文、报纸、书刊和简历等。
第一节Word2003中文版工作界面
一、Word2003窗口结构
Word2003中文版启动后，其工作窗口如图2.1所示。
窗口分为标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等几个区域。
图2.1Word2003窗口结构
１．标题栏
显示所编辑的文档名和程序的名称，如“文档１-MicrosoftWord”。
单击标题栏最左端的控制菜单按钮，可打开Word控制菜单，菜单中的命令用于改变Word窗口的大小、位置以及关闭Word等。
标题右端的前两个按钮用于调节Word窗口的大小，第三个按钮为“关闭”按钮，单击该按钮可以关闭Word窗口。
2．菜单栏
提供各种命令供选择。
按功能分９个菜单项，每个菜单项都包含一组菜单命令。
菜单命令按执行过程的不同分为以下几类：
●普通菜单命令
该命令在菜单上没有特殊标记，单击此类命令将直接执行相应的功能，如图2.2“文件”下拉菜单中的“关闭”命令
图2.2“文件”下拉菜单
●对话框命令
标记是命令名称之后带有省略号，单击此类命令会打开一个对话框，如图2.2中的“打印”、“打开”等命令。
●工具栏按钮命令
标记是命令名称前有一图标，表示在工具栏上有这条命令的快捷方式按钮或可将此命令的按钮加入工具栏，如图2.2中的“新建”、“打开”等命令。
●子菜单命令
标记是命令名称之后有一个向右的小箭头，单击此类命令会打开一个下级子菜单，如图2.3中的“工具栏”命令。
图2.3“视图”菜单
●开关命令
标记是命令执行后，命令名称左侧加上选择标记或左侧的图标呈凹陷状态。
如图2.3中“视图”下拉菜单中的“普通”、“页面”等命令。
要执行菜单中某个命令，可以使用鼠标，也可以使用键盘。
使用鼠标执行菜单命令
（1）单击菜单栏中的菜单项，例如，单击“文件”，打开如图2.2所示的“文件”下拉菜单。
如果误选了菜单，可以在菜单之外单击鼠标左键或者按键盘的Esc键。
（2）在下拉菜单中，单击需要的命令。
由于Word2003的自动记录功能会记录用户的操作习惯，只在菜单中显示最近常用的命令，而不常用的命令将自动隐藏。
如果要显示全部的菜单命令，只要单击菜单底部的双向箭头按钮即可。
使用键盘执行菜单命令
（1）按下Alt键激活菜单栏后，键入菜单名后带下划线的字母。
例如，按“Alt+F”键可以打开“文件”下拉菜单。
（2）出现下拉菜单后，直接键入所选命令之后带下划线的字母。
例如，当出现“文件”下拉菜单后，直接键入字母“Ｎ”来执行“新建”命令。
使用快捷键选择菜单命令
当浏览Word的菜单命令时，会注意到如“Ctrl+N”、“Ctrl+O”之类的组合键名显示在命令的右侧，这些组合键称为快捷键。
可以直接按这些快捷键来执行相应的命令。
例如，按“Ctrl+N”组合键会打开“新建”对话框，相当于选择“文件”菜单中的“新建”命令。
在学习中熟记并使用快捷键是提高工作效率的实用技巧之一，Word2003中常用快捷键可参看附录A
3．工具栏
提供Office程序的一些常用操作。
用鼠标左键单击工具栏中的按钮即可执行相应的命令。
大多数工具按钮就是菜单命令的快捷方式，如“保存”按钮。
Word提供了众多的工具栏，在默认情况下，屏幕上仅能看到“常用”工具栏和“格式”工具栏，如图2.4和图2.5所示，其按钮功能见表2.1和表2.2。
图2.4“常用”工具栏
表2.1“常用”工具栏中各按钮的功能
名称
功能
新建空白文档
根据默认模板创建文档
打开
打开或查找已存在的文档
保存
以当前的文件名、文件位置保存活动文档
（自由访问）的权限
用IRM信息管理权限来保护Office文档的安全性
电子邮件
直接将文件作为电子邮件发送
打印
按当前打印设置打印活动文档
打印预览
进入打印预览视图显示打印的效果
中文简繁转换
中文简繁字体转换开关
拼写和语法
检查活动文档中的英文拼写和语法
信息检索
在不必离开Office程序的情况下快速参考联机信息和本地机上的信息。
剪切
将选定的内容剪切下来并存放到剪贴板中
复制
将选定的内容复制到剪贴板中
粘贴
在插入点位置插入剪贴板中的内容
格式刷
将选定格式复制至指定的区域
撤消
取消最后一次操作
恢复
恢复已用撤消命令撤消的操作
插入超级链接
插入或编辑指定的超级链接
表格和边框
显示或隐藏“表格和边框”工具栏
插入表格
在插入点位置处插入表格
插入Excel工作表
在插入点位置处插入一个Excel工作表
分栏
快速设置分栏格式
更改文字方向
沿水平方向或沿垂直方向排列文本框、单元格中选定的文字
绘图
显示或隐藏“绘图”工具栏
文档结构图
显示或隐藏文档结构图
显示/隐藏编辑标记
显示或隐藏所有非打印字符
显示比例
改变文档视图的显示比例
帮助
提供帮助主题和提示，以便协助用户完成任务
阅读
启动“阅读版式”视图
图2.5“格式”工具栏
表2.2“格式”工具栏中各按钮的功能
名称
功能
格式窗格
用以设置所选择文字的格式
样式
可快速为选定文字设置格式
字体
改变选定文字的字体
字号
改变选定文字的字号
加粗
以切换方式使选定文字加粗
倾斜
以切换方式使选定文字倾斜
下划线
以切换方式为选定文字添加多种类型的下划线
字符边框
以切换方式为选定文字添加边框
字符底纹
以切换方式为选定文字添加底纹
字符缩放
设置扁体字或长体字（在水平方向缩放）
两端对齐
使选定的段落按照左右缩排对齐
居中
使选定的段落居于文档的中间
右对齐
使选定的段落按照右缩排对齐
分散对齐
使选定的段落均匀分布对齐
行距
用以选择行距的比例
编号
创建编号列表
项目符号
创建项目符号列表
减少缩进量
使选定的段落缩进到前一个制表位
增加缩进量
使选定的段落缩进到下一个制表位
突出显示
可以将选中的文字上色突出显示
字体颜色
给选定文字设置不同的颜色
拼音指南
将选中的文字上方加上拼音标注
带圈字符
将选中的文字加上圈号
增大字体
将选中的文字字体增大
缩小字体
将选中的文字字体缩小
显示或隐藏工具栏
（1）单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，打开其子菜单，如图2.3所示，已显示的工具栏前有“√”标记。
（2）单击所要显示或隐藏的工具栏名称，例如：
单击“常用”选项，可隐藏“常用”工具栏。
移动工具栏
在工具栏边缘的灰色区域内按住鼠标左键拖动，即可移动工具栏。
当拖到窗口的边缘时，工具栏便停泊在窗口的边缘处；当拖到窗口的中间时，工具栏便浮动在窗口中，如图2.6所示。
图2.6移动工具栏示例
4．标尺
包括水平标尺和垂直标尺。
水平标尺用于设置段落缩进、调整页边距、修改栏宽以及设置制表位等。
单击“视图”菜单中的标尺命令，即可切换标尺的显示和隐藏状态。
5．编辑区
在编辑区中可以输入、编辑、排版文本，还可以插入图片、创建表格等。
6．滚动条
包括垂直滚动条和水平滚动条，用于查看文档的显示位置。
拖曳滚动条中的滚动块或者单击滚动箭头，可以查看文档的不同位置。
如果屏幕中没有显示滚动条，单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡的“显示”选项组中选择“水平滚动条”和“垂直滚动条”复选框。
在水平滚动条的左侧有5个视图方式切换按钮：
“普通视图
”、“Web版式视图
”、“页面视图
”、“大纲视图
”、“阅读版式
”，用于改变文档的视图方式。
7．状态栏
显示有关命令、工具栏按钮、正在进行的操作或插入点光标所在位置等信息。
状态栏中显示的信息从左向右依次为：
页号、节号、页号/总页数、插入点所在行距离分页符的距离、行号、列号、４个按钮：
“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”（它们分别表示一种Word工作方式，双击这些按钮可以进入或退出这种方式，在打开Word时它们都呈灰色，进入某种方式后，相应按钮显示黑字）、语言（提示当前文字所使用的语言，如中文等）、拼写检查。
二、对话框
单击菜单中的对话框命令后，将打开一个相应的对话框。
对话框是人机交流的窗口，可以在其中按自己的想法去设定相关信息，然后由Office程序根据设置去执行相应功能。
对话框通常由选项卡，域和按钮组成，如图2.7所示，选项卡由共同完成某种特定功能的域组成。
在对话框中单击选项卡对应的标签，就可打开该选项卡。
例如，单击“选项”对话框的“常规”标签，将打开“常规”选项卡，即选中“常规”选项卡。
域用来进行单项设置，按钮用来响应用户的操作。
功能较单一的对话框通常只有域和按钮两部分，如图2.8所示。
图2.7“选项”对话框
１．域根据功能的不同分为以下几种
•文本框
可键入表达特定信息的文本，如图2.8“页面范围”选项组中“页码范围”单选项右侧的方框。
•复选框
左端带有小方框的选项称为复选框，用鼠标左键单击左端小方框可选中或撤消选中该复选框，在一组复选框中，可以同时选中多个或一个不选，如图2.7中“显示”选项组中的“启动任务窗格”、“突出显示”、“状态栏”等多个被选中。
•单选按钮
左端有一小圆框的域称为单选按钮，用鼠标左键单击可选中或撤消选中该单选按钮，同一组单选按钮中只能选中一个，既不能多选也不能不选，如图2.8“页面范围”选项组中的“全部”、“当前页”等域。
图2.8“打印”对话框
•增量框
框中右侧有上下两个小箭头的域称为增量框。
可以在增量框中输入数值或按键盘中的上下方向键来调整数值，也可用鼠标单击其右边的上下箭头来微调数值，如图2.8中“副本”选项组中的“份数”域。
•下拉列表框
框中右侧有一个向下箭头的域称为下拉列表框。
单击该向下箭头可打开一个下拉列表，用鼠标左键单击可选择相应选项，如图2.8中“缩放”选项组中的“每页的版数”域和“按纸张大小缩放”域。
２．常用的按钮主要有以下几个：
•“确定”按钮：
保存在对话框中做的任何修改，并关闭对话框。
•“取消”按钮：
不保存在对话框中做的任何修改，并关闭对话框。
•“默认”按钮：
用于取消用户的设定，恢复Office2003程序的默认设置。
•“应用”按钮：
在不退出对话框的前提下，使设置立即生效。
３．对话框的操作
在对话框中可用鼠标直接单击某选项进行设置，也可通过键盘设置，如图2.8中，有的选项后面带有一个加下划线的字母，就表示该字母可以和键盘Alt键组合起来使用，如单选按钮“全部（Ａ）”，只需按“Alt+A”组合键，便可选中该域。
还可以按Tab键向下或按“Shift+Tab”组合键向上选择对话框中的选项，按空格键执行。
三、快捷菜单
快捷菜单是Office为了方便操作而采用的一种智能交互技术，在工作时如果Office程序可对该区域中的对象操作，单击鼠标右键或按“Shift＋F10”快捷键，则会弹出一个快捷菜单，此菜单中列出了可能对此对象进行的最常用的操作，例如，在文本段落中激活的快捷菜单如图2.9所示，用鼠标单击命令或用“↑”、“↓”光标键选择、“回车”键选定都可执行快捷菜单中的命令。
在快捷菜单之外单击鼠标左键或按Esc键即可关闭快捷菜单。
图2.9快捷菜单
在实际工作中，快捷菜单有非常高的使用率，对于提高工作效率来说意义重大。
四、任务窗格
任务窗格是一个可在其中创建新文件、查看剪贴板内容、搜索信息、插入剪贴画以及执行其他任务的区域。
按“Ctrl+F1”快捷键或单击“视图”菜单中的“任务窗格”命令都将在窗口的右侧弹出任务窗格，如图2.10所示。
任务窗格包括“开始工作”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”等多个窗格。
单击任务窗格标题栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以进行这些任务窗格的切换。
图2.10任务窗格
如果要关闭任务窗格，可以再次按“Ctrl+F1”快捷键或者单击“视图”菜单中的“任务窗格”命令，还可以直接单击任务窗格标题栏右侧的关闭按钮。
第二节新建文档
启动Word后，Word将自动产生一个新的文档，名称为“文档１”，除了启动Word时可新建文档以外，还可以用工具按钮或菜单命令来建立新的文档。
在Word2003中创建的新文档可以基于以下三种不同的模板类型。
•标准文档（Normal模板）：
它包含了标准文档的默认设置。
•Word2003自带的模板或用户建立的自定义模板：
其中包含了某些特定文档所需的预定义的正文、格式、样式、宏和自定义功能。
•Word2003自带的向导：
它们由一系列对话框组成，只需根据提示输入或者选择所需的选项，即可创建出专业的文档。
模板是一种特殊的文档，主要为生成类似的最终文档提供样板，这样在创建文档时不必都从头开始。
在Word中，每一个文档都是在模板的基础上建立的，Word默认使用的模板是Normal模板。
在Word2003中可以用三种方式建立新的文档。
一、建立新的空白文档
1．用工具按钮建立新的空文档
直接单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮
，即可基于Normal模板建立新的空白文档。
2．用菜单命令创建空白文档
（1）单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开如图2.11所示的“新建文档”任务窗格。
图2.11“新建文档”任务窗格
（2）在“新建”选项组中，选择“空白文档”选项。
Word2003在第一个建立的空白文档标题栏中显示“文档１”，以后建立的新文档的序号递增，即“文档２”、“文档３”等。
在Word2003中打开的文档都将出现在屏幕下方的Windows任务栏上，用鼠标左键单击相应图标便可方便地在文档之间切换。
二、使用模板建立新文档
如果要创建的不是普通文档，例如传真、信函或简历等，可以使用Word提供的模板来建立文档。
例如制作一篇论文：
（1）单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。
（2）单击“模板”选项组中的“本机上的模板”选项，打开如图2.12所示的“模板”对话框，选择与新建文档类型对应的选项卡标签，这里选择“出版物”打开相应的选项卡。
图2.12“出版物”选项卡
（3）单击列表框中相应的模板图标“论文”，在右边“预览”区中将显示该论文的大体框架。
（4）单击“确定”按钮，即可快速创建一份论文框架，如图2.13所示。
单击占位符的位置，就可以输入相应的文本。
例如，单击“在此处键入论文题目”占位符将其选定，即可输入论文的具体名称等，将相关的内容输入完毕后，一份论文文档的雏型就创建成功了。
图2.13“专业型传真”模板
三、使用向导建立新文档
向导由一系列对话框组成，只需根据对话框的提示输入或者选择所需的选项，即可迅速建立一个美观大方的文档。
实例：
使用稿纸向导创建简洁的日历。
（1）单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格
（2）单击“模板”选项组中的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框，在如图2.14所示的“其他文档”选项卡中选择创建新文档所用的向导“日历向导”，单击“确定”按钮，打开如图2.15所示的“日历向导”对话框。
图2.14“其他文档”选项卡
图2.15“日历向导”对话框
（3）在该对话框的左侧列出了创建日历文档所需的步骤，可以单击左侧的文字，直接跳到相关的步骤，也可以使用对话框的下方提供的按钮来完成相关的操作。
单击“取消”按钮，则将取消此次创建文档的操作；单击“下一步”按钮，将进入该向导的下一个对话框来选择日历的“样式”，如图2.16所示，这里单击“上一步”按钮，可以返回到该向导的上一个对话框重新设置相应的选项。
选择“标准”样式，在如图2.17所示的对话框中选择“横向”的打印方式，在如图2.18所示的对话框中设置日历的起止日期。
图2.16“选择日历的样式”
图2.17“选择日历的打印方向”
图2.18“设置起始和终止年月”
（4）单击“完成”按钮后，简洁的日历如图2.19所示。
图2.19日历
第三节输入文档内容
在Word中，文档内容包括英文、中文、符号、表格和图形等。
本节介绍如何在文档中输入英文、中文、符号以及在输入过程中怎样使用自动拼写检查、自动更正和自动图文集，而有关插入表格和图形的内容将在以后的章节中介绍。
在输入文本时，屏幕上不断闪烁的竖直线称为“插入点光标”，以后简称插入点，它所在的位置就是当前要输入的文本将出现的位置。
当输入文本时，插入点会随之向右移动。
当所输文本排满一行后，插入点会自动移到下行行首。
因此，在文本输入过程中，应注意以下几点：
（1）要开始一个新段落时才按Enter键，在各行结尾处不按此键。
（2）对齐文本时不要使用插入空格的方法来对齐，应在输入结束后使用制表符、缩进等功能对齐文本。
每次按回车键后，段尾都将出现一个“
”符号，即硬回车符，也可称为段落标记。
段落标记会保留上一个段落的格式设定（如对齐方式等）。
如果要在段落中开始新行，应按“Shift+Enter”组合键，这样可以在一个段落中强行插入分行符，可以用来输入地址或列表。
一、即点即输
在Word中，可以从屏幕的左上角开始输入文本。
也可以在需要录入文本的位置双击鼠标左键，启用“即点即输”功能，直接将插入点光标移到该位置，就可以开始插入文本、图形、表格或其他内容。
要使用“即点即输”功能，应单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击其中的“编辑”标签，打开“编辑”选项卡，如图2.20所示，选中“启动‘即点即输’”复选框。
完成以上设置后，再将Ｉ形鼠标指针移到要插入文本、图形或表格的空白区域，此时，鼠标指针边缘将显示即将输入文本的对齐方式，双击鼠标左键，就可以在当前位置输入文本、插入图形或表格等内容。
图2.20“选项”对话框中的“编辑”选项卡
注意：
在普通视图下，无法使用即点即输功能；在多栏的版面、项目符号或编号列表、浮动对象及有文字环绕的图形附近也无法使用即点即输功能。
二、输入英文
在输入英文中主要应注意怎样使用连字符或不间断空格等控制段落中的分行。
•普通连字符“－”：
用于两个单词之间的连接。
如果带普通连字符的单词位于行尾，Word将在连字符处将该单词断开。
•可选连字符“Ctrl＋－”：
当单词位于行尾时，可选连字符的意义同于普通连字符。
但当因为添加或删除文字而使整个单词移至行中时，可选连字符将消失。
•不间断连字符“Ctrl＋Shift＋－”：
可将用连字符连接的单词在分行位置上不被断开，例如，负数中的负号就应使用该连字符，这样在分行时，Word会将整个单词移到下一行中，而不将其分开，不间断连字符总是可见的而且可以打印出来。
•不间断空格“Ctrl＋Shift＋空格键”：
如果不希望在两个单词之间分行应使用不间断空格。
例如，数值与其度量值之间就不应分行。
三、输入中文
使用键盘操作切换到中文输入状态的操作步骤如下：
（1）用“Ctrl+空格”组合键切换中、英文输入状态。
（2）用“Ctrl+Shift”组合键切换至所需中文输入法。
这里以“五笔字型”输入法为例进行介绍，如图2.21所示。
●标点符号的输入：
中文标点状态
；西文标点状态
；
图2.21“五笔字型”输入法
●“全角/半角切换”：
“全角”指一个字符占用两个标准英文字符的位置，汉字是全角字符，“半角”指一个字符占用一个标准英文字符的位置，数字及英文字母有全角、半角的区别，例如，全角数字：
４５，半角数字：
45；全角英文字母：
ＡＢ，半角英文字母：
AB。
单击按钮
将切换为全角状态，按钮变为
形状，再次单击切换回半角状态，也可以用组合键“"Shift+空格键”来进行全角、半角的设置转换。
●“软键盘”开关：
单击该按钮将打开软键盘，如图2.22软键盘所示，再次单击将关闭软键盘。
图2.22软键盘
实用技巧：
在“软键盘”按钮上单击右键，将弹出相应的软键盘选择列表，如图2.23所示，单击列表中的选项可以打开相应的软键盘，如“拼音”的软键盘如图2.24所示。
图2.23“软键盘”列表
图2.24“拼音”软键盘
四、插入符号
在输入文本的同时，经常要插入一些键盘上没有的特殊符号，如希腊字符、数字符号、图形符号以及全角字符等，这就需要使用Word提供的插入符号和特殊字符功能。
实例：
在文档中插入符号“§”。
（1）将插入点移到要插入符号的位置。
（2）单击“插入”菜单中的“符号”命令，或单击鼠标右键，打开输入文本时的快捷菜单，单击其中的“符号”命令，打开“符号”对话框，如图2.25所示。
“符号”对话框中有“字体”和“子集”两个下拉列表框。
选择不同的字体和子集，在中部列表框中将显示出符合范围要求的字符。
图2.25“符号”对话框
（3）用鼠标单击选中列表框中所需的符号。
（4）双击要插入的符号或单击“插入”按钮，就可以在插入点处插入该符号。
（5）插入符号后，“取消”按钮变为“关闭”按钮。
单击“关闭”按钮，关闭对话框。
在Word中，“符号”对话框的下方有一个“自动更正”按钮。
单击该按钮，可以打开“自动更正”对话框，以便将选择的符号添加到自动更正列表中。
例如，输入（Ｃ）就可被自动更正为版权符号©，输入-＞就更正为→等。
利用此项功能可快速插入特殊符号。
另外，如果要插入的符号在“符号”选项卡中无法找到，Word还提供了特殊字符，如长破折号、版权符号和注册商标符号等。
实例：
在文档中插入特殊字符——版权符号©
（1）将插入点移到要插入版权符号©的位置。
（2）单击“符号”对话框中的“特殊字符”标签，打开“特殊字符”选项卡，如图2.26所示。
图2.26“特殊字符”选项卡
（3）从列表框中选择要使用的特殊字符——“版权符”，单击“插入”按钮，就可以将版权符插入到文档中。
（4）单击“关闭”按钮关闭对话框。
对于一些常用的符号，如单位符号、标点符号、拼音和一些特殊符号，Word还提供了特殊符号的功能。
实例:
在文档中插入特殊符号“【】”
（1）将光标定位到要插入符号的位置。
（2）单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令，打开“插入特殊符号”对话框，如图2.27所示，在“标点符号”选项卡中双击“【”。
单击右侧的“显示符号栏”按扭，可以在对话框底部显示一个符号工具栏。
图2.27“插入特殊符号”对话框
注意：
用上述方法插入一些由左右两半部分组合而成的符号时，如括号（【】）、书名号（《》）和双引号（“”）等，只要插入其中一个，则另一个也就随之插入。
实用技巧：
使用“符号栏”功能，对部分常用符号可直接选取。
单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，在打开的子菜单中选择“符号栏”选项，既可打开如图2.28所示的“符号栏”工具栏。
图2.28“符号栏”工具栏
五、输入时自动拼写和语法检查
当输入文本时，很难保证输入文本的拼写、语法都完全正确，难免会将一些单词拼写错误，或是将一些成语弄错。
而Word中的拼写和语法检查功能在输入过程中能自动指出输入的错误，并提出修改意见。
１．设置自动拼写检查
（1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，选中“拼写
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